Een geïntegreerd beheersysteem (IMS) wordt gekenmerkt door de combinatie van twee of meer beheersystemen in één holistisch systeem. Het is de bedoeling dat meerdere inspanningen - bijvoorbeeld bij interne en externe audits - worden vermeden. De door het IMS gecreëerde synergieën verscherpen ook de focus op kansen en risico's binnen het bedrijf.

Geïntegreerd beheersysteem - Wat is het?

In principe heeft elk bedrijf een managementsysteem, want elk bedrijf beheert zichzelf. De vraag is of het een geïntegreerd managementsysteem is dat rekening houdt met eisen uit verschillende gebieden, of dat het echt een systeem is dat is gebaseerd op een norm (bijvoorbeeld ISO 9001), of dat het gewoon traditionele actielijnen zijn die door het bedrijf worden gebruikt om zich te organiseren.

INHOUD

• Geïntegreerd managementsysteem: Synergieën creëren uit diversiteit
• Wat zijn de vereisten?
• Wanneer de complexiteit toeneemt
• Wat is het doel van een geïntegreerd managementsysteem?
• Wat is de basis van een geïntegreerd managementsysteem?
• Hoe kan de High Level Structure helpen bij een geïntegreerd managementsysteem?
• Wat zijn de verschillende manieren om tot integratie te komen?
• Voordelen van een geïntegreerd managementsysteem - Conclusie
• Simply Leveraging Quality.

Geïntegreerd managementsysteem: synergieën creëren uit diversiteit

Bij een geïntegreerd managementsysteem (IMS) wordt de veelheid aan managementsystemen die bedrijven vandaag de dag moeten beheren, zoveel mogelijk gecombineerd en geïntegreerd, zodat er zo weinig mogelijk wrijving is en de synergieën optimaal worden benut.

Dit betekent dat de methoden en instrumenten om aan de eisen van verschillende gebieden te voldoen in een uniforme structuur worden samengebracht. Dit dient het ondernemingsbestuur (beheer en controle van organisaties) en wordt ondersteund door een op risico's gebaseerde aanpak.

De basisstructuur van moderne managementsysteemnormen, de zogenaamde High Level Structure (HLS), is in 2012 geïntroduceerd door de International Organization for Standardization (ISO). De onderliggende ISO/IEC richtlijn is in mei 2021 door ISO herzien, waardoor ook de HLS een herziening onderging met diverse verduidelijkingen, aanvullingen, maar ook schrappingen. Sindsdien heet de High Level Structure nu "Harmonized Structure" (HS). Deze wordt echter pas van kracht bij de volgende herziening van de desbetreffende ISO-norm.

Wat zijn de eisen?

Veel managementsystemen richten zich op specifieke eisen:

• Kwaliteit, bv. ISO 9001
• Milieubescherming, bv. ISO 14001
• Energie, bijvoorbeeld ISO 50001
• Gezondheid en veiligheid op het werk, bv. ISO 45001, VCA
• Informatiebeveiliging, bv. ISO 27001
• Crisis- of noodbeheer, bv. ISO 22301
• Risicobeheer, bijv. ISO 31000
• MVO / Maatschappelijk verantwoord ondernemen, bv. SA8000
• Diverse andere systemen, bijv. gezondheid, medische apparatuur, voer- of explosiepreventie.

Bedrijven worden dus geconfronteerd met een veelheid aan onderwerpen die zij normatief kunnen organiseren. Daarnaast hebben verschillende industrieën speciale voorschriften zoals IATF 16949 (automobielindustrie) of EN/AS 9100 (luchtvaart). Deze verdiepen veelal de eisen van ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement en concretiseren deze in de toepassingscontext.

Wanneer de complexiteit toeneemt

Uit een studie van de "Harvard Business Manager" blijkt dat de mate van complexiteit, d.w.z. het aantal systeemgerelateerde eisen waaraan een bedrijf in het bedrijfsleven moet voldoen, sinds 1955 meer dan verzesvoudigd is. Dit staat in contrast met de mate van organisatorische complexiteit binnen de onderneming, het aantal verschillende processen, interfaces, instructies, documenten en beslissingen, die 35-voudig is toegenomen. Hieruit blijkt dat er steeds meer wordt toegevoegd, maar niets wordt geëlimineerd.

HLS - Een kans voor een geïntegreerd managementsysteem

• 10 redenen voor een IMS
• Vergelijking van de eisen van de "Big Five": ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 en ISO 2700 

door Rita Kagerer, Expert voor geïntegreerde managementsystemen 

Download nu onze gratis whitepaper! 

De mate van complexiteit van organisaties vertraagt de productiviteit van werknemers en de omzet. Daarom is het belangrijk dat bedrijven nadenken over hoe ze onderwerpen kunnen integreren en managementgebieden op een modulaire manier kunnen opbouwen, zodat de onderwerpen kunnen worden uitgebreid zonder al te veel interne administratieve inspanningen en zonder de complexiteit van de processen nog verder te vergroten. Idealiter zijn er dan geen documenten meer nodig en kan een uniform systeem worden gebruikt voor verschillende themagebieden.

Wat is het doel van een geïntegreerd beheersysteem?

Het doel van het IMS moet zijn conflicten op te lossen, doelstellingen te coördineren en te zorgen voor duidelijke, liefst kwalificeerbare specificaties.

Verschillende beheersystemen moeten echter aan verschillende eisen voldoen. In dit verband kunnen conflicten van doelstellingen ontstaan, waarmee rekening moet worden gehouden.

Op dit punt moeten organisaties beslissen welke doelstelling prioriteit heeft en, indien nodig, een andere doelstelling naar de achtergrond verschuiven. Zo zouden bijvoorbeeld oplossingen die vanuit het oogpunt van een efficiënt procesontwerp zinvol zijn, moeten wijken voor een geoptimaliseerde arbo-organisatie. De bedrijven moeten hier van geval tot geval beslissingen nemen, ook met het oog op de certificering van managementsystemen.

Wat is de basis van een geïntegreerd managementsysteem?

Voor een solide basis is een uniform procesbeheersysteem nodig.

De werkinstrumenten en documentatievormen moeten worden gestandaardiseerd. Nuttig voor de implementatie is een gemeenschappelijke maatregelencockpit, waarin de verschillende maatregelen die voortvloeien uit de invoering en werking van een geïntegreerd managementsysteem stromen en via welke de taken kunnen worden gecontroleerd en gevolgd. Op dit solide fundament worden vervolgens de gespecialiseerde processen opgezet en geïntegreerd.

Hoe kan de High Level Structure helpen bij een geïntegreerd managementsysteem?

De High Level Structure (HLS) is een nuttig instrument voor bedrijven die hun systemen modulair willen opbouwen. Deze overkoepelende basisstructuur zorgt er namelijk voor dat de structuren van de managementsystemen in hun normatieve eisen met elkaar overeenkomen en daardoor gemakkelijker kunnen worden geïntegreerd.

Bij de normherzieningen van ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 en ISO 45001:2018 zijn de sectiestructuur en een deel van de terminologie gewijzigd om de afstemming met andere managementsysteemnormen te verbeteren. Voor alle belangrijke ISO-managementsysteemnormen geldt dus de gemeenschappelijke basisstructuur. Ook andere normen zullen zich in de toekomst aanpassen aan de High Level Structure.

Bovenal betekent dit dat bedrijfsprocessen kunnen worden aangepast aan nieuwe of gewijzigde omstandigheden in overeenstemming met de vereisten. En dat zonder de basisstructuren in het bedrijf te overbelasten met redundanties en inconsistenties. Processen kunnen gemakkelijk worden uitgebreid als rekening moet worden gehouden met nieuwe normen.

Bij het opzetten van een IMS is het belangrijk om in de huid van de werknemer te kruipen. Daarom moeten termen en processen uit het dagelijkse werk van de werknemers worden gebruikt.

Wat zijn de verschillende wegen naar integratie?

Planningsfase: Een goed overzicht

In de planningsfase is het de moeite waard een extern adviesbureau in te schakelen om ervaringen uit integratieprojecten bij andere bedrijven mee te nemen. Vervolgens worden alle documenten en eisen op tafel gelegd om een eisen- en interactieanalyse te kunnen maken. Op basis daarvan wordt een diagnose gesteld waar bijvoorbeeld integratie als eerste stap de moeite waard is.

Oprichtingsfase: De koers uitzetten - voordelen veiligstellen

In de oprichtingsfase van een geïntegreerd managementsysteem is het van groot belang belanghebbenden zoals interne en externe klanten te betrekken. Tijdens het procesontwerp is het essentieel om medewerkers aan boord te krijgen, aangezien zij de centrale bron zijn die later met de specificaties moet werken. De volgende stap is de basisintegratie van documentcontrole, interne audits, beleid, doelstellingen en belangrijke prestatie-indicatoren, alsmede actiebeheer op hoger niveau. Vervolgens gaat het erom de verschillende vakgebieden op het gebied van menselijke hulpbronnen te bestrijken, de operationele processen te integreren, en de toeleveringsketen en de leveranciers erbij te betrekken en de vereisten voor hen uit te werken.

Verbeteringsfase: Informatie bundelen

In de verbeteringsfase meet de organisatie de resultaten, waarvan zij eerder de metriek heeft gedefinieerd, vanuit het perspectief van de belanghebbenden. Monitoring via interne en externe audits is belangrijk. Ook management review, waarbij het management zelf een oordeel kan geven, is essentieel. Dit kan bijvoorbeeld via kleinschalige managementbeoordelingen verspreid over het jaar. In de loop van de verbeteringsfase beslist de organisatie of en welke systemen zij nog meer zal integreren en voor welke managementsystemen zij ook certificering zal aanvragen of voortzetten.

Voordelen van een geïntegreerd managementsysteem - Conclusie

Een geïntegreerd managementsysteem (IMS) heeft een proceslandschap dat alle voor het bedrijf relevante onderwerpen omvat. Het systeem moet daarom stap voor stap worden opgebouwd. Het bedrijf moet beslissen welke gebieden en normen eerst moeten worden geïntegreerd en welke verdere uitbreidingsfasen moeten worden opgenomen. Anders zal de integratie de organisatie en haar werknemers overweldigen.

Steun van het management is cruciaal in dit proces. Iedereen binnen de organisatie moet zich ervan bewust zijn dat het geïntegreerde managementsysteem geen handleiding is die in een kast staat. Het is veeleer een dagelijks werkinstrument dat - mits correct gebruikt - ieders werk verlicht.

En dat alle betrokkenen de zekerheid geeft dat er voldoende rekening wordt gehouden met de essentiële eisen van klanten, autoriteiten en andere belangrijke partijen.

Hebt u vragen?
Neem contact met ons op!
Geheel vrijblijvend en gratis.

Simply Leveraging Quality.

Sinds de oprichting in 1985 als eerste Duitse certificeerder van managementsystemen zet DQS zich in voor het duurzame succes van zijn klanten. Met waardetoevoegende audits en klantgerichte concepten begeleiden wij organisaties op weg naar business excellence.

Vooral de gecombineerde, gelijktijdige audit van volledig geïntegreerde managementsystemen biedt talrijke mogelijkheden, omdat door de themaoverschrijdende beoordeling synergieën kunnen worden benut en tegelijkertijd interacties, maar ook tegenstrijdigheden tussen de verschillende onderwerpen kunnen worden opgespoord. Om de voordelen voor onze klanten met geïntegreerde managementsystemen te vergroten, richten wij ons bij de selectie en opleiding van onze auditors op hun meervoudige kwalificaties: DQS-auditors bestrijken gemiddeld minstens drie regelgevingen. Gelooft u ons op ons woord. Wij kijken uit naar een gesprek met u.