Zasady audytu i certyfikacji grupy DQS

DQS Audit and Certification Regulations

1. Audit i usługi certyfikacji

1.1 Zakres i zastosowanie

Niniejszy Regulamin Auditu i Certyfikacji DQS („Regulamin”) ma zastosowanie dla wszystkich ofert i/lub usług oraz wszelkich wynikających z nich stosunków umownych pomiędzy DQS Holding GmbH, podmiotami stowarzyszonymi lub jej agentami (każdy „DQS”, łącznie „Grupa DQS”) a każdą organizacją/osobą („Klient”) która ubiega się o lub otrzymuje usługi auditowe i certyfikacyjne

Aktualna lista wszystkich członków Grupy DQS jest dostępna pod adresem https://dqsglobal.com/intl/.

Niniejszy Regulamin obejmuje wszystkie rodzaje certyfikacji systemów zgodnie z normami międzynarodowymi lub krajowymi, w tym normy prywatne, certyfikację produktów zgodnie z dyrektywami UE lub ustawodawstwem krajowym, certyfikację produktów i usług zgodnie z nieuregulowanymi dokumentami normatywnymi, specyfikacjami, wymaganiami lub specyfikacjami technicznymi.

Niniejszy Regulamin ma zastosowanie na wszystkich etapach procesu certyfikacji lub auditu, w tym między innymi ofertowania usług i wycen, umów, zamówień zakupu i/lub prac, harmonogramów i aneksów uzgodnionych między DQS a Klientem, chyba że wyraźnie uzgodniono inaczej na piśmie lub tak określone w aktach prawnych.

Niniejszy Regulamin Auditu i Certyfikacji wchodzi w życie ze skutkiem natychmiastowym po jego opublikowaniu i zachowuje ważność do czasu wydania i opublikowania nowej wersji.

Aktualna wersja niniejszego Regulaminu dostępna jest w języku angielskim pod adresem https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules lub na żądanie w każdym biurze DQS. W przypadku rozbieżności między wersją przetłumaczoną, a wersją angielską dokumentu, wersja angielska ma pierwszeństwo.

W przypadku wystawienia certyfikatu Klientowi, DQS będzie świadczyć usługi z należytą starannością i umiejętnością, oraz zgodnie z Codes of Practice obowiązującymi w odpowiedniej Jednostce Certyfikującej DQS. Jednostka certyfikująca DQS udostępni klientowi kopię kodeksu - jeżeli dotyczy ze zmianami, które są od czasu do czasu wprowadzane. Kodeks zostanie Klientowi udostępniony po rozpoczęciu świadczenia usług.

1.2 Definicje i Terminologia

• Klient” oznacza klientów oraz dowolną organizację/osobę, ubiegającą się o lub otrzymującą usługi certyfikacji czy auditu, w tym jej przedstawicieli, działających w jej imieniu.
• "DQS” oznacza każdego członka grupy międzynarodowej Grupy DQS, w tym jej spółki zależne, spółki stowarzyszone i partnerów lub ich agentów, którzy oferują i/lub dostarczają we własnym imieniu lub w imieniu innej Jednostki Certyfikującej DQS audit i usługi certyfikacji dla Klientów.
• „Jednostka Certyfikująca DQS” oznacza dowolny podmiot DQS posiadający akredytację lub upoważnienie do wydawania odpowiednich certyfikatów.
• „Codes of Practice”/”Kodeks postępowania” oznacza kodeks postępowania wydany przez Jednostkę Certyfikującą DQS dla odpowiedniego programu certyfikacji.
• „Jednostka akredytująca” oznacza dowolną organizację (zarówno publiczną, jak i prywatną) posiadającą uprawnienia do wyznaczania i nadzorowania Jednostek Certyfikujących.

• "Audit" oznacza wszelkie systematyczne działania DQS w celu uzyskania obiektywnych dowodów i ich obiektywnej oceny w celu ustalenia zakresu, w jakim spełnione są określone kryteria; można go również określić jako "ocena".

• „Auditor” oznacza asesorów, auditorów, weryfikatorów EMAS i ekspertów, których przydzielono do procesu certyfikacji i auditu w imieniu grupy DQS.

1.3 Audit i usługi Certyfikacji

Audit i certyfikacja systemu zarządzania przez niezależną, kompetentną jednostkę zewnętrzną, taką jak DQS, oznacza dla klienta cenne korzyści. Certyfikat DQS posłuży jako dowód posiadania odpowiedniego i skutecznego systemu zarządzania, zdolnego do ciągłego zaspokajania oczekiwań klienta, jak również spełniania wymagań prawnych, akredytacyjnych, autoryzacyjnych, ustawowych i innych.

Podczas auditu wykwalifikowani i doświadczeni auditorzy prowadzą przegląd systemu zarządzania oraz jego procesów pod względem ich ciągłej przydatności i skuteczności w kontekście zmieniających się uwarunkowań rynkowych i środowiskowych. Identyfikując potencjały doskonalenia, auditorzy przyczyniają się do zwiększenia zdolność organizacji w zakresie realizacji ustalonych celów i zamierzeń, tym samym wzmacniając trwały sukces klienta. Dzięki certyfikatom DQS zwiększa się zaufanie do certyfikowanej organizacji oraz zwiększa się zaufanie do systemu zarządzania klienta, który został oceniony i certyfikowany zgodnie z uznawanymi normami i specyfikacjami.

1.4 Umowa i warunki handlowe

Niniejszy Regulamin Auditu i Certyfikacji DQS oraz, w stosownych przypadkach, zastosowanie, wycena, jego akceptacja, Kodeksy Postępowania, warunki stosowania Symboli Certyfikacyjnych DQS oraz lokalne warunki biznesowe lub warunki handlowe stanowią całość porozumienia („Umowy”) pomiędzy Klientem i DQS w zakresie przedmiotu Umowy.

Lokalne warunki biznesowe lub warunki handlowe mogą zawierać klauzule dotyczące reprezentacji prawnej, prawodawstwa, odpowiedzialności, podatków, warunków płatności i inne, biorąc pod uwagę lokalne wymagania prawne. Umowę mogą stanowić również indywidualne umowy pomiędzy DQS a Klientem, zawierające zawsze niniejszy Regulamin Auditu i Certyfikacji DQS jako jego integralną, część poprzez bezpośrednie włączenie lub odniesienie.

O ile nie postanowiono inaczej, żadna zmiana umowy nie będzie ważna, chyba że zostanie sporządzona na piśmie.

1.5 Stosunek umowny z Jednostką Certyfikującą DQS

Ilekroć biuro DQS świadczy usługę na podstawie autoryzacji lub akredytacji innej Jednostki Certyfikującej DQS, działa jako agent w imieniu i na rzecz tego podmiotu. Oferta/wycena identyfikuje odpowiednią Jednostkę Certyfikującą DQS, a jej akceptacja i podpisanie umowy lokalnej stanowi prawnie wiążącą umowę certyfikacyjną pomiędzy Klientem a Jednostką Certyfikującą DQS. Chociaż agent jest upoważniony do obciążania/fakturowania Klienta za świadczenie usług i certyfikację, odpowiedzialność za działania certyfikacyjne i kontrolę operacyjną w ramach określonej akredytacji zawsze spoczywa na Jednostce Certyfikującej DQS, która jest odpowiedzialna i zachowuje uprawnienia do jej decyzji dotyczących certyfikacji, w tym przyznania, odmowy, utrzymania certyfikacji, rozszerzenia lub ograniczenia zakresu certyfikacji, odnowienia, zawieszenia lub przywrócenia po zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji.

2. Proces Certyfikacji

DQS ocenia system zarządzania Klienta, procesy, produkty lub ich części w celu określenia jego zgodności z uzgodnionymi i uznanymi wymaganiami, takimi jak międzynarodowe, krajowe lub branżowe normy lub specyfikacje. Odpowiedni proces certyfikacji może obejmować jeden lub więcej etapów, zwykle kończących się raportem z auditu, który dokumentuje wyniki auditu. W przypadku usług certyfikacyjnych, odpowiednia Jednostka Certyfikująca DQS wyda certyfikat dla klienta, potwierdzający zgodność z odpowiednimi wymaganiami, gdy spełnienie wszystkich obowiązujących wymagań będzie oczywiste.

W przypadku stwierdzenia niezgodności z wymaganiami odpowiedniej normy lub specyfikacji podczas auditu, działania korygujące powinny być zaplanowane i przeprowadzone przez klienta w określonych ramach czasowych. Certyfikaty będą wydawane dopiero po wykazaniu skutecznego wdrożenia odpowiednich działań korygujących. Zakres oraz okres obowiązywania certyfikatu określono w jego treści.

Wszystkie ustalenia z auditu opierają się na procesie pobierania próbek, ukierunkowanym na wiarygodne dowody na skuteczne wdrożenie i zgodność systemu zarządzania, procesu lub produktu. Mogą istnieć inne aspekty biznesowe, pozytywne lub negatywne, które nie zostały zbadane przez zespół prowadzący audit. Obowiązkiem organizacji jest zbadanie i ocena potencjalnego wpływu i zakresu ustaleń, co zapewnia ciągłe zapewnienie zgodności z zastosowanymi standardami. W przypadku niezgodności DQS, nie ponosi odpowiedzialności.

DQS jest niezależny, neutralny i obiektywny w swoich auditach i certyfikatach. Audity są zwykle przeprowadzane w siedzibie Klienta (na miejscu), ale mogą być uzupełniane przez działania zdalnego auditu (poza zakładem). Rodzaj, zakres i harmonogram procedury są uzgadniane przez strony. DQS dąży do minimalizacji wszelkich zakłóceń w procesie biznesowym podczas przeprowadzania auditu na terenie Klienta.

Proces certyfikacji z reguły obejmuje poniższe kroki:

2.1    Proces rozpoczyna się od potrzeb i oczekiwań klienta. DQS pragnie poznać organizację klienta, jej system zarządzania, zasięg oraz rodzaje działalności. Obie strony wspólnie definiują cele auditu i/ lub certyfikacji, w tym obowiązujące normy i specyfikacje.
2.2    DQS przedstawia szczegółową ofertę usług auditu i certyfikacji, dopasowaną do indywidualnych potrzeb klienta, w oparciu o uprzednio przekazane informacje. Pisemna umowa określa wszelkie odpowiednie oczekiwane wyniki, jak również obowiązujące kryteria auditu i certyfikacji.
2.3    Audit wstępny może służyć jako wstępna analiza wyników i rozbieżności, identyfikująca mocne strony oraz obszary, wymagające doskonalenia. W przypadku większych projektów auditu i certyfikacji, spotkanie planistyczne projektu zapewnia klientowi cenną sposobność poznania auditora wiodącego oraz opracowania zindywidualizowanego planu auditu dla wszystkich odpowiednich funkcji i lokalizacji. Obie usługi są opcjonalne.

2.4    1.Etap auditu: sama procedura auditu rozpoczyna się od przeglądu i oceny dokumentacji systemu, celów, wyników przeglądu zarządzania i auditów wewnętrznych. Podczas tego procesu zostanie ustalone, czy system zarządzania klienta jest wystarczająco wdrożony i gotowy do certyfikacji. Auditor wyjaśni swoje ustalenia i będzie koordynował wszelkie wymagane działania w celu przygotowania się do 2. etapu auditu. 1.etap auditu zwykle nie ma zastosowania do certyfikacji procesów i produktów.
2.5    2.etap auditu: Przydzielony zespół auditorów przeprowadza audit systemu zarządzania klienta, w miejscu produkcji lub świadczenia usług. Stosując zdefiniowane normy i specyfikacje systemu zarządzania, zespół auditorów poddaje ocenie skuteczność wszystkich obszarów funkcjonalnych, jak również wszystkich procesów systemu zarządzania, w oparciu o obserwacje, kontrole, wywiady, przegląd odpowiednich zapisów oraz inne techniki auditowania. Wynik auditu, w tym zalecenie dotyczące certyfikacji oraz wszystkie ustalenia zostaną przedstawione klientowi podczas spotkania zamykającego i zawarte w pisemnym raporcie. W razie potrzeby zostaną uzgodnione wymagane plany działań.
2.6    Ocena systemu: osoba/-y sprawująca funkcję certyfikacyjną właściwej jednostki certyfikującej DQS ocenia proces auditu i jego wyniki oraz niezależnie decyduje o wydaniu certyfikatu na podstawie obiektywnych dowodów. Zalecenia zespołu auditującego udokumentowane w raporcie nie są wiążące dla jednostki certyfikującej DQS, decyzję o wydanie certyfikatu podejmuje Jednostka certyfikująca DQS. Zleceniodawca otrzymuje raport z auditu, który dokumentuje wyniki auditu, a po spełnieniu wszystkich obowiązujących wymagań otrzymuje również certyfikat.
2.7    Audity nadzoru: co pół roku, lub przynajmniej raz w roku, zostanie przeprowadzony audit krytycznych elementów systemu zarządzania, zidentyfikowane zostaną potencjały doskonalenia, z naciskiem na ciągłe doskonalenie i trwałą skuteczność. W przypadku certyfikacji produktów audit nadzoru jest zwykle zastępowany corocznym ponownym auditem. 
2.8    Audit ponownej certyfikacji: Certyfikat systemu zarządzania obowiązuje przez ograniczony czas, często przez maksymalnie trzy lata. Na koniec tego cyklu przeprowadza się audit ponownej certyfikacji w celu zapewnienia ciągłego spełniania wszystkich obowiązujących wymagań. Jeżeli są one spełnione, zostaje wydany nowy certyfikat.

W przypadku norm branżowych lub certyfikacji procesów i produktów opisany proces certyfikacji może się różnić.

3. Prawa i Obowiązki Klienta

3.1. Utrzymanie Systemu Zarządzania / zgodność procesów i produktów

W celu uzyskania i utrzymania certyfikatu klient powinien wdrożyć i utrzymywać udokumentowany system zarządzania spełniający wymagania wybranej normy lub specyfikacji. W przypadku certyfikacji procesu / produktu klient jest odpowiedzialny za zapewnienie ciągłej zgodności. Klient dostarcza dowody zgodności i skuteczności auditowanego systemu zarządzania, procesów lub produktów, które są łatwo dostępne do oceny przez wyznaczony zespół auditorów. Klient podejmie wszelkie niezbędne działania, aby zapewnić, że system zarządzania i / lub produkt będą przez cały czas utrzymywane w sposób zgodny i skuteczny.
Klient zostanie powiadomiony o wszelkich zmianach w programie certyfikacji lub nowych lub zmienionych wymaganiach, które mają wpływ na klienta. W przypadku, gdy certyfikacja dotyczy bieżącej produkcji, klient zapewni, że certyfikowany produkt nadal spełnia wymagania systemu lub produktu. DQS weryfikuje wdrożenie zmian przez klienta i inicjuje wymagane działania w procesie certyfikacji.

3.2. Dostęp do Informacji

Klient dokonuje wszelkich niezbędnych ustaleń, aby zapewnić DQS dostęp do wszystkich niezbędnych informacji (dokumentacji i zapisów), personelu i wymaganego wyposażenia (odpowiedniego sprzętu, lokalizacji, obszarów) do wykonywania zadań auditu i oceny, w tym badania uskarżanie się. W przypadku certyfikacji wyrobów obejmuje to dostęp do odpowiednich podwykonawców. DQS może zlecić wykonanie całości lub części usług agentowi lub: podwykonawca i Klient upoważniają DQS do ujawnienia agentowi wszelkich informacji niezbędnych do takiego wykonania poddostawstwa. Klient zobowiązuje się wszystkich wyznaczonych przedstawicieli i pracowników do udzielenia dostępu i zapewnienia zespołowi auditowemu dokładne i kompletne informacje oraz obiektywne dowody w odpowiednim czasie dotyczące wszystkich procesy, które mogą być istotne dla auditu i oceny. Klient zgadza się, że zweryfikowany obiektywny dowód jest zebrany i/lub zarejestrowany i dołączony do dokumentacji z auditu. W zakresie certyfikowanego zarządzania systemów, procesów i/lub produktów, należy przedstawić całą dokumentację dotyczącą reklamacji i działań naprawczych na żądanie DQS.

3.3. Powiadamianie o zmianach i szczególnych incydentach

Klient zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić DQS o wszelkich zmianach, mogących oddziaływać na certyfikowany system zarządzania. Dotyczy to w szczególności zakupu/ sprzedaży całości lub części spółki, wszelkich zmian własnościowych, znaczących zmian działalności, zasadniczych zmian w procesach, incydentów takich jak poważne wypadki lub poważne naruszenie regulacji / zobowiązania prawnego wymagającego zaangażowania właściwego organu regulacyjnego lub wszczęcia postępowania upadłościowego lub układowego. W każdym z tych przypadków DQS skonsultuje się z Klientem i ustali możliwy sposób utrzymania certyfikatu.
Klient jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia DQS w przypadku wycofania produktu. Poszczególne standardy certyfikacji i ich regulacje mają różne ramy czasowe, jeśli chodzi o dotrzymanie tego terminu. Specyfikacje te można znaleźć w odpowiednich normach i obowiązujących przepisach.

3.4. Niezależność auditu

Klient zobowiązany jest unikać wszystkiego, co mogłoby narazić na szwank niezależność pracowników i auditorów DQS. Dotyczy to w szczególności ofert konsultacji, ofert zatrudnienia, zarówno w formie umowy o pracę jak i podzlecania prac, odrębnych porozumień w sprawie wynagrodzenia czy innych korzyści materialnych. 

3.5 Prawo odrzucenia Auditora

Przed potwierdzeniem daty auditu, klient ma prawo przejrzeć i odrzucić auditora (-ów) wyznaczonego (-ych) przez DQS z odpowiednim uzasadnieniem. W uzasadnionych przypadkach, np. w przypadku zagrożenia bezstronności i jeśli pozwalają na to obowiązujące zasady akredytacji, DQS przydzieli osobę zastępującą odrzuconego auditora.

3.6. Zachowanie poufności i zabezpieczenie informacji

Dokumenty, przekazywane Klientowi przez DQS, w tym Znaki oraz symbol certyfikacji DQS, są chronione prawami autorskimi. Klient uznaje w szczególności, iż wszelkie dokumenty, przekazane czy udostępnione przez DQS do wglądu, pozostają własnością DQS, oraz, że mogą być wykorzystywane jedynie w ramach wewnętrznych potrzeb klienta, bez możliwości udostępniania osobom trzecim czy wykorzystywania w innym celu, niż ustalony w niniejszej treści czy w formie pisemnej. Klient zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania poufności wszelkich informacji, przekazanych mu na warunkach niniejszej Umowy, jak również wszelkiej wiedzy w sprawach, związanych z DQS, jej pracownikami i auditorami. Obowiązek ten ma zastosowanie również po wygaśnięciu kontraktu. Klient akceptuje ten obowiązek również w imieniu wszelkich, zastępujących go przedstawicieli oraz osób posiłkowych.
Klient może przekazywać raport z auditu w całości. Niedozwolone jest przekazywanie jego wyciągów.

3.7 Prawo do posługiiwania się certyfikatem oraz znakami 

Posiadając ważny certyfikat DQS, klient jest uprawniony do korzystania z certyfikatu, odpowiednich znaków certyfikacji oraz w niektórych przypadkach znaków akredytacyjnych do celów promocyjnych zgodnie z odpowiednimi zasadami opublikowanymi na stronie internetowej DQS.
Autoryzowane jest korzystanie z chronionego prawem autorskim systemu zarządzania jakością DQS Certified Management System Mark® , UL Registered Firm Mark® i innych znaków certyfikacji lub akredytacji, które zwiększają zaufanie klientów do certyfikowanego systemu zarządzania klienta i spełniania wymagań. Znaki te często są stosowane na papierze firmowym, w broszurach, na stronach internetowych, na targach, pojazdach czy w reklamach. Znaki te powinny być bezpośrednio związane z certyfikowaną organizacją oraz jej systemem zarządzania. Stosowanie certyfikatów i znaków jest ograniczone do zakresu i okresu ważności certyfikatu i nie można ich używać na opakowaniu produktu ani na produktach, ani w żaden inny sposób, który może być interpretowany jako oznaczający zgodność produktu.

3.8 Skargi 

Każdy Klient DQS ma prawo oczekiwać realizacji usług w ustalonym zakresie, w sposób spełniający jego uzasadnione oczekiwania i wymagania. W przypadku ich niespełnienia Klientowi przysługuje prawo złożenia skargi w odpowiedniej Spółce DQS. DQS zwróci się o informacje niezbędne do analizy i doskonalenia.

3.9 Odwołania

Jeżeli Klient nie zgadza się z konkretną decyzją certyfikacyjną, może złożyć pisemne odwołanie i zażądać ponownego rozpatrzenia decyzji. Oddzielny bezstronny weryfikator techniczny odpowiedniej Jednostki Certyfikującej DQS, niezaangażowany w przeprowadzenie auditu i wstępną decyzję, podejmuje ostateczną decyzję w sprawie odwołania. Kierownictwo Jednostki Certyfikującej DQS jest zawsze informowane o statusie procesu odwoławczego.

4. Prawa i obowiązki DQS

4.1. Audit Systemów Zarządzania

DQS weryfikuje zgodność i skuteczność certyfikowanego systemu zarządzania, procesów lub produktów klienta, przeprowadzając regularne audity (zwykle co pół roku lub raz w roku). W tym celu DQS ma prawo dostępu do obiektów Klienta w ramach planowanych auditów, obserwowania operacji, inspekcji procesów, produktów i usług, przeprowadzania rozmów z pracownikami i przedstawicielami, przeglądu dokumentów i odpowiednich zapisów, a także gromadzenia informacji za pomocą innych technik auditowania w celu uzyskania wystarczających obiektywnych dowodów, na których można oprzeć decyzję certyfikacyjną. Jeżeli DQS otrzyma informacje od stron trzecich, które kwestionują zgodność lub skuteczność systemu zarządzania, procesu lub produktu, który DQS certyfikował, DQS ma prawo przeprowadzić dodatkowe, nierutynowe audity po konsultacji z klientem. W obszarach regulowanych prawnie DQS ma prawo przeprowadzać dodatkowe, niezapowiedziane audity, gdy jest to uzasadnione.

4.2. Akredytacja i Autoryzacja

DQS jest upoważniony przez różne jednostki akredytujące oraz inne instytucje rządowe i pozarządowe do wydawania raportów z auditu i certyfikatów zgodnie z różnymi normami i specyfikacjami. Obejmuje to obowiązek umożliwienia pracownikom lub osobom pomocniczym tych organów udziału w auditach. Zgodnie z obowiązującymi zasadami akredytacji i autoryzacji, DQS umożliwia tym osobom dostęp zarówno do własnych dokumentów, jak i danych dotyczących Klienta, z zastrzeżeniem wymogów poufności określonych w niniejszym dokumencie. Ponadto zawsze, gdy poszczególne normy lub specyfikacje wyraźnie tego wymagają, dane dotyczące klienta i wyniki auditu są przekazywane tym organom. Akceptując niniejsze Przepisy dotyczące certyfikacji i auditu, Klient wyraża zgodę na obowiązujące wymagania dotyczące akredytacji i autoryzacji w ich aktualnej wersji (np.ISO / IEC 17021-1 lub ISO / IEC 17065), w tym na wszystkie powyższe.
Jednostki Certyfikujące DQS są uprawnione do delegowania świadczenia całości lub części Usług, z wyjątkiem wszelkich decyzji certyfikacyjnych, innym biurom DQS, agentowi lub podwykonawcy. Ilekroć certyfikaty są wydawane przez Jednostkę Certyfikującą DQS inną niż lokalny partner DQS Klienta, wszystkie odpowiednie prawa i obowiązki zawarte w niniejszym dokumencie mają zastosowanie w równym stopniu do Jednostki Certyfikującej DQS i lokalnego dostawcy usług

4.3 Przydzielanie Auditorów

Wyznaczenie kompetentnych auditorów jest wyłączną odpowiedzialnością DQS. DQS zobowiązuje się do korzystania wyłącznie z auditorów, którzy mają kwalifikacje do tego zadania na podstawie ich kwalifikacji technicznych, doświadczenia i osobistych umiejętności. Auditorzy są autoryzowani w zakresie wymagań norm lub specyfikacji i mają odpowiednie doświadczenie w obszarze działalności Klienta, a także w zarządzaniu i auditowaniu. W wielu przypadkach do określonej oceny lub procesu certyfikacji DQS może wyznaczyć zespół auditorów składający się z dwóch lub więcej auditorów. Na życzenie Klienta DQS przekaże krótkie CV auditora wyznaczonego do auditu.
Jeżeli auditor będzie niedostępny przed oceną lub w jej trakcie, DQS będzie dążyć do zapewnienia odpowiedniego zastępstwa, o ile to możliwe.

4.4 Planowanie terminu auditu

DQS ma prawo planować terminy auditów systemu zarządzania u Klienta. Audity zostaną zaplanowane w sposób dogodny dla obu stron, w ramach czasowych, wynikających z obowiązujących wymagań. Terminy auditów zostaną ustalone w formie pisemnej. Po potwierdzeniu tych terminów auditów, stają się one wiążące. Indywidualne umawianie auditów może zawierać zapisy, dotyczące odszkodowania z tytułu anulowania czy opóźnienia potwierdzonych auditów.

Certyfikacja może również obejmować, w zależności od standardu, niezapowiedziane audity, które są albo całkowicie niezapowiedziane, albo są z krótkim terminem powiadomienia. Jeżeli niezapowiedziany audit nie może zostać przeprowadzony z powodów, za które odpowiada klient (odmowa wejścia), DQS może obciążyć klienta kosztami faktycznie poniesionymi w związku z przygotowaniem do niezapowiedzianego auditu. Certyfikowana strona musi podjąć niezbędne kroki w celu zapewnienia dostępu auditorowi w przypadku niezapowiedzianego auditu.

4.5 Wydanie raportu i certyfikatu

DQS wyda raporty z auditu i Certyfikat DQS (zwany dalej „Certyfikatem”) i dostarczy je Klientowi po spełnieniu przez Klienta wszystkich wymagań certyfikacyjnych i zobowiązań umownych. Decyzję w sprawie certyfikacji podejmuje wyłącznie Jednostka Certyfikująca DQS, na podstawie rekomendacji auditorów do wydania i wszystkich wyników auditu, zapisanych lub wymienionych w raporcie z auditu. Wszelkie zalecenia przedstawione w raporcie nie są wiążące dla Jednostki Certyfikującej DQS. Raport i certyfikaty pozostają własnością DQS; DQS udziela Klientowi prawa do korzystania z nich zgodnie z niniejszym Regulaminem, Certyfikaty DQS są ważne przez ograniczony czas, zwykle maksymalnie trzy lata, licząc od daty wydania.

4.6 Poufność i ochrona danych

DQS zobowiązuje się do ochrony poufności wszelkich informacji poufnych i danych osobowych (np. zgodnie z art. 4 RODO i innymi obowiązującymi wymogami prawnymi) Klienta i jego pracowników, które nie są publicznie dostępne i które są udostępniane DQS w kontekście jej działalności w siedzibie Klienta, niezależnie od tego, czy informacje te dotyczą spraw wewnętrznych Klienta, czy jego relacji biznesowych. Dotyczy to również ustnych i pisemnych wyników auditu. DQS ujawni informacje poufne stronom trzecim wyłącznie za pisemną zgodą Klienta, chyba że jest to prawnie wymagane lub wyraźnie przewidziano inaczej w niniejszych Regulaminie Auditu i Certyfikacji.
Zobowiązania te obowiązują również po rozwiązaniu umowy. W niektórych branżowych systemach certyfikacji część danych z auditu i danych klientów jest obowiązkowo przetwarzana we wnioskach dostarczonych przez właściciela systemu (np. systemy motoryzacyjne, lotnicze, spożywcze); Klient wyraża na to zgodę.
O ile nie jest to inaczej wymagane przez odpowiednią jednostkę akredytującą lub przez prawo, DQS przechowuje w swoim archiwum dokumentację związaną z auditami i certyfikacją przez co najmniej dwa cykle certyfikacji (zwykle sześć lat).
W pełni uwzględniane są obowiązujące krajowe lub międzynarodowe wymogi prawne (np. z RODO).
Po upływie minimalnego okresu archiwizacji DQS zachowuje lub usuwa materiały według własnego uznania, chyba że Klient zaleci inaczej; opłaty za wykonanie takich dyspozycji zostaną zafakturowane na Klienta.

4.7 Reklama

DQS ma prawo do prowadzenia i publikowania rejestru wszystkich klientów posiadających aktualny certyfikat DQS. Niniejsza publikacja zawiera nazwę i adres certyfikowanej organizacji, a także zakres i normę odniesienia / specyfikację oraz status certyfikacji. Klient niniejszym wyraża zgodę na publikację takich informacji w ramach niniejszej Umowy, jak również na publikację tych samych danych w obowiązkowych krajowych i międzynarodowych bazach danych zarządzanych przez władze krajowe, jednostki akredytujące lub właścicieli programów. Dodatkowo w trakcie realizacji zamówienia dane klientów są gromadzone i przetwarzane w zewnętrznych bazach danych właścicieli programów. Klient zgadza się z przyjęciem oferty, że dane klienta mogą być przechowywane, dostępne i przeglądane przez osoby trzecie w odpowiednich bazach danych.

4.8 Komunikacja Elektroniczna

Niezależnie od powyższych postanowień, Klient niniejszym upoważnia DQS do przekazywania niezakodowanych informacji oraz innych informacji za pośrednictwem Internetu czy publicznej sieci na adresy poczty elektronicznej lub inne lokalizacje, podane przez Klienta. Klient uznaje, że DQS nie może zagwarantować prywatność i poufność takich przekazów. Klient zgadza się, że przekazywanie przez DQS informacji poufnych za pośrednictwem Internetu czy publicznej sieci nie stanowi naruszenia obowiązku zachowania poufności, wynikającego z niniejszego Regulaminu Auditu i Certyfikacji oraz, że DQS nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody, wynikłe z takiego przekazu, pod warunkiem, że takie informacje poufne będą traktowane z takim samym stopniu staranności, z jakim DQS traktuje własne informacje poufne.
Jeżeli Klient korzysta z hiper-łącza ze stroną internetową DQS, zgadza się, że: (i) informacje zawarte na stronie DQS należą do DQS; (ii) link internetowy przekieruje użytkownika bezpośrednio do strony DQS, zamieszczonej przez DQS, bez narzucania jakichkolwiek ramek, okienek wyszukiwarki czy treści osób trzecich; oraz (iii) link internetowy nie może stwierdzać czy sugerować, że Klient czy jego wyroby lub usługi są promowane przez DQS . 

5. Certyfikaty i Znaki

5.1 Wydanie certyfikatów i stosowanie znaków

Jednostka Certyfikująca DQS wydaje certyfikaty, potwierdzające zgodność systemu zarządzania Klienta z wybranymi normami krajowymi i międzynarodowymi, jak również uznanymi wymaganiami branżowymi czy specyficznymi dla klienta, gdy Klient wykazał w trakcie auditu, że spełniono wszystkie obowiązujące wymagania. Klient ma prawo posługiwać się certyfikatem oraz znakami, z nim związanymi w celu promowania zaufania u swoich partnerów biznesowych.

Po wydaniu Certyfikatu, zostaną ustanowione usługi bieżącego nadzoru w celu zapewnienia stałego utrzymywania zgodności systemu zarządzania. Ustanowienie i utrzymanie certyfikacji jest możliwe po zawarciu umowy oceny i certyfikacji oraz przy ciągłym przestrzeganiu przez Klienta jej warunków i postanowień.

Klient zgadza się współdziałać z DQS w ustaleniu faktów w przypadku otrzymania zgłoszenia, że system zarządzania, procesy, towary czy usługi Klienta nie spełniają prawnych, ustawowych, certyfikacyjnych czy innych obowiązujących wymagań, w tym poprzez dzielenie się informacjami, otrzymanymi przez Klienta, dotyczącymi zgłoszonej niezgodności, podejmowanie i zgłaszanie DQS wszelkich niezbędnych działań korygujących.

 
Klient zgadza się, że usługi nadzoru, takie jak zaawansowane audity oraz inne specjalne audity, prowadzone przez DQS przewidziano jedynie jako sprawdzenie działań, podejmowanych przez Klienta w celu ustalenia zgodności jego systemu zarządzania z wymaganiami certyfikacji, oraz, że Klient w żadnym stopniu nie zostaje zwolniony z odpowiedzialności za swój system zarządzania, procesy, towary czy usługi, objęte zakresem certyfikacji.

 
Certyfikaty i Znaki Certyfikacyjne nie mogą być przekazywane następcom prawnym ani innym organizacjom. Po wygaśnięciu, zawieszeniu, cofnięciu czy anulowaniu certyfikacji, Klient zobowiązany jest powstrzymać się od wszelkiej promocji czy dalszego posługiwania się certyfikacją. Klient wyraża zgodę na zwrot wszelkich fizycznie wystawionych certyfikatów po wycofaniu lub unieważnieniu; prawo do zatrzymania jest wyraźnie wyłączone.

5.2 Niewydanie Certyfikatu

Jednostka Certyfikująca DQS może wydać Certyfikat, jeżeli spełniono wszystkie wymagania wybranej norm(y), specyfikacji i umów, po przeprowadzeniu auditu (wstępnego/ ponownego). W przypadku niespełnienia, auditor dokumentuje niedociągnięcia w protokole niezgodności i/ lub w inny sposób określa ograniczenia, jakich należy przestrzegać, aby certyfikat mógł być wydany.
Wszelkie niezgodności czy ograniczenia należy wyeliminować przed wydaniem certyfikatu DQS. W miarę potrzeb, DQS powtórzy audit w części lub w całości. Jeżeli nie wyeliminowano niezgodności lub nie spełniono wstępnych warunków przyznania certyfikatu nawet po dalszych ocenach, procedura certyfikacji zostanie zakończona wydaniem sprawozdania, bez wydania certyfikatu.

5.3 Zawieszenie, cofnięcie i anulowanie Certyfikatu

5.3.1 Zawieszenie

Jednostka Certyfikująca DQS ma prawo do tymczasowego zawieszenia Certyfikatu, jeżeli Klient naruszy warunki certyfikacji lub swoje umowne czy finansowe zobowiązania względem DQS, w tym, między innymi w następujących przypadkach:

• Działania korygujące w zakresie systemu zarządzania nie zostały wdrożone w sposób widoczny i skuteczny w ustalonym terminie; 
• Harmonogram auditów, sugerowany przez DQS w zakresie auditów niezbędnych do utrzymania certyfikacji nie jest przestrzegany, a tym samym został przekroczony okres od ostatniego auditu, wynikający z określonej częstotliwości; 
• DQS nie został poinformowany w odpowiednim czasie o planowanych zmianach w systemie zarządzania i innych zmianach lub szczególnych incydentach (patrz 3.3), które mają wpływ na zgodność systemu z normą lub specyfikacją stanowiącą podstawę auditu;
• Przeniesienie certyfikowanego miejsca/instalacji bez wcześniejszego powiadomienia DQS;
• Certyfikat DQS lub symbol certyfikacji został użyty w mylący lub nieuprawniony sposób;
• Należności za usługi auditu i certyfikacji nie zostały terminowo zrealizowane, po co najmniej jednym pisemnym upomnieniu.

Jednostka Certyfikująca DQS ma również prawo do zawieszenia certyfikatu, jeśli po wydaniu decyzji certyfikacyjnej ujawnione zostaną istotne naruszenia zasad akredytacji oraz w przypadku siły wyższej (patrz 6.6).

DQS powiadomi Klienta na piśmie o proponowanym zawieszeniu. Jeżeli przyczyny proponowanego zawieszenia nie zostaną usunięte w ciągu dwóch tygodni, DQS poinformuje pisemnie Klienta o zawieszeniu Certyfikatu, podając przyczyny oraz działania korygujące niezbędne do przywrócenia certyfikacji.

Certyfikaty są zawieszane na ograniczony okres (zwykle maksymalnie 90 dni). Jeżeli wymagane środki zostały wdrożone w sposób widoczny i skuteczny w ustalonym terminie, zawieszenie certyfikatu zostaje anulowane. Jeżeli wymagane środki nie zostaną wdrożone w wyznaczonym terminie, Jednostka Certyfikująca DQS może wycofać certyfikat w sposób określony poniżej.

5.3.2 Wycofanie

Jednostce Certyfikującej DQS przysługuje prawo cofnięcia Certyfikatu lub unieważnienia go, za pisemnym powiadomieniem Klienta, jeżeli: 

• Upłynął okres zawieszenia Certyfikatu, 
• Zgodność systemu zarządzania z normą lub specyfikacją, na której się on opiera, nie została zapewniona lub Klient nie chce wyeliminować niezgodności; 
• Po zawieszeniu Certyfikatu Klient nadal posługuje się certyfikacją w celach promocyjnych; 
• Klient posługuje się certyfikacją w sposób, podważający reputację jednostki certyfikującej lub DQS; 
• Warunki wstępne, prowadzące do wydania Certyfikatu, nie mają już zastosowania;
• Klient złoży dobrowolny lub przymusowy wniosek upadłościowy; 
• Klient skutecznie zakończył swoją relację umowną z Jednostką Certyfikującą DQS. 

5.3.3 Anulowanie

DQS przysługuje prawo anulowania Certyfikatu lub wstecznego uznania jego nieważności, jeżeli: 

• Po czasie okaże się, iż warunki wstępne, wymagane do wydania Certyfikatu, nie zostały faktycznie spełnione; 
• Klient naraził na szwank procedurę certyfikacji, w związku z czym obiektywność, neutralność czy niezależność wyników oceny, jest wątpliwa w ocenie DQS.

6. Różne

6.1 Brak partnerstwa lub agencji

Strony przyjmują do wiadomości, że DQS świadczy Usługi na rzecz Klienta jako niezależny wykonawca oraz że Umowa nie tworzy żadnej relacji partnerskiej, agencyjnej, pracowniczej lub powierniczej pomiędzy DQS a Klientem.

Klient przyjmuje do wiadomości, że DQS nie zastępuje Klienta ani żadnej strony trzeciej, ani nie zwalnia ich z żadnego z ich zobowiązań, ani w żaden inny sposób nie przyjmuje, zmniejsza, uchyla lub zobowiązuje się do wypełnienia jakichkolwiek obowiązków Klienta wobec jakiejkolwiek strony trzeciej lub jakiejkolwiek strony trzeciej w stosunku do Klienta.

6.2 Ograniczenie odpowiedzialności i odszkodowania

DQS wykazuje umiejętność i należytą staranność w wykonywaniu usług, jakich można słusznie oczekiwać od renomowanego dostawcy podobnych usług i przyjmuje odpowiedzialność za szkody tylko w przypadku udowodnionego zaniedbania.
Żadne z postanowień niniejszego Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności DQS wobec Klienta z tytułu śmierci lub obrażeń ciała, oszustwa lub jakiejkolwiek innej sprawy wynikającej z zaniedbania DQS, za którą wyłączenie lub ograniczenie jej odpowiedzialności byłoby niezgodne z prawem.
O ile nie uzgodniono inaczej, całkowita odpowiedzialność DQS wobec Klienta z tytułu wszelkich roszczeń z tytułu strat, szkód lub kosztów jakiegokolwiek rodzaju jest ograniczona, w odniesieniu do jednego zdarzenia lub serii powiązanych zdarzeń, do kwoty równej dwukrotności opłaty uiszczanej na rzecz DQS w ramach umowy.
DQS nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia z tytułu strat, szkód lub wydatków, chyba że postępowanie arbitrażowe zostanie wszczęte w ciągu jednego roku od daty wykonania przez DQS usługi będącej podstawą roszczenia lub w przypadku domniemanego niewykonania w ciągu jednego roku od dnia, w którym taka usługa powinna była zostać zakończona

6.3 Brak przypisania

O ile nie zostało to wyraźnie uregulowane inaczej lub uzgodnione na piśmie przez strony, umowa jest umową bezpośrednią dla stron i żadna ze stron nie może dokonywać cesji, przenosić, obciążać hipoteką, podzlecać lub w jakikolwiek inny sposób postępować z niektórymi lub wszystkimi swoimi prawami i obowiązkami wynikającymi z Umowy. Każda ze stron potwierdza, że działa we własnym imieniu, a nie na korzyść jakiejkolwiek innej osoby.
 

Niezależnie od powyższego, DQS może scedować, przenieść lub zlecić podwykonawstwo niektórych lub wszystkich swoich praw i obowiązków wynikających z umowy na spółkę stowarzyszoną i wspólników DQS lub któregokolwiek z ich agentów.

6.4 Kodeks etyki oraz polityka przeciwdziałania przekupstwu i korupcji

DQS prowadzi swoją działalność ściśle i zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie Etyki, który zawiera również Politykę przeciwdziałania przekupstwu i korupcji. Kodeks Etyki DQS można znaleźć na stronie internetowej DQS.

Pracownikom, agentom i innym przedstawicielom DQS zabrania się wręczania lub otrzymywania pieniędzy lub prezentów, które mogą być interpretowane jako łapówki lub zawieranie porozumień, które są interpretowane jako praktyki korupcyjne. DQS utrzymuje przez cały okres obowiązywania zasady i procedury Kontraktu i będzie je egzekwować w stosownych przypadkach, aby zapewnić zgodność z powyższym.

6.5 Częściowa niezdolność do realizacji

Jeżeli jedno lub więcej postanowień niniejszego Regulaminu zostanie uznane za niezgodne z prawem lub za niewykonalne, nie wpłynie to w żaden sposób na ważność, legalność i wykonalność pozostałych postanowień niniejszego Regulaminu.

6.6 Siła wyższa

Ani DQS, ani Klient nie będą naruszać niniejszego Regulaminu, ani nie będą odpowiedzialni za jakiekolwiek niewykonanie lub opóźnienie w wykonaniu niniejszych Warunków, jeżeli przyczyna takiego niepowodzenia lub opóźnienia jest spowodowana zdarzeniami pozostającymi poza uzasadnioną kontrolą zainteresowanej strony, w tym między innymi wojną, konfliktem zbrojnym, atakiem terrorystycznym, wojną domową, zamieszkami, zagrożeniami toksycznymi, pandemiami, epidemiami, klęskami żywiołowymi, ekstremalnymi warunkami pogodowymi, pożarem, eksplozją, awariami usług komunalnych, strajkiem, awarią infrastruktury, opóźnieniami w transporcie lub jakimikolwiek ograniczeniami publicznymi wynikającymi z któregokolwiek z powyższych incydentów lub jakichkolwiek innych zdarzeń siły wyższej.

W przypadku wystąpienia siły wyższej, strona poszkodowana powiadomi drugą stronę bez zbędnej zwłoki, poda szczegółowe informacje dotyczące sytuacji i szacowany czas trwania. Każda ze stron jest uprawniona do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli siła wyższa trwa dłużej niż dziewięćdziesiąt (90) dni.

7. Spory

O ile wyraźnie nie uzgodniono inaczej, wszelkie spory wynikające lub związane z niniejszym Regulaminem podlegają prawu kraju siedziby Jednostki Certyfikującej DQS i będą ostatecznie rozstrzygane zgodnie z Regulaminem Arbitrażowym Międzynarodowej Izby Handlowej przez jednego lub więcej arbitrów powołanych zgodnie z powyższym Regulaminem. Arbitraż odbędzie się w Paryżu (Francja) i będzie prowadzony w języku niemieckim lub angielskim.

8. Dodatkowe wymagania programowe

W przypadku niektórych systemów zarządzania specyficznych dla sektora lub usług certyfikacji i auditu produktów mogą mieć zastosowanie dodatkowe obowiązkowe wymagania programowe, w tym między innymi:

• Automotive Sector:     Annex Automotive       
• Aerospace Sector:    Annex Aerospace        
• DQS GmbH - Railway Sector:    Annex IRIS      
• DQS Inc. - Telecommunication Sector:    Annex TL9000     
• DQS MED programs:    DQS Audit and Certification regulations of 
  DQS Medizinprodukte GmbH and its supplements
• DQS CFS programs:    Annex DQS CFS GmbH: Specific Conditions for the Assessment of Management System and Product Certification
• Chinese Market:    Specific Conditions for activities on the Chinese market as defined by Chinese governmental authorities (E.g. CNCA)  

Te „wymagania programowe” są dostępne pod adresem: https://dqsglobal.com/intl/.

Regulamin audytu i certyfikacji DQS na dzień 15 marca 2024 r.