DQS Regulacije audita i certifikacije

 

1. Usluge audita i certifikacije

1.1 Opseg i primjenjivost

Ove DQS regulacije o auditu i certifikaciji (“Pravila”) primjenjuju se na sve ponude i/ili usluge i sve rezultirajuće ugovorne odnose između DQS Holding GmbH, bilo koje pridružene kompanije ili bilo kojeg od njihovih agenata (svaki “DQS”, zajedno “DQS Group”) i bilo koju organizaciju/osobu (“Klijent”) koja se prijavljuje ili prima usluge audita i certifikacije.

Trenutna lista svih članova DQS grupe dostupna je na stranici DQS - O nama (dqsglobal.com).

Ove regulacije pokrivaju sve vrste certifikacije sistema u skladu sa međunarodnim ili nacionalnim standardima, uključujući privatne standarde, certifikaciju proizvoda u skladu sa direktivama EU ili nacionalnim zakonodavstvom, certifikaciju proizvoda i usluga u skladu sa neregulisanim normativnim dokumentima, specifikacijama, zahtjevima ili tehničkim pravilima.

Ovi propisi se primjenjuju u svim fazama procesa certifikacije ili audita, uključujući, ali ne ograničavajući se na ponude usluga, ugovore, kupovne i/ili radne naloge, rasporede i dodatke dogovorene između DQS-a i Klijenta, osim ako nije drugačije izričito dogovoreno u pisanoj formi ili tako propisano zakonskim instrumentima.

Ovi propisi o auditu i certifikaciji stupaju na snagu odmah nakon objavljivanja i ostaju na snazi dok se ne izda i objavi nova verzija.

Aktuelna verzija ovih propisa dostupna je na engleskom jeziku na adresi DQS - DQS Grupa - Regulacije audita i certifikacije (dqsglobal.com) ili na zahtjev bilo koje kancelarije DQS-a. Ako dođe do bilo kakvog neslaganja između prevedene verzije i engleske verzije dokumenta, engleska verzija ima prednost.

Kada se Klijentu izda certifikat, DQS će pružati usluge uz razumnu pažnju i vještinu i u skladu sa Kodeksima prakse koji su tada bili na snazi relevantnog DQS certifikacijskog tijela. Kopiju takvih Kodeksa prakse, kao i sve njegove izmjene i dopune koje se izdaju s vremena na vrijeme, DQS Certifikacijsko tijelo će staviti na raspolaganje Klijentu po početku pružanja Usluga.

1.2 Definicija pojmova

  • “Klijent” označava kupce i svaku organizaciju/osobu koja se raspituje ili prima bilo koju DQS uslugu audita ili certifikacije, uključujući njihove predstavnike, koji djeluju u njihovo ime.
  • “DQS” označava svakog člana grupe međunarodne DQS grupe, uključujući njene podružnice, pridružene kompanije i partnere ili bilo kojeg od njihovih agenata, koji klijentima nude i/ili isporučuju u svoje ime ili za račun drugog DQS certifikacijskog tijela usluge audita i certifikacije. 
  • “DQS Certifikacijsko tijelo” označava bilo koji DQS entitet koji ima akreditaciju ili ovlaštenje za izdavanje odgovarajućih certifikata.
  • “Kodeksi prakse” označavaju one kodekse prakse koje je izdalo DQS certifikacijsko tijelo za relevantni program certifikacije.
  • “Akreditaciono tijelo” označava svaku organizaciju (bilo javnu ili privatnu) koja ima ovlaštenje da imenuje i nadzire tijela za certifikaciju.
  • “Audit” označava bilo koju sistematsku aktivnost DQS-a za pribavljanje objektivnih dokaza i njihovu objektivnu procjenu kako bi se utvrdilo u kojoj mjeri su ispunjeni definisani kriteriji; može se nazvati i „procjena”.
  • “Auditori” označava ocjenjivače, auditore i stručnjake, koji su dodijeljeni procesu audita i certifikacije u ime DQS grupe. 

1.3 Usluge audita i certifikacije

Audit i certifikacija sistema upravljanja, procesa ili proizvoda od strane neovisne, kompetentne treće strane, kao što je DQS, stvara vrijedne koristi za Klijenta. DQS certifikat će služiti kao dokaz za prikladan i efikasan sistem upravljanja, proces ili usklađen proizvod sa sposobnošću da kontinuirano ispunjava očekivanja kupaca, kao i regulatorne i zakonske zahteve.

Tokom audita, kvalifikovani i iskusni auditori provjeravaju sistem upravljanja i njegove procese ili proizvode u pogledu stalne prikladnosti i djelotvornosti u svjetlu promjenjivih tržišta i okruženja. Identificiranjem potencijala za poboljšanje, auditori povećavaju sposobnost organizacije da ispuni postavljene ciljeve, čime se povećava održiv uspjeh za Klijenta. Sa DQS certifikatom, kupci mogu imati povjerenje u Klijenta i certificirani sistem upravljanja, proces ili proizvod, koji je procijenjen i certificiran prema priznatim standardima i specifikacijama.

1.4 Ugovor i komercijalni uslovi

Ove DQS regulacije o auditu i certifikaciji, i, prema potrebi, aplikacija, ponuda, njeno prihvatanje, Kodeksi prakse, uslovi DQS certifikacijskih znakova i lokalni uslovi poslovanja ili komercijalni uslovi čine cijeli ugovor (“Ugovor”) između Klijenta i DQS-a u odnosu na predmet ovog Ugovora.

Lokalni uslovi poslovanja ili komercijalni uslovi mogu uključivati klauzule o pravnom zastupanju, nadležnosti, odgovornosti, porezu, uslovima plaćanja i ostalo, s obzirom na lokalne zakonske zahtjeve. Ugovor može biti sačinjen i od pojedinačnih sporazuma između DQS-a i Klijenta, koji uvijek sadrže ove DQS propise o auditu i certifikaciji kao njegov sastavni dio putem direktnog uključivanja ili upućivanja. 

Osim ako nije drugačije predviđeno, nikakva izmjena ugovora neće biti važeća osim ako nije u pisanoj formi.

1.5 Ugovorna veza sa DQS certifikacijskim tijelom 

Kad god DQS ured pruža uslugu pod ovlaštenjem ili akreditacijom drugog DQS certifikacijskog tijela, djeluje kao agent u ime i za račun tog entiteta. Ponuda identifikuje odgovarajuće DQS certifikacijsko tijelo i njegovo prihvatanje i potpisivanje lokalnog ugovora predstavlja pravno obavezujući ugovor o certifikaciji između Klijenta i DQS certifikacijskog tijela. Iako je agent ovlašten da naplaćuje/fakturiše Klijentu za pružanje usluga i certifikaciju, odgovornost za aktivnosti certifikacije i operativnu kontrolu pod određenom akreditacijom uvijek ostaje na DQS certifikacijskom tijelu koje je odgovorno i zadržava ovlaštenje za svoje odluke koje se odnose na certifikaciju, uključujući davanje, odbijanje, održavanje certifikacije, proširenje ili smanjenje obima certifikacije, obnavljanje, suspenziju ili obnavljanje nakon suspenzije ili povlačenja certifikacije.

2. Proces certifikacije

DQS procjenjuje Klijentov sistem upravljanja, procese, proizvode ili njihove dijelove, s ciljem utvrđivanja njegove usklađenosti sa dogovorenim i priznatim zahtjevima, kao što su međunarodni, nacionalni ili sektorski specifični standardi ili specifikacije. Odgovarajući proces certifikacije može uključivati jedan ili više koraka, koji se obično završava audit izvještajem, koji dokumentuje rezultate audita. U slučaju usluga certificiranja, odgovarajuće DQS certifikacijsko tijelo će izdati specifičan certifikat za kupca, potvrđujući usklađenost sa odgovarajućim zahtjevima, kada je evidentno ispunjenje svih primjenjivih zahtjeva.

Ukoliko su tokom audita utvrđene neusklađenosti sa zahtjevima odgovarajućeg standarda ili specifikacije, Klijent će planirati i provesti korektivne radnje u određenom vremenskom okviru. Certifikati će se izdavati tek nakon što se pokaže efektivno korištenje odgovarajuće korektivne mjere. Obim i rok važenja bit će naveden na certifikatu.

Većina nalaza audita zasnovana je na procesu uzorkovanja, usmjerenom ka pouzdanim dokazima za efektivnu implementaciju i usklađenost sistema upravljanja, procesa ili proizvoda. Mogu postojati i drugi poslovni aspekti, pozitivni ili negativni, koje audit tim nije pregledao. Isključiva je odgovornost organizacije da istraži i procijeni potencijalni uticaj i obim nalaza, čime se kontinuirano osigurava puna usklađenost sa primijenjenim standardom(ima). U slučajevima neusklađenosti, DQS nije odgovoran.

DQS je nezavisan, neutralan i objektivan u svojim auditima i certifikacijama. Auditi se obično obavljaju na mjestu poslovanja Klijenta (na licu mjesta), ali mogu biti djelimično provedene, zamijenjene ili dopunjene aktivnostima audita na daljinu (off-site). Vrsta, obim i vremenski raspored postupka su predmet posebnog dogovora stranaka. DQS nastoji svesti na najmanju moguću mjeru bilo kakve smetnje u poslovnom procesu tokom obavljanja audita u prostorijama Klijenta.

Proces certifikacije će općenito uključivati sljedeće korake:

2.1 Proces počinje sa potrebama i očekivanjima Klijenta. DQS želi saznati više o organizaciji klijenta, njegovom sistemu upravljanja, veličini i tipovima poslovanja. Zajedno će obje strane definisati ciljeve auditai/ili certifikacije, uključujući primjenjive standarde i specifikacije.

2.2 DQS će pružiti detaljnu ponudu za usluge audita i certifikacije, prilagođenu individualnim potrebama Klijenta, na osnovu informacija koje su inicijalno dostavljene. Pisani ugovor će specificirati sve relevantne rezultate, kao i primjenjive kriterije audita i certifikacije.

2.3 Pred audit može poslužiti kao početna analiza učinka ili nedostataka, identificirajući prednosti i područja za poboljšanje. Za veće projekte audita i certifikacije, sastanak planiranja projekta pruža vrijednu priliku Klijentu da se sastane sa glavnim auditorom i razvije prilagođeni plan audita za sve uključene funkcije i lokacije. Obje usluge su opcione.

2.4 Faza 1 audita: Sam postupak certifikacije počinje pregledom i evaluacijom sistemske dokumentacije, ciljeva, rezultata pregleda menadžmenta i internih audita. Tokom ovog procesa utvrdit će se da li je sistem upravljanja Klijenta dovoljno razvijen i spreman za certifikaciju. Auditor će objasniti nalaze i koordinirati sve potrebne aktivnosti kako bi se pripremio za 2. fazu audita. Faza 1 audita obično nije primjenjiva za certifikaciju procesa i proizvoda.

2.5 Faza 2 audita: Dodijeljeni audit tim će izvršiti audit Klijentovog sistema upravljanja, procesa ili proizvoda na mjestu proizvodnje ili pružanja usluge i/ili korištenjem tehnika udaljenog audita. Primjenjujući definisane standarde i specifikacije sistema upravljanja, audit tim će ocijeniti djelotvornost svih funkcionalnih područja kao i svih procesa sistema upravljanja, na osnovu zapažanja, inspekcija, intervjua, pregleda relevantnih zapisa i drugih tehnika audita. Rezultat audita, uključujući preporuku o certifikaciji i svi nalazi, bit će predstavljeni Klijentu tokom završnog sastanka i uključeni u pisani izvještaj. Po potrebi će se dogovoriti potrebni akcioni planovi.

2.6 Evaluacija sistema: Funkcija certifikacije odgovarajućeg DQS certifikacijskog tijela će ocijeniti proces audita i njegove rezultate, te samostalno odlučiti o izdavanju certifikata, na osnovu objektivnih dokaza. Bilo koja preporuka koju je dao audit tim i dokumentovana u izvještaju nije obavezujuća za DQS certifikacijsko tijelo i odluka o izdavanju certifikata je isključivo diskreciono pravo DQS certifikacijskog tijela. Klijent prima audit izvještaj, dokumentirajući rezultate audita i, kada su svi primjenjivi zahtjevi ispunjeni, Klijent također dobija certifikat.

2.7 Nadzorni auditi: Bilo polugodišnje ili najmanje jednom godišnje, vršit će se audit kritičnih komponenti sistema upravljanja. Identificirat će se potencijal za poboljšanje, sa fokusom na kontinuirano poboljšanje i održivu efikasnost. Za certifikaciju proizvoda, nadzorni audit se obično zamjenjuje godišnjim ponovnim pregledom.

2.8 Re-Audit: Certifikat važi ograničeno vrijeme, uglavnom najviše tri godine. Na kraju ovog ciklusa, izvršit će se ponovni audit kako bi se osiguralo kontinuirano ispunjavanje svih primjenjivih zahtjeva. U skladu sa ovim ispunjenjem, bit će izdat novi certifikat.

Za standarde specifične za sektor ili certifikaciju procesa i proizvoda, opisani proces certifikacije može se razlikovati.

3. Prava i obaveze klijenta

3.1. Održavanje sistema upravljanja / usklađenost procesa i proizvoda

U cilju dobijanja i održavanja certifikata, Klijent je dužan da implementira i održava dokumentovani sistem upravljanja koji ispunjava zahtjeve izabranog standarda ili specifikacije. U slučaju certifikacije procesa/proizvoda, Klijent je odgovoran za osiguranje stalne usklađenosti. Klijent će pružiti dokaze o usklađenosti i efikasnosti procijenjenog sistema upravljanja, procesa ili proizvoda, koji su lako dostupni za audit od strane dodijeljenog audit tima. Klijent će preduzeti sve potrebne radnje kako bi osigurao da se sistem upravljanja i/ili proizvod održava na usklađen i efikasan način u svakom trenutku.

Klijent će biti obaviješten o svim promjenama u programu certifikacije ili novim ili revidiranim zahtjevima koji utiču na Klijenta. U slučaju da se certifikacija odnosi na tekuću proizvodnju, Klijent će osigurati da certificirani proizvod i dalje ispunjava zahtjeve sistema ili proizvoda. DQS će provjeriti implementaciju promjena od strane Klijenta i pokrenuti potrebne mjere u procesu certifikacije.

3.2. Pristup informacijama

Klijent osigurava da DQS ima pristup svim potrebnim informacijama i potrebnim objektima za obavljanje dodijeljenih zadataka audita. DQS može delegirati izvođenje svih ili dijela usluga agentu ili podugovaraču, a Klijent daje ovlasti DQS da agentu ili podizvođaču otkrije sve informacije potrebne za takvo izvođenje. Klijent se obvezuje svim imenovanim predstavnicima i zaposlenicima da audit timu pravovremeno omoguće pristup i daju tačne i potpune informacije i objektivne dokaze u vezi sa svim procesima koji mogu biti značajni za audit. Klijent je saglasan da se provjereni objektivni dokazi evidentiraju i prilažu audit dokumentaciji od strane auditora, ako je potrebno. Unutar opsega certificiranih sistema upravljanja, procesa i/ili proizvoda, svi zapisi koji se odnose na pritužbe i njihove korektivne radnje bit će prezentirani DQS-u na zahtjev.

3.3. Notifikacija promjena i posebnih incidenata

Klijent je dužan odmah obavijestiti DQS o svim promjenama koje mogu uticati na certificirani sistem upravljanja, procese ili certificirane proizvode. Ovo se posebno odnosi na kupovinu/prodaju cijelog ili dijela kompanije, svaku promjenu vlasništva, velike promjene u poslovanju, fundamentalne promjene u procesima, incidente kao što je ozbiljna nesreća ili ozbiljna povreda propisa/zakonske obaveze koja zahtijeva učešće nadležnog regulatornog organa, ili podnošenje zahtjeva za stečaj ili postupak poravnanja. U bilo kojem od ovih slučajeva, DQS će se konsultovati s Klijentom i odrediti kako se certifikat može održavati.

Klijent je dužan odmah obavijestiti DQS u slučaju povlačenja proizvoda. Pojedinačni standardi certifikacije i njihovi propisi koriste različite vremenske okvire u pogledu ispunjavanja ovog roka. Ove specifikacije se mogu naći u odgovarajućim standardima i njihovim važećim propisima.

3.4. Nezavisnost audita

Klijent je dužan izbjegavati sve što bi moglo ugroziti neovisnost zaposlenika i auditora DQS-a. Ovo se posebno odnosi na ponude konsaltinga, ponude zaposlenja, kako plaćenih tako i podugovaračkih, na zasebne ugovore o naknadama ili drugim novčanim nagradama. 

3.5 Pravo da se odbije auditor

Prije potvrde datuma audita, Klijent ima pravo pregledati i odbiti auditora(e) koje je odredio DQS sa odgovarajućim obrazloženjem. U opravdanim slučajevima, npr. u slučaju prijetnje nepristrasnosti, i ako primjenjiva pravila akreditacije dozvoljavaju, DQS će dodijeliti zamjenu za odbijenog auditora.

3.6. Povjerljivost i Sigurnost informacija

Dokumenti koje DQS dostavlja Klijentu, uključujući Oznake i DQS certifikacijski simbol, zaštićeni su autorskim pravima. Klijent izričito potvrđuje da svi dokumenti koje je DQS obezbijedio ili stavio na raspolaganje na pregled ostaju vlasništvo DQS-a, te da se mogu koristiti samo za interne potrebe Klijenta i ne smiju se stavljati na raspolaganje trećim stranama ili koristiti u druge svrhe osim onih dogovoreno ovdje ili u pisanoj formi. Klijent je dužan da čuva strogu povjerljivost svih informacija otkrivenih u okviru ovog Ugovora, kao i svih saznanja o pitanjima koja se odnose na DQS, njegove zaposlenike i auditore. Ova obaveza važi i nakon raskida ugovora. Klijent na sličan način prihvata ovu obavezu u ime svih pomoćnih agenata i pomoćnih osoba. Klijentu je dozvoljeno da dostavi audit izvještaj u cijelosti. Prosljeđivanje izvoda nije dozvoljeno.

3.7 Pravo na korištenje certifikacije i oznaka

Sa važećim DQS certifikatom, Klijent ima pravo da koristi certifikat, odgovarajuće certifikacijske oznake i u nekim slučajevima, akreditacijske oznake u svrhe promocije u skladu sa srodnim pravilima objavljenim na DQS website.

Ovlašteno korištenje zaštićenih autorskim pravima DQS Oznaka certificiranog sistema upravljanja®, UL Registrovane oznake firme® i drugih znakova certifikacije ili akreditacije će povećati povjerenje kupaca u Klijentov certificirani sistem upravljanja i odgovarajući učinak. Ove oznake se često koriste na kancelarijskom materijalu kompanije, u brošurama, na Internetu, na izložbama, na vozilima ili u reklamama i direktno su povezane sa certificiranom organizacijom i njenim sistemom upravljanja, procesima ili proizvodima. Upotreba certifikata i oznaka ograničena je na opseg i period važenja certifikata i ne smiju se koristiti na proizvodu ili ambalaži proizvoda niti na bilo koji drugi način koji se može protumačiti kao označavanje usklađenosti proizvoda. 

3.8 Prigovori

Svaki Klijent DQS-a ima pravo da usluge budu obavljene u dogovorenom obimu na način da se ispune sva razumna očekivanja i zahtjevi. U slučaju neispunjenja, Klijent ima pravo da uloži prigovor odgovarajućoj DQS kompaniji. DQS će tražiti informacije potrebne za analizu i poboljšanje. Prigovori se mogu podnijeti putem sljedećeg linka: DQS - Prigovori i žalbe.

3.9 Žalbe

Ukoliko se Klijent ne slaže sa određenom odlukom o certifikaciji, Klijent može podnijeti pismenu žalbu i zatražiti ponovno razmatranje odluke. Konačnu odluku o žalbi donosi poseban nepristrasni tehnički preglednik odgovarajućeg DQS certifikacijskog tijela, koji nije uključen u provođenje audita i početne odluke. Rukovodstvo DQS certifikacijskog tijela uvijek je obaviješteno o statusu tokom žalbenog procesa. Žalbe se mogu podnijeti putem sljedećeg linka: DQS - Prigovori i žalbe.

4. Prava i obaveze DQS-a

4.1. Auditiranje sistema upravljanja

DQS provjerava usklađenost i učinkovitost klijentovog certificiranog sistema upravljanja, procesa ili proizvoda obavljanjem redovnih audita (obično na polugodišnjoj ili godišnjoj osnovi). Za ove svrhe audita DQS ima pravo da pristupi objektima Klijenta u okviru planiranih audit posjeta, posmatra operacije, pregleda procese, proizvode i usluge, intervjuiše zaposlenike i predstavnike, pregleda dokumente i relevantne evidencije, te prikuplja informacije pomoću drugih audit tehnika u kako bi se dobilo dovoljno objektivnih dokaza na kojima se može zasnivati odluka o certifikaciji. Ukoliko DQS dobije informacije od trećih strana, koje osporavaju usklađenost ili efektivnost sistema upravljanja, procesa ili proizvoda, koje je DQS certificirao, ima pravo izvršiti dodatne, nerutinske audite nakon konsultacija sa Klijentom. U zakonom uređenim oblastima, DQS ima pravo obavljati dodatne, nenajavljene audite, kad god je to opravdano.

4.2. Akreditacija i ovlaštenje

DQS certifikacijska tijela su ovlaštena od strane različitih tijela za akreditaciju i drugih vladinih i nevladinih tijela ili vlasnika programa da izdaju audit izvještaje i certifikate u skladu sa različitim standardima i specifikacijama. Ovo uključuje obavezu da se zaposlenima ili pomoćnim licima ovih organa omogući učešće u auditu. U skladu sa važećim pravilima o akreditaciji i autorizaciji, DQS dozvoljava ovim pojedincima pristup vlastitim dokumentima i podacima vezanim za klijente, u skladu sa zahtjevima povjerljivosti koji su ovdje navedeni. Osim toga, kad god pojedinačni standardi ili specifikacije izričito zahtijevaju, podaci o klijentima i rezultati audita se prosljeđuju ovim tijelima. Prihvatanjem ovih propisa o auditu i certifikaciji, Klijent pristaje na primjenjive zahtjeve za akreditaciju i autorizaciju u njihovoj trenutnoj verziji (npr. ISO/IEC 17021-1 ili ISO/IEC 17065), uključujući sve gore navedeno.

DQS certifikacijska tijela imaju pravo da delegiraju pružanje svih ili dijela usluga, s izuzetkom svih odluka o certifikaciji, drugim DQS uredima, agentu ili podizvođaču. Kad god certifikate izdaje DQS certifikacijsko tijelo, osim Klijentovog lokalnog DQS partnera, sva relevantna prava i obaveze ovdje se podjednako primjenjuju na DQS certifikacijsko tijelo i lokalnog pružaoca usluga.

4.3 Dodjeljivanje auditora

Dodjela kompetentnih auditora je isključiva odgovornost DQS-a. DQS se slaže koristiti samo auditore, koji su kvalificirani za taj zadatak na osnovu njihove tehničke kvalifikacije, iskustva i ličnih sposobnosti. Auditori će biti ovlašteni za traženi standard(e) ili specifikaciju(e) i imat će odgovarajuće iskustvo u području djelovanja Klijenta, kao i u upravljanju i auditima. U mnogim slučajevima, DQS može dodijeliti audit tim, koji se sastoji od dva ili više auditora, za određeni proces audita ili certifikacije. Na zahtjev, DQS će dostaviti kratku biografiju odabranog auditora Klijentu.

Ako auditor postane nedostupan prije ili za vrijeme audita, DQS će nastojati obezbijediti odgovarajućeg zamjenskog auditora, koliko je to izvodljivo.

4.4 Zakazivanje audita

DQS ima pravo i obavezu da zakaže audite sistema upravljanja, procesa ili proizvoda Klijenta. Auditi će se zakazivati na obostranu pogodnost obje strane u vremenskim okvirima propisanim primjenjivim zahtjevima. Datumi audita se dogovaraju u pisanoj formi. Nakon potvrde, takvi datumi audita su obavezujući. Pojedinačni ugovori o auditu mogu uključivati odredbe o naknadi za otkazivanje ili odgađanje potvrđenih audita.

Certifikacija također može uključivati, ovisno o standardu, nenajavljene audite, koje su ili potpuno nenajavljene ili najavljene u kratkom roku. Ukoliko se nenajavljeni audit ne može izvršiti iz razloga za koje je odgovoran Klijent (odbijanje ulaska), DQS može naplatiti troškove koji su stvarno nastali pripremom za nenajavljeni audit na račun Klijenta. Certificirana lokacija mora poduzeti potrebne korake kako bi osigurala pristup auditoru u slučaju nenajavljenog audita.

4.5 Izdavanje izvještaja i certifikata

DQS će izdati audit izvještaje i DQS certifikat (u daljem tekstu "Certifikat") i dostaviti ga Klijentu nakon što Klijent ispuni sve zahtjeve za certifikaciju i ugovorne obaveze. Odluka o certifikaciji je isključiva odgovornost DQS certifikacijskog tijela, na osnovu preporuka auditora za izdavanje i svi rezultati audita, kao što je zabilježeno ili referencirano u audit izvještaju. Svaka preporuka data u izvještaju nije obavezujuća za DQS certifikacijsko tijelo. Izvještaj i certifikati ostaju u vlasništvu DQS-a; DQS odobrava pravo klijenta da ih koristi u skladu sa ovim Pravilnikom. DQS certifikati važe ograničeni vremenski period, obično najviše tri godine, počevši od datuma izdavanja.

4.6 Povjerljivost i Zaštita podataka

DQS se obavezuje da će štititi povjerljivost svih povjerljivih informacija i ličnih podataka (npr. prema članu 4 GDPR-a i drugim primjenjivim zakonskim zahtjevima) Klijenta i njegovih zaposlenika koji nisu javno dostupni i koji su dostupni DQS-u u kontekstu njegovih aktivnosti u prostorijama Klijenta, bilo da se ove informacije odnose na interna pitanja Klijenta ili na njegove poslovne odnose. Ovo se također odnosi na usmene i pismene rezultate audita. DQS će otkriti povjerljive informacije trećim stranama samo uz pismeno ovlaštenje Klijenta, osim ako je zakonom propisano ili izričito drugačije navedeno u ovim Regulacijama o auditu i certifikaciji. Ove obaveze važe i nakon raskida ugovora. U nekim sektorskim certifikacijskim shemama, dio podataka o auditima i klijentima se obavezno obrađuje u aplikacijama koje obezbjeđuje vlasnik šeme (npr. automobilske, avio, prehrambene šeme); Klijent pristaje na ovo. Osim ako relevantno tijelo za akreditaciju ili zakon ne zahtijeva drugačije, DQS čuva u svojoj arhivi evidenciju vezanu za audite i certifikate najmanje dva ciklusa certificiranja (obično šest godina). Primjenjivi nacionalni ili međunarodni pravni zahtjevi (npr. iz GDPR-a) su u potpunosti uzeti u obzir. Na kraju minimalnog perioda arhiviranja, DQS zadržava ili raspolaže materijalima po svom nahođenju, osim ako Klijent nije drugačije uputio; Naknade za izvršenje takvih instrukcija će biti fakturisane Klijentu.

4.7 Publicitet

DQS ima pravo održavati i objavljivati registar svih klijenata koji imaju trenutni DQS certifikat. Ova publikacija sadrži naziv i adresu certificirane organizacije, kao i obim i referentni standard/specifikacije i status certifikacije. Klijent ovime pristaje na objavljivanje ovih informacija u skladu sa ovim Ugovorom, kao i na objavljivanje istih podataka u obaveznim nacionalnim i međunarodnim bazama podataka kojima upravljaju državni organi, akreditaciona tijela ili vlasnici programa. Dodatno, u toku obrade narudžbine podaci o kupcima se pohranjuju i obrađuju u eksternim bazama podataka vlasnika šema. Klijent je saglasan s prihvaćanjem ponude da se podaci o kupcima mogu pohraniti, pristupiti i pregledati od strane trećih lica u odgovarajućim bazama podataka. 

4.8 Elektronska komunikacija

Bez obzira na gore navedeno, Klijent ovim ovlašćuje DQS da prenosi nešifrirane povjerljive informacije i druge informacije putem Interneta ili javne mreže na e-mail adrese ili druge lokacije koje pruža Klijent. Klijent potvrđuje da DQS ne može garantirati privatnost i povjerljivost takvih prijenosa. Klijent je saglasan da DQS-ov prijenos povjerljivih informacija putem Interneta ili druge javne mreže neće predstavljati kršenje bilo koje obaveze povjerljivosti prema ovim Regulacijama o auditu i certifikaciji i da DQS neće biti odgovoran za bilo kakvu štetu nastalu takvim prijenosom, pod uslovom da takve povjerljive informacije postupa se s istim stepenom pažnje kao što DQS rukuje vlastitim povjerljivim informacijama.

Ako se Klijent povezuje na DQS web stranicu, Klijent se slaže: (i) informacije sadržane na DQS web stranici pripadaju DQS-u; (ii) web stranica koja povezuje korisnika će prenijeti korisnika direktno na web stranicu DQS-a koju je objavio DQS bez nametanja okvira, prozora preglednika ili sadržaja trećih strana; i (iii) web stranica za povezivanje ne smije navesti ili implicirati da DQS podržava Klijenta ili njegove proizvode ili usluge. 

5. Certifikati i oznake

5.1 Izdavanje certifikata i korištenje oznaka

DQS certifikacijsko tijelo izdaje certifikate koji potvrđuju usklađenost klijentovog sistema upravljanja, procesa ili proizvoda sa odabranim nacionalnim i međunarodnim standardima, kao i sa priznatim zahtjevima specifičnim za industriju ili kupca, kada je Klijent u auditu pokazao da svi primjenjivi zahtjevi ispunjavaju zahtjeve. Klijent ima pravo da koristi certifikat i pripadajuće certifikacijske oznake za unaprijeđenje poverenja kod poslovnih partnera.

Nakon izdavanja certifikata, bit će uspostavljena stalna nadzorna služba kako bi se osiguralo da se usklađenost sistema upravljanja, procesa ili proizvoda kontinuirano održava. Uspostavljanje i održavanje certifikacije zavisi od izvršenja ugovora o auditu i certifikaciji i kontinuiranog pridržavanja njegovih odredbi i uslova od strane Klijenta.

Klijent se slaže da će sarađivati sa DQS-om u utvrđivanju činjenica ako se prijavi da Klijentov sistem upravljanja, procesi, proizvodi ili usluge nisu u skladu sa regulatornim, statutarnim, certifikacijskim ili drugim primjenjivim zahtjevima, uključujući dijeljenje informacija koje Klijent dobije u vezi s prijavljenom neusklađenošću, te poduzeti i izvještavati DQS o svim potrebnim korektivnim akcijama.

Klijent je saglasan da su usluge nadzora, kao što su nadzorni auditi, i bilo koji posebni auditi koje provodi DQS, dizajnirane da služe samo kao provjera sredstava koje Klijent koristi kako bi utvrdio usklađenost svog sistema upravljanja, procesa ili proizvoda sa zahtjevima certifikacije, te da Klijent se ni na koji način ne oslobađa odgovornosti za svoj sistem upravljanja, procese, proizvode i usluge u okviru certifikacije. 

Certifikati i oznake certifikacije ne mogu se prenositi na sljedbenike u vlasništvu ili druge organizacije. Nakon što je certifikat istekao ili je suspendovan, povučen ili poništen, Klijent mora odustati od bilo kakve promocije ili druge upotrebe certifikata. Klijent je saglasan da vrati sve fizički izdate certifikate, nakon povlačenja ili poništenja; pravo zadržavanja je posebno isključeno. 

5.2 Neizdavanje certifikata

DQS certifikacijsko tijelo može izdavati certifikate samo ako su svi zahtjevi odabranih standarda, specifikacija i ugovora ispunjeni nakon audita (inicijalni/ponovni audit). U slučaju neispunjavanja, auditor dokumentuje nedostatke u izvještaju o neusklađenosti i/ili na drugi način identifikuje ograničenja koja se moraju poštovati da bi se izdao certifikat.

Sve neusklađenosti ili ograničenja će se eliminisati prije izdavanja DQS certifikata. Ako je potrebno, DQS će ponoviti audit djelimično ili u potpunosti. Ako neusklađenosti nisu otklonjene ili ako ni nakon naknadnog ili posebnod audita nisu ostvareni preduslovi za izdavanje certifikata, postupak certifikacije će se zaključiti izdavanjem izvještaja bez certifikata.

5.3 Suspenzija, povlačenje i poništenje certifikata 

5.3.1 Suspenzija

DQS certifikacijsko tijelo ima pravo da privremeno suspenduje certifikat ako Klijent prekrši certifikacijske, ugovorne ili finansijske obaveze prema DQS-u, uključujući, ali ne ograničavajući se na:

  • Korektivne akcije nisu vidljivo i efikasno provedene u dogovorenom vremenskom okviru;
  • Raspored audita koji je predložio DQS za audit(e) neophodne za održavanje certifikacije nije ispoštovan i propisana učestalost od prethodnog audita je time premašena;
  • DQS nije blagovremeno obaviješten o planiranim promjenama u sistemu upravljanja, posebnim incidentima ili opozivu proizvoda (vidi 3.3) ili drugim promjenama koje utiču na usklađenost sa standardom ili specifikacijom koja čini osnovu za audit;
  • Premještanje certificirane lokacije bez prethodne obavijesti DQS-u;
  • DQS certifikat ili certifikacijski simbol korišteni su na pogrešan ili neovlašten način;
  • Dospjele uplate za usluge audita i certifikacije nisu izvršene na vrijeme nakon barem jednog pismenog podsjetnika.

DQS certifikacijsko tijelo također ima pravo suspendovati certifikat ako se nakon odluke o certifikaciji sazna za značajne povrede pravila akreditacije i u slučajevima više sile (vidi 6.6).

DQS će pismeno obavijestiti Klijenta o predloženoj suspenziji. Ako razlozi za predloženu suspenziju ne budu eliminisani u roku od dvije sedmice, DQS će pismeno obavijestiti Klijenta o suspenziji Certifikata navodeći razloge kao i korektivne akcije koje su potrebne da bi se certifikat ponovo uspostavio.

Certifikati se suspenduju na ograničeni period (obično najviše 90 dana). Ako su tražene mjere vidljivo i efektivno provedene do utvrđenog roka, suspenzija certifikata se poništava. Ako potrebne mjere nisu provedene u utvrđenom roku, DQS certifikacijsko tijelo može povući certifikat kako je navedeno u nastavku. 

5.3.2 Povlačenje

DQS certifikacijsko tijelo ima pravo povući certifikate ili ih proglasiti nevažećim nakon pismenog obavještenja Klijentu ako: 

  • Period suspenzije certifikata je prekoračen,
  • Usklađenost sistema upravljanja, procesa ili proizvoda sa standardom ili specifikacijom na kojoj se zasniva nije osigurana ili Klijent nije voljan ili u mogućnosti da otkloni neusklađenosti;
  • Klijent nastavlja da koristi certifikat za unaprijeđenje nakon suspenzije certifikata;
  • Klijent koristi certifikaciju na takav način da potkopava reputaciju DQS certifikacijskog tijela ili DQS-a;
  • Više ne važe preduslovi koji su doveli do izdavanja certifikata;
  • Klijent podnosi bilo kakvu dobrovoljnu ili nedobrovoljnu peticiju za stečaj;
  • Klijent efektivno prekida svoj ugovorni odnos sa DQS-om. 

5.3.3 Poništenje

DQS certifikacijsko tijelo ima pravo poništiti certifikate ili ih retroaktivno proglasiti nevažećim, ako: 

  • Se naknadno ispostavlji da preduslovi potrebni za izdavanje Certifikata zapravo nisu ispunjeni;
  • Je klijent ugrozio proceduru certifikacije tako da su objektivnost, neutralnost ili nezavisnost rezultata audita, prema procjeni DQS-a, dovedeni u pitanje.

6. Ostalo

6.1 Nema partnerstva ili agencije

Strane potvrđuju da DQS pruža Usluge Klijentu kao nezavisan ugovarač i da Ugovor ne stvara nikakav partnerski, agencijski, radni ili fiducijarni odnos između DQS-a i Klijenta.

Klijent potvrđuje da DQS ne preuzima mjesto Klijenta ili bilo koje treće strane, niti ih oslobađa bilo koje njihove obaveze, niti na drugi način preuzima, skraćuje, ukida ili se obavezuje da će ispuniti bilo koju obavezu Klijenta prema bilo kojoj trećoj strani.

6.2 Ograničenje odgovornosti i obeštećenja

DQS pokazuje vještinu, dužnu pažnju i revnost u obavljanju usluga kako se to razumno može očekivati od renomiranog pružaoca sličnih usluga i preuzima odgovornost za štetu samo u slučajevima dokazanog nemara.

Ništa u ovim Regulacijama ne isključuje niti ograničava odgovornost DQS-a prema Klijentu za smrt ili ličnu povredu ili za prevaru ili bilo koje drugo pitanje koje je rezultat nemara DQS-a za koje bi bilo nezakonito isključiti ili ograničiti njegovu odgovornost.

Osim ako nije drugačije dogovoreno, ukupna odgovornost DQS-a prema Klijentu u pogledu bilo kakvog zahtjeva za gubitak, štetu ili trošak bilo koje prirode bit će ograničena, u pogledu bilo kojeg događaja ili niza povezanih događaja, na iznos jednak dvostrukom iznosu od naknade plaćene DQS-u prema ugovoru.

DQS neće snositi odgovornost za potraživanje za gubitak, štetu ili trošak osim ako arbitražni postupak nije pokrenut u roku od godinu dana od dana kada je DQS izvršio uslugu koja je dovela do tužbe ili u slučaju bilo kakvog navodnog neizvršavanja u roku od jedne godine od datuma kada je takva usluga trebala biti završena.

6.3 Nema zadatka

Osim ako nije izričito drugačije uređeno ili nije dogovoreno u pisanom obliku od strane ugovarača, ugovor je lični za strane i nijedna strana ne može ustupiti, prenijeti, naplatiti, staviti pod hipoteku, ugovarati ili na bilo koji drugi način rješavati bilo koja ili sva svoja prava i obaveze prema Ugovoru. Svaka strana potvrđuje da djeluje u svoje ime, a ne u korist bilo koje druge osobe.

Bez obzira na gore navedeno, DQS može dodijeliti, prenijeti ili podugovarati bilo koja ili sva svoja prava i obaveze iz ugovora na DQS pridruženu kompaniju i partnere ili bilo kojeg od njihovih zastupnika.

6.4 Etički kodeks i politika protiv mita i korupcije

DQS posluje striktno u skladu sa principima postavljenim u svom Etičkom kodeksu, koji također sadrži Politiku borbe protiv mita i korupcije. DQS etički kodeks možete pronaći na DQS web stranici.

Zaposlenicima, agentima i drugim predstavnicima DQS-a zabranjeno je davanje ili primanje novca ili poklona, koji bi se mogli protumačiti kao mito, ili sklapanje aranžmana koji se tumače kao koruptivna radnja. DQS održava na snazi tokom čitavog trajanja Ugovora politike i procedure, te će ih primjenjivati gdje je to prikladno, kako bi osigurao usklađenost sa gore navedenim. 

6.5 Djelimična nevažnost

Ako se utvrdi da su jedna ili više odredbi ovih Regulacija nezakonite ili neprovedive u bilo kom pogledu, time ni na koji način neće utjecati na valjanost, zakonitost i provedivost preostalih odredbi..

6.6 Viša sila

Ni DQS ni Klijent neće biti u suprotnosti s ovim Regulacijama, niti će biti odgovorni za bilo kakav propust ili kašnjenje u izvršenju ovog Ugovora ako se uzrok takvog neuspjeha ili kašnjenja može pripisati događajima izvan razumne kontrole pogođene strane, uključujući, ali ne ograničavajući se na rat, oružani sukob, teroristički napad, građanski rat, nemiri, toksične opasnosti, pandemije, epidemije, prirodne katastrofe, ekstremne vremenske prilike, požar, eksplozija, kvar komunalne usluge, štrajk, kvar infrastrukture, kašnjenja u transportu ili bilo koja javna ograničenja nakon bilo kojeg od gore navedenih incidenata ili bilo koja druge pojave više sile.

U slučaju više sile, pogođena strana će bez nepotrebnog odlaganja obavijestiti drugu stranu o pojedinostima situacije i procijenjenom trajanju. Svaka strana ima pravo da raskine Ugovor sa trenutnim dejstvom ako pojava više sile traje duže od devedeset (90) dana.

7. Sporovi

Osim ako nije drugačije dogovoreno, svi sporovi koji proizađu iz ili u vezi s ovim Regulacijama će se regulisati zakonima zemlje sjedišta DQS certifikacijskog tijela i konačno će biti riješeni prema Pravilima arbitraže Međunarodne trgovinske komore od strane jednog ili više arbitara imenovanih u skladu sa navedenim pravilima. Arbitraža će se održati u Parizu (Francuska) i voditi na njemačkom ili engleskom jeziku.

8. Dodatni zahtjevi za programe

Za neki sektorski sistem upravljanja ili usluge certifikacije i audita proizvoda mogu se primjenjivati dodatni obavezni programski zahtjevi. Ovi “programski zahtjevi” dostupni su na adresi DQS - Početna (dqsglobal.com).  

DQS Regulacije audita i certifikacije od 15.03.2024.

zertifizierungsregel-dqs-eine geschaeftsperson im anzug tippt auf einem laptop
Loading...

DQS Regulacije audita i certifikacije (Engleski)

Sadržaj ove stranice je dostupan za preuzimanje na engleskom jeziku