Zwei Geschäftsmänner sprechen miteinander
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Condizioni generali di Contratto DQS Italia

SCOPO

DQS Italia opera come filiale Italiana di DQS GmbH Germania, d’ora in poi DQS, ente indipendente di certificazione titolare dei certificati e delle procedure accreditate.

Queste condizioni si applicano a tutti i contratti convenuti tra DQS Italia ed i rispettivi clienti eccetto i casi in cui siano diversamente convenuti per iscritto o da altre prescrizioni statuarie.

Nel testo che segue, Audit e Assessments sono riconosciuti come “verifiche”, Auditor, Assessor ed Expert (ispettore, valutatore ed esperto tecnico) come “Valutatori” ed i Reports su Audits e Assessments (relazioni di verifica e valutazione) come “Reports”.

VERIFICA DEL SISTEMA DI GESTIONE

DQS verifica il sistema di Gestione dei suoi Clienti, o parte di questo, con lo scopo di determinarne l’efficacia e la conformità ai requisiti dello standard di riferimento.

Il Cliente riceve un Report ed un Certificato DQS. DQS nelle sue verifiche è indipendente, neutrale e oggettivo.

Le verifiche sono effettuate nei luoghi dove il Cliente svolge le proprie attività.

Il tipo, l’estensione ed il programma della procedura di verifica sono soggetti ad accordi separati tra le parti.

Se durante una verifica sono rilevate delle non conformità rispetto ai requisiti dello standard o ad altre specifiche di riferimento, dovranno essere intraprese dal Cliente delle azioni correttive, entro i termini stabiliti nei documenti di riferimento, prima che potrà essere rilasciato il certificato DQS.

DQS punta ad interferire il meno possibile con il normale svolgimento delle attività del Cliente durante la verifica presso lo stesso.

SELEZIONE DEI VALUTATORI

Il numero e la scelta dei valutatori dipende da DQS Italia, rispetto ad un bacino di valutatori iscritti negli elenchi DQS.

DQS è responsabile sia della selezione iniziale che del mantenimento dell’iscrizione negli elenchi.

DQS Italia seleziona valutatori adatti all’incarico basandosi sulle loro qualifiche tecniche, la loro esperienza e le capacità personali. I valutatori nominati sono in possesso di specifiche certificazioni per la valutazione dello standard o le specifiche di riferimento ed hanno appropriate esperienze nell’area di attività dei Clienti come nelle attività di gestione e di verifica.

Il cliente ha diritto di richiedere informazioni sui valutatori nominati per l’esecuzione dell’audit. Il cliente, può, sulla base delle informazioni raccolte o sulla base di esperienze dirette, ricusare i valutatori motivandone la ragione in forma scritta entro due giorni lavorativi dalla ricezione dei nominativi.

In questo caso DQS Italia effettuerà una nuova proposta.

Nel caso in cui, un valutatore si rendesse indisponibile, immediatamente prima o nel corso della verifica, le parti (il cliente e DQS Italia) concorderanno di comune accordo come procedere.

DIRITTI E OBBLIGHI DI DQS

RISERVATEZZA E PROTEZIONE DEI DATI

DQS Italia si impegna a trattare con riservatezza tutte le informazioni rese disponibili nel contesto delle sue attività svolte con il Cliente.

DQS Italia trasmette informazioni a terzi solo previa autorizzazione scritta dal Cliente, fatto salvo il caso di comunicazioni obbligatorie, rispetto a variazioni intervenute sullo stato della certificazione dai requisiti di accreditamento o riconoscimento di DQS.

Le informazioni raccolte sono conservate per tutto il ciclo di certificazione (di solito per tre anni). DQS Italia, si riserva il diritto di rendere pubblici e disponibili i dettagli sullo stato della certificazione.

L’impegno sul mantenimento della riservatezza sulle informazioni acquisite vige anche dopo il termine del contratto.

Il trattamento dei dati sarà eseguito in conformità a quanto previsto dal D.lgs. 196/03.

ACCREDITAMENTO E AUTORIZZAZIONE

DQS Italia opera per conto di DQS, accreditato da vari Enti di Accreditamento per il rilascio di diverse tipologie di certificazioni o report.

Questo comporta la possibilità che, membri di tali Enti, possano prendere parte alle valutazioni se tale attività rientra nelle procedure di accreditamento.

Ogni volta che standard individuali o specifiche sono esplicitamente richiesti dal Cliente e sia necessario comunicare tutte le informazioni agli Enti di Accreditamento di riferimento, è previsto l’assenso del Cliente.

RESPONSABILITA’

DQS Italia può essere ritenuto responsabile solo in caso di negligenza intenzionale ed evidente. Questo è riferito anche ai suoi agenti rappresentanti e a persone ausiliarie.

DQS Italia fornirà una provata assicurazione sulla responsabilità per i servizi contrattati.

PUBBLICITA’

DQS Italia informerà tutte le parti interessate rispetto allo stato di certificazione di un’azienda cliente.

Le informazioni conterranno nome della società, indirizzo, scopo e standard di certificazione.

EFFICACIA E AUTENTICAZIONE DEI SISTEMI DI GESTIONE

DQS verifica l’efficacia della certificazione del Sistema di Gestione implementato dai Clienti attraverso delle regolari procedure di verifica (di solito una ogni anno).

DQS può ricevere informazioni da terzi (fonti attendibili) che contestano la conformità o l’efficacia di un Sistema di Gestione certificato. In questo caso DQS si riserva il diritto di effettuare una verifica aggiuntiva dopo aver consultato il Cliente interessato.

In aree legalmente regolate DQS è autorizzato ad effettuare verifiche aggiuntive, se giustificate, senza preavviso.

PROGRAMMAZIONE DEGLI APPUNTAMENTI

DQS Italia programma le verifiche con i propri Clienti con il maggior preavviso possibile.

Gli appuntamenti per le verifiche sono sempre confermati per iscritto. Per la ripianificazione o l’annullamento di una verifica fissata saranno addebitati al cliente 250,00 € + IVA (se lo spostamento/annullamento della verifica è richiesto 10 giorni lavorativi prima dalla verifica fissata non sono previsti costi aggiuntivi).

DIRITTI E DOVERI DEL CLIENTE

SISTEMA DI GESTIONE

Il Cliente deve implementare e mantenere aggiornato un Sistema di Gestione documentato affinché questo soddisfi i requisiti dello standard o delle specifiche tecniche su cui è basato. Tutte le azioni necessarie a garantire la stabilità e l’efficacia del Sistema di Gestione devono essere effettuate e documentate.

DOVERI DI DIVULGAZIONE

Il Cliente assicura che DQS abbia accesso a tutte le informazioni ed agli strumenti necessari per svolgere i propri compiti; è richiesto, inoltre, l’impegno da parte di tutti i rappresentanti ed i dipendenti dell’Azienda, nel fornire tempestive e complete informazioni riguardanti i processi oggetto della verifica.

Tutti i reclami e le azioni correttive riguardanti le attività incluse nello scopo di certificazione oggetto della verifica dovranno essere presentati su richiesta di DQS Italia.

NOTIFICA DEI CAMBIAMENTI

Il Cliente è obbligato ad informare immediatamente DQS Italia dei cambiamenti che potrebbero avere influenza sul Sistema di Gestione certificato. Questo si riferisce in particolare all’acquisto o alla vendita di parti della società, a cambiamenti proprietari, a cambiamenti operativi, a significative variazioni dei processi, ad una situazione di potenziale bancarotta o situazioni assimilabili.

In ognuno di questi casi DQS Italia esaminerà con il Cliente come mantenere il certificato.

RISERVATEZZA E PROTEZIONE DEI DATI

Il Cliente è autorizzato ad utilizzare il report di verifica nella sua totalità, non ne è invece permessa la riproduzione parziale.

I documenti forniti al Cliente da DQS, inclusi i loghi di certificazione, sono protetti da diritti d’autore. Il Cliente accetta esplicitamente che tutti i documenti, forniti o resi disponibili da DQS per la verifica, restino di proprietà di DQS e che possono essere usati esclusivamente per le necessità della Società stessa e non possono essere accessibili a terzi o essere usati per scopi diversi da quelli sopra menzionati.

Il Cliente è obbligato a trattare con riservatezza tutte le informazioni scambiate entro i termini dell’accordo, come la conoscenza dei contenuti relativi a DQS Italia, ai suoi impiegati e valutatori. Questo obbligo si estende anche dopo la conclusione del contratto ed il Cliente l’accetta per tutti i soggetti coinvolti nelle proprie attività.

AUTONOMIA DELLA VALUTAZIONE

Il Cliente è obbligato ad evitare tutto ciò che possa compromettere l’autonomia degli impiegati e dei valutatori di DQS Italia. In particolar modo richieste di consulenza o attività simili che prevedano accordi separati in termini di compensi monetari.

Il cliente si impegna a comunicare tempestivamente a DQS Italia ogni potenziale situazione di conflitto di interesse con il team di audit incaricato per la verifica (rapporti intercorsi con il personale addetto alla verifica negli ultimi tre anni).

SERVIZI, PREZZI E TERMINI DI PAGAMENTO

La proposta economica è stata redatta sulla base dei dati comunicati dall’organizzazione, (scopo richiesto per la certificazione, standard implementati, siti da certificare, dimensioni).

Per le organizzazioni con organico composto da lavoratori di tipo indiretto in modo significativo (personale non permanente quale: stagionale, temporaneo e indiretto), o con un numero significativo di attività affidate all’esterno (outsourcing;..) il calcolo dei giorni necessari per la verifica sarà eseguito con il metodo degli addetti equivalenti calcolati in base al fatturato annuo medio dell’organizzazione. (Informazione che l’organizzazione stessa si impegna a fornire e che DQS utilizzerà solo ai fini del calcolo degli addetti equivalenti).

In casi particolari, e comunque quando ci sia una sostanziale discrepanza tra i dati raccolti dai valutatori in sede di verifica e quelli comunicati dall’organizzazione, la durata delle verifiche pianificate per il triennio potrebbero variare rispetto a quanto previsto in fase di emissione dell’offerta economica (ovvero nel Report di verifica ispettiva 750I4_A al punto 5.2, in seguito ad ogni verifica sul sito), in questo caso i giorni aggiuntivi necessari allo svolgimento della verifica, o porzioni di questi, saranno addebitati al costo (Inserito nella proposta economica o 950 + IVA se non espressamente indicato).

Le fatture saranno emesse prima di ogni verifica presso il Cliente e andranno saldate per rimessa diretta e comunque prima della verifica presso l’organizzazione.

CERTIFICATI E LOGHI DI CERTIFICAZIONE

EMISSIONE ED USO

DQS è obbligato a rilasciare un certificato ed a consegnarlo al Cliente adempiente ai requisiti di certificazione ed alle obbligazioni contrattuali.

La decisione sul rilascio della certificazione spetta a DQS, basata sulla raccomandazione dei valutatori, come indicato nel report di verifica.

I certificati DQS e IQNet sono validi per un periodo di tre anni a partire dal giorno in cui è valutata la conformità.

I certificati ed i loghi di certificazione possono essere usati per scopi promozionali. Tale uso è limitato allo scopo ed al periodo di validità della certificazione.

I loghi non possono essere direttamente utilizzati su prodotti o usati in modo da dare l’idea di attinenza alle conformità di un prodotto con gli standard specifici di riferimento. DQS, al meglio delle sue capacità, è obbligato a garantire un uso corretto dei loghi di certificazione.

Certificati e loghi di certificazione non possono essere ceduti a successori di titoli o ad altre organizzazioni. Dopo che una certificazione sia stata sospesa, ritirata o annullata, il Cliente deve rinunciare al certificato come veicolo promozionale. Il Cliente si impegna a restituire il certificato susseguentemente ritirato o annullato. Solo i soggetti autorizzati da DQS possono riprodurre o cambiare i certificati o i loghi di certificazione.

MANCATA EMISSIONE DEI CERTIFICATI

DQS può emettere certificati solo se durante la fase di verifica tutti i requisiti richiesti sono soddisfatti (riferimenti normativi, disposizioni DQS, disposizioni degli enti di accreditamento).

In caso di mancato soddisfacimento dei requisiti il valutatore documenta il rilievo in un report di non conformità e illustra il processo da seguire affinché il certificato possa essere emesso.

Tutte le non conformità devono essere risolte entro un periodo di tre mesi.

Se necessario DQS ripeterà la verifica o parte di questa. Il costo della ripetizione della verifica, o parte di essa, sarà fatturato all’organizzazione secondo i costi contenuti nella proposta economica.

Se la non conformità non è eliminata entro tre mesi, ed i requisiti per il rilascio del certificato non saranno raggiunti, la procedura di certificazione sarà conclusa con l’emissione di un report senza certificato.

SOSPENSIONE, RITIRO E ANNULLAMENTO DI UN CERTIFICATO

a)   Sospensione: DQS ha il diritto di sospendere un certificato per un periodo limitato di tempo se il Cliente viola, in modo dimostrabile, gli obblighi contrattuali o finanziari verso DQS, particolarmente se:

  • Le azioni correttive da intraprendere non sono dimostrabili ed efficacemente implementate entro i limiti concordati con il valutatore.
  • Gli appuntamenti proposti da DQS per le verifiche necessarie al mantenimento della certificazione non sono state rispettate ed è stato ecceduto il tempo limite di 12 mesi dalla verifica di certificazione (La data della verifica di certificazione sarà la data di riferimento per tutte le verifiche necessarie al mantenimento del certificato).
  • DQS non è stato avvertito in maniera tempestiva rispetto a cambiamenti pianificati del Sistema di Gestione o di altri cambiamenti che interessano la conformità del sistema con gli standard o le specificazioni che costituiscono la base della verifica.
  • Un certificato DQS, IQNet o un logo di certificazione siano stati usati in modo ingannevole.

DQS preannuncia la sospensione in forma scritta. Se le ragioni per la sospensione non volgono a risoluzione entro due settimane, DQS informa il Cliente, sempre in forma scritta, specificando le cause di sospensione della certificazione e le azioni correttive necessarie al ripristino della stessa. Le certificazioni sono sospese per un periodo ristretto di tempo (di solito per un massimo di 90 giorni). Se le azioni richieste sono state implementate in modo dimostrabile ed efficace entro i termini prestabiliti, la sospensione è cancellata.

b)   Ritiro: DQS ha il diritto di ritirare o invalidare i certificati, dopo aver effettuato avvisi scritti, se:

  • il periodo di sospensione del certificato sarà ecceduto
  • non è garantita la conformità del Sistema di Gestione allo standard di riferimento sul quale è basato
  • il Cliente continua ad usare il certificato per scopo promozionale anche dopo la sospensione.
  • Il Cliente fa uso della certificazione in modo deleterio per l’Ente di Certificazione.
  • Non vengono applicate le precondizioni che contribuiscono all’emissione del certificato o il Cliente non è in grado di risolvere le non conformità.
  • Il Cliente termina in modo effettivo le relazioni contrattuali con DQS Italia.

DQS annuncia in forma scritta il ritiro del certificato al Cliente e alle terze parti interessate (ove applicabile).

C)   Annullamento: DQS può dichiarare non validi i certificati se:

  • Risulta successivamente che le precondizioni richieste per l’emissione del certificato non sono di fatto adempiute.
  • Il Cliente ha compromesso la procedura di certificazione, mettendo l’oggettività, la neutralità o l’indipendenza del risultato di verifica in discussione.

DQS annuncia in forma scritta l’annullamento del certificato al Cliente e alle terze parti interessate (ove applicabile).

DQS inoltre annuncia immediatamente a tutte le terze parti interessate (ove applicabile), in forma scritta, la cessazione della validità del certificato alla scadenza dello stesso (mancato rinnovo).

APPELLI E RECLAMI

Ogni Cliente ha il diritto di ricevere servizi conformi allo scopo concordato in modo che le proprie richieste e aspettative siano soddisfatte. In caso di non adempimento, DQS richiede informazioni necessarie per il miglioramento. In caso di divergenza di opinioni con i valutatori o con DQS Italia stesso, ogni Cliente ha il diritto di presentare ricorso o di appellarsi per far valere le proprie ragioni. I reclami possono essere espressi in forma scritta o verbale a qualsiasi impiegato DQS. Se non sarà stato possibile risolvere la disputa con i soggetti interessati, il Cliente ha il diritto di appellarsi direttamente ai rappresentanti DQS, ai consiglieri delegati.

CONSIGLIO ARBITRALE

In caso di reclami o di controversie relative all’emissione, sospensione o ritiro del certificato, è possibile appellarsi direttamente al consiglio arbitrale di DQS.

Il prerequisito dell’appello al consiglio arbitrale di DQS è un accordo tra entrambe le parti per risolvere le controversie senza ricorrere ad azioni legali, formalizzato congiuntamente in forma scritta.

Il consiglio arbitrale è composto da tre persone. Le due parti, DQS ed il Cliente, nominano un rappresentante ciascuno. Il terzo è nominato collettivamente dai due rappresentanti delle parti e deve possedere le capacità giuridiche secondo quanto previsto dalla legge italiana. L’appello al consiglio arbitrale può essere inoltrato anche tramite notifica all’Alta Direzione di DQS.

DURATA E TERMINE

I contratti prevedono cicli di certificazione generalmente triennale.

Il cliente è libero da ogni vincolo contrattuale, nel caso in cui aggiornamenti di norme e documenti di riferimento per l’accreditamento di DQS, generino un aumento di costi rispetto a quanto formalizzato nella proposta economica.

Il cliente può rescindere il contratto anche senza giusta previo comunicazione scritta (PEC o raccomandata A/R) entro massimo 90 giorni dalla data della successiva attività.

DQS può porre fine al rapporto con il Cliente solo per giusta causa, in particolare nei casi in cui non siano rispettate le clausole 5, 6 e 7.

LEGGI GIURISDIZIONALI E APPLICABILI

Eventuali controversie saranno risolte presso il foro di ROMA (RM), nel rispetto dell’applicazione della legge Italiana.

ACCORDI DIVERGENTI

Accordi divergenti o supplementari devono essere stipulati in forma scritta. Alcuni articoli di tali accordi potrebbero essere nulli, illegali o non aventi forza di legge, ma in nessun caso tutto l’accordo sarà considerato invalido.

Gli articoli considerati invalidi saranno sostituiti da altri articoli redatti in modo conforme allo scopo ed al senso del presente documento.

CONDIZIONI AGGIUNTIVE

In aggiunta ai provvedimenti sopra stipulati, nel caso di standard individuali o specifiche aggiuntive, sono da considerare come applicabili tutti i requisiti specifici, le interpretazioni complementari e le relative normative cogenti.