Ett integrerat ledningssystem (IMS) kännetecknas av att två eller flera ledningssystem kombineras till ett helhetssystem. Avsikten är att undvika flera insatser - till exempel vid interna och externa revisioner. De synergier som skapas av IMS skärper också fokus på möjligheter och risker inom företaget.

Integrerat ledningssystem - vad är det?

I princip har varje företag ett ledningssystem eftersom varje företag förvaltar sig självt. Frågan är om det är ett integrerat ledningssystem som tar hänsyn till krav från olika områden, eller om det verkligen är ett system som bygger på en standard (till exempel ISO 9001), eller om det bara är traditionella handlingsstråk som företaget använder för att organisera sig självt.

INNEHÅLL

  • Integrerat ledningssystem: Skapa synergieffekter genom mångfald
  • Vilka är kraven?
  • När komplexiteten ökar
  • Vad är målet med ett integrerat ledningssystem?
  • Vad är grunden för ett integrerat ledningssystem?
  • Hur kan högnivåstrukturen bidra till ett integrerat ledningssystem?
  • Vilka är de olika vägarna till integrering?
  • Fördelar med ett integrerat ledningssystem - Slutsats
  • Att helt enkelt utnyttja kvalitet.

Integrerat ledningssystem: Skapa synergieffekter genom mångfald

I ett integrerat ledningssystem (IMS) kombineras och integreras de många olika ledningssystem som företagen måste hantera i dag så långt det är möjligt, så att det blir så lite friktion som möjligt och synergieffekterna utnyttjas optimalt.

Detta innebär att metoder och instrument för att uppfylla krav från olika områden kombineras i en enhetlig struktur. Detta tjänar företagsstyrningen (ledning och övervakning av organisationer) och stöds av ett riskbaserat tillvägagångssätt.

Vilka är kraven?

Många ledningssystem fokuserar på specifika krav:

  • Kvalitet, t.ex. ISO 9001
  • Miljöskydd, t.ex. ISO 14001.
  • Energi, t.ex. ISO 50001
  • Hälsa och säkerhet i arbetet, t.ex. ISO 45001, SCC.
  • Informationssäkerhet, t.ex. ISO 27001.
  • Krishantering eller hantering av nödsituationer, t.ex. ISO 22301.
  • Riskhantering, t.ex. ISO 31000.
  • CSR/företagens sociala ansvar, t.ex. SA8000.
  • Olika andra system, t.ex. hälsovård, medicintekniska produkter, förebyggande av foder och explosioner.

Företagen står alltså inför en mängd ämnesområden som de kan organisera normativt. Dessutom har olika branscher särskilda bestämmelser, t.ex. IATF 16949 (bilindustrin) eller EN/AS 9100 (flygindustrin). Dessa fördjupar oftast kraven i ISO 9001 för kvalitetsledning och konkretiserar dem i tillämpningssammanhang.

När komplexiteten ökar

En undersökning av Harvard Business Manager visar att komplexiteten, dvs. antalet systemrelaterade krav som ett företag måste uppfylla i sin verksamhet, har mer än sexfaldigats sedan 1955. Detta står i kontrast till graden av organisatorisk komplexitet inom företaget, dvs. antalet olika processer, gränssnitt, instruktioner, dokument och beslut, som har ökat 35 gånger. Detta visar att allt mer läggs till, men att ingenting försvinner.

Graden av organisatorisk komplexitet bromsar såväl de anställdas produktivitet som intäkterna. Därför är det viktigt att företagen funderar på hur de kan integrera ämnen och bygga upp förvaltningsområden på ett modulärt sätt för att kunna utöka ämnesområdena utan alltför stora interna administrativa ansträngningar och utan att processernas komplexitet ökar ytterligare. I idealfallet eliminerar detta behovet av dokument och gör det möjligt att använda ett enhetligt system för olika ämnesområden.

Vad är målet med ett integrerat förvaltningssystem?

Målet med det integrerade förvaltningssystemet måste vara att lösa konflikter, samordna mål och säkerställa tydliga, helst kvalificerbara specifikationer.

Olika ledningssystem har dock olika krav att uppfylla. I detta avseende kan målkonflikter uppstå, vilket måste beaktas.

I detta skede måste organisationerna bestämma vilket mål som är prioriterat och vid behov låta ett annat mål få stå tillbaka. Till exempel måste lösningar som skulle vara vettiga ur perspektivet effektiv processutformning få stå tillbaka för en optimerad organisation för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. Här måste företagen fatta beslut från fall till fall, även med tanke på certifiering av ledningssystem.

Vad är grunden för ett integrerat ledningssystem?

Ett enhetligt processledningssystem behövs för en solid grund.

Arbetsverktygen och dokumentationsformerna måste vara standardiserade. En gemensam åtgärdscockpit är till hjälp för genomförandet, där de olika åtgärder som följer av inrättandet och driften av ett integrerat ledningssystem flyter in och via vilken uppgifterna kan styras och följas upp. De specialiserade processerna inrättas och integreras sedan på denna solida grund.

Hur kan högnivåstrukturen hjälpa till med ett integrerat ledningssystem?

High Level Structure (HLS) är ett användbart verktyg för företag som vill bygga upp sina system modulärt. Detta beror på att denna övergripande grundstruktur säkerställer att ledningssystemens strukturer motsvarar varandra i sina normativa krav och därför lättare kan integreras.

I standardrevisionerna av ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 och den nya ISO 45001:2018 ändrades sektionsstrukturen (HLS) och en del av terminologin för att förbättra anpassningen till andra ledningssystemstandarder. Således omfattas alla större ISO-standarder för ledningssystem av den gemensamma grundstrukturen. Andra standarder kommer också att anpassa sig till den nya högnivåstrukturen i framtiden.

Framför allt innebär detta att företagets processer kan anpassas till nya eller förändrade förhållanden i enlighet med kraven. Och detta sker utan att de grundläggande strukturerna i företaget överbelastas med redundanser och inkonsekvenser. Processerna kan enkelt utvidgas om nya standarder måste beaktas.

När man inrättar ett IMS är det viktigt att sätta sig in i de anställdas situation. Följaktligen bör man använda termer och processer från de anställdas dagliga arbete.

Vilka är de olika vägarna till integration?

Planeringsfasene: En god överblick

I planeringsfasen lönar det sig att involvera ett externt konsultföretag för att få med sig erfarenheter från integrationsprojekt i andra företag. Därefter läggs alla dokument och krav på bordet för att kunna skapa en behovs- och interaktionsanalys. På grundval av denna görs en diagnos om var till exempel integration är värt att göra som ett första steg.

Workshop om integrerade ledningssystem: Den interna revisionen

När man granskar integrerade ledningssystem (IMS) finns det särskilda utmaningar - men också lösningar. En vägvisare i onlineseminariet den 16.04.2021 är ISO 19011.

Det är absolut nödvändigt att involvera alla ledningens intressenter och bygga upp ett integrationsteam. Slutligen upprättas en integrationsplan som visar vilket ledningssystem man ska börja med och vad som ska göras när, hur och var.

Etableringsfasen: Fastställande av kursen - säkra fördelar

I etableringsfasen för ett integrerat ledningssystem är det av stor vikt att involvera berörda parter, t.ex. interna och externa kunder. Under processutformningen är det viktigt att få med sig de anställda, eftersom de är den centrala resursen som senare måste arbeta med specifikationerna. Nästa steg är den grundläggande integrationen av dokumentkontroll, internrevisioner, policy, mål och nyckelindikatorer för prestanda samt hantering av åtgärder på högre nivå. Sedan gäller det att täcka in de olika ämnesområdena på personalområdet, integrera de operativa processerna och involvera försörjningskedjan och leverantörerna och bryta ner kraven på dem.

Förbättringsfasen: Samling av information

I förbättringsfasen mäter organisationen resultaten, vars mätvärden den tidigare har definierat, ur de berörda parternas perspektiv. Övervakning via interna och externa revisioner är viktig. Ledningskontroll, där ledningen själv kan ge en bedömning, är också viktig. Detta kan till exempel ske genom småskaliga ledningsbedömningar som fördelas över året. Under förbättringsfasen beslutar organisationen om och vilka ytterligare system den kommer att integrera och för vilka ledningssystem den också kommer att söka eller fortsätta certifieringen.

Fördelar med ett integrerat ledningssystem - Slutsats

Ett integrerat ledningssystem (IMS) har ett processlandskap som täcker alla ämnen som är relevanta för företaget. Systemet bör därför byggas upp steg för steg. Företaget måste bestämma vilka områden och standarder som ska integreras först och vilka ytterligare utbyggnadssteg som ska ingå. Annars kommer integrationen att överväldiga organisationen och dess anställda.

Ledningens stöd är avgörande i denna process. Alla inom organisationen måste vara medvetna om att det integrerade ledningssystemet inte är en manual som ligger i en garderob. Det är snarare ett verktyg för det dagliga arbetet som - när det används på rätt sätt - underlättar allas arbete.

Och som ger alla inblandade en trygghet i vetskapen om att de väsentliga kraven från kunder, myndigheter och andra viktiga parter beaktas på ett adekvat sätt.

Har du några frågor?
Kontakta oss!
Utan förpliktelser och utan kostnad.

Helt enkelt genom att utnyttja kvalitet.

Sedan grundandet 1985 som den första tyska certifieraren av ledningssystem har DQS engagerat sig för kundernas hållbara framgång. Med värdeskapande revisioner och kundorienterade koncept följer vi organisationer hela vägen till affärsmässighet.

Särskilt den kombinerade, samtidiga revisionen av helt integrerade ledningssystem erbjuder många möjligheter, eftersom den ämnesövergripande bedömningen gör det möjligt att utnyttja synergieffekter och samtidigt interaktioner, men också motsättningar mellan de olika ämnena kan identifieras. För att öka fördelarna för våra kunder med integrerade ledningssystem fokuserar vi på deras mångsidiga kvalifikationer när vi väljer ut och utbildar våra revisorer: DQS-revisorer täcker i genomsnitt minst tre uppsättningar av bestämmelser. Ta oss på orden. Vi ser fram emot att prata med dig.

Show more
Show less

Struktur på hög nivå

Struktur på hög nivå

Blogg
managementsystem-header-blog-pfeil in zielscheibe
Loading...

Vad är en struktur på hög nivå?

Miljöförvaltning i ett integrerat ledningssystem

Miljöförvaltning i ett integrerat ledningssystem

Blogg
umwelt-dqs-bepflanzte stufen
Loading...

Miljöledningssystem - den ultimata guiden