Integrált irányítási rendszer ─ Mi az?

Elvileg minden vállalatnak van irányítási rendszere, mert minden vállalat önmagát irányítja. A kérdés az, hogy integrált irányítási rendszerről van-e szó, amely figyelembe veszi a különböző területek követelményeit, vagy valóban egy szabványon (például ISO 9001) alapuló rendszerről van-e szó, vagy csak hagyományos cselekvési szálakról, amelyekkel a vállalat megszervezi magát.

TARTALOM

• Integrált irányítási rendszer: Szinergiák létrehozása a sokféleségből
• Melyek a követelmények?
• Amikor a komplexitás növekszik
• Mi a célja az integrált irányítási rendszernek?
• Mi az integrált irányítási rendszer alapja?
• Hogyan segíthet a magas szintű struktúra az integrált irányítási rendszerben?
• Melyek az integráció felé vezető különböző utak?
• Az integrált irányítási rendszer előnyei - Következtetés
• A minőség egyszerű kihasználása.

Integrált irányítási rendszer: Szinergiák létrehozása a sokféleségből

Az integrált irányítási rendszer (IMS) esetében a vállalatoknak ma irányítandó irányítási rendszerek sokaságát a lehető legnagyobb mértékben egyesítik és integrálják, hogy a lehető legkisebb legyen a súrlódás, és a szinergiák optimálisan hasznosuljanak.

Ez azt jelenti, hogy a különböző területekről származó követelményeknek való megfelelés módszereit és eszközeit egységes struktúrában egyesítik. Ez a vállalatirányítást (a szervezetek irányítását és ellenőrzését) szolgálja, és a kockázatalapú megközelítés támogatja.

A modern irányítási rendszerszabványok alapstruktúráját, az úgynevezett magas szintű struktúrát (High Level Structure, HLS) a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) 2012-ben vezette be. Az alapjául szolgáló ISO/IEC irányelvet az ISO 2021 májusában felülvizsgálta, ami egyben azt is jelentette, hogy a HLS is átdolgozáson esett át, különböző pontosításokkal, kiegészítésekkel, de törlésekkel is. Azóta a magas szintű struktúrát "harmonizált struktúrának" (HS) nevezik. Ez a struktúra azonban csak a vonatkozó ISO-szabvány következő felülvizsgálatakor lép hatályba.

Melyek a követelmények?

Számos irányítási rendszer konkrét követelményekre összpontosít:

• Minőség, pl. ISO 9001
• Környezetvédelem, pl. ISO 14001
• Energia, pl. ISO 50001
• Munkahelyi egészségvédelem és biztonság, pl. ISO 45001, SCC
• Információbiztonság, pl. ISO 27001
• Válság- vagy vészhelyzet-kezelés, pl. ISO 22301
• Kockázatkezelés, pl. ISO 31000
• CSR / vállalati társadalmi felelősségvállalás, pl. SA8000
• Különböző egyéb rendszerek, pl. egészségügy, orvostechnikai eszközök, takarmányozás vagy robbanásmegelőzés.

A vállalatok tehát számos olyan tématerülettel szembesülnek, amelyeket normatív módon szervezhetnek. Ezen túlmenően különböző iparágaknak speciális szabályozása van, mint például az IATF 16949 (autóipar) vagy az EN/AS 9100 (repülés). Ezek többnyire elmélyítik az ISO 9001 minőségirányítási követelményeit, és konkretizálják azokat az alkalmazás kontextusában.

Amikor a komplexitás növekszik

A "Harvard Business Manager" tanulmánya szerint 1955 óta több mint hatszorosára nőtt a komplexitás mértéke, azaz a rendszerrel kapcsolatos követelmények száma, amelyeknek egy vállalatnak az üzleti életben meg kell felelnie. Ez ellentétben áll a vállalaton belüli szervezeti komplexitás mértékével, a különböző folyamatok, interfészek, utasítások, dokumentumok és döntések számával, amely 35-szörösére nőtt. Ez azt mutatja, hogy egyre több és több kerül hozzá, de semmi sem szűnik meg.

HLS - Az integrált irányítási rendszer lehetőségei

• 10 ok az IMS mellett
• A "Big Five" követelményeinek összehasonlítása: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 és ISO 27001 összehasonlítása.

Rita Kagerer, az integrált irányítási rendszerek szakértője által

Ingyenesletöltés most

A szervezeti komplexitás szintje lassítja a munkatársak termelékenységét és a bevételt is. Ezért fontos, hogy a vállalatok átgondolják, hogyan lehet a témaköröket integrálni és modulárisan felépíteni az irányítási területeket, hogy a témaköröket túl nagy belső adminisztrációs erőfeszítés nélkül, a folyamatok bonyolultságának további növelése nélkül lehessen bővíteni. Ideális esetben ez kiküszöböli a dokumentumok szükségességét, és lehetővé teszi egy egységes rendszer használatát a különböző tématerületekhez.

Mi a célja egy integrált irányítási rendszernek?

Az IMS célja a konfliktusok feloldása, a célok összehangolása és az egyértelmű, lehetőleg minősíthető előírások biztosítása kell, hogy legyen.

A különböző irányítási rendszereknek azonban eltérő követelményeket kell teljesíteniük. Ebben a tekintetben célkonfliktusok merülhetnek fel, amelyeket figyelembe kell venni.

Ekkor a szervezeteknek el kell dönteniük, hogy melyik cél élvez prioritást, és szükség esetén megengedni, hogy egy másik cél háttérbe szoruljon. Például a hatékony folyamattervezés szempontjából értelmes megoldásoknak háttérbe kell szorulniuk egy optimalizált munkavédelmi szervezet mögött. Itt a vállalatoknak eseti alapon kell dönteniük, az irányítási rendszerek tanúsítása szempontjából is.

Mi az integrált irányítási rendszer alapja?

A szilárd alaphoz egységes folyamatirányítási rendszerre van szükség.

A munkaeszközöket és a dokumentáció formáit egységesíteni kell. A megvalósításban segít egy közös intézkedési cockpit, amelybe az integrált irányítási rendszer kialakításából és működtetéséből eredő különböző intézkedések befolynak, és amelyen keresztül a feladatok ellenőrizhetők és nyomon követhetők. Erre a szilárd alapra épülnek fel és integrálódnak a szakfolyamatok.

Hogyan segíthet a magas szintű struktúra az integrált irányítási rendszerben?

A magas szintű struktúra (High Level Structure, HLS) hasznos eszköz azon vállalatok számára, amelyek moduláris alapon kívánják felépíteni rendszereiket. Ez az átfogó alapstruktúra ugyanis biztosítja, hogy az irányítási rendszerek struktúrái normatív követelményeikben megfeleljenek egymásnak, és így könnyebben integrálhatók legyenek.

Az ISO 9001:2015, az ISO 14001:2015 és az ISO 45001:2018 szabványok felülvizsgálata során a szakaszok szerkezete és néhány terminológia megváltozott, hogy javuljon az összhang más irányítási rendszerekre vonatkozó szabványokkal. Így minden fontosabb ISO irányítási rendszer szabványra a közös alapstruktúra vonatkozik. A jövőben más szabványok is ehhez a struktúrához fognak igazodni.

Ez mindenekelőtt azt jelenti, hogy a vállalati folyamatok a követelményekkel összhangban új vagy megváltozott feltételekhez igazíthatók. Mindezt anélkül, hogy a vállalat alapstruktúráit redundanciákkal és következetlenségekkel terhelnék. A folyamatok könnyen bővíthetők, ha új szabványokat kell figyelembe venni.

Az IMS felállításakor fontos, hogy a dolgozó helyébe képzelje magát. Ennek megfelelően a munkavállalók mindennapi munkájából származó kifejezéseket és folyamatokat kell használni.

Milyen különböző utak vezetnek az integráció felé?

Tervezési szakasz: Jó áttekintés

A tervezési fázisban érdemes külső tanácsadó céget bevonni, hogy a más vállalatoknál végzett integrációs projektek tapasztalatai beépüljenek. Ezután minden dokumentumot és követelményt leteszünk az asztalra, hogy elkészíthessük a követelmény- és interakcióelemzést. Ez alapján diagnózis készül arról, hogy például első lépésként hol érdemes integrálni.

Létrehozási fázis: Az irány kijelölése ─ az előnyök biztosítása

Az integrált irányítási rendszer felállítási szakaszában nagy jelentősége van az érdekelt felek, például a belső és külső ügyfelek bevonásának. A folyamattervezés során elengedhetetlen a munkavállalók bevonása, hiszen ők a központi erőforrás, akiknek később az előírásokkal kell dolgozniuk. A következő lépés a dokumentumellenőrzés, a belső auditok, a politika, a célok és a kulcsfontosságú teljesítménymutatók, valamint a magasabb szintű akcióirányítás alapvető integrálása. Ezután a különböző tárgykörök lefedése következik az emberi erőforrások területén, a működési folyamatok integrálása, valamint az ellátási lánc és a beszállítók bevonása és a velük szemben támasztott követelmények lebontása.

Javítási fázis: Az információk összekapcsolása

A javítási fázisban a szervezet az érdekelt felek szemszögéből méri az eredményeket, amelyeknek a mérőszámait korábban meghatározta. Fontos a belső és külső auditokon keresztül történő nyomon követés. A vezetőségi felülvizsgálat, ahol maga a vezetőség is értékelést adhat, szintén lényeges. Ez történhet például az év során elosztott, kisebb léptékű vezetői értékeléseken keresztül. A fejlesztési szakasz során a szervezet eldönti, hogy integrál-e és mely további rendszereket, és mely irányítási rendszerekre vonatkozóan kér vagy folytatja a tanúsítást.

Az integrált irányítási rendszer előnyei ─ Következtetés

Az integrált irányítási rendszer (IMS) egy olyan folyamatrendszerrel rendelkezik, amely a vállalat számára releváns összes témát lefedi. A rendszert ezért lépésről lépésre kell felépíteni. A vállalatnak el kell döntenie, hogy mely területeket és szabványokat kell először integrálni, és mely további bővítési szakaszokat kell beépíteni. Ellenkező esetben az integráció túlterheli a szervezetet és annak alkalmazottait.

Afelsővezetés támogatása döntő fontosságú ebben a folyamatban. A szervezeten belül mindenkinek tisztában kell lennie azzal, hogy az integrált irányítási rendszer nem egy szekrényben lapuló kézikönyv. Sokkal inkább egy olyan napi munkaeszköz, amely - ha helyesen használják - mindenki munkáját megkönnyíti.

És amely minden érintettnek biztonságot ad abban a tudatban, hogy az ügyfelek, a hatóságok és más kulcsfontosságú felek alapvető követelményeit megfelelően figyelembe veszik.

Kérdése van?
Vegye fel velünk a kapcsolatot!
Kötelezettség nélkül és díjmentesen.

Egyszerűen kihasználva a minőséget.

A DQS 1985-ös alapítása óta, az irányítási rendszerek első német tanúsítójaként, elkötelezett ügyfelei fenntartható sikere mellett. Értékteremtő auditokkal és ügyfélközpontú koncepciókkal kísérjük el a szervezeteket az üzleti kiválóságig vezető úton.

Különösen a teljesen integrált irányítási rendszerek kombinált, egyidejű auditálása kínál számos lehetőséget, mivel a témaközi értékelés lehetővé teszi a szinergiák kihasználását és ugyanakkor a kölcsönhatások, de a különböző témák közötti ellentmondások felismerését is. Annak érdekében, hogy az integrált irányítási rendszerekkel rendelkező ügyfeleink számára az előnyöket növeljük, auditoraink kiválasztásakor és képzésénél a többszörös képzettségükre összpontosítunk: A DQS auditorai átlagosan legalább három szabályzattal foglalkoznak. Vegyen minket a szavunkon. Várjuk, hogy beszélgethessünk Önnel.