Un sistema di gestione integrato (SGI) è caratterizzato dalla combinazione di due o più sistemi di gestione in un unico sistema olistico. L'intento è quello di evitare sforzi multipli, ad esempio negli audit interni ed esterni. Le sinergie create dal SGI consentono inoltre di focalizzare meglio le opportunità e i rischi all'interno dell'azienda.
Sistema di gestione integrato: cos'è?
In linea di principio, ogni azienda ha un sistema di gestione perché ogni azienda gestisce se stessa. La questione è se si tratta di un sistema di gestione integrato che tiene conto dei requisiti di diverse aree, o se si tratta realmente di un sistema basato su uno standard (ad esempio ISO 9001), o se si tratta solo di filoni di azione tradizionali che vengono utilizzati dall'azienda per organizzarsi.
CONTENUTI
- Sistema di gestione integrato: Creare sinergie dalla diversità- Quali sono i requisiti?- Quando la complessità aumenta- Qual è l'obiettivo di un sistema di gestione integrato?- Qual è la base di un sistema di gestione integrato?- In che modo la Struttura di alto livello può contribuire a un sistema di gestione integrato?- Quali sono le diverse modalità di integrazione?- Vantaggi di un sistema di gestione integrato - Conclusione- Sfruttare semplicemente la Qualità.
Sistema di gestione integrato: Creare sinergie dalla diversità
Per un sistema di gestione integrato (SGI), la moltitudine di sistemi di gestione che le aziende devono gestire oggi viene combinata e integrata il più possibile, in modo da ridurre al minimo gli attriti e sfruttare in modo ottimale le sinergie.
Ciò significa che i metodi e gli strumenti per soddisfare i requisiti di diverse aree sono combinati in una struttura uniforme. Questo serve alla corporate governance (gestione e monitoraggio delle organizzazioni) ed è supportato da un approccio basato sul rischio.
La struttura di base dei moderni standard dei sistemi di gestione, la cosiddetta Struttura di Alto Livello (SAL), è stata introdotta dall'Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO) nel 2012. La direttiva ISO/IEC sottostante è stata rivista dall'ISO nel maggio 2021, il che ha comportato anche una revisione della SAL con vari chiarimenti, aggiunte ma anche cancellazioni. Da allora, la Struttura di Alto Livello (SAL) è ora chiamata "Struttura Armonizzata" (SA). Tuttavia, entrerà in vigore solo con la prossima revisione del rispettivo standard ISO.
Quali sono i requisiti?
Molti sistemi di gestione si concentrano su requisiti specifici:- Qualità, ad esempio ISO 9001- Protezione dell'ambiente, ad esempio ISO 14001- Energia, ad esempio ISO 50001- Salute e sicurezza sul lavoro, ad esempio ISO 45001, SCC- Sicurezza delle informazioni, ad esempio ISO 27001- Gestione delle crisi o delle emergenze, ad es. ISO 22301- Gestione del rischio, ad es. ISO 31000- CSR / Responsabilità sociale d'impresa, ad esempio SA8000Vari altri sistemi, ad esempio salute, dispositivi medici, alimentazione o prevenzione delle esplosioni.
Pertanto, le aziende si trovano di fronte a una moltitudine di aree tematiche che possono organizzare a livello normativo. Inoltre, diversi settori industriali dispongono di normative speciali come la IATF 16949 (industria automobilistica) o la EN/AS 9100 (aviazione). Queste approfondiscono per lo più i requisiti della ISO 9001 per la gestione della qualità e li concretizzano nel contesto di applicazione.
Quando la complessità aumenta
Uno studio dell'"Harvard Business Manager" mostra che il grado di complessità, ovvero il numero di requisiti di sistema che un'azienda deve soddisfare nel suo business, è aumentato di oltre sei volte dal 1955. Ciò contrasta con il grado di complessità organizzativa all'interno dell'azienda, ovvero il numero di processi, interfacce, istruzioni, documenti e decisioni diverse, che è aumentato di 35 volte. Ciò dimostra che si aggiunge sempre di più, ma non si elimina nulla.
HLS - Un'opportunità per un sistema di gestione integrato
- 10 ragioni per un SGI- Confronto tra i requisiti delle "Big Five": ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 e ISO 2700 di Rita Kagerer, Esperto di sistemi di gestione integrati
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Il livello di complessità organizzativa rallenta la produttività dei dipendenti e le entrate. Per questo motivo, è importante che le aziende pensino a come integrare i temi e costruire aree di gestione in modo modulare, al fine di espandere le aree tematiche senza un eccessivo sforzo amministrativo interno e senza aumentare ulteriormente la complessità dei processi. Idealmente, questo elimina la necessità di documenti e consente di utilizzare un sistema uniforme per diverse aree tematiche.
Qual è l'obiettivo di un sistema di gestione integrato?
L'obiettivo del sistema di gestione integrato deve essere quello di risolvere i conflitti, coordinare gli obiettivi e garantire specifiche chiare e preferibilmente qualificabili.
Tuttavia, sistemi di gestione diversi hanno requisiti diversi da soddisfare. A questo proposito, possono sorgere conflitti di obiettivi, che devono essere presi in considerazione.
A questo punto, le organizzazioni devono decidere quale obiettivo ha la priorità e, se necessario, lasciare che un altro obiettivo passi in secondo piano. Ad esempio, le soluzioni che avrebbero senso dal punto di vista della progettazione efficiente dei processi dovrebbero passare in secondo piano rispetto a un'organizzazione ottimizzata della salute e della sicurezza sul lavoro. In questo caso, le aziende devono prendere decisioni caso per caso, anche in vista della certificazione dei sistemi di gestione.
Qual è la base di un sistema di gestione integrato?
Per avere una base solida è necessario un sistema di gestione dei processi uniforme.
Gli strumenti di lavoro e le forme di documentazione devono essere standardizzati. Per l'implementazione è utile un cockpit di misure comune, in cui confluiscono le varie misure derivanti dalla creazione e dal funzionamento di un sistema di gestione integrato e attraverso il quale i compiti possono essere controllati e tracciati. I processi specialistici vengono quindi impostati e integrati su questa solida base.
In che modo la Struttura di alto livello può aiutare con un Sistema di gestione Integrato?
La Struttura di Alto Livello (SAL) è uno strumento utile per le aziende che vogliono costruire i propri sistemi su base modulare. Infatti, questa struttura di base generale garantisce che le strutture dei sistemi di gestione corrispondano tra loro nei requisiti normativi e possano quindi essere integrate più facilmente.
Nelle revisioni degli standard ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, la struttura delle sezioni e parte della terminologia sono state modificate per migliorare l'allineamento con altri standard di sistema di gestione. Pertanto, tutte le principali norme ISO sui sistemi di gestione sono soggette alla struttura di base comune. Anche altri standard si adatteranno alla struttura di alto livello in futuro.
Ciò significa soprattutto che i processi aziendali possono essere adattati a condizioni nuove o modificate, in linea con i requisiti. E questo senza sovraccaricare le strutture di base dell'azienda con ridondanze e incoerenze. I processi possono essere facilmente estesi se è necessario tenere conto di nuovi standard.
Quando si imposta un SGI, è importante mettersi nei panni dei dipendenti. Di conseguenza, è opportuno utilizzare termini e processi tratti dal lavoro quotidiano dei dipendenti.
Quali sono le diverse modalità di integrazione?
Fase di pianificazione: Una buona panoramica
Nella fase di pianificazione, è opportuno coinvolgere una società di consulenza esterna per incorporare l'esperienza di progetti di integrazione in altre aziende. Quindi si mettono sul tavolo tutti i documenti e i requisiti per poter creare un'analisi dei requisiti e delle interazioni. Su questa base, si fa una diagnosi su dove, ad esempio, vale la pena di fare un'integrazione come primo passo.
Fase di costituzione: Definire la rotta - assicurarsi i vantaggi
Nella fase di avvio di un sistema di gestione integrato, è molto importante coinvolgere le parti interessate, come i clienti interni ed esterni. Durante la progettazione del processo, è essenziale coinvolgere i dipendenti, che sono la risorsa centrale che in seguito dovrà lavorare con le specifiche. Il passo successivo è l'integrazione di base del controllo dei documenti, degli audit interni, della politica, degli obiettivi e degli indicatori chiave di prestazione, nonché della gestione delle azioni di livello superiore. Si tratta poi di coprire le varie aree tematiche nell'ambito delle risorse umane, di integrare i processi operativi, di coinvolgere la catena di fornitura e i fornitori e di suddividere i requisiti per loro.
Fase di miglioramento: Raggruppamento delle informazioni
Nella fase di miglioramento, l'organizzazione misura i risultati, le cui metriche sono state precedentemente definite, dal punto di vista delle parti interessate. È importante il monitoraggio tramite audit interni ed esterni. È essenziale anche la revisione della gestione, in cui la direzione stessa può dare una valutazione. Questo può essere fatto, ad esempio, attraverso valutazioni gestionali su piccola scala distribuite nel corso dell'anno. Nel corso della fase di miglioramento, l'organizzazione decide se e quali ulteriori sistemi integrare e per quali sistemi di gestione richiedere o continuare la certificazione.
Vantaggi di un sistema di gestione integrato - Conclusione
Un sistema di gestione integrato (SGI) ha un panorama di processi che copre tutti gli argomenti rilevanti per l'azienda. Il sistema deve quindi essere costruito passo dopo passo. L'azienda deve decidere quali aree e standard devono essere integrati per primi e quali ulteriori fasi di espansione devono essere incluse. Altrimenti, l'integrazione rischia di travolgere l'organizzazione e i suoi dipendenti.
Il supporto della dirigenza è fondamentale in questo processo. Tutti all'interno dell'organizzazione devono essere consapevoli che il sistema di gestione integrato non è un manuale da tenere in un armadio. È piuttosto uno strumento di lavoro quotidiano che, se usato correttamente, facilita il lavoro di tutti.
E che dà a tutti i soggetti coinvolti la sicurezza di sapere che i requisiti essenziali dei clienti, delle autorità e di altre parti chiave sono adeguatamente presi in considerazione.
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Sin dalla sua fondazione nel 1985 come primo certificatore tedesco di sistemi di gestione, DQS si è impegnata per il successo sostenibile dei suoi clienti. Con audit a valore aggiunto e concetti orientati al cliente, accompagniamo le organizzazioni verso l'eccellenza aziendale.
Soprattutto l'audit combinato e simultaneo di sistemi di gestione completamente integrati offre numerose opportunità, in quanto la valutazione intertematica consente di sfruttare le sinergie e allo stesso tempo di individuare le interazioni, ma anche le contraddizioni tra i diversi argomenti. Per aumentare i vantaggi per i nostri clienti con sistemi di gestione integrati, nella selezione e nella formazione dei nostri auditor ci concentriamo sulle loro molteplici qualifiche: Gli auditor DQS coprono in media almeno tre serie di normative. Prendeteci in parola. Non vediamo l'ora di parlare con voi.
