Um sistema de gestão integrado (SGI) é caracterizado pela fusão de dois ou mais sistemas de gestão em um sistema abrangente. A intenção é evitar a duplicação de esforços – por exemplo, com auditorias internas e externas. As sinergias geradas pelo IMS também apontam a visão de oportunidades e riscos na empresa.

Sistema de Gestão Integrado - O que é?

Em princípio, toda empresa tem um sistema de gestão porque toda empresa administra a si mesma. A questão é se é um sistema de gestão integrado que leva em conta requisitos de diferentes áreas, ou se é realmente um sistema baseado em uma norma (por exemplo ISO 9001), ou se são apenas as vertentes tradicionais de ação que são utilizado pela empresa para se organizar.

CONTEÚDO

  • Sistema de gestão integrado: criando sinergias a partir da diversidade
  • Quais são os requisitos?
  • Quando a complexidade aumenta
  • Qual é o objetivo de um sistema de gestão integrado?
  • Qual é a base de um sistema de gestão integrado?
  • Como a Estrutura de Alto Nível pode ajudar com um sistema de gestão integrado?
  • Quais são as diferentes formas de integração?
  • Benefícios de um sistema de gestão integrado - Conclusão
  • Simply leveraging Quality.

Sistema de gestão integrado: criando sinergias a partir da diversidade

Para um sistema de gestão integrado (IMS), a multiplicidade de sistemas de gestão que as empresas precisam gerenciar hoje são combinados e integrados na medida do possível para que haja o mínimo de atrito possível e as sinergias sejam usadas de maneira otimizada.

Isso significa que os métodos e instrumentos para atender aos requisitos de diferentes áreas são combinados em uma estrutura uniforme. Isso atende à governança corporativa (gestão e monitoramento das organizações) e é apoiado por uma abordagem baseada em risco.

Quais são os requisitos?

Muitos sistemas de gestão se concentram em requisitos específicos:

  • Qualidade, por exemplo, ISO 9001
  • Proteção ambiental, por exemplo, ISO 14001
  • Energia, por exemplo, ISO 50001
  • Saúde e segurança ocupacional, por exemplo, ISO 45001, SCC
  • Segurança da informação, por exemplo, ISO 27001
  • Gestão de crise ou emergência, por exemplo, ISO 22301
  • Gestão de risco, por exemplo, ISO 31000
  • RSE / Responsabilidade Social Corporativa, por exemplo, SA8000
  • Vários outros sistemas, por exemplo, saúde, dispositivos médicos, alimentação ou prevenção de explosão

Assim, as empresas se deparam com uma infinidade de áreas temáticas que podem organizar normativamente. Além disso, vários setores têm regulamentações especiais, como IATF 16949 (indústria automotiva) ou EN/AS 9100 (aviação). Estas, em sua maioria, aprofundam os requisitos da ISO 9001 para gestão da qualidade e os concretizam no contexto de aplicação.

Quando a complexidade aumenta

Um estudo do "Harvard Business Manager" mostra que o grau de complexidade, ou seja, o número de requisitos relacionados ao sistema que uma empresa deve atender nos negócios, aumentou mais de seis vezes desde 1955. Isso contrasta com o grau de complexidade organizacional dentro da empresa, o número de diferentes processos, interfaces, instruções, documentos e decisões, que aumentou 35 vezes. Isso mostra que cada vez mais está sendo adicionado, mas nada está sendo eliminado.

O nível de complexidade organizacional diminui a produtividade dos funcionários, bem como a receita. Por isso, é importante que as empresas pensem em como integrar temas e construir áreas de gestão de forma modular, a fim de expandir as áreas temáticas sem muito esforço administrativo interno e sem aumentar ainda mais a complexidade dos processos. Idealmente, isso elimina a necessidade de documentos e permite que um sistema uniforme seja usado para diferentes áreas temáticas.

Qual é o objetivo de um sistema de gestão integrado?

O objetivo do IMS deve ser resolver conflitos, coordenar metas e garantir especificações claras, de preferência qualificáveis.

No entanto, diferentes sistemas de gestão têm diferentes requisitos a cumprir. Nesse sentido, podem surgir conflitos de objetivos, que devem ser levados em consideração.

Nesse ponto, as organizações devem decidir qual objetivo tem prioridade e, se necessário, permitir que outro objetivo fique em segundo plano. Por exemplo, soluções que fariam sentido do ponto de vista do design de processo eficiente teriam que ficar em segundo plano em relação a uma organização otimizada de saúde e segurança ocupacional. Aqui, as empresas devem tomar decisões caso a caso, também com vista à certificação dos sistemas de gestão.

Qual é a base de um sistema de gestão integrado?

Um sistema de gestão de processos uniforme é necessário para uma base sólida.

As ferramentas de trabalho e as formas de documentação devem ser padronizadas. Útil para a implementação é um cockpit de medidas comum, no qual fluem as várias medidas resultantes do estabelecimento e operação de um sistema de gestão integrado e através do qual as tarefas podem ser controladas e rastreadas. Os processos especializados são então configurados e integrados nesta base sólida.

Como a Estrutura de Alto Nível pode ajudar com um Sistema de Gestão Integrado?

A Estrutura de Alto Nível (HLS) é uma ferramenta útil para empresas que desejam construir seus sistemas de forma modular. Isso porque essa estrutura básica abrangente garante que as estruturas dos sistemas de gestão correspondam entre si em seus requisitos normativos e, portanto, possam ser integradas mais facilmente.

Nas revisões das normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e a nova ISO 45001:2018, a estrutura de seção (HLS) e algumas terminologias foram alteradas para melhorar o alinhamento com outras normas de sistema de gestão. Assim, todas as principais normas do sistema de gestão ISO estão sujeitas à estrutura básica comum. Outras normas também se adaptarão à nova Estrutura de Alto Nível no futuro.

Acima de tudo, isso significa que os processos da empresa podem ser adaptados a condições novas ou alteradas de acordo com os requisitos. E isso é feito sem sobrecarregar as estruturas básicas da empresa com redundâncias e inconsistências. Os processos podem ser facilmente estendidos se novos padrões precisarem ser levados em consideração.

Ao configurar um IMS, é importante se colocar no lugar do funcionário. Assim, termos e processos do trabalho diário dos funcionários devem ser usados.

Quais são as diferentes formas de integração? Fase de planejamento e: Uma boa visão geral

Na fase de planejamento, vale a pena envolver uma consultoria externa para incorporar a experiência de projetos de integração em outras empresas. Em seguida, todos os documentos e requisitos são colocados na mesa para poder criar uma análise de requisitos e interação. Com base nisso, é feito um diagnóstico sobre onde, por exemplo, a integração vale a pena como primeiro passo.

Workshop de Sistema Integrado de Gestão: A Auditoria Interna

Ao auditar sistemas de gestão integrados (IMS), existem desafios especiais - mas também soluções. Uma orientação no seminário online em 16.04.2021 será a ISO 19011.

É imperativo envolver todas as partes interessadas da gestão e construir uma equipe de integração. Por fim, é elaborado um plano de integração, mostrando qual sistema de gestão deve ser iniciado e o que deve ser feito quando, como e onde.

Fase de estabelecimento: definindo o curso - garantindo vantagens

Na fase de implantação de um sistema de gestão integrado, é de grande importância envolver as partes interessadas, como clientes internos e externos. Durante o desenho do processo, é essencial envolver os funcionários, pois eles são o recurso central que mais tarde terá que trabalhar com as especificações. O próximo passo é a integração básica do controle de documentos, auditorias internas, política, metas e indicadores-chave de desempenho, bem como gerenciamento de ações de nível superior. Depois trata-se de abranger as várias áreas temáticas na área dos recursos humanos, integrando os processos operacionais, e envolvendo a cadeia de abastecimento e fornecedores e quebrando os requisitos para eles.

Fase de melhoria: informações de agrupamento

Na fase de melhoria, a organização mede os resultados, cujas métricas definiu previamente, na perspectiva das partes interessadas. O monitoramento por meio de auditorias internas e externas é importante. O controle de gestão, onde a própria gestão pode avaliar, também é essencial. Isso pode ser feito, por exemplo, por meio de avaliações de gestão em pequena escala distribuídas ao longo do ano. No decorrer da fase de melhoria, a organização decide se e quais outros sistemas ela irá integrar e para quais sistemas de gestão ela também buscará ou continuará a certificação.

Benefícios de um sistema de gestão integrado - Conclusão

Um sistema de gestão integrado (SGI) possui um cenário de processos que abrange todos os tópicos relevantes para a empresa. O sistema deve, portanto, ser construído passo a passo. A empresa deve decidir quais áreas e normas devem ser integrados primeiro e quais etapas de expansão devem ser incluídas. Caso contrário, a integração sobrecarregará a organização e seus funcionários.

O apoio da gestão é crucial neste processo. Todos dentro da organização devem estar cientes de que o sistema de gestão integrado não é um manual que fica guardado no armário. Pelo contrário, é uma ferramenta de trabalho diário que, quando usada corretamente, facilita o trabalho de todos.

E que dá a todos os envolvidos a segurança de saber que os requisitos essenciais de clientes, autoridades e outras partes importantes estão sendo devidamente considerados.

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Simply leveraging Quality.

Desde sua fundação em 1985 como a primeira certificadora alemã de sistemas de gestão, a DQS está comprometida com o sucesso sustentável de seus clientes. Com auditorias de valor agregado e conceitos orientados para o cliente, acompanhamos as organizações até a excelência empresarial.

Especialmente a auditoria combinada e simultânea de sistemas de gestão totalmente integrados oferece inúmeras oportunidades, pois a avaliação intertemática permite que sejam usadas sinergias e ao mesmo tempo interações, mas também podem ser identificadas contradições entre os diferentes tópicos. A fim de aumentar os benefícios para nossos clientes com sistemas de gestão integrados, focamos em suas múltiplas qualificações ao selecionar e treinar nossos auditores: os auditores da DQS cobrem, em média, pelo menos três conjuntos de normas. Conte conosco!

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Estrutura de Alto Nível

A Estrutura de Alto Nível (HLS High Level Structure): foi publicada em 2012 pela "International Organization for Standardization" (ISO). A intenção é dar as normas do sistema de gestão uma estrutura básica comum e termos centrais semelhantes em todas as normas ISO visando simplificar a integração de vários sistemas de gestão em um sistema mais abrangente.

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Gestão ambiental em um Sistema de Gestão Integrado

A norma ISO 14001 para gestão ambiental passou por sua última grande revisão em 2015 - e faz parte da Estrutura de Alto Nível (HLS - High Level Structure) desde então. Hoje, a ISO 14001 é a escolha preferida de muitas empresas em crescimento quando se trata de adicionar outro conjunto de regras à ISO 9001 gestão da qualidade e uni-las em um Sistema de Gestão Integrado (SGI).

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Sistema de Gestão Ambiental - O Guia Final