A DQS Csoport auditálási és tanúsítási szabályai

DQS Auditálási és tanúsítási rendelkezések

1. Auditálási és tanúsítási szolgáltatások

1.1 Érvényességi terület és alkalmazhatóság

A jelen DQS Auditálási és tanúsítási szabályzat ("Szabályzat") vonatkozik minden ajánlatra és/vagy szolgáltatásra, valamint minden ebből eredő szerződéses kapcsolatra a DQS Holding GmbH, bármely kapcsolt vállalat vagy ezek bármely képviselője (mindegyikük "DQS", együttesen "DQS Csoport") és bármely szervezet/személy ("Ügyfél") között, amely auditálási és tanúsítási szolgáltatásokat igényel vagy kap.

A DQS-csoport tagjainak aktuális listája a https://dqsglobal.com/intl/ oldalon érhető el.

E rendeletek hatálya kiterjed a nemzetközi vagy nemzeti szabványoknak megfelelő rendszer-tanúsítás minden fajtájára, beleértve a magánszabványokat, az uniós irányelveknek vagy nemzeti jogszabályoknak megfelelő terméktanúsítást, valamint a nem szabályozott normatív dokumentumoknak, előírásoknak, követelményeknek vagy műszaki szabályoknak megfelelő termék- és szolgáltatás-tanúsítást.

Ezek a szabályok a tanúsítási vagy ellenőrzési folyamat minden szakaszában érvényesek, beleértve, de nem kizárólagosan a szolgáltatási ajánlatokat és árajánlatokat, szerződéseket, beszerzési és/vagy munkamegrendeléseket, ütemterveket és a DQS és az Ügyfél között elfogadott kiegészítéseket, kivéve, ha kifejezetten írásban másképp állapodtak meg, vagy ha jogszabályi eszközök így rendelkeznek.

Ez az auditálási és tanúsítási szabályzat a kihirdetését követően azonnali hatállyal lép hatályba, és új változat kiadásáig és közzétételéig marad érvényben.

A szabályzat aktuális változata angol nyelven elérhető a https://dqsglobal.com/intl/about/ accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules címen, vagy kérésre minden DQS-irodában. Amennyiben a dokumentum lefordított változata és az angol nyelvű változat között bármilyen eltérés mutatkozik, az angol nyelvű változat az irányadó.

Amennyiben az Ügyfél számára tanúsítványt állítanak ki, a DQS a szolgáltatásokat ésszerű gondossággal és szakértelemmel, valamint az illetékes DQS tanúsító szervezet akkor hatályos gyakorlati kódexeinek megfelelően nyújtja. A DQS tanúsító szervezete a szolgáltatások megkezdésekor az Ügyfél rendelkezésére bocsátja az ilyen gyakorlati kódexek egy példányát, valamint azok időről időre történő módosításait.

1.2 Kifejezések meghatározása

• "Ügyfélnek" számít a megrendelő, valamint minden olyan szervezet/személy, aki a DQS auditálási vagy tanúsítási szolgáltatása iránt érdeklődik vagy azt igénybe veszi, beleértve a nevükben eljáró képviselőiket is.
• "DQS" a nemzetközi DQS Csoport bármely tagja, beleértve a leányvállalatokat, kapcsolt vállalkozásokat és partnereket vagy azok bármelyik ügynökét, akik saját nevükben vagy egy másik DQS tanúsító szervezet nevében auditálási és tanúsítási szolgáltatásokat kínálnak és/vagy nyújtanak az ügyfeleknek.
• "DQS tanúsító szervezet": bármely DQS szervezet, amely akkreditációval vagy felhatalmazással rendelkezik a megfelelő tanúsítványok kiadására.
• "Gyakorlati kódexek": a DQS tanúsító szervezet által az adott tanúsítási programhoz kiadott gyakorlati kódexek.
• "Akkreditáló testület": bármely (állami vagy magán) szervezet, amely felhatalmazással rendelkezik a tanúsító testületek kijelölésére és felügyeletére.
• Az "audit" bármely olyan szisztematikus DQS tevékenységet jelent, amelynek célja objektív bizonyítékok beszerzése és objektív értékelése annak megállapítása érdekében, hogy a meghatározott kritériumok milyen mértékben teljesülnek; az "értékelés" kifejezés is használható.
• "Auditornak" számít az auditor, hitelesítő és szakértő, aki a DQS csoport nevében kijelölésre kerül a tanúsítási és auditálási folyamatra.  

1.3 Auditálási és tanúsítási szolgáltatások

Egy irányítási rendszer, egy folyamat vagy egy termék független, hozzáértő harmadik fél, például a DQS által történő auditálása és tanúsítása értékes előnyt generál az ügyfél részére. A DQS tanúsítványa bizonyítékul szolgál a megfelelő és hatékony irányítási rendszerre, a folyamatra vagy a megfelelő termékre, amely képes folyamatosan megfelelni az ügyfelek elvárásainak, valamint a szabályozási és jogszabályi követelményeknek.

Az audit során a képzett és tapasztalt auditorok vizsgálják az irányítási rendszert és annak folyamatait vagy termékeit a folyamatos alkalmasság és hatékonyság érdekében tekintettel a változó piacra és környezetre. A fejlesztési lehetőségek azonosításakor az auditor növeli a szervezet azon képességét, hogy a kitűzött célokat és feladatokat elérje, ezáltal növelve az ügyfél részére a fenntartható sikert. A DQS tanúsítvány birtokában az ügyfelek bizalmat szavazhatnak a megrendelőnek és a tanúsított irányítási rendszernek, folyamatnak vagy terméknek, amelyet az elismert szabványok és előírások szerint auditáltak és tanúsítottak.

1.4 A szerződés és a kereskedelmi feltételek

A jelen DQS Auditálási és Tanúsítási Szabályzat, valamint adott esetben a kérelem, az árajánlat, annak elfogadása, a Gyakorlati Kódexek, a DQS Tanúsítási Jegyek feltételei és a helyi üzleti feltételek vagy kereskedelmi feltételek képezik a teljes megállapodást ("Szerződés") az Ügyfél és a DQS között a jelen szerződés tárgya tekintetében.

A helyi üzleti feltételek vagy kereskedelmi feltételek tartalmazhatnak a jogi képviseletre, joghatóságra, felelősségre, adóra, fizetési feltételekre és egyebekre vonatkozó záradékokat, figyelembe véve a helyi jogi követelményeket. A szerződést a DQS és az ügyfél közötti egyedi megállapodások is alkothatják, amelyek közvetlen beillesztés vagy hivatkozás révén mindig tartalmazzák a DQS Auditálási és tanúsítási szabályzatát, amely annak szerves részét képezi.

Eltérő rendelkezés hiányában a szerződés módosítása csak írásban érvényes.

1.5 Szerződéses kapcsolat a DQS tanúsító szervezettel

Ha egy DQS-iroda egy másik DQS tanúsító szervezet felhatalmazása vagy akkreditációja alapján nyújt szolgáltatást, akkor az adott szervezet nevében és megbízásából ügynökként jár el. Az ajánlat azonosítja az adott DQS tanúsító szervezetet, és annak elfogadása és a helyi szerződés aláírása jogilag kötelező érvényű tanúsítási szerződést képez az ügyfél és a DQS tanúsító szervezet között. Bár az ügynök jogosult a szolgáltatásnyújtásért és a tanúsításért díjat felszámítani/számlázni az Ügyfélnek, a tanúsítási tevékenységekért és az adott akkreditáció keretében végzett működési ellenőrzésért a felelősség mindig a DQS tanúsító szervezetet terheli, amely felelős a tanúsítással kapcsolatos döntésekért, és fenntartja a hatáskörét, beleértve a tanúsítás megadását, elutasítását, fenntartását, a tanúsítás hatályának kiterjesztését vagy csökkentését, megújítását, felfüggesztését vagy felfüggesztést követő helyreállítását, illetve a tanúsítás visszavonását.

2. A tanúsítási folyamat

A DQS értékeli az Ügyfél irányítási rendszerét, folyamatait, termékeit vagy azok részeit azzal a céllal, hogy megállapítsa, hogy azok megfelelnek-e az elfogadott és elismert követelményeknek, például nemzetközi, nemzeti vagy ágazatspecifikus szabványoknak vagy előírásoknak. A vonatkozó tanúsítási folyamat egy vagy több lépést foglalhat magában, és általában egy auditjelentéssel zárul, amely dokumentálja az audit eredményeit. A tanúsítási szolgáltatások esetében az adott DQS tanúsító szervezet ügyfélspecifikus tanúsítványt állít ki, amely igazolja a vonatkozó követelményeknek való megfelelést, ha az összes vonatkozó követelmény teljesülése bizonyított.

Ha az audit során a vonatkozó szabvány vagy specifikáció követelményeinek való meg nem felelést állapítanak meg, az ügyfélnek meg kell terveznie és meghatározott határidőn belül végre kell hajtania a helyesbítő intézkedéseket. A tanúsítványokat csak akkor adják ki, ha a megfelelő helyesbítő intézkedések hatékony végrehajtását bizonyították. A tanúsítványon fel kell tüntetni az érvényesség hatályát és időtartamát.

A legtöbb audit megállapításai mintavételi eljáráson alapulnak, amely az irányítási rendszer, folyamat vagy termék hatékony végrehajtásának és megfelelőségének megbízható bizonyítékaira irányul. További pozitív vagy negatív üzleti szempontok is létezhetnek, amelyeket az auditcsoport nem vizsgált meg. A megállapítások lehetséges hatásának és hatókörének kivizsgálása és értékelése kizárólag a szervezet felelőssége, így folyamatosan biztosítva az alkalmazott szabvány(ok)nak való teljes megfelelést. Nem-megfelelőség esetén a DQS nem vállal felelősséget.

A DQS független, semleges és objektív auditokat és tanúsításokat végez. Az auditokat általában az ügyfél telephelyén végzik (helyszíni auditálás), de az auditok részben elvégezhetők, helyettesíthetők vagy kiegészíthetők távoli auditálási tevékenységekkel (helyszíni auditáláson kívül). Az eljárás típusa, terjedelme és ütemezése a felek külön megállapodásának tárgyát képezi. A DQS arra törekszik, hogy az ügyfél telephelyén történő auditálás során az üzleti folyamatokat a lehető legkisebb mértékben zavarja.

A tanúsítási folyamat általában a következő lépéseket tartalmazza:

A tanúsítási folyamat általában a következő lépéseket foglalja magában:

2.1 A folyamat az ügyfél igényeivel és elvárásaival kezdődik. A DQS szeretné megismerni az Ügyfél szervezetét, irányítási rendszerét, méretét és működési típusait. A két fél közösen határozza meg az audit és/vagy a tanúsítás céljait, beleértve az alkalmazandó szabványokat és előírásokat.

2.2 A DQS a kezdetben megadott információk alapján részletes ajánlatot ad az auditálási és tanúsítási szolgáltatásokra, az ügyfél egyedi igényeihez igazítva. Az írásos szerződésben meghatározásra kerül az összes vonatkozó teljesítendő feladat, valamint az alkalmazandó auditálási és tanúsítási kritériumok.

2.3 Az 1. fázisú ellenőrzés: A tanúsítási eljárás maga a rendszer dokumentációjának, céljainak, a vezetői felülvizsgálat és a belső auditok eredményeinek áttekintésével és értékelésével kezdődik. Ennek során megállapításra kerül, hogy az Ügyfél irányítási rendszere kellőképpen kidolgozott-e és készen áll-e a tanúsításra. Az auditor elmagyarázza a megállapításokat, és koordinálja a 2. fázisú auditra való felkészüléshez szükséges tevékenységeket. Az 1. fázisú audit általában nem alkalmazható a folyamatok és termékek tanúsítására.

2.4 A 2. fázisú ellenőrzés: A kijelölt auditcsoport az ügyfél irányítási rendszerét, folyamatait vagy termékeit a termelés vagy szolgáltatásnyújtás helyszínén és/vagy távoli auditálási technikák alkalmazásával auditálja. Az auditcsoport a meghatározott irányítási rendszerszabványok és előírások alkalmazásával, megfigyelések, vizsgálatok, interjúk, a vonatkozó feljegyzések áttekintése és egyéb auditálási technikák alapján értékeli az összes funkcionális terület, valamint az irányítási rendszer valamennyi folyamatának hatékonyságát. Az audit eredményét, beleértve a tanúsításra vonatkozó ajánlást és az összes megállapítást, a záró megbeszélésen bemutatják az ügyfélnek, és egy írásos jelentésben foglalják össze. Szükség esetén megállapodnak a szükséges cselekvési tervekben.

2.5 Rendszerértékelés: A DQS tanúsító szervezet tanúsítási funkciója értékeli az auditálási folyamatot és annak eredményeit, és objektív bizonyítékok alapján függetlenül dönt a tanúsítvány kiadásáról. Az auditcsoport által adott és a jelentésben dokumentált ajánlások nem kötelező érvényűek a DQS tanúsító szervezet számára, és a tanúsítvány kiadásáról szóló döntés a DQS tanúsító szervezet kizárólagos mérlegelési jogkörébe tartozik. Az ügyfél megkapja az auditálási eredményt dokumentáló auditálási jelentést, és ha az összes vonatkozó követelmény teljesül, az ügyfél megkapja a tanúsítványt is

2.6 Felügyeleti ellenőrzések: Félévente vagy legalább évente egyszer az irányítási rendszer kritikus elemeinek auditálására kerül sor. Meg kell határozni a javítási lehetőségeket, a folyamatos javulásra és a fenntartható hatékonyságra összpontosítva. Terméktanúsítás esetén a felügyeleti auditot általában egy éves újraauditálás váltja fel.

2.7 Újbóli auditálás: A tanúsítvány korlátozott ideig, többnyire legfeljebb három évig érvényes. E ciklus végén újraauditálásra kerül sor annak biztosítása érdekében, hogy az összes vonatkozó követelmény folyamatosan teljesüljön. Ennek teljesülésétől függően új tanúsítványt állítanak ki.

Ágazat-specifikus szabványok vagy folyamat- és terméktanúsítás esetében a leírt tanúsítási eljárás eltérő lehet.

3. A Megrendelő jogai és kötelezettségei

3.1 Az irányítási rendszer fenntartása / folyamatok és termékek megfelelősége

A tanúsítvány megszerzése és fenntartása érdekében az ügyfélnek olyan dokumentált irányítási rendszert kell bevezetnie és fenntartania, amely megfelel a kiválasztott szabvány vagy előírás követelményeinek. Folyamat/terméktanúsítás esetén az Ügyfél felelős a folyamatos megfelelőség biztosításáért. Az Ügyfél köteles az értékelt irányítási rendszer, folyamatok vagy termékek megfelelőségét és hatékonyságát bizonyítani, és a kijelölt auditcsoport számára könnyen hozzáférhetővé tenni az auditáláshoz. Az Ügyfél megtesz minden szükséges intézkedést annak biztosítására, hogy az irányítási rendszer és/vagy a termék mindenkor megfelelő és hatékony legyen.

Az Ügyfelet értesítjük a tanúsítási programban bekövetkező változásokról, illetve az Ügyfelet érintő új vagy felülvizsgált követelményekről. Amennyiben a tanúsítás folyamatban lévő termelésre vonatkozik, az Ügyfél biztosítja, hogy a tanúsított termék továbbra is teljesíti a rendszer vagy a termék követelményeit. A DQS ellenőrzi, hogy az Ügyfél végrehajtotta-e a változtatásokat, és kezdeményezi a szükséges intézkedéseket a tanúsítási folyamat során.

3.2 Az információhoz való hozzáférés

Az Ügyfél minden szükséges intézkedést megtesz annak biztosítására, hogy a DQS hozzáférjen minden szükséges információhoz (dokumentáció és nyilvántartás), személyzethez és a szükséges létesítményekhez (megfelelő berendezések, helyszín(ek), területek) az ellenőrzési és értékelési feladatok elvégzéséhez, beleértve a panaszok kivizsgálását is. Terméktanúsítás esetén ez magában foglalja az érintett alvállalkozókhoz való hozzáférést is. A DQS a szolgáltatások egészének vagy egy részének teljesítését megbízottra vagy alvállalkozóra bízhatja, és az Ügyfél felhatalmazza a DQS-t, hogy az ilyen teljesítéshez szükséges minden információt átadjon a megbízottnak vagy alvállalkozónak. Az Ügyfél kötelezi valamennyi kijelölt képviselőjét és alkalmazottját, hogy hozzáférést biztosít az auditcsoport számára, és időben pontos és teljes körű információkat és objektív bizonyítékokat szolgáltat az auditálás és az értékelés szempontjából jelentős valamennyi folyamatra vonatkozóan. Az ügyfél vállalja, hogy ellenőrzött objektív bizonyítékokat gyűjt és/vagy rögzít és csatol az auditdokumentációhoz. A tanúsított irányítási rendszerek, folyamatok és/vagy termékek körében a panaszokkal és azok javító intézkedéseivel kapcsolatos valamennyi nyilvántartást kérésre be kell mutatni a DQS-nek.

3.3 Értesítés a változásokról és különleges eseményekről

Az Ügyfél köteles haladéktalanul tájékoztatni a DQS-t minden olyan változásról, amely hatással lehet a tanúsított irányítási rendszerre, folyamatokra vagy a tanúsított termékekre. Ez különösen vonatkozik a vállalat egészének vagy egy részének megvásárlására/eladására, a tulajdonosi viszonyok megváltozására, a működésben bekövetkező jelentős változásokra, a folyamatok alapvető megváltoztatására, olyan eseményekre, mint például súlyos baleset vagy a szabályozás/jogi kötelezettség súlyos megsértése, amely szükségessé teszi az illetékes szabályozó hatóság bevonását, vagy csőd- vagy csődegyezségi eljárás megindítását. Ezen esetek bármelyikében a DQS konzultál az ügyféllel, és meghatározza, hogyan lehet a tanúsítványt fenntartani.

Az Ügyfél köteles haladéktalanul értesíteni a DQS-t termékvisszahívás esetén. Az egyes tanúsítási szabványok és azok előírásai eltérő időkereteket alkalmaznak e határidő betartása tekintetében. Ezek az előírások az adott szabványokban és az alkalmazandó rendeleteikben találhatók.

3.4 Az auditálás függetlensége

Az ügyfél köteles kerülni mindent, ami veszélyeztetheti a DQS alkalmazottainak és auditorainak függetlenségét. Ez különösen vonatkozik a tanácsadási ajánlatokra, a fizetett és alvállalkozói munkára vonatkozó ajánlatokra, a külön megállapodásokra a díjakról vagy más pénzbeli jutalmakról.

3.5 Az auditor visszautasításának joga

Az audit időpontjának megerősítése előtt az Ügyfél jogosult a DQS által kijelölt auditor(ok) felülvizsgálatára és megfelelő indoklással történő elutasítására. Indokolt esetben, pl. a pártatlanság veszélyeztetése esetén, és amennyiben az alkalmazandó akkreditációs szabályok lehetővé teszik, a DQS az elutasított auditor helyett másikat jelöl ki.

3.6 Bizalmas kezelés és titoktartás

A DQS által az Ügyfél rendelkezésére bocsátott dokumentumok, beleértve a védjegyeket és a DQS tanúsító szimbólumot, szerzői jogi védelem alatt állnak. Az Ügyfél kifejezetten tudomásul veszi, hogy a DQS által vizsgálatra rendelkezésre bocsátott vagy rendelkezésre bocsátott valamennyi dokumentum a DQS tulajdonában marad, és hogy azokat kizárólag az Ügyfél belső igényeihez lehet felhasználni, és nem lehet harmadik fél számára hozzáférhetővé tenni, illetve az itt vagy írásban megállapított célokon kívül más célra felhasználni. Az Ügyfél köteles szigorúan bizalmasan kezelni a jelen megállapodás keretében feltárt információkat, valamint a DQS-t, annak alkalmazottait és auditorait érintő minden ismeretet. Ez a kötelezettség a szerződés megszűnése után is érvényes. Az Ügyfél ugyanígy vállalja ezt a kötelezettséget a megbízottjai és segítői nevében is. Az ügyfél jogosult az audit jelentést teljes egészében továbbítani. Kivonatok továbbítása nem megengedett.

3.7 A tanúsítványok és védjegyek használatának joga

Érvényes DQS-tanúsítvány birtokában az Ügyfél jogosult a tanúsítványt, a vonatkozó tanúsítási jeleket és bizonyos esetekben az akkreditációs jeleket promóciós célokra használni a DQS honlapján közzétett vonatkozó szabályok szerint.

A DQS Certified Management System Mark®, az UL Registered Firm Mark® és más tanúsítási vagy akkreditációs védjegyek engedélyezett használata növeli az ügyfelek bizalmát az ügyfél tanúsított irányítási rendszerében és a megfelelő megjelenésében. Ezeket a védjegyeket gyakran használják a vállalati levélpapírokon, brosúrákban, az interneten, kiállításokon, járműveken vagy reklámokban, és közvetlenül a tanúsított szervezethez és annak irányítási rendszeréhez, folyamataihoz vagy termékeihez kapcsolódnak. A tanúsítványok és védjegyek használata a tanúsítás hatályára és érvényességi idejére korlátozódik, és nem használhatók sem a terméken, sem a termék csomagolásán, sem más olyan módon, amely a termék megfelelőségének jelöléseként értelmezhető.

3.8 Panasz

A DQS minden ügyfelének joga van ahhoz, hogy a szolgáltatásokat a megállapodás szerinti terjedelemben úgy végezzék el, hogy minden reális elvárás és követelmény teljesüljön. Nem teljesülés esetén az Ügyfél jogosult panaszt tenni az adott DQS vállalatnál. A DQS a szükséges információkat bekéri az elemzés és fejlesztés érdekében.

3.9 Fellebbezés

Ha az Ügyfél nem ért egyet egy adott tanúsítási döntéssel, az Ügyfél írásbeli fellebbezést nyújthat be, és kérheti a döntés felülvizsgálatát. A fellebbezéssel kapcsolatos végső döntést az adott DQS tanúsító szervezet különálló, pártatlan műszaki felülvizsgálója hozza meg, aki nem vesz részt az audit lebonyolításában és az eredeti döntésben. A DQS tanúsító szervezet vezetősége mindig tájékoztatást kap a fellebbezési eljárás állásáról.

4. A DQS jogai és kötelezettségei

4.1 Az irányítási rendszerek auditálása

A DQS rendszeres (általában féléves vagy éves) auditok elvégzésével ellenőrzi az ügyfél tanúsított irányítási rendszerének, folyamatainak vagy termékeinek megfelelőségét és hatékonyságát. Ezen auditálási célokból a DQS-nek joga van a tervezett auditálási látogatások keretében belépni az Ügyfél létesítményeibe, megfigyelni a működést, megvizsgálni a folyamatokat, termékeket és szolgáltatásokat, interjúkat készíteni az alkalmazottakkal és a képviselőkkel, áttekinteni a dokumentumokat és a vonatkozó nyilvántartásokat, valamint egyéb auditálási technikákkal információt gyűjteni annak érdekében, hogy elegendő objektív bizonyítékot szerezzen, amelyre a tanúsítási döntést alapozza. Amennyiben a DQS olyan információkat kap harmadik felektől, amelyek vitatják a DQS által tanúsított irányítási rendszer, folyamat vagy termék megfelelőségét vagy hatékonyságát, az ügyféllel való konzultációt követően jogosult további, terven kívüli kiegészítő auditokat végezni. A törvényileg szabályozott területeken a DQS jogosult további, előre be nem jelentett auditokat végezni, amennyiben ez indokolt.

4.2 Akkreditáció és engedélyezés

A DQS tanúsító szervezeteket különböző akkreditációs testületek és más kormányzati és nem kormányzati hatóságok vagy programtulajdonosok jogosították fel arra, hogy auditálási jelentéseket és tanúsítványokat adjanak ki különböző szabványoknak és előírásoknak megfelelően. Ez magában foglalja azt a kötelezettséget is, hogy e testületek alkalmazottai vagy segítői részt vehetnek az auditokban. A vonatkozó akkreditációs és engedélyezési szabályoknak megfelelően a DQS hozzáférést biztosít ezeknek a személyeknek mind a saját dokumentumaihoz, mind az ügyfelekkel kapcsolatos adatokhoz, az itt meghatározott titoktartási követelmények betartásával. Ezen túlmenően, amennyiben az egyes szabványok vagy előírások kifejezetten előírják, az ügyféllel kapcsolatos adatokat és az auditok eredményeit átadják ezeknek a szervezeteknek. Az Auditálási és tanúsítási szabályzat elfogadásával az Ügyfél beleegyezik a vonatkozó akkreditációs és engedélyezési követelmények aktuális változatába (pl. ISO/IEC 17021-1 vagy ISO/IEC 17065), beleértve az összes fent említettet.

A DQS tanúsító testületek jogosultak a szolgáltatások teljes vagy részleges nyújtását - a tanúsítási döntések kivételével - más DQS-irodákra, ügynökre vagy alvállalkozóra bízni. Amennyiben a tanúsítványokat az ügyfél helyi DQS-partnerétől eltérő DQS-tanúsító szervezet állítja ki, a jelen dokumentumban foglalt valamennyi vonatkozó jog és kötelezettség egyaránt vonatkozik a DQS-tanúsító szervezetre és a helyi szolgáltatóra.

4.3 Az auditorok kijelölése

Az illetékes auditorok kijelölése a DQS kizárólagos felelőssége. A DQS vállalja, hogy csak olyan auditorokat alkalmaz, akik műszaki képzettségük, tapasztalatuk és személyes képességeik alapján alkalmasak a feladatra. Az auditoroknak rendelkezniük kell az előírt szabvány(ok)ra vagy specifikáció(k)ra vonatkozó jogosultsággal, és megfelelő tapasztalattal kell rendelkezniük az ügyfél működési területén, valamint a vezetés és az auditálás területén. Sok esetben a DQS egy két vagy több auditorból álló auditcsoportot rendelhet ki egy adott auditálási vagy tanúsítási folyamathoz. Kérésre a DQS a kiválasztott auditor rövid önéletrajzát megküldi az ügyfélnek.

Amennyiben egy auditor az audit előtt vagy közben nem áll rendelkezésre, a DQS törekszik arra, hogy lehetőség szerint megfelelő helyettesítő auditorról gondoskodjon.

4.4 Audit időpontokról történő megállapodás

A DQS-nek joga és kötelessége az Ügyfél irányítási rendszerének, folyamatainak vagy termékeinek auditálását ütemezni. Az auditokat a két fél közös megegyezése szerint, az alkalmazandó követelmények által előírt időkereteken belül kell ütemezni. Az auditok időpontjáról írásban kell megállapodni. A megerősítést követően az auditok időpontjai kötelező érvényűek. Az egyedi auditmegállapodások tartalmazhatnak a megerősített auditok lemondása vagy elhalasztása esetén fizetendő kártérítésre vonatkozó rendelkezéseket.

A tanúsítás a szabványtól függően előre be nem jelentett auditokat is magában foglalhat, amelyek vagy teljesen előre be nem jelentett, vagy rövid időn belül bejelentett auditok. Ha be nem jelentett auditot nem lehet elvégezni olyan okok miatt, amelyekért az Ügyfél elszámoltatható (a belépés megtagadása), a DQS az előre nem bejelentett audit előkészítésével felmerült tényleges költségeket felszámíthatja az Ügyfél számlájára.

A tanúsított telephelynek meg kell tennie a szükséges lépéseket annak érdekében, hogy előre be nem jelentett audit esetén az auditor belépési engedélyt kapjon.

4.5 A tanúsítvány és a jelentések kiállítása

A DQS auditálási jelentéseket és DQS tanúsítványt (a továbbiakban: "tanúsítvány") állít ki és ad át az Ügyfélnek, miután az Ügyfél teljesítette az összes tanúsítási követelményt és szerződéses kötelezettséget. A tanúsítási döntés a DQS tanúsító szerv kizárólagos felelőssége, az auditorok kibocsátásra vonatkozó ajánlása és az auditálási jelentésben rögzített vagy hivatkozott valamennyi auditálási eredmény alapján. A jelentésben szereplő ajánlások nem kötelező érvényűek a DQS tanúsító szervezet számára. A jelentés és a tanúsítványok a DQS tulajdonában maradnak; a DQS biztosítja az ügyfél számára a jogot, hogy azokat a jelen szabályzatnak megfelelően felhasználja. A DQS tanúsítványok korlátozott ideig, általában legfeljebb három évig érvényesek, a kiállítás időpontjától kezdődően.

4.6 Titoktartás és adatvédelem

A DQS kötelezettséget vállal arra, hogy megvédi az Ügyfél és alkalmazottai minden olyan bizalmas információ és személyes adat (pl. a GDPR 4. cikke és más vonatkozó jogi követelmények szerint) bizalmas jellegét, amely nem nyilvános, és amelyet a DQS az Ügyfél telephelyén végzett tevékenységével összefüggésben a DQS rendelkezésére bocsát, függetlenül attól, hogy ezek az információk az Ügyfél belső ügyeire vagy üzleti kapcsolataira vonatkoznak. Ez vonatkozik az ellenőrzés szóbeli és írásbeli eredményeire is. A DQS bizalmas információkat csak az Ügyfél írásos engedélyével ad át harmadik félnek, kivéve, ha jogszabályi előírás vagy a jelen Auditálási és tanúsítási szabályzat kifejezetten másként rendelkezik. Ezek a kötelezettségvállalások a szerződés megszűnése után is érvényesek. Egyes ágazati tanúsítási rendszerek esetében az audit és az ügyféladatok egy részét kötelezően a rendszer tulajdonosa által biztosított alkalmazásokban kezelik (pl. autóipari, repülőgépipari, élelmiszeripari rendszerek); az ügyfél ehhez hozzájárul. Hacsak az illetékes akkreditáló testület vagy a törvény másként nem rendelkezik, a DQS legalább két tanúsítási cikluson keresztül (általában hat évig) megőrzi az auditokhoz és tanúsításokhoz kapcsolódó nyilvántartásokat az archívumában. Az alkalmazandó nemzeti vagy nemzetközi jogi követelményeket (pl. a GDPR-ból) teljes mértékben figyelembe veszi. A minimális archiválási időszak végén a DQS saját belátása szerint megőrzi vagy megsemmisíti az anyagokat, kivéve, ha az Ügyfél más utasítást ad; az ilyen utasítások végrehajtásáért járó díjak kiszámlázásra kerülnek az Ügyfél részére.

4.7 Közzététel

A DQS jogosult közzétenni a DQS tanúsítvánnyal rendelkezkő összes megrendelőjének listáját. Ez a közzététel magában foglalja a tanúsított szervezet nevét és címét, valamint az érvényességi területet, a követelményrendszert és a tanúsítás állapotát. Az Ügyfél ezennel hozzájárul az ilyen információknak az alábbiakban történő közzétételéhez, valamint ugyanezen adatoknak az országos hatóságok, akkreditációs testületek vagy programtulajdonosok által kezelt kötelező nemzeti és nemzetközi adatbázisokban történő közzétételéhez. Ezenkívül a megrendelés feldolgozása során az ügyféladatokat a programtulajdonosok külső adatbázisaiban tárolják és dolgozzák fel. Az ajánlat elfogadásával az Ügyfél hozzájárul ahhoz, hogy az ügyféladatokat harmadik felek a megfelelő adatbázisokban tárolhassák, hozzáférhessenek és megtekinthessék.

4.8 Elektronikus kommunikáció

A fentiek ellenére az Ügyfél felhatalmazza a DQS-t, hogy titkosítás nélküli bizalmas és egyéb információkat interneten vagy egy közcélú hálózaton keresztül történő továbbítására az Ügyfél által megadott e-mail címre vagy egyéb helyszínre. Az Ügyfél elismeri, hogy a DQS nem tudja garantálni az ilyen továbbítás bizalmasságát. Az Ügyfél elfogadja, hogy a bizalmas információknak a DQS által az interneten vagy más nyilvános hálózaton keresztül történő biztonságos továbbítása nem jelenti a jelen Audit és tanúsítási szabályzat szerinti titoktartási kötelezettség megszegését, és hogy a DQS nem felel az ilyen továbbításokból eredő károkért, feltéve, hogy az ilyen bizalmas információkat ugyanolyan gondossággal kezeli, mint a DQS a saját bizalmas információit. Amennyiben az Ügyfél a DQS honlapjára hivatkozik, az Ügyfél beleegyezik:

(i) a DQS weboldalán található információk a DQS tulajdonát képezik; (ii) a hivatkozó weboldal közvetlenül a DQS által közzétett DQS weboldalra irányítja a felhasználót, anélkül, hogy kereteket, böngészőablakokat vagy harmadik féltől származó tartalmakat használna; és (iii) a hivatkozó weboldal nem állíthatja vagy sugallhatja, hogy az Ügyfél vagy annak termékei vagy szolgáltatásai a DQS által jóváhagyásra kerültek.

Amennyiben a Megrendelő a DQS honlapjára hivatkozik, a Megrendelő beleegyezik, hogy: (i) a DQS honlapon szereplő információk a DQS-hez tartoznak; (ii) a hivatkozás közvetlenül a DQS honlapjára irányítja a felhasználót olyan formában, ahogy azt a DQS kihelyezte, bármilyen keret ráhelyezése nélkül, böngészőablak nélkül és harmadik féltől származó tartalom nélkül; valamint (iii) a honlapra mutató hivatkozás nem állíthatja vagy sugallhatja azt, hogy a Megrendelő vagy az ő termékei vagy szolgáltatásai a DQS által jóváhagyásra kerültek.

5. Tanúsítványok és védjegyek

5.1 A tanúsítványok kiállítása és a védjegyek használata

A DQS tanúsító szervezet állítja ki a tanúsítványokat, ezzel megerősítve, hogy az ügyfél irányítási rendszere, folyamatai vagy terméke megfelel a kiválasztott nemzeti és nemzetközi szabványoknak, valamint az elismert iparági vagy ügyfélspecifikus követelményeknek, ha az ügyfél egy audit során bizonyította, hogy az összes vonatkozó követelményt teljesítette. Az Ügyfél jogosult a tanúsítványt és a kapcsolódó tanúsítási védjegyeket az üzleti partnerek bizalmának megszerzésére használni.

A tanúsítvány kiállítása után egy felügyeleti szolgáltatás lép életbe, amely biztosítja az irányítási rendszer, folyamatok vagy termékek megfelelőségének folyamatos fenntartását. A tanúsítvány kiállításának és fenntartásának feltétele az auditálási és tanúsítási megállapodás teljesítése és a szerződéses feltételek Megrendelő részéről történő változatlan betartása.

A Ügyfél beleegyezik a DQS-szel való együttműködésbe azon tények megállapításában, amelyek azt jelentik ki, hogy az Ügyfél irányítási rendszere, folyamatai, termékei vagy szolgáltatásai nem felelnek meg a jogi, tanúsítási vagy egyéb alkalmazható követelményeknek, beleértve az olyan információk megosztását, amelyeket az Ügyfél a jelentett nem-megfelelőség kapcsán szerez, valamint a szükséges helyesbítő intézkedés megfogalmazásában és a DQS felé történő lejelentésében.

Az Ügyfél elfogadja, hogy a felügyeleti szolgáltatás, mint például a felügyeleti auditok és a DQS által végzett bármilyen speciális auditok csak az Ügyfél által az irányítási rendszere, folyamatai vagy termékei tanúsítási követelményeknek való megfelelésének megállapítására alkalmazott eszközök ellenőrzésére szolgálnak, és hogy az Ügyfél semmilyen módon nem mentesül a tanúsítás hatálya alá tartozó irányítási rendszeréért, folyamataiért, termékeiért és szolgáltatásaiért viselt felelősség alól.

A tanúsítványok és tanúsító védjegyek nem ruházhatók át jogutódokra vagy más szervezetekre. Miután a tanúsítás lejárt, felfüggesztették, visszavonták vagy érvénytelenítették, az Ügyfélnek tartózkodnia kell a tanúsítás mindennemű reklámjától vagy egyéb felhasználásától. Az ügyfél vállalja, hogy a visszavonást vagy érvénytelenítést követően visszaadja a fizikailag kiállított tanúsítványokat; a visszatartási jog kizárt.

5.2 A tanúsítvány meg nem adása

A DQS tanúsító szervezet csak akkor adhat ki tanúsítványt, ha a kiválasztott szabvány(ok), előírások és szerződések valamennyi követelménye teljesült az auditot követően (tanúsítást/megújító auditot) követően. Nemteljesítés esetén az auditor a hiányosságokat egy nem-megfelelőségi jelentésben dokumentálja és/vagy más módon azonosítja azokat a kikötéseket, amelyeknek teljesítése szükséges a tanúsítvány megadásához.

A DQS-tanúsítvány kiadása előtt minden nem-megfelelőséget vagy kikötést meg kell szüntetni. Szükség esetén a DQS részben vagy egészben megismétli az auditot. Ha a nem-megfelelőségek nem kerültek megszüntetésre, vagy ha a tanúsítvány kiadásának előfeltételei az utóellenőrzés vagy a külön auditálás után sem teljesülnek, a tanúsítási eljárás egy jelentéssel - de tanúsítvány nélkül – zárul le.

5.3 A tanúsítvány felfüggesztése, megvonása és megsemmisítése

5.3.1 Felfüggesztés

A DQS tanúsító szervezet jogosult ideiglenesen felfüggeszteni a tanúsítványt, ha az Ügyfél megszegi a tanúsítási, szerződéses vagy pénzügyi kötelezettségeit, különösen, ha:

• A javító intézkedéseket nem hajtották végre bizonyíthatóan és hatékonyan a megállapodás szerinti határidőn belül;
• A DQS által a tanúsítás fenntartásához szükséges audit(ok)ra javasolt auditok ütemezését nem tartották be, és ezáltal túllépték az előző auditálás óta eltelt határidőt;
• A DQS-t nem tájékoztatták időben az irányítási rendszer tervezett változtatásairól, speciális incidensekről vagy termékvisszahívásról (lásd 3.3.), illetve egyéb olyan változásokról, amelyek befolyásolják az audit alapját képező szabványnak vagy előírásnak való megfelelést;
• A tanúsított helyszín/létesítmény áthelyezése a DQS előzetes értesítése nélkül;
• A DQS tanúsítványt vagy tanúsítási szimbólumot megtévesztő vagy jogosulatlan módon használták;
• Az auditálási- és tanúsítási szolgáltatásokért esedékes kifizetései nem történnek meg határidőig vagy legalább egy fizetési felszólítást követően.

A DQS tanúsító szervezet jogosult a tanúsítványt felfüggeszteni, ha a tanúsítási döntést követően az akkreditációs szabályok jelentős megsértésére derül fény, valamint vis major esetén (lásd 6.6.).

A DQS írásban értesíti az ügyfelet a javasolt felfüggesztésről. Ha a javasolt felfüggesztés okait két héten belül nem sikerül megszüntetni, a DQS írásban tájékoztatja az ügyfelet a tanúsítvány felfüggesztéséről, megjelölve az indokait, valamint a tanúsítvány visszaállításához szükséges helyesbítő intézkedéseket.

A tanúsítás felfüggesztése határozott időre szól (általában legfeljebb 90 napra). Ha az előírt intézkedéseket a megállapított határidőig bizonyíthatóan és hatékony módon végrehajtották, a tanúsítás felfüggesztése visszavonásra kerül. Ha az előírt intézkedéseket a megállapított határidőn belül nem hajtották végre, a DQS tanúsító szervezet az alábbiakban meghatározottak szerint visszavonhatja a tanúsítványt.

5.3.2 Visszavonás

A DQS tanúsító szervezet jogosult a tanúsítványokat visszavonni vagy érvénytelennek nyilvánítani az Ügyfélnek küldött írásbeli értesítéssel, amennyiben:

• A tanúsítvány felfüggesztésének határideje lejárt,
• Az irányítási rendszer, a folyamatok vagy a termékek megfelelősége az alapjául szolgáló szabványnak vagy előírásnak nem biztosított, vagy az Ügyfél nem hajlandó vagy nem képes a nem-megfelelőségek kiküszöbölésére;
• Az ügyfél a tanúsítvány felfüggesztését követően továbbra is használja a tanúsítványt reklám célokra;
• Az ügyfél a tanúsítást oly módon használja fel, hogy rossz hírbe hozza a DQS tanúsító szervet vagy a DQS-t;
• A tanúsítvány kiállításának előfeltételei már nem állnak fenn;
• Az ügyfél szándékosan vagy nem szándékosan csődeljárást indít;
• Az ügyfél ténylegesen felmondja a DQS-szel fennálló szerződéses jogviszonyát.

5.3.3 Visszavonás

A DQS tanúsító szervezet jogosult a tanúsítványokat érvényteleníteni vagy visszamenőlegesen érvénytelennek nyilvánítani, amennyiben:

• Utólag kiderült, hogy a tanúsítvány kiadásához szükséges előfeltételek valójában nem teljesültek;
• Az ügyfél úgy veszélyeztette a tanúsítási eljárást, hogy a DQS megítélése szerint az audit eredményeinek objektivitása, semlegessége vagy függetlensége megkérdőjeleződött.

6. Egyéb rendelkezések

6.1 Nincs partnerség vagy ügynökség

A felek tudomásul veszik, hogy a DQS független vállalkozóként nyújtja a szolgáltatásokat az Ügyfélnek, és hogy a Szerződés nem hoz létre semmilyen partneri, ügynöki, munkaviszonyi vagy bizalmi kapcsolatot a DQS és az Ügyfél között.

Az Ügyfél tudomásul veszi, hogy a DQS nem lép az Ügyfél vagy bármely harmadik fél helyébe, nem mentesíti őket kötelezettségeik alól, és nem vállalja, nem rövidíti meg, nem vonja vissza és nem vállalja, hogy teljesíti az Ügyfél bármely harmadik féllel szemben fennálló kötelezettségét, illetve bármely harmadik félnek az Ügyféllel szemben fennálló kötelezettségét.

6.2 Felelősségkorlátozás és kártérítés

A DQS a szolgáltatások teljesítése során a hasonló szolgáltatások jó hírű szolgáltatójától elvárható szakértelemmel, kellő gondossággal és körültekintéssel jár el, és csak bizonyított gondatlanság esetén vállal felelősséget a károkért.

A jelen Szabályzat egyetlen rendelkezése sem zárja ki vagy korlátozza a DQS felelősségét az Ügyféllel szemben halálesetért vagy személyi sérülésért, csalásért vagy bármely más, a DQS gondatlanságából eredő olyan ügyért, amelyért a felelősség kizárása vagy korlátozása jogellenes lenne.

Eltérő megállapodás hiányában a DQS teljes felelőssége az Ügyféllel szemben bármely veszteség, kár vagy költség miatt felmerülő bármilyen jellegű követelés tekintetében bármely esemény vagy összefüggő eseménysorozat tekintetében a DQS-nek a szerződés alapján kifizetett díjak kétszeresével megegyező összegre korlátozódik.

A DQS csak akkor vállal felelősséget veszteségért, kárért vagy költségért, ha a választottbírósági eljárás a követelés alapjául szolgáló szolgáltatás DQS általi teljesítését követő egy éven belül, vagy bármely állítólagos nem teljesítés esetén a szolgáltatás teljesítésének befejezésétől számított egy éven belül megindul.

6.3 Nincs átruházás

Hacsak a felek kifejezetten másként nem rendelkeznek, vagy írásban nem állapodtak meg, a szerződés a felek személyes joga, és egyik fél sem engedményezheti, ruházhatja át, ruházhatja fel, terhelheti meg, jelzálogosíthatja, adhatja alvállalkozásba, vagy bármely más módon kezelheti a szerződésből eredő jogait és kötelezettségeit. Mindkét fél megerősíti, hogy a saját nevében és nem más személy javára jár el.

A fentiek ellenére a DQS jogosult a szerződésből eredő jogait és kötelezettségeit vagy azok egészét a DQS kapcsolt vállalkozásaira és partnereire vagy azok bármelyik képviselőjére átruházni, vagy alvállalkozásba adni.

6.4 Etikai kódex és vesztegetés- és korrupció elleni politika

A DQS szigorúan az etikai kódexében lefektetett elvek szerint végzi üzleti tevékenységét, amely tartalmazza a vesztegetés és korrupció elleni politikát is. A DQS etikai kódexe megtalálható a DQS honlapján.

A DQS alkalmazottai, ügynökei és egyéb képviselői nem adhatnak vagy fogadhatnak el pénzt vagy ajándékot, amely kenőpénznek minősülhet, illetve nem köthetnek olyan megállapodásokat, amelyek korrupciós gyakorlatnak minősülnek. A DQS a szerződés teljes időtartama alatt fenntartja a fentiek betartását biztosító irányelveket és eljárásokat, és adott esetben érvényre juttatja azokat.

6.5 Részleges érvénytelenség

Ha e szabályzat egy vagy több rendelkezése bármely tekintetben jogellenesnek vagy végrehajthatatlannak bizonyul, ez semmilyen módon nem érinti vagy sérti a többi rendelkezés érvényességét, jogszerűségét és végrehajthatóságát.

6.6 Vis major

Sem a DQS, sem az Ügyfél nem sérti a jelen Szabályzatot, és nem vállal felelősséget a jelen Szabályzatban foglaltak teljesítésében bekövetkezett meghiúsulásért vagy késedelemért, ha az ilyen meghiúsulás vagy késedelem oka az érintett fél ésszerű befolyásán kívül eső eseményekre vezethető vissza, beleértve, de nem kizárólagosan háborút, fegyveres konfliktust, terrortámadást, polgárháborút, lázadást, mérgező veszélyeket, járványokat, természeti katasztrófákat, szélsőséges időjárást, tűzvészt, robbanást, közüzemi szolgáltatások meghibásodását, sztrájkot, az infrastruktúra összeomlását, szállítási késedelmet, vagy a fenti események bármelyikét követő közforgalmi korlátozásokat, vagy bármely más vis major eseményt.

Vis major esetén az érintett fél haladéktalanul értesíti a másik felet a helyzet részleteiről és annak várható időtartamáról. Bármelyik fél jogosult a szerződést azonnali hatállyal felmondani, ha a vis major esemény kilencven (90) napnál tovább tart.

7. Vitás ügyek

Hacsak kifejezetten másként nem állapodtak meg, a jelen Szabályzatból eredő vagy azzal kapcsolatos minden vitás kérdésre a DQS tanúsító szervezet székhelye szerinti ország joga az irányadó, és a Nemzetközi Kereskedelmi Kamara választottbírósági szabályzata szerint egy vagy több, az említett szabályzattal összhangban kijelölt választottbíró dönti el. A választottbírósági eljárásra Párizsban (Franciaország) kerül sor, és azt német vagy angol nyelven kell lefolytatni.

8. Ágazat-specifikus követelmények

Egyes ágazat-specifikus irányítási rendszer- vagy terméktanúsítási és auditálási szolgáltatások esetében további kötelező programkövetelmények alkalmazhatók, többek között. Ezek a "programkövetelmények" a https://dqsglobal.com/intl/ oldalon találhatók.

2024. augusztus 1-jei DQS auditálási és tanúsítási szabályzat