DQS Auditierungs- und Zertifizierungsregeln 

Stand: 05.05.2022

 

1. Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen

1.1 Anwendungsbereich und Gültigkeit

Diese DQS-Auditierungs- und Zertifizierungsregeln („Regeln“) gelten für alle Angebote und/oder Dienstleistungen und alle daraus resultierenden vertraglichen Beziehungen zwischen DQS Holding GmbH, allen mit ihnen verbundenen Unternehmen oder ihren jeweiligen Vertretern (jeweils „DQS“, zusammen „DQS Gruppe“) und Organisationen/Personen, die Audit- und Zertifizierungsdienstleistungen beantragen oder in Anspruch nehmen.

Auf der Website https://www.dqsglobal.com/de-de/ueber-uns ist eine aktuelle Liste der Unternehmen der DQS Gruppe hinterlegt.

Diese Regeln gelten für alle Arten von Systemzertifizierungen nach internationalen und nationalen Normen, einschließlich privater Regelwerke, Produktzertifizierung nach EU-Richtlinien oder nationaler Gesetzgebung und Produkt- sowie Dienstleistungszertifizierungen nach nicht geregelten Regelwerken, Spezifikationen, Anforderungen oder technischen Regeln.

Soweit nicht explizit schriftlich etwas Anderes vereinbart wurde bzw. vorbehaltlich gesetzlich entgegenstehender Bestimmungen, gelten diese Regeln für alle Stufen des Auditierungs- und Zertifizierungsprozesses, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Serviceangebote und Kostenvoranschläge, Verträge, Bestellungen und/oder Arbeitsaufträge, Termin- und Zusatzvereinbarungen, die zwischen der DQS und dem Auftraggeber vereinbart wurden. 

Diese Auditierungs- und Zertifizierungsregeln werden unmittelbar nach ihrer Veröffentlichung wirksam und behalten ihre Gültigkeit bis eine neue Version veröffentlicht wird.

Die aktuelle Version dieser Regeln ist in Englisch verfügbar https://dqsglobal.com/intl/about/accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules oder auf Anfrage von jeder DQS-Geschäftsstelle. Bei Abweichungen zwischen einer übersetzten  Version und der englischen Version, ist immer die englische Version vorrangig gültig. 

Wenn dem Kunden ein Zertifikat ausgestellt wird, erbringt DQS die Dienstleistungen mit angemessener Sorgfalt und Sachkenntnis und in Übereinstimmung mit den jeweils geltenden Verhaltenskodizes der jeweiligen DQS-Zertifizierungsstelle. Eine Kopie dieser Verhaltenskodizes und etwaiger Änderungen daran, die von Zeit zu Zeit herausgegeben werden, wird dem Kunden von der DQS-Zertifizierungsstelle bei Beginn der Dienstleistungen zur Verfügung gestellt.

1.2 Begriffsbestimmungen

  • „Auftraggeber” sind Kunden und jegliche Organisationen/Person, die DQS-Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen anfordern oder erhalten, einschließlich deren Repräsentanten oder Beauftragte. 
  • „DQS” sind alle Mitglieder der internationalen DQS Gruppe, einschließlich deren Tochtergesellschaften verbundener Unternehmen und Partner oder deren Vertreter, die Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen in eigenem Namen oder für eine andere DQS-Zertifizierungsstelle anbieten und/oder erbringen.
  • „DQS-Zertifizierungsstelle“ ist die diejenige DQS-Gesellschaft, die die Akkreditierung oder Berechtigung zur Ausstellung der jeweiligen Zertifikate hält.
  • „Verhaltenskodizes“ sind diejenigen Kodizes, die von einer DQS-Zertifizierungsstelle für das jeweilige Zertifizierungsprogramm erstellt wurden.
  • „Akkreditierungsstelle“ ist diejenige Organisation (privat oder öffentlich-rechtlich), die die Berechtigung hat, Zertifizierungsstellen zuzulassen und zu überwachen.
  • “Audits” sind systematische Vorgehensweisen der DQS, um objektiv zu bewerten inwieweit definierte Kriterien erfüllt werden und hierfür die relevanten Nachweise vorliegen. Audits können auch als “Begutachtung” bezeichnet werden.
  • „Auditoren:innen” sind Gutachter:innen, Auditoren:innen und Experten:innen, die von der DQS Gruppe mit der Durchführung einer Auditierung beauftragt werden.

1.3 Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen

Die Auditierung und Zertifizierung eines Managementsystems, Prozesses oder Produktes durch einen unabhängigen Dritten wie der DQS trägt zur Wertschöpfung für den Auftraggeber bei. Ein DQS Zertifikat dient als Nachweis eines angemessenen und wirksamen Managementsystems, Prozesses oder konformen Produktes, das dazu geeignet ist, auf Dauer die Kundenerwartungen sowie behördliche und gesetzliche Forderungen zu erfüllen. 

Während einem Audit prüfen qualifizierte und erfahrene Auditoren:innen das Managementsystem und dessen Prozesse bzw. Produkte auf anhaltende Angemessenheit und Wirksamkeit unter Berücksichtigung sich verändernder Märkte und Einflüsse. Indem sie Verbesserungspotenziale aufzeigen, tragen die Auditoren:innen dazu bei, dass die Organisation vereinbarte Ziele und Vorgaben erreicht und ermöglichen so einen nachhaltigen Erfolg des Auftraggebers. Durch ein DQS-Zertifikat gewinnt der Auftraggeber mit seinem nach anerkannten Regeln auditierten und zertifizierten Managementsystem, Prozess oder Produkt das Vertrauen seiner Geschäftspartner.

1.4 Vertrag und Geschäftsbedingungen

Diese DQS-Auditierungs- und Zertifizierungsregeln und, sofern zutreffend, der Antrag, das Angebot, dessen Annahme, die Verhaltenskodizes, die Konditionen der DQS Zertifizierungssymbolen sowie die jeweils gültigen lokalen Allgemeinen Geschäftsbedingungen bilden zusammen den gesamten Vertrag zwischen Auftraggeber und DQS ab. 

Lokale Geschäftsbedingungen können Klauseln über Gerichtsstand, Haftung, Steuern, Zahlungsbedingungen und sonstige Zusatzvereinbarungen enthalten; sie berücksichtigen üblicherweise das jeweilige Landesrecht.  Der Vertrag kann auch durch einzelvertragliche Vereinbarung zwischen DQS und dem Auftraggeber zustande kommen, die diese DQS-Auditierungs- und Zertifizierungsregeln durch deren Aufnahme in den Vertragstext oder direkten Bezug beinhalten müssen. 

Sofern nicht anders vereinbart, bedürfen Vertragsänderungen der Schriftform.  

1.5 Vertragsverhältnis zur DQS-Zertifizierungsstelle

Erbringt eine lokale Geschäftsstelle eine Leistung, deren Akkreditierung / Zulassung von einer anderen DQS-Zertifizierungsstelle gehalten wird, so handelt die lokale Geschäftsstelle als Vertreter in deren Namen und Auftrag. Im Angebot ist die jeweilige DQS-Zertifizierungsstelle benannt und die Annahme und Unterzeichnung des lokalen Angebots stellt einen rechtsverbindlichen Zertifizierungsvertrag zwischen dem Auftraggeber und dieser DQS-Zertifizierungsstelle dar. Obgleich die lokale Stelle als Vertreter berechtigt ist, dem Kunden Leistungen direkt in Rechnung zu stellen, verbleibt die operative Verantwortung für die Zertifizierungsaktivitäten unter der jeweiligen Akkreditierung immer bei der jeweiligen DQS-Zertifizierungsstelle. Bei dieser verbleibt insbesondere auch die Verantwortung und Berechtigung für alle Zertifizierungsentscheidungen, einschließlich der Erteilung, Verweigerung, Aufrechterhaltung der Zertifizierung, Erweiterung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung, Erneuerung, Aussetzung oder Wiederherstellung nach einer Aussetzung, oder Zurückziehung der Zertifizierung.

2. Der Zertifizierungsprozess

Die DQS auditiert das Managementsystem, Prozesse oder Produkte des Auftraggebers oder Teile davon mit dem Ziel, die Konformität mit vereinbarten oder anerkannten Forderungen, wie internationale, nationale oder branchenspezifische Regelwerke, festzustellen. Der entsprechende Zertifizierungsprozess kann sich über einen oder mehrere Schritte erstrecken und endet üblicherweise mit einem Auditbericht, der die Ergebnisse der Auditierung dokumentiert. Im Fall von Zertifizierungsdienstleistungen stellt die jeweilige DQS-Zertifizierungsstelle vorbehaltlich der Erfüllung aller anwendbaren Forderungen ein kundenspezifisches Zertifikat aus, das die Konformität mit den entsprechenden Forderungen bestätigt. 

Werden im Audit Abweichungen zu den Forderungen des entsprechenden Regelwerks festgestellt, muss der Auftraggeber Korrekturmaßnahmen planen und innerhalb eines bestimmten Zeitraums umsetzen. Zertifikate werden nur erteilt, wenn die wirksame Umsetzung von angemessenen Korrekturmaßnahmen nachgewiesen wurde. Geltungsbereich und Gültigkeit werden auf dem Zertifikat vermerkt. 

Die meisten Feststellungen basieren auf einem Stichprobenprozess, der auf verlässliche Nachweise für eine effektive Implementierung und Einhaltung des Managementsystems, Prozesses oder Produkts abzielt. Es können weitere geschäftliche Aspekte existieren, positive oder negative, die vom Auditteam nicht geprüft wurden. Es liegt alleine in der Verantwortung der Organisation, die potenziellen Auswirkungen und den Umfang der Ergebnisse zu untersuchen und zu bewerten, um so die vollständige Einhaltung der angewendeten Standards sicherzustellen. Bei Nichteinhaltung haftet die DQS nicht. 

Die DQS und der Auftraggeber vereinbaren, dass die Bewertung und/oder Zertifizierung des Managementsystems, Prozesses oder Produktes im Einklang mit den anwendbaren Regelwerken, branchenspezifischen Forderungen (soweit zutreffend) und den geschlossenen vertraglichen Regelungen einschließlich dieser Auditierungs- und Zertifizierungsregeln oder anderer Ergänzungen erfolgt. 

Die DQS ist unabhängig, neutral und objektiv in ihren Audits und Zertifizierungen. In der Regel werden die Audits immer am Standort des Auftraggebers (vor Ort) ausgeführt, können aber auch teilweise durch Remote-Audits (nicht vor Ort) durchgeführt, ersetzt oder ergänzt werden. Art, Umfang und Zeitplan des Verfahrens werden separat von den Parteien vereinbart. Die DQS bemüht sich, Störungen des Betriebsablaufs bei der Durchführung der Audits in den Räumen des Auftraggebers gering zu halten. Der Zertifizierungsprozess für Managementsysteme beinhaltet im Allgemeinen die auf Seite 3 abgebildeten Schritte.

DQS Zertifizierungsprozess für Managementsysteme

2.1 
Der Prozess beginnt mit den Bedürfnissen und Erwartungen des Auftraggebers. Die DQS möchte etwas über die Organisation des Auftraggebers und dessen Managementsystem, Größe und Betätigungsfeld erfahren. Beide Parteien definieren gemeinsam die Ziele der Audits und/oder Zertifizierung, einschließlich der anzuwendenden Normen und Spezifikationen.

2.2 
Die DQS erstellt basierend auf den zuvor erhaltenen Informationen ein detailliertes, auf die individuellen Bedürfnisse des Auftraggebers zugeschnittenes Angebot für die Begutachtung/das Audit und die Zertifizierung. In einem schriftlichen Vertrag werden alle relevanten Leistungen und die anwendbaren Audit- und Zertifizierungskriterien spezifiziert und vereinbart.

2.3
Ein Voraudit kann als erste Leistungsbewertung oder Diagnose dienen, um Stärken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Bei größeren Auditierungs- und Zertifizierungsprojekten ist ein Projektplanungsmeeting eine wertvolle Gelegenheit für den Auftraggeber, um den Auditleiter kennenzulernen, sowie ein individuelles Auditprogramm und einen Auditzeitplan für alle involvierten Bereiche und Standorte zu entwickeln. Beide Dienstleistungen sind optional.

2.4 
Systemanalyse (Audit Stufe 1): Das Zertifizierungsverfahren selbst beginnt mit einer Analyse und Bewertung der Systemdokumentation, der Ziele, der Ergebnisse des Managementreviews sowie der internen Audits. Dabei wird festgestellt, ob das Managementsystem des Auftraggebers ausreichend entwickelt und zertifizierungsreif ist. Der/Die Auditor:in erläutert die Ergebnisse und stimmt die weiteren Schritte zur Vorbereitung des Systemaudits (Stufe 2) vor Ort ab. Die Systemanalyse (Stufe 1) ist in der Regel nicht für die Zertifizierung von Prozessen oder Produkten anwendbar.  

2.5 
Systemaudit (Audit Stufe 2):
Das beauftragte Auditteam auditiert das Managementsystem, Prozesse oder Produkte am Produktions- bzw. Dienstleistungsstandort des Auftraggebers oder durch Einsatz von Remote-Audit Techniken. Unter Anwendung der Normen und Spezifikationen für Managementsysteme wird das Auditteam die Wirksamkeit aller Funktionsbereiche und Managementsystemprozesse basierend auf deren Beobachtungen, Überprüfungen, Befragungen, Durchsicht der dazugehörigen Unterlagen und weiteren Audittechniken bewerten. Das Auditergebnis, einschließlich der Zertifizierungsempfehlung und aller Feststellungen wird dem Auftraggeber während des Abschlussgesprächs vorgestellt und in den Auditbericht aufgenommen. Bei Bedarf werden Maßnahmenpläne vereinbart.

2.6    
Systembewertung:
Das Audit und seine Ergebnisse werden durch unabhängige Personen der jeweiligen DQS-Zertifizierungsstelle bewertet, die auf Basis objektiver Nachweise die Zertifizierungsentscheidung treffen. Die Verantwortung für die Zertifizierungsentscheidung verbleibt immer bei der DQS-Zertifizierungsstelle; die im Bericht dokumentierte Empfehlung des Auditteams ist für sie nicht bindend. Der Auftraggeber erhält den Auditbericht, der die Auditergebnisse dokumentiert und, sofern alle anwendbaren Forderungen erfüllt sind, auch das Zertifikat.

2.7 
Überwachungsaudits:
 Mit Blick auf eine kontinuierliche Verbesserung und die anhaltende Wirksamkeit des Systems erfolgt halbjährlich oder aber mindestens einmal jährlich die Auditierung wesentlicher Komponenten des Managementsystems, bei der erneut Verbesserungspotenziale herausgearbeitet werden. Bei einer Produktzertifizierung wird das Überwachungsaudit in der Regel durch eine jährliche Rezertifizierung ersetzt. 

2.8 ​​​​​​
Rezertifizierung: Ein Zertifikat ist für einen limitierten Zeitraum gültig, meist für maximal drei Jahre. Am Ende dieses Zyklus wird eine Rezertifizierung durchgeführt, um die kontinuierliche Erfüllung der anwendbaren Forderungen zu gewährleisten. Bei Erfüllung wird ein neues Zertifikat ausgestellt. 

Bei branchenspezifischen Standards, Prozess- oder Produkt-Zertifizierungen kann der beschriebene Zertifizierungs-prozess abweichen.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

3.1 Aufrechterhaltung des Managementsystems / Konformität von Prozessen und Produkten

Um ein Zertifikat zu erlangen und zu halten, muss der Auftraggeber ein dokumentiertes Managementsystem einführen und aufrechterhalten, das die Forderungen des zugrunde gelegten Regelwerks erfüllt. Im Rahmen einer Prozess- / Produkt-Zertifizierung ist der Auftraggeber für die Sicherstellung der laufenden Konformität verantwortlich. Der Auftraggeber muss dazu den Nachweis zur Konformität und Wirksamkeit seines Managementsystems, Prozesses oder Produktes erbringen, der jederzeit durch das beauftragte Auditteam überprüft werden kann. Weiterhin stellt der Auftraggeber sicher, dass alles Nötige zur ständigen Aufrechterhaltung des Managementsystems und/oder Produktes getan wird. 

Änderungen im Zertifizierungsprogramm sowie neue oder überarbeitete Forderungen, die den Auftraggeber betreffen, werden dem Auftraggeber zur Kenntnis gegeben. Der Auftraggeber hat sicherzustellen, dass, wenn die Zertifizierung für eine laufende Produktion gilt, das zertifizierte Produkt weiterhin die System- oder Produktanforderungen erfüllt. Die DQS muss die Umsetzung der Änderungen durch ihre Auftraggeber überprüfen und geforderte Maßnahmen im Zertifizierungsprozess ergreifen.

3.2 Darlegungspflicht / Zugang zu Informationen

Der Auftraggeber stellt sicher, dass die DQS alle für die Erfüllung des Auftrags notwendigen Informationen und die erforderlichen Räumlichkeiten zugänglich sind. Die DQS kann ihre Dienstleistungen in Teilen oder vollständig durch Vertreter oder Unterauftragnehmer erbringen; der Auftraggeber ist verpflichtet, auch diesen Zugang zu den Informationen zu gewähren. Der Auftraggeber verpflichtet seine Beauftragten und Mitarbeiter:innen, dem Auditteam rechtzeitig, wahrheitsgemäß und vollständig Auskunft, Zugang und objektive Nachweise zu allen Vorgängen zu erteilen, die für die Zertifizierung von Bedeutung sein könnten. Im Rahmen von zertifizierten Managementsystemen, Prozessen und/oder Produkten müssen der DQS auf Anfrage alle Aufzeichnungen über Beanstandungen und deren Korrekturmaßnahmen vorgelegt werden. 

3.3 Mitteilung über Änderungen und besondere Vorfälle

Der Auftraggeber ist verpflichtet, die DQS unverzüglich über jegliche Änderungen zu informieren, die auf das zertifizierte Managementsystem, Prozesse oder die zertifizierten Produkte Einfluss haben können. Dies bezieht sich besonders auf den Kauf/Verkauf von Unternehmensteilen, Eigentümerwechsel, größere Veränderungen des Tätigkeitsfeldes, grundlegende Prozessveränderungen, Vorfälle wie ein schwerer Unfall oder ein schwerer Verstoß gegen Normvorschriften oder gesetzliche Regelungen, die ein Eingreifen der zuständigen Regulierungsbehörde erfordern oder die Eröffnung von Konkurs- oder Vergleichsverfahren. Die DQS prüft nach Absprache mit dem Auftraggeber, wie das Zertifikat in solchen Fällen aufrechterhalten werden kann.

Im Falle eines Produktrückrufes ist der Auftraggeber verpflichtet, die DQS unverzüglich zu informieren. Für die verschiedenen Zertifizierungsstandards und deren Vorschriften gelten unterschiedliche Zeitrahmen zur Einhaltung von Fristen. Diese Vorgaben finden sich in den jeweiligen Normen und deren Vorschriften.

3.4 Unabhängigkeit der Auditierung 

Der Auftraggeber ist verpflichtet, alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit der Mitarbeiter:innen und Auditoren:innen der DQS beeinträchtigen könnte. Dies gilt besonders für Beratungsangebote, Anstellung und Aufträge auf eigene Rechnung, gesonderte Honorarabsprachen oder sonstige geldwerte Zuwendungen.

3.5 Ablehnung des/der Auditors:in

Vor der Bestätigung des Audittermins hat der Auftraggeber das Recht, den/die beauftragte(n) Auditor:in zu prüfen und mit sachgemäßer Begründung abzulehnen. In begründeten Fällen, z.B. bei Gefährdung der Unparteilichkeit, wird die DQS, soweit dies die Akkreditierungsvorgaben zulassen, einen Ersatz für den abgelehnten Auditor benennen.

3.6 Vertraulichkeit und Informationssicherheit

Die dem Auftraggeber von der DQS überlassenen Unterlagen einschließlich des DQS-Zertifikatssymbols sind urheberrechtlich geschützt. Der Auftraggeber erkennt ausdrücklich an, dass alle ihm von der DQS übergebenen oder zur Einsicht überlassenen Unterlagen Eigentum der DQS bleiben und verpflichtet sich, diese nur intern zu verwenden, Dritten nicht zugänglich zu machen oder für andere als vereinbarte Zwecke zu nutzen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die ihm unter dieser Vereinbarung zugänglich gemachten Informationen und Kenntnisse über Angelegenheiten der DQS, deren Mitarbeiter:innen und Auditoren:innen vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt über das Ende der Vereinbarung hinaus bestehen. Der Auftraggeber verpflichtet seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen entsprechend. 

Der Auftraggeber ist berechtigt, den Auditbericht vollständig weiterzugeben. Eine auszugsweise Weitergabe ist nicht gestattet.

3.7 Rechte zur Nutzung von Zertifikaten und Zertifikatssymbolen

Mit einer gültigen DQS Zertifizierung ist der Auftraggeber berechtigt, das Zertifikat, entsprechende Zertifikatssymbole oder, in manchen Fällen, auch Akkreditierungssymbole im Einklang mit den auf der DQS Website veröffentlichten Regeln für Werbezwecke zu verwenden.

Die autorisierte Nutzung des urheberrechtlich geschützten DQS-Zertifikatssymbols®, des UL registered Firm Mark® und anderer Zertifizierungs- oder Akkreditierungs-Symbole soll das Vertrauen der Kunden in das zertifizierte Managementsystem, Prozesse oder Produkte und die entsprechende Leistung des Auftraggebers erhöhen. Diese Symbole werden häufig auf Firmenbriefbögen, in Broschüren, im Internet, auf Ausstellungen, auf Fahrzeugen oder in Anzeigen benutzt. Die Symbole werden direkt mit der zertifizierten Organisation und deren Managementsystem, Prozessen oder Produkten in Verbindung gebracht. Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen nur in Übereinstimmung mit diesen Auditierungs- und Zertifizierungsbedingungen genutzt werden. Die Verwendung von Zertifikaten und Zertifikatssymbolen ist auf den Geltungsbereich und die Geltungsdauer der Zertifizierung beschränkt und dürfen nicht auf einem Produkt, einer Produktverpackung oder in einer anderen Art und Weise angebracht oder verwendet werden, die als Produktkonformität aufgefasst werden könnte.

3.8 Beschwerden

Jeder Auftraggeber der DQS hat Anspruch auf Dienstleistungen, die im vereinbarten Rahmen so erbracht werden, dass seine Erwartungen und Bedürfnisse erfüllt werden. Bei Nichterfüllung hat der Auftraggeber das Recht, eine entsprechende Beschwerde bei der betroffenen DQS-Geschäftsstelle einzureichen. Die DQS wird zur Analyse und Verbesserung nötige Informationen anfordern. 

3.9 Einsprüche

Im Falle dessen, dass der Auftraggeber mit einer spezifischen Zertifizierungsentscheidung nicht einverstanden ist, kann er einen schriftlichen Einspruch einreichen und eine erneute Prüfung der Entscheidung verlangen. Ein separater unparteilicher Fachlicher Prüfer der jeweiligen DQS-Zertifizierungsstelle, der nicht an der Durchführung des Audits und der ersten Entscheidung beteiligt war trifft die endgültige Entscheidung über den Einspruch. Die Geschäftsführung der akkreditierten DQS-Geschäftsstelle wird stets über den jeweiligen Staus des Einspruchsverfahrens informiert.

4. Rechte und Pflichten von DQS

4.1 Auditierung von Managementsystemen

Die DQS verifiziert durch regelmäßige Audits (meist jährlich oder halbjährlich) die Konformität und Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems, Prozesses oder Produktes des Auftraggebers. Um ausreichend objektive Nachweise für die Zertifizierungsentscheidung zu erhalten hat die DQS im Rahmen der geplanten Audits das Recht auf Zugang zu den Räumlichkeiten des Auftraggebers, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen zu überprüfen, Mitarbeiter und Bevollmächtige zu befragen, Unterlagen und Aufzeichnungen einzusehen sowie Informationen mittels anderer Auditmethoden und -techniken zu sammeln. Sollte die DQS Informationen von Dritten erhalten, die die Konformität oder Wirksamkeit eines von der DQS zertifizierten Managementsystems, Prozesses oder Produktes anzweifeln, ist die DQS nach Rücksprache mit dem Auftraggeber berechtigt, zusätzliche, außerordentliche Audits durchzuführen. Im gesetzlich geregelten Bereich ist die DQS in begründeten Fällen berechtigt, zusätzliche, unangekündigte Audits durchzuführen.

4.2 Akkreditierung und Zulassung

Die jeweiligen DQS-Zertifizierungsstellen sind durch verschiedene Akkreditierungsstellen und andere staatliche und nicht staatliche Zulassungsstellen oder Programmeigner berechtigt, Auditberichte und Zertifikate zu zahlreichen Regelwerken zu erstellen. Die DQS ist verpflichtet, Mitarbeitern:innen oder Erfüllungsgehilfen:innen dieser Stellen die Teilnahme an Audits zu ermöglichen. Sie gewährt ihnen unter Berücksichtigung der in diesen Regeln beschriebenen Vertraulichkeitsaspekte Einblick in eigene Unterlagen sowie in kundenbezogene Daten, soweit dies nach den anwendbaren Akkreditierungs- und Zertifizierungsregeln notwendig ist. Soweit einzelne Regelwerke es ausdrücklich fordern, werden kundenbezogene Daten und Auditergebnisse an diese Stellen weitergegeben. Mit der Anerkennung dieser Auditierungs- und Zertifizierungsregeln erkennt der Auftraggeber die jeweils aktuelle Fassung der Akkreditierungs- und Berechtigungsregelungen (z.B. ISO/IEC 17021-1 oder ISO/IEC 17065) einschließlich der vorgenannten an. 

Die DQS-Zertifizierungsstellen sind berechtigt, die Dienstleistungserbringung oder Teile davon, mit Ausnahme jeglicher Zertifizierungsentscheidungen, an andere DQS-Geschäftsstellen, Vertreter oder Unterauftragnehmer zu delegieren. Immer dann, wenn Zertifikate von einer DQS-Zertifizierungsstelle ausgestellt werden, die nicht direkter lokaler Vertragspartner des Auftraggebers ist, gelten sämtliche hier beschriebenen Rechte und Pflichten sowohl für die DQS-Zertifizierungsstelle als auch für die ausführende lokale DQS-Geschäftsstelle.

4.3 Benennung der Auditoren

Die Benennung von kompetenten Auditoren:innen obliegt allein der DQS. Die DQS verpflichtet sich, nur Auditoren:innen einzusetzen, die aufgrund ihrer fachlichen Qualifikation, ihrer Erfahrung und persönlichen Fähigkeiten für diese Aufgabe geeignet sind. Die Auditoren:innen müssen für das/die entsprechende/n Regelwerk/e berufen sein und angemessene Erfahrung im Tätigkeitsbereich des Auftraggebers sowie Management- und Auditerfahrung haben. Häufig beruft die DQS ein Team von zwei oder mehr Auditoren:innen für eine spezifische Auditierung oder den Zertifizierungsprozess. Auf Anfrage stellt die DQS dem Auftraggeber eine Kurzbiografie der Auditoren:innen zur Verfügung. 

Sollte ein(e) Auditor:in unmittelbar vor oder während des Audits ausfallen, stellt die DQS - wann immer möglich - einen geeigneten Ersatz zur Verfügung.

4.4 Planen von Audits

Die DQS ist berechtigt und verpflichtet Audits des Managementsystems, Prozesses oder Produktes des Auftraggebers zu planen. Audittermine sollten einvernehmlich von beiden Parteien unter Berücksichtigung der anwendbaren Regeln vereinbart werden. Audittermine werden schriftlich vereinbart. Einmal bestätigt sind diese Audittermine verbindlich. Spezifische vertragliche Vereinbarungen können Klauseln über Kompensationszahlungen für den Fall von kurzfristigen Terminverschiebungen oder Absagen enthalten.

Die Zertifizierung kann, je nach Standard, auch unangekündigte Audits umfassen, die entweder völlig unangekündigt oder kurzfristig angekündigt werden. Kann ein unangekündigtes Audit aus Gründen, die der Auftraggeber zu vertreten hat, nicht durchgeführt werden (Zutrittsverweigerung), kann die DQS dem Auftraggeber die durch die Vorbereitung auf das unangekündigte Audit tatsächlich entstandenen Kosten in Rechnung stellen. Der zertifizierte Standort muss die notwendigen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass dem/der Auditor:in im Falle eines unangekündigten Audits Zugang gewährt wird. 

4.5 Erstellung von Berichten und Zertifikatsausstellung

Nachdem der Auftraggeber alle Zertifizierungsforderungen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllt hat, erstellt die DQS einen Auditbericht und ein DQS Zertifikat (hier als „Zertifikat“ benannt) für ihn aus. Die Entscheidung über eine Zertifizierung obliegt allein der Verantwortung der jeweiligen DQS-Zertifizierungsstelle und basiert auf der Zertifizierungsempfehlung sowie dem Auditergebnis, wie im Auditbericht festgehalten oder in diesem referenziert; die im Bericht dokumentierte Empfehlung des Auditteams ist für die DQS-Zertifizierungsstelle nicht bindend. Bericht und Zertifikate verbleiben im Eigentum der DQS; diese gewährt dem Auftraggeber ein Nutzungsrecht gemäß den in diesen Regeln festgelegten Bestimmungen. Zertifikate sind zeitlich beschränkt gültig, in der Regel für maximal drei Jahre, beginnend mit der Zertifizierungsentscheidung.

4.6 Vertraulichkeit und Datenschutz

Die DQS verpflichtet sich zur Verschwiegenheit hinsichtlich aller vertraulichen Informationen und persönlicher Daten (z.B. nach Art. 4 DSGVO und anderer anwendbarer gesetzlichen Bestimmungen) des Auftraggebers und seiner Mitarbeiter:innen, die nicht öffentlich zugänglich und der DQS im Rahmen der Aktivitäten in den Räumlichkeiten des Auftraggebers zugänglich gemacht wurden, unabhängig davon, ob es sich dabei um Interna des Auftraggebers selbst oder um dessen Geschäftsverbindungen handelt. Gleiches gilt für mündliche und schriftliche Ergebnisse aus den Audits. Die DQS gibt vertrauliche Informationen an Dritte nur mit schriftlicher Genehmigung des Auftraggebers frei, sofern nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben oder anders in diesen Auditierungs- und Zertifizierungsregeln festgelegt. Diese Verpflichtungen bleiben über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus bestehen. Bei einigen branchenspezifischen Zertifizierungsprogrammen wird ein Teil des Audits und der Daten des Auftraggebers obligatorisch in Anwendungen aufgenommen, die vom Regelwerkseigner zur Verfügung gestellt werden (z.B. Automobil-, Luft- und Raumfahrt-, Lebensmittelprogramme); der Auftraggeber stimmt dem zu. Sofern nicht anders durch von der relevanten Akkreditierungsstelle oder durch Gesetz gefordert, werden die Aufzeichnungen zum Audit und Zertifizierungsverfahren von der DQS für mindestens zwei Zertifizierungszyklen (i.d.R. sechs Jahre) aufbewahrt; anwendbare nationale oder internationale gesetzliche Regelungen (z.B. aus der DSGVO) werden in vollem Umfang berücksichtigt. Nach Ablauf des Mindestaufbewahrungszeitraums behält oder entsorgt DQS die Aufzeichnungen nach eigenem Ermessen, sofern der Auftraggeber nichts anderes angewiesen hat; Kosten für die Ausführung etwaiger Anweisungen werden dem Auftraggeber in Rechnung gestellt

4.7 Veröffentlichung

Die DQS ist berechtigt ein Verzeichnis aller Auftraggeber mit gültiger DQS-Zertifizierung zu führen und zu veröffentlichen. Diese Veröffentlichung enthält Name und Anschrift der zertifizierten Organisation sowie den Geltungsbereich, das angewandte Regelwerk und den Zertifizierungsstatus. Hierzu und zur Veröffentlichung der gleichen Informationen in verpflichtende nationale oder internationale Datenbanken, die durch staatliche Stellen, Akkreditierungsstellen oder Programmeigner betrieben werden, gilt das Einverständnis des Auftraggebers als erteilt. Im Zuge der Auftragsabwicklung werden Daten des Auftraggebers zusätzlich in externen Datenbanken der Regelwerkseigner gespeichert und verarbeitet. Der Auftraggeber erklärt sich mit der Annahme des Angebots damit einverstanden, dass diese Daten in den entsprechenden Datenbanken gespeichert, abgerufen und von Dritten eingesehen werden. 

4.8 Elektronische Kommunikation

Ungeachtet des Vorangegangenen autorisiert der Auftraggeber die DQS, unverschlüsselte vertrauliche und andere Informationen durch das Internet oder ein öffentliches Netzwerk an E-Mail-Adressen oder andere vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Stellen zu übermitteln. Der Auftraggeber erkennt an, dass die DQS nicht für die Privatsphäre und Vertraulichkeit solcher Übermittlungen garantieren kann. Der Auftraggeber erkennt ebenfalls an, dass die Übermittlung vertraulicher Informationen durch die DQS über das Internet oder andere öffentliche Netzwerke keinen Bruch der Vertraulichkeitsregelungen dieser Auditierungs- und Zertifizierungsregeln darstellt. Die DQS haftet nicht für hieraus resultierende Schäden, sofern solche vertraulichen Informationen mit dem gleichen Maß an Sorgfalt behandelt werden wie die DQS-eigene vertrauliche Informationen. 

Falls der Auftraggeber zur DQS- Internetseite verlinkt, erklärt er sich einverstanden, dass: (i) der Inhalt auf der DQS-Internetseite der DQS gehört; (ii) die verlinkende Internetseite den Nutzer direkt zur DQS-Internetseite führt, ohne vorgefertigte Rahmen, Browserfenster oder Inhalte von Dritten aufzuzwingen; und (iii) die verlinkende Internetseite nicht suggeriert, dass der Auftraggeber, seine Produkte oder Dienstleistungen von der DQS unterstützt werden.

5. Zertifikate und Zertifikatssymbole

5.1 Erteilung und Nutzung

Sofern der Auftraggeber während einer Zertifizierung nachgewiesen hat, dass alle anwendbaren Forderungen erfüllt wurden, stellt die DQS-Zertifizierungsstelle Zertifikate aus, mit denen die Konformität des Managementsystems, Prozesses oder Produktes des Auftraggebers mit ausgewählten nationalen oder internationalen Normen oder anerkannten industrie- oder branchenspezifischen Forderungen bestätigt wird. Zertifikate für Managementsysteme bestätigen keine Konformität mit rechtlichen Forderungen. Der Auftraggeber ist berechtigt, das Zertifikat und dazugehörige Zertifikatssymbole zur Vertrauensbildung mit Geschäftspartnern zu nutzen. 

Nach Ausstellung des Zertifikats beginnen die Tätigkeiten zur Überwachung der laufenden Konformität des zertifizierten Managementsystems, Prozesses oder Produktes. Die Erteilung und Erhaltung der Zertifizierung erfolgt unter dem Vorbehalt der Einhaltung aller vertraglichen Vereinbarungen und Geschäftsbedingungen durch den Auftraggeber. 

Sollte es Hinweise darauf geben, dass das Managementsystem des Auftraggebers, Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen nicht konform zu Zertifizierungsforderungen, behördlichen und/oder gesetzlichen Bestimmungen oder sonstigen anwendbaren Forderungen sind, erklärt sich der Auftraggeber bereit, zur Klärung der Fakten mit der DQS zusammenzuarbeiten. Hierzu zählen Informationen zu der berichteten Abweichung sowie Informationen über notwendige und getroffene Korrekturmaßnahmen. 

Der Auftraggeber erkennt an, dass die Überwachungstätigkeiten wie z. B. Überwachungs-/Förderaudits und jegliche außerordentlichen Zusatzaudits lediglich dem Zweck dienen, die Konformität des Managementsystems, Prozesses oder Produktes mit den Zertifizierungsforderungen zu überprüfen und entbindet den Auftraggeber in keiner Weise von seiner eigenen Verantwortung für sein Managementsystem, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen. 

Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen nicht auf Rechtsnachfolger oder andere Organisationen übertragen werden. Nach Ablauf der Gültigkeit, oder bei Aussetzung, Entzug oder Annullierung einer Zertifizierung muss der Auftraggeber jede Werbung mit der Zertifizierung einstellen. Der Auftraggeber verpflichtet sich zur Rückgabe von physisch ausgestellten Zertifikaten nach Entzug oder Annullierung; ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen. 

5.2 Nichterteilung des Zertifikats

Die DQS-Zertifizierungsstelle kann Zertifikate nur erteilen, wenn nach der Zertifizierung (Erst- und Rezertifizierung) alle Anforderungen der ausgewählten Regelwerke, Spezifikationen und Verträge erfüllt sind. Bei Nichterfüllung dokumentiert der/die Auditor:in die Mängel in einem Abweichungsbericht oder benennt die Auflagen, deren Erfüllung zur Erteilung eines Zertifikats zwingend notwendig ist.

Alle Abweichungen oder Auflagen sind vor der Ausstellung des DQS-Zertifikats zu beheben bzw. zu erfüllen. Wenn erforderlich, wiederholt die DQS das Audit ganz oder teilweise. Wurden die Mängel nicht behoben oder die Voraussetzungen für die Erteilung eines Zertifikates auch nach einem Nach- oder Spezialaudit nicht erfüllt, wird das Zertifizierungsverfahren durch einen Bericht ohne Zertifikat abgeschlossen.

5.3 Aussetzung, Entzug und Annullierung des Zertifikats

5.3.1 Aussetzung

Die DQS ist berechtigt, das erteilte Zertifikat zeitlich befristet auszusetzen, wenn der Auftraggeber Zertifizierungsregeln, vertragliche oder finanzielle Pflichten gegenüber DQS nachweislich verletzt, besonders wenn

  • Korrekturmaßnahmen nachweislich nicht innerhalb der vereinbarten Fristen wirksam umgesetzt wurden,
  • die von der DQS vorgeschlagenen Termine der Auditierung zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung nicht wahrgenommen wurden und dadurch die vorgegebene Frist seit dem letzten Audit überschritten wurde,
  • die DQS nicht rechtzeitig über geplante Änderungen am Managementsystem oder besondere Vorfälle, Produktrückrufe (siehe 3.3) oder andere Änderungen informiert wurde, die die Konformität mit dem der Zertifizierung zugrunde gelegten Regelwerk beeinflussen,
  • ein Umzug des zertifizierten Standorts ohne vorherige Information an die DQS erfolgte,
  • ein DQS-Zertifikat oder ein Zertifikatssymbol in irreführender Weise verwendet wurde,
  • fällige Zahlungen für Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen nicht rechtzeitig nach mindestens einer Zahlungserinnerung getätigt wurden.

Sollten nach dem Zertifizierungsentscheid wesentliche Verstöße gegen die Akkreditierungsregeln bekannt werden ist die DQS-Zertifizierungsstelle ebenfalls berechtigt, das Zertifikat auszusetzen. Das gleiche gilt im Falle höherer Gewalt (siehe 6.6).

Die DQS kündigt eine mögliche Aussetzung zunächst schriftlich an. Werden die Gründe für die Aussetzung nicht binnen zwei Wochen beseitigt, informiert die DQS den Auftraggeber schriftlich über die Aussetzung der Zertifizierung und benennt Gründe sowie die notwendigen Maßnahmen, um die Zertifizierung wieder in Kraft setzen zu können. 

Die Aussetzung der Zertifizierung wird befristet (i. d. R. maximal 90 Tage). Werden die geforderten Maßnahmen innerhalb der festgesetzten Frist nachweislich wirksam umgesetzt, wird die Aussetzung der Zertifizierung zurückge-nommen. Werden die geforderten Maßnahmen nicht bis zum Stichtag umgesetzt, kann die DQS-Zertifizierungsstelle das Zertifikat ent¬ziehen, wie nachfolgend beschrieben.

5.3.2 Entzug

Die DQS-Zertifizierungsstelle ist berechtigt, Zertifikate nach schriftlicher Ankündigung an den Auftraggeber zu entziehen oder für ungültig zu erklären, wenn

  • die Frist für die Aussetzung der Zertifizierung abgelaufen ist,
  • die Konformität des Managementsystems, Prozesses oder Produktes mit dem zugrunde gelegten Regelwerk nicht gewährleistet ist oder der Auftraggeber nicht bereit oder in der Lage ist, die Abweichungen zu schließen,
  • der Auftraggeber nach Aussetzung des Zertifikats weiterhin mit der Zertifizierung wirbt,
  • der Auftraggeber seine Zertifizierung in einer Form anwendet, die die DQS-Zertifizierungsstelle oder die DQS in Verruf bringt,
  • die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Zertifikats geführt haben, nicht mehr gegeben sind,
  • der Auftraggeber beabsichtigt oder unbeabsichtigt Konkursantrag stellt,
  • der Auftraggeber das Vertragsverhältnis mit der DQS wirksam beendet.

5.3.3 Annullierung

Die DQS-Zertifizierungsstelle ist berechtigt, Zertifikate zu annullieren oder rückwirkend für ungültig erklären zu lassen, wenn

  • sich nachträglich herausstellt, dass die zur Erteilung des Zertifikats notwendigen Voraussetzungen nicht gegeben waren,
  • der Auftraggeber das Zertifizierungsverfahren in unzulässiger Weise beeinträchtigt hat, so dass die Objektivität, Neutralität oder Unabhängigkeit des Auditergebnisses in Frage stehen.

6. Verschiedenes

6.1 Keine Partnerschaft oder Agentur 

Die Parteien erkennen an, dass die DQS ihre Dienstleistungen für den Auftraggeber als unabhängiger Auftragnehmer erbringt und dass der Vertrag kein Partnerschafts-, Agentur-, Beschäftigungs- oder Treuhandverhältnis zwischen DQS und dem Kunden begründet.

Der Auftraggeber erkennt an, dass DQS weder den Platz des Auftraggebers oder eines Dritten einnimmt, noch diesen von seinen Verpflichtungen entbindet, noch anderweitig eine Verpflichtung des Auftraggebers gegenüber Dritten oder die eines Dritten annimmt, aufhebt oder sich verpflichtet, diese zu erfüllen.

6.2 Haftungsbeschränkung und Freistellung 

Die DQS wendet bei der Erbringung der Dienstleistungen die Sachkunde, die gebotene Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit an, wie sie vernünftigerweise von einem seriösen Anbieter ähnlicher Dienstleistungen erwartet werden kann, und übernimmt die Haftung für Schäden nur in Fällen nachgewiesener grober Fahrlässigkeit.

Nichts in diesen Bestimmungen schließt die Haftung von DQS gegenüber dem Auftraggeber für Tod oder Körperverletzung oder für Betrug oder andere Angelegenheiten aus, die auf Fahrlässigkeit der DQS zurückzuführen sind und für die es rechtswidrig wäre, ihre Haftung auszuschließen oder einzuschränken.

Sofern nicht anders vereinbart, ist die Gesamthaftung von DQS gegenüber dem Auftraggeber in Bezug auf Ansprüche aus Verlust, Schaden oder Kosten jeglicher Art in Bezug auf ein einzelnes Ereignis oder eine Reihe zusammenhängender Ereignisse auf einen Betrag in Höhe des Doppelten der Entgelte beschränkt, die im Rahmen des Vertrages an die DQS gezahlt werden.

DQS haftet nicht für Ansprüche auf Verluste, Schäden oder Kosten, es sei denn, ein Schiedsverfahren wird innerhalb eines Jahres nach dem Datum der Erbringung der anspruchsbegründenden Leistung durch die DQS oder im Falle einer angeblichen Nichterfüllung innerhalb eines Jahres eingeleitet, nach dem diese Dienstleistung hätte erbracht werden sollen.

6.3 Keine Abtretung 

Sofern nicht ausdrücklich anders geregelt oder von den Parteien schriftlich vereinbart, ist der Vertrag persönlich für die Parteien und keine Partei darf ihrer Rechte und Pflichten teilweise oder vollständig abtreten, übertragen, belasten, verpfänden, untervergeben oder auf andere Weise mit ihnen handeln. Jede Partei bestätigt, dass sie im eigenen Namen und nicht zugunsten einer anderen Person handelt.

Ungeachtet des Vorstehenden kann DQS einige oder alle ihrer Rechte und Pflichten aus dem Vertrag an ein mit der DQS verbundenes Unternehmen und Partner oder einen ihrer Vertreter abtreten, übertragen oder untervergeben.

6.4 Ethikkodex und Antikorruptionsrichtlinie

Die DQS führt ihre Geschäfte streng nach den Grundsätzen ihres Ethikkodex, der auch die Antikorruptionsrichtlinie enthält. Der DQS-Ethikkodex ist auf der DQS-Website abrufbar.

DQS-Mitarbeitern:innen, Vertretern und anderen Vertretern ist es untersagt, Geld oder Geschenke zu anzunehmen oder zu geben, die als Bestechung ausgelegt werden könnten, oder Vereinbarungen einzugehen, die als korrupte Praktiken ausgelegt werden könnten. DQS hält während der gesamten Laufzeit des Vertrags Richtlinien und Verfahren aufrecht um die Einhaltung des Vorstehenden sicherzustellen und wird diese gegebenenfalls durchsetzen.

6.5 Teilweise Ungültigkeit

Falls eine oder mehrere Bestimmungen dieser Regeln in irgendeiner Hinsicht für rechtswidrig oder nicht durchsetzbar befunden werden, wird die Gültigkeit, Rechtmäßigkeit und Durchsetzbarkeit der übrigen Bestimmungen dadurch nicht berührt oder beeinträchtigt.

6.6 Höhere Gewalt

Weder DQS noch der Kunde verstoßen gegen diese Regeln und haften nicht für Ausfälle oder Verzögerungen bei der Erfüllung ihrer Verpflichtungen, wenn die Ursache für solche Ausfälle oder Verzögerungen auf Ereignisse zurück-zuführen ist, die außerhalb der Kontrolle der betroffenen Partei liegen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Kriege, bewaffnete Konflikte, Terroranschläge, Bürgerkriege, Unruhen, Giftgefahren, Pandemien, Epidemien, Natur-katastrophen, Extremwetter, Feuer, Explosion, Ausfall von Versorgungsleistungen, Streik, Ausfall der Infrastruktur, Transportverzögerungen oder jegliche öffentliche Beschränkungen als Folge der oben genannten Vorfälle oder im Falle anderer Ereignisse höherer Gewalt.

Im Falle des Eintritts eines Falles höherer Gewalt wird die betroffene Partei die andere Partei unverzüglich darüber informieren, einschließlich der Details der Situation und ihrer voraussichtlichen Dauer. Sollte das Ereignis höherer Gewalt länger als neunzig (90) Tage andauern, ist jede Partei berechtigt, den Vertrag mit sofortiger Wirkung zu kündigen.

7. Streitigkeiten

Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, unterliegen alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Regeln dem Recht des Sitzlandes der DQS-Zertifizierungsstelle und werden nach der Schiedsgerichtsordnung der Internationalen Handelskammer von einem oder mehreren Schiedsrichtern endgültig entschieden. Das Schiedsverfahren findet in Paris (Frankreich) statt und wird in deutscher oder englischer Sprache durchgeführt.

8. Zusätzliche Programmanforderungen

Für manche sektorspezifischen Zertifizierungsdienstleistungen für Managementsysteme oder Produkte können zusätzliche zwingende Anforderungen anwendbar sein (siehe unten). Diese „Programmanforderungen“ sind auf der Internetseite https://dqsglobal.com/de-de/ hinterlegt.
 

DQS Gruppe Auditierungs- und Zertifizierungsregeln ab 5. Mai 2022

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DQS Gruppe Auditierungs- und Zertifizierungsregeln

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