Το εγχειρίδιο διαχείρισης στο παρελθόν και σήμερα
Η προηγούμενη έκδοση του ISO 9001:2015 (δηλαδή το ISO 9001:2008) απαιτούσε ακόμη ρητά τη δημιουργία και τη διατήρηση ενός τέτοιου εγχειριδίου στο κεφάλαιο 4.2.2. Έπρεπε να περιέχει το πεδίο εφαρμογής και τις πιθανές εξαιρέσεις, καθώς και τις τεκμηριωμένες διαδικασίες που καθιερώθηκαν για το ΣΔΠ, όπως ονομαζόταν ακόμη τότε, ή αναφορές σε αυτές- απαιτήθηκε επίσης η περιγραφή του τρόπου και του βαθμού αλληλεπίδρασης των διαδικασιών του ΣΔΠ μεταξύ τους.
Αρκετές εταιρείες που σήμερα τηρούν -ή μάλλον "δημοσιεύουν"- ένα λεγόμενο εγχειρίδιο διαχείρισης το χρησιμοποιούν περισσότερο με τον τρόπο ενός ενημερωτικού ή ακόμη και διαφημιστικού φυλλαδίου. Το χρησιμοποιούν για να παρουσιάσουν την εταιρεία τους, την "πολιτική" τους, τη "φιλοσοφία" τους και, πάνω απ' όλα, τη θεμελιώδη προσέγγισή τους στο σύστημα διαχείρισής τους. Με τον τρόπο αυτό, οι εταιρείες σκοπεύουν να επιδείξουν μια ορισμένη διαφάνεια προς τα ενδιαφερόμενα μέρη τους και να δημιουργήσουν εμπιστοσύνη.
Αυτά τα εγχειρίδια διαχείρισης βασίζονται συχνά στη δομή του αντίστοιχου προτύπου, δηλαδή στα κεφάλαια που καθορίζουν την κοινή βασική δομή όλων των προτύπων συστημάτων διαχείρισης ISO (High Level Structure / HLS). Ωστόσο, ορισμένα είναι κάπως μετατοπισμένα από την επίσημη αρίθμηση των κεφαλαίων των προτύπων, γεγονός που απαιτεί μερικές φορές αυξημένη προσοχή από τον αναγνώστη.
Ωστόσο, αυτού του είδους τα εγχειρίδια διαχείρισης δεν περιέχουν τεκμηριωμένες πληροφορίες με τη στενή έννοια του προτύπου. Αυτό δεν αποτελεί έκπληξη, διότι οι τεκμηριωμένες πληροφορίες περιέχουν συνήθως πολλές εσωτερικές πληροφορίες και εμπιστευτικές λεπτομέρειες που δεν θα θέλατε να βρείτε στο Διαδίκτυο ή οπουδήποτε αλλού. Τα εγχειρίδια διαχείρισης του νεότερου είδους εξυπηρετούν επομένως κυρίως τον σκοπό της εξωτερικής παρουσίασης. Οι πελάτες ή οι επιχειρηματικοί εταίροι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις περιγραφές για να δουν σε κάποιο βαθμό ποιες προσεγγίσεις χαρακτηρίζουν μια εταιρεία, καθώς και πόσο ώριμο και αποτελεσματικό μπορεί να είναι ένα σύστημα διαχείρισης.
Ένα άλλο πλεονέκτημα αυτών των εγχειριδίων διαχείρισης είναι η δομή των πληροφοριών τους, η οποία έχει σχεδιαστεί για να παρέχει μια επισκόπηση και δημιουργεί επίσης ένα εσωτερικό όφελος. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους νέους εργαζόμενους, οι οποίοι μπορούν έτσι να αποκτήσουν μια πρώτη εικόνα του τοπίου των διαδικασιών του συστήματος διαχείρισης και των εσωτερικών και εξωτερικών ζητημάτων μαζί με τα ενδιαφερόμενα μέρη μιας εταιρείας - ένας καλός τρόπος για να γνωρίσουν και να κατανοήσουν το πλαίσιο του νέου εργοδότη.
Οι εταιρείες σήμερα χρησιμοποιούν συνήθως λογισμικό που είτε αγοράζεται είτε αναπτύσσεται εσωτερικά και παρέχει πρόσβαση στις τεκμηριωμένες πληροφορίες μέσω του ενδοδικτύου. Ωστόσο, όσον αφορά τα αντίστοιχα δικαιώματα σχετικά με τη δημιουργία, τη συντήρηση και την αποθήκευση τεκμηριωμένων πληροφοριών, τίποτα δεν έχει αλλάξει σημαντικά. Ωστόσο, η συγκεκριμένη προσέγγιση διαφέρει από εταιρεία σε εταιρεία. Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να διασφαλίζεται ότι οι εργαζόμενοι έχουν ανά πάσα στιγμή (τουλάχιστον ενημερωτική) πρόσβαση στον τομέα που τους αφορά.
Το αν οι σχετικές τεκμηριωμένες πληροφορίες είναι διαθέσιμες και σε έντυπη μορφή (σε φακέλους!) σε καιρούς προϊούσας ψηφιοποίησης είναι απόφαση κάθε εταιρείας, ενδεχομένως και κάθε τμήματος - δεν "απαγορεύεται"!
Συμπέρασμα
Το εγχειρίδιο διαχείρισης (ποιότητας) ξεκίνησε κάποτε ως τυπική απαίτηση του ISO 9001, όπου αποτελούσε το κεντρικό μέσο τεκμηρίωσης μέχρι και το ISO 9001:2008. Μετά τη μεγάλη αναθεώρηση του 2015, το εγχειρίδιο διαχείρισης δεν απαιτείται πλέον ρητά, αλλά έχει ξεκινήσει μια νέα καριέρα ως ενημερωτικό φυλλάδιο και φυλλάδιο μάρκετινγκ - αν και χωρίς εμπιστευτικές εσωτερικές πληροφορίες.
Εξωτερικά, παρέχει στους πελάτες και τους επιχειρηματικούς εταίρους πληροφορίες σχετικά με τη γενική προσέγγιση και τη δομή του συστήματος διαχείρισης, οι οποίες αποσκοπούν στη διασφάλιση της διαφάνειας και της εμπιστοσύνης. Εσωτερικά, ιδίως οι νέοι εργαζόμενοι είναι ευγνώμονες για την ενημερωτική επισκόπηση του συστήματος διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένων των εσωτερικών και εξωτερικών θεμάτων της εταιρείας. Εδώ, η νέα λειτουργία του εγχειριδίου διαχείρισης διευκολύνει σε μεγάλο βαθμό τη "γνωριμία και κατανόηση του πλαισίου του οργανισμού", όπως απαιτείται από κοινού στο κεφάλαιο 4.1 των προτύπων του συστήματος διαχείρισης ISO.
Η τεκμηριωμένη πληροφόρηση, όπως ονομάζεται η τεκμηρίωση μετά την εισαγωγή της κοινής βασικής δομής το 2012, πραγματοποιείται πλέον κυρίως με τη βοήθεια ηλεκτρονικών μέσων και οι σχετικές πληροφορίες μπορούν συνήθως να προβληθούν από εξουσιοδοτημένα άτομα μέσω του ενδοδικτύου.
