. خدمات ممیزی و صدور گواهینامه

1.1.دامنه کاربرد

این مقررات ممیزی و صدور گواهینامه در DQS شامل کلیه ممیزی ها و گواهینامه های گروه و زیر مجموعه های DQS در سطح بین المللی،شرکت های وابسته و یا سازمان یا اشخاصی که درخواست ممیزی و دریافت گواهینامه دارند می باشد.

لیست جاری کلیه اعضا حاضر در آدرس https://dqsglobal.com/intl  قرار دارد.

این مقررات در کلیه مراحل پیشرفت فرآیند مربوطه جاریست مگر اینکه اضافه بر آن بصورت مکتوب توافق با کارفرما صورت پذیرد.

این قوانین شامل تمامی سیستم های صدور گواهینامه در مطابقت  با استاندارد های ملی یا بین المللی،شامل استاندارد های خصوصی، صدور گواهی محصول مطابق با بخشنامه های اتحادیه اروپا یا قوانین کشور،صدور گواهی محصول یا خدمات مطابق با اسناد قانونی،مشخصات،پیش نیاز ها و یا قوانین فنی می باشند.

این قوانین و مقررات از لحظه انتشار لازم الاجرا مي گردند و تا نسخه بعدي معتبرند. نسخه معتبر نهايي حاضر در آدرس فوق به زبان انگلیسی قابل دسترس است و دفاتر میتوانند استفاده و درخواست نمایند.

https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules

اگر اختلافی بین نسخه ترجمه‌ شده و نسخه انگلیسی سند رخ دهد، نسخه انگلیسی باید در اولویت باشد.

زمانی که گواهینامه برای مشتری صادر گشت،DQS خدمات لازم را با توانایی و مراقبت معقول و در تطابق با قوانین نهاد DQS مربوطه را به مشتری ارائه خواهد کرد.رونوشت این قوانین و هر گونه اصلاحیه توسط نهاد DQS به مشتری از زمان شروع خدمات ارائه خواهد شد.

1.2. تعاریف

  •  Client یا کارفرما به معنی مشتری ها یا هر سازمانی که نیاز به دریافت گواهینامه  DQS و یا خدمات ممیزی آن شامل نمایندگان آنها از طرف داشته باشند.
  • DQS هر عضوی از گروه DQS، شامل زیرمجموعه ها و شرکا را شامل می شود. در برخی موارد یکی از اعضا با مشتریان قرارداد همکاری می بندند که در این حالت اعضای دیگر گروه می توانند خدمات مفروض را ارائه نمایند.
  • “DQS Certification Body” به معنای هر گونه نهاد دارای توانایی اعتبار سنجی یا مجوز صدور گواهی های مربوطه می باشد.
  • “Codes of Practice” به معنای قوانین وضع شده از سوی یک نهاد DQS برای صدور گواهینامه مربوطه است.
  • “Accreditation body” به معنای هر گونه سازمان (عمومی و خصوصی) دارای مجوز انتصاب و نظارت بر نهاد های صدور گواهینامه است.
  • “Audits”ارزیابی" مخفف هر فعالیت سیستماتیک DQS برای بدست آوردن شواهد عینی و ارزیابی عینی آن برای تعیین میزان تحقق معیارهای تعریف شده است. ممکن است به عنوان "ممیزی" نیز شناخته شود.
  • “Auditors”به معنی ممیزان و ارزیابان هستند که به نمایندگی DQS و گروه به فرآیند ممیزی اختصاص داده شده و فعالیت می کنند.

 

.1.3 خدمات ممیزی و صدور گواهینامه

این خدمات برای سیستم مدیریت مشتریان توسط شخص ثالثی مانند DQS منافع با ارزشی ایجاد می نماید. این گواهینامه صادره به عنوان شاهد عینی از سیستم مدیریتی اثربخش و مناسب بحساب می آید که تطابق و استمرار پاسخگویی به نیازهای مشتریان را با رعایت همزمان مقررات و الزامات توام می دارد.

 در ممیزی ها، ممیزان با تجربه و صاحب صلاحیت سیستم مدیریت و فرایندهای آن را با شرایط جاری و موثر محیطی و بازار مورد بازنگری قرار می دهند. با مشخص نمودن نواحی بهبود مستمر، ممیزان سازمان را در تحقق اهداف کلان و خرد یاری می دهند تا موفقیت با دوام برای مشتریان به ارمغان آید. به این دلیل مشتریانی که کارفرمایشان دارای گواهینامه است به آنها و سیستم مدیریتشان اعتماد می یابند.

 .1.4مرجع قرارداد منفرد و شرایط پیمان

قرارداد و مقررات تجاری قوانین ممیزی و صدور گواهی DQS و متعاقبا به اجرا درآوردن، نقل کردن و پذیرفتن آن‌ها، ضوابط عمل، شرایط گواهی‌های DQSو شرایط کسب‌وکارهای محلی یا شروط تجاری، تشکیل دهنده‌ی کلیت توافق (یا همان «قرارداد»)میان مشتری و DQS با توجه به موضوع حاضر هستند.

شرایط کسب‌وکارهای محلی یا مقررات تجاری ممکن است شامل گزاره‌هایی درباره نمایندگی قانونی، حوزه اختیارات حقوقی، تعهد، مالیات، شروط پرداخت و موارد دیگری با توجه به الزامات قانونی محلی شوند. قرارداد مورد نظر ممکن است متشکل از توافق‌های مجزا میان DQS و مشتری باشد و همواره قوانین ممیزی و صدور گواهی دی‌کیواس را به عنوان جزئی مهم از خود شامل شود؛ این ممکن است از طریق مستقیما قرار دادن آن در قرارداد یا ارجاع به آن صورت بگیرد.

مگر در مواردی که ذکر شود، هیچ تغییری در قرارداد معتبر نمی‌باشد مگر کتبا صورت بگیرد.

1.5. رابطه قراردادی با دفتر DQS معتبر

هر زمان که یک دفتر DQS محلی، سرویسی را تحت مجوز دفتر DQS دیگری فراهم می‌کند، به نام و به نمایندگی از دفتر مربوطه عمل می‌کند. هر گونه پیشنهاد / نقل‌قول از سوی دفتر معتبر مربوطه و پذیرش و امضای قرارداد محلی به معنای یک قرارداد صدور گواهی قانونی بین مشتری و دفتر DQS است. با اینکه نماینده مجاز به دریافت مبلغ از مشتری برای ارائه سرویس و صدور گواهینامه است.مباحث عملیاتی، مالی و قانونی برای فعالیت‌ها همیشه بر عهده بخش صدور گواهی DQS خواهد بود که مسئولیت‌ها و حوزه اختیارات آن در تصمیم‌گیری‌های مربوط به صدور گواهی به شرح زیر است: اعطا، رد یا حفظ گواهی، گسترش یا کاهش محدوده گواهی،تمدید،تعلیق یا بازیابی از تعلیق، و یا ترک گواهینامه.

2. فرآیند صدور گواهینامه

DQS سیستم مدیریت مشتری ، فرآیندها ، محصولات یا یا بخش های آن را با هدف تخمین میزان تطابق الزامات توافق شده بین المللی، ملی یا بخشی و نیز استانداردها و مشخصات فنی مورد ممیزی قرار می دهد.DQS این کار یک یا چند مرحله دارد که معمولاً با گزارشی به مشتری پایان می یابد که حاوی نتایج ممیزی است. زمانیکه شواهد کافی از تطابق سیستم با الزامات مذکور یافت شد DQS با صدور گواهینامه آن را تایید می نماید.

اگر در ممیزی شواهدی دال بر عدم انطباق با الزامات و استانداردها رویت شود، اقدامات اصلاحی مشتری در محدوده زمانی مشخص در رفع آنها انجام می پذیرد. گواهینامه فقط زمانی صادر می گردد که این اقدامات بشکل اثربخش انجام پذیرفته و نتیجه دهد. بنابراین گواهینامه و اعتبار زمانی آن با توجه به این امور ثبت می گردد.

اکثر یافته های ممیزی بر اساس یک فرآیند نمونه گیری است که هدف آن شواهد قابل اتکا برای اجرای موثر و انطباق سیستم مدیریت است. جنبه های تجاری دیگری ممکن است وجود داشته باشد ، مثبت یا منفی ، که توسط تیم ممیزی بررسی نشده است. این تنها مسئولیت سازمان است که تأثیر و دامنه بالقوه یافته ها را بررسی و ارزیابی کند ، بنابراین به طور مداوم از انطباق کامل با استاندارد (های) اعمال شده اطمینان حاصل می کند. در موارد عدم انطباق ، DQS هیچ گونه مسئولیتی ندارد.

مشتری و DQS توافق می نمایند که هرگونه ممیزی و ارزیابی سیستم مدیریت مشتری ، فرآیندها ، محصولات بر اساس الزامات استانداردها و مشخصات فنی مورد توافق انجام گرفته و سیستم مدیریت را به همراه کلیه مدارک و مستندات مربوط به این صنعت و سیستم دربرمی گیرد.

 DQS در ارزیابی ‌ها و صدور گواهی‌‌های خود مستقل و بی‌طرف است. ارزیابی‌ها معمولا در محل عملیات مشتری انجام می‌شوند، اما ممکن است تا حدی توسط فعالیت‌های ممیزی از راه دور  تکمیل شوند. برنامه‌ریزی نوع، زمان و وسعت رویه منوط به توافق جداگانه بین طرفین است. DQS تلاش می‌کند هر گونه آشفتگی در فرآیند کسب ‌وکار را به حداقل برساند در حالی که ارزیابی‌های محل مشتری هم در حال انجام است.

فرآیند صدور گواهی به طور کلی شامل مراحل زیر است:

.2.1 اطلاعات اولیه

فرآیند با دریافت خواسته ها و نیازهای مشتری آغاز می شود. DQS می خواهد راجع به سازمان مشتری بداند. و هر دو طرف در مورد اهداف ممیزی و گواهینامه، استانداردها و مشخصات فنی توافق می نمایند.

.2.2 پیشنهاد و قرارداد

DQS برای خدمات ممیزی و صدور پیشنهادی با جزییات فراهم می نماید تا نیازهای مشتری خاص را پوشش دهد. این پیشنهاد بر اساس اطلاعات دریافت شده در مرحله قبل بوده و قرارداد مکتوب کلیه موارد قابل تحویل و انجام را به انضمام معیارهای ممیزی و گواهینامه را در بر دارد.

.2.3 برنامه ریزی پروژه پیش ممیزی اختیاری

یک ممیزی اولیه به عنوان اولین اقدام قابل انجام است تا تحلیل انحراف سنجیده شده و نقاط قوت و ضعف و بهبود سازمان عیان گردد. برای ممیزی کاملتر و صدور گواهینامه و حضور سرممیز برای ممیزی کلیه فرآیند ها و موقعیت ها می توان اقدام نمود که هر دو مورد بنا به نظر مشتری اختیاری خواهند بود.                 

2.4 تحلیل سیستم (مرحله اول ممیزی)         

خود فرآیند ارزیابی با مرور و ارزیابی مستندات سیستم، اهداف، نتایج بازبینی مدیریت و ممیزی‌های داخلی آغاز می‌شود. در طی این فرآیند مشخص خواهد شد که آیا سیستم مدیریت مشتری به اندازه کافی توسعه‌یافته و برای صدور گواهی‌نامه آماده است یا خیر. نهاد ارزیاب یافته‌های خود را توضیح می‌دهد و هر گونه فعالیت مورد نیاز جهت آماده‌سازی برای مرحله ۲ ممیزی را هماهنگ می‌کند. مرحله ۱ ممیزی معمولا برای صدور گواهی‌نامه فرآیندها و محصولات قابل ‌اجرا نیست.                                                                   

.2.5 ممیزی سیستم (مرحله دوم ممیزی)            

تیم ممیز متخصص سیستم مدیریت مشتری، فرآیندها یا محصولات را در محل تولید یا ارائه خدمات و / یا با استفاده از تکنیک های ممیزی از راه دور بررسی می کند. با استفاده از استانداردهای کاربردی سیستم مدیریت و مشخصات فنی میزان اثربخشی در نواحی کارکردی به همراه فرآیندهای سیستم مدیریت ممیزی می گردند. این امر بر اساس مشاهدات، مصاحبه ها، بازرسی ها، بررسی سوابق و تکنیک های دیگر ممیزی انجام می پذیرد. کلیه شواهد بدست آمده و معین شامل یک پیشنهاد در مورد صدور گواهی در جلسه اختتامیه ممیزی به اطلاع ممیزی شونده می رسد و در یک گزارش ثبت می شود. در صورت نیاز برنامه های اقدام با ممیزی شونده به توافق می رسد.

.2.6 ارزیابی سیستم و صدور گواهینامه

 بخش مستقلی از DQS فرآیند ممیزی انجام شده و نتایج بدست آمده را ارزیابی نموده و مستقلاً در خصوص صدور گواهینامه با توجه به شواهد تصمیم گیری می نماید. دفتر مجاز DQS الزامی بر اجرای پیشنهادات ثبت شده تیم ممیز در گزارش را ندارد و تصمیم صدور گواهینامه بر عهده دفاتر مجاز می باشد. مشتریان یک گزارش ممیزی دریافت می نمایند که در آن نتایج ممیزی مستند شده است. اگر کلیه الزامات رعایت شده باشد، مشتری گواهینامه دریافت می نماید.

.2.7 ممیزی های مراقبتی

 هر سال حداقل یک‌بار فرایند ممیزی روی مولفه‌های مهم سیستم مدیریت اجرا خواهد شد. پتانسیل بهبود شناسایی خواهد شد و تمرکز اصلی بر بهبود مستمر و اثربخشی مداوم خواهد بود. برای تایید محصول، یک ممیزی نظارتی معمولا با یک ممیزی سالانه جایگزین می‌شود.

.2.8 ممیزی های مجدد

گواهی‌نامه برای مدت‌زمان محدودی معتبر است، معمولا برای حداکثر سه سال. در پایان این چرخه، یک ممیزی مجدد انجام خواهد شد تا اجرای تمام الزامات قابل‌اجرا تضمین شود. با توجه به این هدف، یک گواهی‌نامه جدید صادر خواهد شد.

برای استانداردهای خاص بخش یا فرآیند و گواهی‌محصول، فرآیند صدور گواهی‌نامه توصیف‌شده می‌تواند متفاوت باشد.

3. حقوق و تعهدات مشتری

.3.1 نگهداری سیستم مدیریت/ انطباق فرایندها و محصولات

به منظور کسب و نگهداری یک گواهی‌نامه، مشتری باید یک سیستم مدیریت مستند را اجرا و نگهداری کند که الزامات استاندارد یا مشخصات گزینشی را برآورده می‌کند. در مورد گواهی فرآیند / محصول، مشتری مسئول تضمین انطباق مداوم است. مشتری باید شواهدی از انطباق و اثربخشی سیستم مدیریت ارزیابی‌شده، فرایندها یا محصولات ارایه نماید، که توسط تیم ارزیابی تعیین شده‌است. مشتری باید تمام اقدام‌های لازم را انجام دهد تا اطمینان حاصل شود که سیستم مدیریت و / یا محصول همواره دارای یک رفتار سازگار و منطبق است.

مشتری از هر گونه تغییر در برنامه صدور گواهی‌نامه یا الزامات جدید یا اصلاح‌شده مطلع خواهد شد. در صورتی که گواهی‌نامه به تولید در حال پیشرفت اعمال شود، مشتری باید اطمینان حاصل کند که محصول تایید شده همچنان به تامین نیازمندی‌های سیستم یا محصول ادامه می‌دهد. DQS باید اجرای تغییرات توسط مشتری را تایید کرده و اقدامات مورد نیاز در فرآیند صدور گواهی‌نامه را آغاز نماید.

.3.2 دسترسی به اطلاعات

مشتری تضمین می‌کند که DQS به تمام اطلاعات لازم و امکانات مورد نیاز برای انجام وظایف ارزیابی اختصاص‌داده‌شده دسترسی دارد. مشتری متعهد خواهد شد که تمام نمایندگان و کارمندان به اطلاعات دقیق و کامل و شواهد عینی مرتبط با تمامی فرایندهایی که ممکن است برای ارزیابی مهم باشند، دسترسی دارند.DQS می تواند تمامی یا بخشی از وظایف را به یک نماینده یا یک پیمان کار محول کند و مشتری اجازه به اشتراک گذاری همه اطلاعات لازم را به نماینده و پیمانکار خواهد داد. در حوزه سیستم‌ها، فرآیندها و محصولات، تمام سوابق مربوط به شکایات و اقدامات اصلاحی باید به محض درخواست به DQS ارایه شوند.

.3.3 اطلاع از تغییرات و حوادث ویژه

مشتری متعهد است تا هرگونه تغییرات موثر بر سیستم مدیریت، فرآیندها و محصولات و اعتبار آن را بدون تاخیر به اطلاع DQS  بگذارد. این موضوع بویژه شامل تغییرات خرید و فروش بخشی یا تمام شرکت می شود. هر نوع تغییرات در مالکیت، تغییرات عمده عملیاتی، یا جایگزینی فرآیندی یا وضعیت ورشکستگی یا ادغام را شامل می شود. در همه این اوضاع DQS با مشورت با مشتری به جمع بندی تاثیرات روی گواهینامه خواهد رسید.

مشتری بایدبرگشت یک محصول را فورا به DQS اطلاع دهد. استانداردهای تاییدیه و مقررات آن‌ها از چارچوب‌های زمانی مختلف برای برآورده کردن این مهلت زمانی استفاده می‌کنند. این ویژگی‌ها را می‌توان در استانداردهای مربوطه و مقررات قابل‌اجرا یافت.

.3.4 استقلال ممیزی

مشتری موظف است از هر گونه اقدام یا شرایطی که استقلال ممیزان را زیر سوال ببرد پرهیز نماید. بطور مثال پیشنهادات به مشاوره، استخدام، پرداخت حقوق دوگانه، عقد قرارداد متمایز یا هر نوع توافقات مالی دیگر.

 

.3.5 حق رد ممیز

قبل از تایید تاریخ ارزیابی، مشتری باید ارزیاب (های) تعیین‌شده توسط DQS را با توجیه درست تایید یا رد کند. در موارد موجه، به عنوان مثال در مورد تهدید انصاف و بی‌طرفی و در صورتی که قواعد امتیازنامه اجازه دهند،DQS جایگزینی برای ارزیاب رد شده را تعیین خواهد کرد.

.3.6 محرمانگی و امنیت اطلاعات

مدارک DQS که در اختیار مشتری قرار می گیرد مانند استفاده از لوگو ها و گواهینامه ها تابع قانون حق کپی می باشد. بایستی مشتری مطلع باشد که کلیه مدارک مذکور و نیز آنچه مورد آزمون قرار می گیرد متعلق به DQS می باشد و برای استفاده داخلی مشتری تحویل شده و قابل ارائه به شخص ثالث نیست و اینکه او مجاز به استفاده ای غیر از توافقات مکتوب از آنها نیست. و نیز مشتری متعهد به حفظ هرگونه اطلاعات کسب کرده از DQS و نیز ممیزان آن بصورت امانت می باشد. این تعهد حتی پس از فسخ قراردادها نیز به قوت خود باقیست. مشتری این تعهد را از طرف کلیه وابستگان و نمایندگان و افراد کمکی خود قبول می نماید.

مشتری می تواند گزارشات را در سازمان خود ارسال نماید ولیکن اجازه تلخیص و یا نشر بخشی آن را ندارد.

.3.7 حق استفاده از گواهینامه و علائم

با صدور گواهی‌نامه DQS معتبر، مشتری مجاز به استفاده از گواهی‌نامه، علامت‌های گواهی‌نامه مربوطه و در برخی موارد، مارک‌های معتبر برای اهداف تبلیغاتی مطابق با قوانین مرتبط منتشر شده در وب سایت DQS است.

 استفاده مجاز از علامت قانون حق کپی دار سیستم مدیریت معتبر DQS، علامت ثبت شده شرکت UL، و علائم دیگر گواهینامه (در اینجا علائم مجاز خوانده می شود) باعث بالا بردن اعتماد مشتریان به سیستم مدیریت، فرآیندها و محصولات کارفرمایان و بالعکس می شود. این علائم مجاز عموماً در محل شرکت، بروشور ها، اینترنت و نمایشگاهها و تبلیغات یافت می شوند. این علائم بایستی مستقیماً مرتبط با سازمان های تایید شده و سیستم مدیریت آنها باشند. گواهینامه ها و علائم مطابق مقررات ممیزی و گواهینامه می توانند باعث اعتبار باشند. چنین استفاده ای محدود به دامنه و مدت اعتبار گواهینامه خواهد بود. علائم نبایستی طوری مستقیماً روی کالا ها قرارگیرند تا شبهه ایجاد شود که بجای سیستم مدیریت، کالا مورد تایید قرار گرفته است. در بخش 5 مربوط به گواهینامه ها و علائم جزییات و قوانین آمده است. DQS موظف به تذکر استفاده صحیح آنها می باشد.

.3.8 شکایات

هر مشتری حق دارد در صورتی که نسبت به تحقق خدمات تعریف شده و محقق نشده خود از شرکت DQS شکایت داشته و این شکایت را با اطلاعات لازم به شرکت تسلیم نماید تا DQS برای تحلیل و بهبود و استفاده از آن استفاده نماید.

.3.9 درخواست تجدید نظر

اگر یک مشتری با یک تصمیم صدور گواهی‌نامه خاص موافق نباشد، ممکن است مشتری درخواست استیناف کتبی ارائه و درخواست تجدید نظر در این تصمیم را تسلیم کند. یک داور فنی جداگانه همان نهاد صدور گواهی، که در اجرای ممیزی و تصمیم‌گیری اولیه دخالت نداشته، تصمیم نهایی را پس از مشورت با مدیریت دفتر DQS معتبر، اتخاذ می‌نماید.

4. حقوق و تعهدات DQS

.4.1ممیزی های سیستم های مدیریت

DQS انطباق و اثربخشی سیستم مدیریت، فرایندها یا محصولات را با انجام ارزیابی‌های منظم (معمولا سالانه) تایید می‌کند. برای این اهداف ارزیابی، DQS حق دسترسی به امکانات مشتری در چارچوب بازدیدهای برنامه‌ریزی‌شده، بازرسی فرایندها، محصولات و خدمات، مصاحبه با کارکنان و نمایندگان، مرور مدارک و اسناد مربوطه، و جمع‌آوری اطلاعات با دیگر تکنیک‌های ارزیابی را به منظور دستیابی به شواهد عینی کافی جهت صدور یک تصمیم صدور گواهی‌نامه در اختیار دارد. DQS باید اطلاعات را از طرف‌های ثالثی دریافت کند که انطباق یا اثربخشی یک سیستم مدیریتی، فرآیند یا محصول را مورد مناقشه قرار می‌دهد، که قبلا DQS تایید کرده‌است. در حوزه‌های قانونی، DQS مجاز به انجام ارزیابی‌های اضافی و بدون اطلاع قبلی است، البته هر زمان که موجه باشد.

.4.2 اعتبارسنجی و مجوز

DQS توسط موسسات دولتی و سازمان‌های غیردولتی مجاز به صدور گزارش‌های ارزیابی و گواهی‌ها مطابق با استانداردها و مشخصات مختلف است. همچنین باید به کارمندان یا افراد کمکی از این موسسات اجازه دهد در ارزیابی‌ها شرکت کنند. با توجه به مقررات اعتبارسنجی و مجوز، DQS اجازه می‌دهد که این افراد به اسناد و داده‌های مربوط به مشتری دسترسی داشته باشند، البته مشروط به الزامات محرمانگی که در اینجا ارایه می‌شوند. علاوه بر این، هر زمان که استانداردهای فردی یا مشخصات صراحتا نیاز به داده‌های مربوط به مشتری و نتایج ارزیابی داشته باشند بلافاصله به این افراد منتقل می‌شوند. با قبول این گواهی و مقررات ارزیابی، مشتری رضایت خود را نسبت به الزامات اعتبارسنجی و مجوز در نسخه فعلی اعلام می‌کند (به عنوان مثال ISO/IEC 17021-1 یا ISO/IEC 17065)، از جمله موارد فوق.

DQS مجاز است ارائه خدمات خود به جز تصمیمات مربوط به صدور گواهی را با داشتن اعتبار یا مجوزهای لازم به سایر شرکت های DQS،یک نماینده و یا یک پیمانکار اختصاص دهد. هر زمان که گواهینامه ها توسط یک شرکت DQS غیر از شریک محلی DQS مشتری صادر شود ، کلیه حقوق و تعهدات مربوطه در اینجا به طور یکسان برای شرکت معتبر و مجاز DQS اعمال می شود.

.4.3تخصیص ممیزان

تخصیص ممیزان با صلاحیت از مسئولیت های اساسی DQS است. او توافق دارد که همواره از ممیزان حائز صلاحیت در حیطه قابلیت ها، تجربیات و خصوصیات فردی آنها استفاده نماید. ممیزان بایستی در حوزه صلاحیت خود اختیار کافی داشته و تجربه مناسب و نیز مدیریت و ممیزی در نواحی عملیاتی مشتری داشته باشد. در اکثر مواقع DQS یک تیم را برای ممیزی انتخاب می نماید که شامل تعداد 2 یا بیشتر ممیزان برای انجام فرآیند ممیزی می باشد. در صورت درخواست یک CV کوتاه از ممیزان به مشتری ارائه می گردد.

درحالتی که یک ممیز در هنگام یا قبل از ممیزی مهیا نباشد، DQS در صورت امکان ممیز دیگری را جایگزین می نماید.

.4.4 زمانبندی ارزیابی‌ها

DQS حق و وظیفه برنامه ریزی ممیزی سیستم مدیریت مشتری، فرایندها یا محصولات را دارد. ارزیابی باید با توافق متقابل بصورت کتبی هر دو طرف در چارچوب زمانی تعیین‌ شده توسط الزامات قابل‌اجرا برنامه‌ریزی شود. پس از تأیید، زمان های ممیزی الزام آور هستند.

قراردادهای ممیزی ممکن است شامل مقرراتی برای جبران خسارت برای لغو یا به تعویق انداختن ممیزی های تایید شده باشد.

گواهی‌نامه بسته به استاندارد می‌تواند شامل ممیزی‌هایی بدون اطلاع قبلی باشد که یا به طور کامل اعلام‌نشده یا خیلی فوری اعلام شده‌اند. اگر یک ممیزی بدون اطلاع قبلی انجام شود، DQS ممکن است هزینه‌های بیشتری را ناشی از ممیزی بدون اطلاع قبلی به حساب مشتری تحمیل کند. سایت دارای مجوز باید اقدام‌های لازم برای تضمین دسترسی ممیز به تمام اطلاعات مورد نیاز را انجام دهد.

.4.5 صدور گواهینامه

در صورتی که مشتری الزامات گواهینامه ای و الزامات قراردادی را اجرا نماید گواهینامه DQS (گواهینامه) صادر شده و به مشتری تحویل می نماید. تصمیم به صدور گواهینامه از مسئولیت ها و حقوق اساسی شرکت گروه DQS بوده و بر اساس پیشنهاد ممیزان برای صدور و بررسی نتایج و شواهد ممیزی و چکیده آن در گزارش صادر می شود. این گواهینامه صادره دارای محدودیت اعتبار زمانی و حداکثر 3 سال است که از تاریخ صدور آن شروع اعتبار می شود.

.4.6 محرمانگی و حفاظت از داده ها

DQS خود را متعهد به حفاظت از محرمانگی تمام اطلاعات محرمانه مشتری (که در دسترس عموم نیستند) می‌داند صرف نظر از این که آیا این اطلاعات مربوط به امور داخلی مشتری یا روابط تجاری آن هستند. این امر همچنین به نتایج شفاهی و کتبی ارزیابی نیز اعمال می‌شود. DQS اطلاعات محرمانه را فقط با اجازه کتبی مشتری افشا خواهد کرد، مگر اینکه به طور قانونی یا به طور صریح در گواهی و مقررات ارزیابی بیان شده باشد. این تعهدات پس از اتمام قرارداد اعمال می‌شوند. در برخی از طرح‌های گواهی‌نامه بخشی از داده‌های ممیزی و مشتری الزاما توسط کاربردهای ارائه شده توسط مالک طرح (به عنوان مثال خودرو، هوافضا، طرح‌های غذایی) مدیریت می‌شوند و مشتری با این مساله موافقت می‌کند. DQS سوابق مربوط به ارزیابی‌ها برای حداقل دوچرخه (معمولا شش ساله) حفظ می‌کند.

.4.7 افشای اطلاعات

DQS مجاز به حفظ و انتشار یک رجیستر از مشتری‌هایی است که یک گواهی‌نامه DQS را در دست دارند. این انتشار شامل نام و آدرس سازمان تایید شده و همچنین دامنه و استاندارد / مشخصات مرجع و وضعیت گواهی‌نامه است. بدین وسیله مشتری با انتشار چنین اطلاعاتی موافقت می‌کند.همچنین مشتری با انتشار همان اطلاعات به پایگاه های داده الزامی بین المللی و ملی توسط مقامات،موسسات اعتبار سنجی موافقت میکند.بعلاوه، در جریان پردازش اطلاعات، داده‌های مشتری در پایگاه‌داده‌های خارجی صاحبان طرح پردازش و ذخیره می‌شوند. مشتری با این مسئله موافقت می‌کند که داده‌هایش ممکن است در پایگاه‌ داده‌های نهادهای ثالث ذخیره شوند، در دسترس قرار گیرند و مشاهده شوند.

4.8.ارتباطات الکترونیکی

علی رغم آنچه در حال حاضر رخ می دهد، مشتریان به DQS اجازه می دهند تا جهت ارسال اطلاعات و انتقال آن توسط DQS از امکانات الکترونیکی مانند اینترنت، شبکه های عمومی و ایمیل استفاده شود. بدین سبب DQS قادر به ضمانت محرمانگی اطلاعات در این بین را نیست. مشتریان در صورت وجود هرگونه ناامنی و ضعف امنیت در انتقال اطلاعات توسط این شبکه ها و اینترنت نمی توانند DQS را مقصر بدانند و اینکه شرکت نیز انتقال اطلاعات را در هرصورت محرمانه تلقی می نماید و با این منظور امور را اداره خواهد نمود.

در حالتی که مشتریان الکترونیکی به محتوی وب سایت DQS اتصال و ربط دهند، در اینصورت قبول نموده اند که اطلاعات متعلق به DQS است و وب سایت مذکور مستقیماً ایشان را به اطلاعات وب سایت اصلی متصل نموده و هرگونه اتصالی به معنی تایید و تمجید از محصول یا خدمات خاصی نیست.

5 گواهینامه ها و علائم

.5.1 صدور و استفاده از علائم

هنگامی که مشتری موفق به نشان دادن تطابق با الزامات استانداردی در ممیزی می شود و مطابقت سیستم مدیریت، فرایندها یا محصولات با استانداردهای بین المللی و ملی تایید می شود DQS  اقدام به صدور گواهینامه ها برای مشتریان می نماید. در این زمان مشتری مجاز به استفاده از گواهینامه و علائم مجاز می شود تا اعتماد آن در بین شرکای تجاری ارتقاء یابد.

 پس از صدور گواهینامه فرآیندی دیگر برای اثبات تداوم تطابق با الزامات ، فرایندها یا محصولات به صورت مراقبتی به جریان می افتد. بدست آوردن و حفظ اعتبار گواهینامه وابسته به توافقات مبنی بر اجرای ممیزی ها و تاییدات مراقبتی مستمر می باشد.

مشتری متعهد است تا در مقابل این حقیقت که هرگونه گزارشی از عدم انطباق سیستم مدیریت ، فرآیندها، محصولات و خدمات با الزامات انجام شود، علاوه بر اشتراک گذاری این اطلاعات اقدامات اصلاحی مناسب را در جهت رفع آن انجام دهد.

مشتری توافق می کند که ممیزی های مراقبتی به عنوان چک کردن وضعیت ادامه انطباق سیستم ، فرایندها یا محصولات طراحی شده  توسط  DQS را انجام دهد و مسئولیت استمرار وضعیت تطابق سیستم، فرایندها، محصولات و خدمات به عهده مشتری است و هیچ زمان از بار این مسئولیت کاسته نمی شود.

گواهینامه و علائم مجاز به هیچ عنوان قابل کاربرد برای سازمان های دیگر نبوده و هرگاه گواهینامه منقضی شده، معلق، باطل شود ادامه استفاده از آنها توسط مشتری مجاز نیست و در صورت ابطال یا انقضای مدارک بایستی گواهینامه ها به DQS بازپس داده شوند. و بدین وسیله هرگونه حق نگهداری آنها از مشتری سلب می شود.

برای اطلاعات بیشتر به وب سایت مراجعه شود.

.5.2 عدم صدور گواهینامه

DQS فقط در صورتی می تواند گواهینامه صادر کند که کلیه الزامات استاندارد (های) استاندارد ، مشخصات و قراردادها پس از ارزیابی (ارزیابی اولیه / ارزیابی مجدد) برآورده شده باشد. در صورت عدم تحقق ، ممیز کاستی ها را در گزارش عدم انطباق مستند می کند و یا در غیر این صورت محدودیت هایی را که باید برای صدور گواهی رعایت شود ، شناسایی می کند.

قبل از صدور گواهینامه DQS کلیه موارد عدم تطابق یا محدودیت ها از بین می روند. در صورت لزوم ، DQS ارزیابی را به طور جزئی یا کامل تکرار می کند. اگر موارد ناسازگار برطرف نشده باشد یا پیش شرط های اعطای گواهینامه حتی پس از ارزیابی های پیگیری نیز محقق نشده باشد، با صدور گزارش بدون گواهی، مراحل صدور گواهینامه منعقد می شود.

.5.3 تعلیق، ابطال یا فسخ یک گواهینامه

.5.3.1 تعلیق

شرکت DQS موقتاً گواهینامه مشتری را در شرایطی از قبیل موارد زیر و نه فقط محدود به آن معلق می نماید:

  • اقدامات اصلاحی بشکل تعریف شده و موثر در چارچوب مقرر اجرا نشده باشند.
  • زمانبندی در مدت مجاز برای ممیزی مراقبتی و ممیزی آینده سر رسید شود و انجام نشود.
  • DQS به موقع در مورد تغییرات برنامه ریزی شده در سیستم مدیریت و سایر تغییرات یا حوادث خاص یا فراخوان محصول (مشاهده 3.3) یا سایر تغییرات که بر انطباق سیستم با استاندارد یا مشخصات که پایه و اساس ارزیابی را ایجاد می کند ، مطلع نشده است؛
  • بدون اعلام قبلی محل یا تاسیساتی که گواهی گرفته اند تغییر مکان دهند.
  • گواهی‌نامه DQS یا نماد صدور گواهی‌نامه به شیوه‌ای گمراه‌کننده یا غیر مجاز استفاده شده‌است.
  • تعهدات مالی خدمات انجام شده در موعد مقرر و پس از حداقل یک اخطار کتبی اجرایی نشوند.

DQS همچنین مجاز به تعلیق یک گواهی‌نامه است اگر نقض قابل‌توجهی نسبت به قوانین اعتبارسنجی پس از صدور گواهی‌نامه، رخ دهد. (در صورت فورس ماژور به 6.6 مراجعه شود)

شرکت DQS با اعلام کتبی تعلیق را اعلام نموده و دلایل آن را ذکر می نماید و چنانچه ظرف زمان 2 هفته از آن علل رفع نگردد شرکت رسماً تعلیق را و دلایل را همراه با اقدامات اصلاحی مورد نیاز جهت رفع آن را ب شکل مکتوب اعلام می نماید.

در این حالت گواهینامه ها برای مدت محدودی (حداکثر90 روز) معلق می شوند. در صورتیکه موارد بشکل اثربخش رفع و اعلام شوند این تعلیق کنسل می شود. در غیر اینصورت و گذشتن مهلت زمانی گواهینامه به شکلی که توصیف آن خواهد رفت ابطال می گردد.

5.3.2. ابطال گواهینامه

شرکت DQS در موارد زیر ابطال گواهینامه را اعلام می نماید:

  • مدت تعلیق گواهینامه بیشتر شده باشد.
  • عدم انطباق سازمان با الزامات سیستم مدیریت ، فرایندها یا محصولات مسجل شده و سازمان تمایلی به اصلاح و رفع آن نداشته باشد.
  • مشتری با وجود شرایط تعلیق اقدام به استفاده از گواهینامه و علائم و مزایای آن ادامه دهد.
  • مشتری از صدور گواهینامه به گونه ای استفاده می کند که باعث اعتبار شهرت گواهینامه یا DQS شود.
  • مشخص شود که گواهینامه بیش از این قابل اعتبار برای سازمان نیست.
  • مشتری داوطلبانه یا اجباراً تن به ورشکستگی دهد.
  • مشتری عملاً ارتباط قراردادی خود با DQS را فسخ نماید.

.5.3.3 فسخ

DQS در موارد زیر اعلام فسخ و عدم اعتبار گواهینامه را خواهد داشت:

  • مرتباً معلوم شود که شرایط صدور گواهینامه در واقعیت وجود ندارد.
  • مشتری سبب شود تا استقلال، وجاهت و بی طرفی ممیزی و نتایج آن زیر سوال رود.

 6. متفرقه

.6.1عدم شراکت یا نمایندگی

طرفین این مهم که DQS خدمات را به مشتری به عنوان یک پیمانکار مستقل ارائه می دهد و اینکه قرارداد به معنای هیچ گونه رابطه شراکت،نمایندگی،استخدام و امانت داری بین DQS و مشتری نمی باشد را می پذیرد.

مشتری می پذیرد که DQS نه جایگاه مشتری و نه جایگاه هر گونه شخص ثالث را نخواهد گرفت.و هیچ تعهدی از آن ها سلب نمی کند و هیچ وظیفه مربوط به مشتری را به عهده نمی گیرد،نمی کاهد، باطل نمی کند،و وظیفه ای که به مشتری محول شده است را به شخص ثالثی واگذار نمیکند و وظیفه هیچ شخص ثالثی را به مشتری واگذار نمی کند.

.6.2محدودیت مسئولیت و غرامت

DQS با توانایی ، مراقبت و سخت کوشی کافی و معقول از یک ارائه دهنده خدمات مشابه و معتبر خدمات خود را ارائه می دهد و تنها در صورت اثبات قصور مسئولیت صدمات وارده را قبول می کند.

هیچ چیز در این قوانین از  مسئولیت DQS نسبت به مشتری  در برابر مرگ یا جراحات شخصی یا کلاهبرداری یا هر مسئله دیگر که قصور DQS باعث آن شده است می کاهد.

 تمامی مسئولیت DQS نسبت به مشتری در مورد هر گونه ادعای ضرر،آسیب و یا هزینه محدود به دو برابر هزینه های پرداخت شده به DQS تحت قرارداد می باشد مگر اینکه خلاف بر آن موافقت شده باشد.

DQS هیچ گونه مسئولیتی برای ادعای ضرر،آسیب یا هزینه قبول نمی کند مگر اینکه اقدامات داوری با فاصله یک سال بعد از ارائه خدماتی از DQS که باعث ادعای ضرر شده اند صورت پذیرند.

.6.3عدم واگذاری

مگر آنکه مشخصا قوانین متفاوت باشند یا طرفین به صورت کتبی توافق کرده باشند،هیچ کدام از طرفین حق اختصاص، انتقال، رهن و یا هرگونه معامله حقوق و وظایف خود را تحت قرارداد ندارند.طرفین قبول می کنند که از طرف خود و نه برای سود شخص دیگری عمل می کنند.

با وجود موارد ذکر شده، DQS میتواند همه توانایی ها و وظایف خود را به یک شرکت وابسته و شرکا و یا نمایندگان آنان ،اختصاص و یا انتقال دهد.

.6.4 منشور اخلاقی و قوانین ضد رشوه و فساد مالی

DQS کسب و کار خود را طبق اصولی که در منشور اخلاقی خود ثبت شده انجام می دهد، که شامل قوانین ضد رشوه و فساد مالی نیز می شود.منشور اخلاقی در وب سایت DQS قابل دسترسی است.

برای کارمندان DQS و نمایندگان شرکت هرگونه دادن یا دریافت پول یا هدیه،که می تواند به عنوان رشوه تعبیر شود،یا ورود به هرگونه عملی که میتواند به عنوان فساد مالی تعبیر شود ممنوع است.DQS در مدت زمان قرارداد، مفاد قرارداد و قوانین خود را در زمان های مناسب به اجرا میگذارد تا از رعایت موارد فوق اطمینان حاصل شود.

.6.5 بی اعتباری جزئی

اگر یک یا چند مورد از این قوانین از هر نظر غیر قانونی یا غیر قابل اجرا بودند،اعتبار و قابلیت اجرای دیگر بند ها تحت تاثیر نخواهد بود.

.6.6 فورس ماژور

در صورت عدم موفقیت و یا تاخیر در اجرا چنانچه دلیل آن تحت کنترل منطقی مشتری یا DQS نباشد، مشتری یا DQS این قوانین را نقض نکرده اند و در برابر آن مسئولیتی ندارند.این عوامل بیرونی شامل جنگ،درگیری مسلحانه،حمله تروریستی،جنگ داخلی،شورش،خطرات سمی،پاندمی،اپیدمی،بلایای طبیعی،آب و هوای غیر عادی و شدید،آتش سوزی، انفجار، خرابی سرویس آب و برق،اعتصاب،خرابی زیرساخت ها،تاخیر در حمل و نقل،یا هر محدودیت عمومی در اثر عوامل ذکر شده و یا هرگونه اتفاق فورس ماژور دیگری میشوند.

در صورت وقوع فورس ماژور،طرف متضرر باید طرف دیگر را بدون هیچگونه تاخیر بی مورد از جزئیات و زمان تخمینی واقعه  خبردار سازد. هر طرف می تواند در صورت ادامه واقعه فورس ماژور برای بیشتر از 90 روز قرارداد را با اثر فوری خاتمه دهد.

7.اختلافات

مگر اینکه خلاف بر آن موافقت شده باشد. همه اختلافات برآمده مرتبط یا غیر مرتبط با این قوانین بنا بر قوانین کشور محل اقامت دفتر مجاز DQS اداره خواهند شد و تحت داوری اتاق بازرگانی بین المللی (the International Chamber of Commerce) توسط یک یا چند داور که بر اساس قوانین ذکر شده منصوب شده اند به نتیجه خواهند رسید.مگر اینکه خلاف بر آن موافقت شده باشد.داوری در پاریس(فرانسه) و در زبان آلمانی یا انگلیسی صورت خواهد پذیرفت.

8. الزامات اضافی مورد نیاز     

برای برخی از سیستم های مدیریت خاص یا خدمات صدور گواهینامه و ارزیابی محصول، الزامات و شرایط خاصی مورد نیاز است اعمال شود، که شرایط این خدمات در آدرسهای ذیل قابل دسترس می باشد:

https://dqsglobal.com/intl/

پیوست خودرو

https://www.dqs-holding.com/en/certification-regulation/

بخش خودرو:

 

پیوست هوا فضا

https://www.dqs-holding.com/en/certification-regulation/

بخش هوا فضا:

 

IRIS پیوست  

 https://www.dqs-holding.com/en/certification-regulation/            
https://www.dqs.de/en/auditing-and-certification-regulations/

   بخش راه آهن:- DQS GmbH

 

TL9000پیوست

https://www.dqs-holding.com/en/certification-regulation/  

https://dqsus.com/requirements-and-regulations/

 بخش ارتباطات: DQS Inc

 

مقررات ممیزی و صدور گواهینامه DQS ازDQS Medizinprodukte GmbHو مکمل های آن

https://www.dqs-med.com/good-to-know/general-information

:DQS MED بخش

 

شرایط خاص: برای ارزیابی سیستم مدیریت و صدور گواهینامه محصول DQS CFS GmbH

https://dqs-cfs.com/audit-and-certification-regulations/

:DQS CFSبخش

 

شرایط خاص برای فعالیت در بازار چین که توسط مقامات دولت چین تعریف شده است (به عنوان مثال: CNCA)

https://www.dqs-holding.com/en/certification-regulation/

http://www.dqs-cn.com/Cn/Customer/download/catid/21.html

الزامات اضافی برای بازار چین:

 

 

DQS Audit and Certification Regulations as of 5 May 2022
 

zertifizierungsregel-dqs-eine geschaeftsperson im anzug tippt auf einem laptop
Loading...

DQS Audit and Certification Regulations

The content of this page is available for download.