Príručka riadenia v minulosti a dnes
Predchádzajúca verzia normy ISO 9001:2015 (t. j. ISO 9001:2008) ešte v kapitole 4.2.2 výslovne vyžadovala vytvorenie a udržiavanie takejto príručky. Musela obsahovať rozsah pôsobnosti a prípadné výnimky, ako aj zdokumentované postupy stanovené pre QMS, ako sa vtedy ešte nazýval, alebo odkazy na ne; vyžadoval sa aj opis toho, ako a do akej miery procesy QMS navzájom spolupracujú.
Pomerne málo spoločností, ktoré dnes vedú - alebo skôr "vydávajú" - takzvanú príručku manažmentu, ju používa skôr na spôsob informačnej alebo dokonca reklamnej brožúry. Používajú ju na prezentáciu svojej spoločnosti, svojej "politiky", svojej "filozofie" a predovšetkým svojho základného prístupu k systému riadenia. Týmto spôsobom chcú spoločnosti preukázať zainteresovaným stranám určitú transparentnosť a vytvoriť dôveru.
Tieto príručky riadenia často vychádzajú zo štruktúry príslušnej normy, t. j. z kapitol, ktoré definujú spoločnú základnú štruktúru všetkých noriem systému manažérstva ISO (High Level Structure / HLS). Niektoré sú však trochu posunuté od oficiálneho číslovania kapitol noriem, čo si niekedy vyžaduje zvýšenú pozornosť čitateľa.
Tento typ manažérskych príručiek však neobsahuje dokumentované informácie v užšom zmysle normy. Nie je to prekvapujúce, pretože dokumentované informácie zvyčajne obsahujú veľké množstvo interných informácií a dôverných údajov, ktoré by ste nechceli nájsť na internete alebo kdekoľvek inde. Manažérske príručky novšieho typu preto slúžia najmä na externú prezentáciu. Zákazníci alebo obchodní partneri môžu pomocou opisov do určitej miery zistiť, ktoré prístupy charakterizujú spoločnosť, a tiež to, aký vyspelý a efektívny môže byť systém riadenia.
Ďalším prínosom takýchto príručiek riadenia je ich informačná štruktúra, ktorá je určená na poskytovanie prehľadu a vytvára aj interný prínos. Platí to najmä pre nových zamestnancov, ktorí si tak môžu urobiť prvotný obraz o procesnom prostredí systému riadenia a o interných a externých otázkach spolu so zainteresovanými stranami podniku - je to dobrý spôsob, ako spoznať a pochopiť kontext nového zamestnávateľa.
Spoločnosti dnes zvyčajne používajú buď zakúpený, alebo vlastný softvér, ktorý poskytuje prístup k dokumentovaným informáciám prostredníctvom intranetu. Pokiaľ však ide o príslušné práva týkajúce sa tvorby, údržby a uchovávania zdokumentovaných informácií, nič sa výrazne nezmenilo. Konkrétny prístup sa však v jednotlivých spoločnostiach líši. V každom prípade je potrebné zabezpečiť, aby zamestnanci mali vždy (aspoň informatívny) prístup do oblasti, ktorá sa ich týka.
Či sú relevantné zdokumentované informácie v čase postupujúcej digitalizácie k dispozícii aj v papierovej podobe (v zložkách!), je na rozhodnutí každej firmy, prípadne aj každého oddelenia - nie je to "zakázané"!
Záver
Príručka (manažérstva) kvality sa kedysi začala používať ako štandardná požiadavka normy ISO 9001, kde bola ústredným médiom pre dokumentáciu až do normy ISO 9001:2008 vrátane. Od veľkej revízie v roku 2015 sa už príručka manažérstva výslovne nevyžaduje, ale začala novú kariéru ako informačná a marketingová brožúra - aj keď bez dôverných interných informácií.
Navonok poskytuje zákazníkom a obchodným partnerom informácie o všeobecnom prístupe a štruktúre systému manažérstva, čo má zabezpečiť transparentnosť a dôveru. Interne sú najmä noví zamestnanci vďační za informatívny prehľad systému riadenia vrátane interných a externých tém spoločnosti. Tu nová funkcia príručky manažmentu výrazne uľahčuje "spoznávanie a chápanie kontextu organizácie", ako to unisono vyžaduje kapitola 4.1 noriem systému manažérstva ISO.
Dokumentované informácie, ako sa dokumentácia nazýva od zavedenia spoločnej základnej štruktúry v roku 2012, sa v súčasnosti uskutočňujú prevažne pomocou elektronických médií a príslušné informácie si môžu oprávnené osoby prezerať spravidla prostredníctvom intranetu.
