Instrukcja zarządzania dawniej i dziś
Poprzednia wersja normy ISO 9001:2015 (tj. ISO 9001:2008) jeszcze w rozdziale 4.2.2 wyraźnie wymagała stworzenia i utrzymywania takiego podręcznika. Musiał on zawierać zakres i ewentualne wyłączenia, a także udokumentowane procedury ustanowione dla SZJ, jak go jeszcze wtedy nazywano, lub odniesienia do nich; wymagany był również opis, w jaki sposób i w jakim zakresie procesy SZJ oddziałują na siebie nawzajem.
Wiele firm, które dziś prowadzą - a raczej "publikują" - tak zwany podręcznik zarządzania, wykorzystuje go raczej w charakterze broszury informacyjnej lub nawet reklamowej. Wykorzystują go do przedstawienia swojej firmy, swojej "polityki", swojej "filozofii", a przede wszystkim swojego fundamentalnego podejścia do systemu zarządzania. W ten sposób firmy chcą wykazać się pewną przejrzystością wobec zainteresowanych stron i wzbudzić zaufanie.
Podręczniki zarządzania są często oparte na strukturze danej normy, tzn. na rozdziałach, które określają wspólną podstawową strukturę wszystkich norm ISO dotyczących systemów zarządzania (High Level Structure / HLS). Niektóre z nich są jednak nieco przesunięte w stosunku do oficjalnej numeracji rozdziałów w normach, co czasami wymaga od czytelnika zwiększonej uwagi.
Ten rodzaj podręcznika zarządzania nie zawiera jednak udokumentowanych informacji w węższym sensie normy. Nie jest to zaskakujące, ponieważ udokumentowane informacje zawierają zwykle wiele informacji wewnętrznych i poufnych szczegółów, których nie chcielibyśmy znaleźć w Internecie ani w żadnym innym miejscu. Nowsze podręczniki zarządzania służą więc głównie do prezentacji zewnętrznej. Klienci lub partnerzy biznesowi mogą korzystać z opisów, aby w pewnym stopniu zorientować się, jakie podejścia charakteryzują firmę, a także jak dojrzały i skuteczny może być system zarządzania.
Inną zaletą tego rodzaju podręczników zarządzania jest ich struktura informacyjna, która ma na celu zapewnienie ogólnego obrazu sytuacji, a także generuje korzyści wewnętrzne. Dotyczy to zwłaszcza nowych pracowników, którzy mogą w ten sposób uzyskać wstępny obraz procesu systemu zarządzania oraz problemów wewnętrznych i zewnętrznych wraz z zainteresowanymi stronami w firmie - jest to dobry sposób na poznanie i zrozumienie kontekstu nowego pracodawcy.
Obecnie firmy zazwyczaj korzystają z oprogramowania zakupionego lub opracowanego we własnym zakresie, które zapewnia dostęp do udokumentowanych informacji za pośrednictwem intranetu. Jednak jeśli chodzi o prawa dotyczące tworzenia, utrzymywania i przechowywania udokumentowanych informacji, nic się znacząco nie zmieniło. Konkretne podejście różni się jednak w zależności od firmy. W każdym przypadku należy zapewnić pracownikom stały (przynajmniej informacyjny) dostęp do odpowiednich dla nich obszarów.
Decyzja o tym, czy w czasach postępującej digitalizacji istotne udokumentowane informacje będą dostępne także w formie papierowej (w teczkach!), należy do każdego przedsiębiorstwa, a być może także do każdego działu - nie jest to "zabronione"!
Wnioski
Księga zarządzania (jakością) była kiedyś standardowym wymaganiem normy ISO 9001, gdzie stanowiła centralny nośnik dokumentacji aż do normy ISO 9001:2008 włącznie. Od czasu dużej nowelizacji w 2015 r. instrukcja zarządzania nie jest już wyraźnie wymagana, ale rozpoczęła nową karierę jako broszura informacyjna i marketingowa - choć bez poufnych informacji wewnętrznych.
Na zewnątrz dostarcza ona klientom i partnerom biznesowym informacji na temat ogólnego podejścia i struktury systemu zarządzania, co ma zapewnić przejrzystość i zaufanie. Wewnątrz firmy, zwłaszcza nowi pracownicy są wdzięczni za informacyjny przegląd systemu zarządzania, obejmujący tematy wewnętrzne i zewnętrzne firmy. Nowa funkcja podręcznika zarządzania znacznie ułatwia "poznanie i zrozumienie kontekstu organizacji", zgodnie z wymaganiami rozdziału 4.1 norm ISO dotyczących systemu zarządzania.
Udokumentowana informacja, jak nazywa się dokumentację od czasu wprowadzenia wspólnej struktury podstawowej w 2012 r., odbywa się obecnie głównie za pomocą mediów elektronicznych, a odpowiednie informacje mogą być zazwyczaj przeglądane przez osoby upoważnione za pośrednictwem intranetu.
