DQS Általános Üzleti Feltételek

DQS Hungary Általános Üzleti Feltételei

és az irányítási rendszerek auditálására vonatkozó különös feltételek, amely létrejön a
DQS Hungary Tanúsító és Hitelesítő Kft. – a továbbiakban DQS HUNGARY és – szerződéses partnere – továbbiakban: ’’Megrendelő’’ – között.

Jelen Általános Üzleti Feltételek mellett a DQS Auditálási és Tanúsítási Rendelkezései is részét képezik a megállapodásnak, amelynek angol és magyar nyelvű verzióját az alábbi linken érhetik el: https://www.dqs-holding.com/en/certification-regulation/

1. Preambulum

A DQS Hungary Tanúsító és Hitelesítő Kft. a DQS GmbH Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen és a DQS Holding GmbH – továbbiakban DQS – kizárólagos Magyarország-i licensz partnere. Tevékenységét szigorúan a DQS-re vonatkozó akkreditációs eljárásoknak megfelelően végzi.

A következő szabványok esetében a DQS GmbH Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen rendelkezik az akkreditációval: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 27001

IATF 16949 esetében pedig a DQS Holding GmbH az akkreditált fél.

2. Érvényességi terület

A jelen feltételek a DQS HUNGARY és megrendelői között létrejött szerződésekre vonatkoznak, hacsak a felek nem állapodtak meg írásban ettől eltérően, vagy a jogszabály nem ír elő mást.
Az alábbi szövegben az auditálás, felülvizsgálat és hitelesítés mint „auditálás”, az auditorok, hitelesítők és szakértők mint „auditorok”, továbbá az audit-, felülvizsgálati- és hitelesítési- jelentések mint „auditjelentések” szerepelnek.

„Megrendelőnek” számít az ügyfél, valamint bármely olyan szervezet, akik a DQS Hungary minősítő-vagy tanúsítási szolgáltatásait igénybe veszi vagy megkapja, ideértve azok képviselőit illetve meghatalmazottait.

3. Az irányítási rendszerek auditálása

A DQS HUNGARY azzal a céllal auditálja a Megrendelő irányítási rendszerét vagy annak részeit, hogy megállapítsa, hogy azok megfelelnek-e a kikötött követelményeknek – beleértve a rendszer hatékonyságát is. A Megrendelő erről auditjelentést és DQS tanúsítványt, illetve egy okiratot kap. A DQS HUNGARY auditálása során független, semleges és objektív módon jár el. Az auditálásokra a Megrendelő teljesítésének helyén kerül sor. A felek az eljárás módjáról, terjedelméről és határidőiről külön állapodnak meg. Amennyiben az auditálás során a DQS HUNGARY a követelményrendszertől történő eltéréseket állapít meg, úgy a Megrendelő köteles a követelményrendszerben megszabott, illetve a felek által megállapított méltányos határidőn belül igazolhatóan megvalósítani a korrekciós intézkedéseket, mielőtt a DQS megadná a tanúsítványt. A DQS HUNGARY arra törekszik, hogy a Megrendelő területén történő auditálás során lehetőleg ne zavarja a vállalati folyamatot.

Amennyiben a megbízás rendeltetésszerű végrehajtása közben a megállapodott megbízási terjedelemben változások és/vagy bővítések adódnak, ezekről pótlólagosan írásban meg kell egyeznie a szerződő feleknek. Amennyiben a megállapodás betartása a változások vagy bővítések tekintetében nem megkövetelhető, úgy ez elállási jogot von maga után.

A Megrendelő a megegyezett díjazást vagy megállapodás hiányában arányos díjazást köteles fizetni.

4. Az auditorok kiválasztása

A munkában részt vevő auditorok kiválasztása és számának meghatározása a DQS HUNGARY feladata. Megnevezi az auditor(oka)t és igény esetén a Megrendelő rendelkezésére bocsátja rövid életrajzukat. A DQS HUNGARY kötelezi magát, hogy csak olyan auditorokat alkalmaz, akik szakmai képesítésük, tapasztalataik és személyes képességeik alapján alkalmasak a feladatra. Ezek az auditorok engedéllyel rendelkeznek a szükséges követelményrendszer(ek)re vonatkozóan, megfelelő tapasztalatokkal bírnak a Megrendelő tevékenységi területén, valamint irányítási és auditálási területen. A Megrendelő jogosult rá, hogy a DQS HUNGARY által javasolt auditorokat indokolás nélkül elutasítsa. Ebben az esetben a DQS HUNGARY új javaslatot terjeszt elő, de az ebből eredő esetleges többletköltségek a Megrendelőt terhelik. Az elutasítás joga az előkészítő és a felügyeleti szakasz kezdetén egy-egy alkalommal illeti meg a Megrendelőt. Abban az esetben, amennyiben egy auditor közvetlenül az auditálás előtt vagy az alatt esik ki a munkából, a felek közösen állapodnak meg a további eljárásra vonatkozóan.

A DQS HUNGARY jogai és kötelezettségei

4.1 Titoktartás és adatvédelem

A DQS HUNGARY kötelezi magát, hogy a Megrendelőnél végzett tevékenységével összefüggésben tudomására jutó összes tényt bizalmasan kezeli, függetlenül attól, hogy a Megrendelő saját belső ügyeiről vagy üzleti kapcsolatairól van-e szó. Ugyanez vonatkozik az auditálás szóbeli és írásbeli eredményeire. A DQS HUNGARY csak a Megrendelő egyetértésével ad át információkat harmadik személyeknek.

A DQS HUNGARY az írásos dokumentumokról, amelyek neki betekintésre vagy a megbízás teljesítéséhez átadásra kerültek, saját aktái részére fénymásolatot készíthet.

A DQS HUNGARY az auditálásokból származó feljegyzéseket legalább egy tanúsítási cikluson (rendszerint három év) át megőrzi. Ezek a kötelezettségek a szerződéses jogviszony megszűnését követő időre is érvényesek. A DQS internetes megjelenésével biztonságos Web portált működtet, amely az auditálások eredményeinek és egyéb információknak a lehívására szolgál. A Megrendelő a felhasználói hozzáférés biztosítását (felhasználói azonosító és belépési jelszó hozzárendelését) és elektronikus vagy írásos beleegyezését követően vehet részt ezen Web portálon.

4.2 Akkreditálás és engedélyezés

A DQS-t akkreditáló és engedélyező szervek jogosították fel arra, hogy számos követelményrendszerre vonatkozóan auditálásokat végezzen, és tanúsítványokat készítsen.

A DQS HUNGARY által a DQS GmbH akkreditációja alatt nyújtott szolgáltatás esetében az akkreditált DQS GmbH nevében jár el. A helyi ajánlat elfogadása és a szerződés aláírása kötelező érvényű tanúsítási szerződést képez a Megrendelő és az akkreditált DQS iroda között is. Az egyes akkreditáció keretében végzett tevékenységekre vonatkozó működési, pénzügyi és jogi felelősség továbbra is az akkreditált DQS iroda felelősségi körébe tartozik.

DQS Hungary jogosult hozzáférni a Megbízó helyiségeihez, folyamataihoz, termékeihez és szolgáltatásaihoz átvizsgálás céljából, a dolgozókat és meghatalmazottakat meghallgatni, a dokumentumokba és feljegyzésekbe betekinteni, valamint további auditálási technikákkal információt gyűjteni.

Köteles rá, hogy ezen szervek munkatársainak és a teljesítés során segédkezőknek lehetővé tegye az auditálásokban való részvételt. Betekintést enged számukra saját dokumentumaiba, valamint az ügyfelekre vonatkozó adatokba, amennyiben az az akkreditációs eljárásokhoz szükséges. Ezek a munkatársak titoktartásra kötelezettek. Amennyiben egyes követelményrendszerek azt kifejezetten megkövetelik, úgy a DQS HUNGARY az ügyfelekre vonatkozó adatokat és az auditálások eredményeit továbbadja ezeknek a szerveknek. A Megrendelő hozzájárulását adja ehhez.

4.3 Felelősség

A DQS HUNGARY csak a szándékosságért és súlyos mulasztásért felel. Ez vonatkozik a teljesítés- és végrehajtás során segédkezőkre is.

A közvetett károkért (ide értve a szerződés-tipikus következménykárokat) a felelősség kizárt.

4.4 Közzététel

A DQS közzéteszi a DQS tanúsítvánnyal rendelkező összes megrendelőjének listáját. Ez a közzététel magában foglalja a tanúsított szervezet nevét és címét, valamint az érvényességi területet és a követelményrendszert. A Megrendelő hozzájárulását adja ehhez.

4.5 A tanúsított irányítási rendszerek hatékonysága

A DQS HUNGARY rendszeres (többnyire évenkénti) auditálásokkal igazolja a Megrendelő tanúsított irányítási rendszerének hatékonyságát. Amennyiben a DQS HUNGARY harmadik személyektől olyan információkat kap, amelyek kétségessé teszik az általa tanúsított irányítási rendszer megfelelőségét vagy hatékonyságát, úgy jogosult rá, hogy az érintett Megrendelő meghallgatása után terven kívüli kiegészítő auditálásokat végezzen. A törvényileg szabályozott területen a DQS HUNGARY jogosult rá, hogy indokolt esetekben előre be nem jelentett kiegészítő auditálásokat végezzen.

4.6 Időpontokról történő megállapodás

A DQS HUNGARY és a Megrendelő lehetőleg hosszú távon állapodnak meg az időpontokról. A határidők visszaigazolása írásban történik. Amennyiben a Megrendelő kezdeményezésére valamely visszaigazolt időpontban nem végezhető el az audit, a DQS HUNGARY jogosult rá, hogy az időpont előkészítésével ténylegesen felmerült ráfordításait kiszámlázza.

A Megrendelő jogai és kötelezettségei

4.7 Irányítási rendszer

A Megrendelő köteles olyan dokumentált irányítási rendszert bevezetni és fenntartani, amely megfelel az alapul szolgáló követelményrendszer követelményeinek. Az irányítási rendszer megfelelőségének és hatékonyságának tartós biztosítása érdekében végre kell hajtani, és dokumentálni kell az ehhez szükséges intézkedéseket.

4.8 Betekintés biztosításának kötelezettsége

A Megrendelő biztosítja, hogy a DQS HUNGARY számára hozzáférhető legyen a megbízás teljesítéséhez szükséges összes információ és helyiség. Kötelezi általa megnevezett megbízottait és munkatársait, hogy az auditor számára időben, a valóságnak megfelelően és teljes egészében megadják az összes olyan folyamatra vonatkozó felvilágosításokat, amelyek jelentőséggel bírhatnak az auditálás szempontjából. A tanúsított irányítási rendszerek keretében a DQS HUNGARY kérésére be kell mutatni neki a kifogásokra és az ezek kijavítására hozott intézkedésekre vonatkozó összes feljegyzést.

A megbízás teljesítése a fent említett pontok nem teljesülése esetén a Megbízó kizárólagos felelőssége, mindaddig, amíg a DQS Hungary nem vállal társ-gondatlanságot.

4.9 Változásokra vonatkozó közlemény

A Megrendelő köteles a DQS HUNGARY-t haladéktalanul tájékoztatni az összes olyan változásról, amely befolyást gyakorolhatna a tanúsított irányítási rendszerre. Ez mindenekelőtt vállalatrészek vételére/eladására, tulajdonosváltásra, a tevékenységi terület változásaira, alapvető folyamatváltozásokra, vagy csőd- vagy felszámolási eljárás megindítására vonatkozik. A DQS HUNGARY a Megrendelővel történt egyeztetést követően megvizsgálja, hogy a tanúsítvány ilyen esetekben hogyan tartható fenn.

Létszámváltozás esetén az ajánlatban rögzített audit napok és költségek módosulhatnak (a DQS belső szabályozásaiban meghatározott, létszámtól függő sávos audit nap-táblázatai alapján). Emiatt a cég alapadatai, illetve szükség szerint az audit napok és költségek évenként aktualizálásra kerülnek.

4.10 Bizalmas kezelés és titoktartás

A Megrendelő jogosult rá, hogy az auditjelentést teljes egészében továbbadja. A kivonatos továbbadás nem megengedett. A DQS HUNGARY által a Megrendelőnek átengedett dokumentumok – beleértve a DQS tanúsítvány szimbólumát is – szerzői jogvédelem alatt állnak. A Megrendelő kifejezetten elismeri, hogy a DQS HUNGARY által neki átadott vagy betekintésre átengedett összes dokumentum a DQS tulajdonában marad, és kötelezi magát, hogy ezeket csak belső célokra használja, nem teszi őket harmadik személyek számára hozzáférhetővé, és nem használja őket a megállapodás szerintiektől eltérő célokra.

További jogok nem átruházhatók, különösképpen nem jogosult a Megrendelő a szakvéleményeket, értékelési eredményeket és hasonlóakat megváltoztatni.

A Megrendelő köteles a számára a jelen megállapodás keretében a DQS HUNGARY ügyeire, munkatársaira és auditoraira vonatkozóan hozzáférhetővé tett információkat és ismereteket bizalmasan kezelni. A jelen kötelezettség a megállapodás megszűnését követően is fennmarad. A Megrendelő ennek megfelelően kötelezi a teljesítés- és végrehajtás során segédkezőket.

4.11 Az auditálás függetlensége

A Megrendelő köteles minden olyan cselekménytől eltekinteni, amely csorbíthatná a DQS HUNGARY munkatársainak és auditorainak függetlenségét. Ez mindenekelőtt a tanácsadói tevékenységre vonatkozó ajánlatokra, a saját számlára történő alkalmazásra és megbízásokra, a honoráriumokra vonatkozó külön megállapodásokra vagy egyéb, pénzértékkel rendelkező juttatásokra érvényes.

5. Szolgáltatások, árak és fizetési feltételek

A Megrendelő elismeri a DQS HUNGARY üzleti feltételeinek és árainak mindenkor hatályos változatát, hacsak a felek a szerződésben nem állapodtak meg ettől eltérően. A megbízás elszámolása szakaszosan, a teljesítés szerint történik. A számlák a számla kiállításának dátumától számított 8 napon belül, levonás nélkül fizetendők. Fizetési késedelem esetén a DQS HUNGARY jogosult a jogszabályok szerinti-, illetve ennek hiányában a mindenkori szokásos banki kamatokat felszámítani.

6. Tanúsítványok és tanúsítvány-szimbólumok

6.1 Megadás és használat

A DQS köteles a tanúsítás összes követelményének és a szerződéses kötelezettségeknek a teljesítése esetén megadni a tanúsítványt, és köteles azt a DQS HUNGARY-n keresztül a Megrendelőnek kiszolgáltatni.

Ameddig DQS Hungary általános szolgáltatásokat nyújt, a felek egyet értenek abban, hogy a DQS HUNGARY nem felel az audit meghatározott sikeréért, hanem kizárólag a szolgáltatásokért, és egyedül a Megbízó döntési- és kozkázati hatáskörébe esik, hogy a nyújtott szolgáltatások alapján az abból adódó döntéseket meghozza.

A tanúsításra vonatkozó döntés kizárólag a DQS-t illeti meg. A tanúsítvány kiállításának alapja az auditor által az auditjelentésben tett ajánlás. A DQS és IQNet tanúsítványok érvényességi ideje rendszerint három év, amely a megfelelőség megállapításával kezdődik. A tanúsítványok és tanúsítvány-szimbólumok felhasználhatók reklámcélokra. Ez a használat a tanúsítás érvényességi területére és érvényességi idejére korlátozódik. A tanúsítvány-szimbólumok nem helyezhetők el közvetlenül valamely terméken, és nem használhatók olyan módon, amely azt a benyomást keltheti, hogy azok arra vonatkoznak, hogy egy adott termék megfelel az alapul vett követelményrendszernek. A DQS HUNGARY köteles lehetőségeinek keretei között ügyelni a megfelelő használatra. A tanúsítványok és tanúsítvány-szimbólumok nem ruházhatók át jogutódokra vagy egyéb szervezetekre. A tanúsítás felfüggesztését, megvonását vagy megsemmisítését követően a Megrendelő köteles az adott tanúsítással folytatott mindennemű reklámot beszüntetni. A Megrendelő kötelezi magát, hogy a tanúsítvány megvonását vagy megsemmisítését követően visszaadja azt. A visszatartási jog kizárt. A DQS tanúsítványok és tanúsítvány-szimbólumok utánnyomását és módosítását csak a DQS által arra felhatalmazott személyek végezhetik.

6.2 A tanúsítvány meg nem adása

A DQS csak akkor adhat ki tanúsítványokat, ha az auditálást (tanúsítást/megújító auditot) követően teljesülnek annak előfeltételei. Nemteljesítés esetén az auditor eltérésjelentésben dokumentálja a hiányosságokat, vagy ismerteti azokat a kikötéseket, amelyeknek teljesítése szükséges a tanúsítvány megadásához. Az eltéréseket vagy kikötéseket három hónapon belül ki kell küszöbölni, vagy teljesíteni kell. Szükség esetén a DQS HUNGARY részben vagy egészben megismétli az auditálást. Ennek költségeit az érvényes árlistának megfelelően a ráfordítás szerint számítja fel. Amennyiben a hiányosságokat nem küszöbölték ki három hónapon belül, vagy a tanúsítvány megadásának előfeltételei kétszeri utóaudit után sem állnak fenn, úgy a tanúsítási eljárás egy jelentéssel – tanúsítás nélkül – zárul le.

6.3 A tanúsítvány felfüggesztése, megvonása és megsemmisítése

a) Felfüggesztés:

A DQS jogosult rá, hogy a megadott tanúsítványt meghatározott időre felfüggessze, amennyiben a Megrendelő bizonyíthatóan megszegi a DQS HUNGARY-vel szemben fennálló szerződéses vagy pénzügyi kötelezettségeit, különösen, ha

• az irányítási rendszert javító intézkedéseket bizonyíthatóan nem valósította meg hatékonyan a megállapodás szerinti határidőn belül,
• a DQS HUNGARY által a tanúsítvány fenntartására szolgáló auditálásra vonatkozóan javasolt időpontokat nem használták ki, és ez által túllépték az utolsó auditálás óta eltelt – rendszerint tizenkét hónapos – határidőt,
• a DQS HUNGARY-t nem tájékoztatták időben az irányítási rendszer tervezett módosításairól és más olyan változásokról, amelyek befolyásolják az alapul vett követelményrendszernek való megfelelést,
• valamely DQS tanúsítványt, IQNet tanúsítványt vagy tanúsítvány-szimbólumot megtévesztő módon használtak.
• az auditálási- és tanúsítási szolgáltatások esedékes kifizetései nem történnek meg határidőig vagy legalább egy fizetési felszólítást követően.

A DQS HUNGARY az esetleges felfüggesztést először írásban jelenti be. Amennyiben a felfüggesztés okait nem szüntetik meg 2 héten belül, úgy a DQS HUNGARY írásban tájékoztatja a Megrendelőt a tanúsítás felfüggesztéséről, és megnevezi indokait, valamint azokat az intézkedéseket, amelyek a tanúsítás ismételt hatályba helyezéséhez szükségesek. A tanúsítás felfüggesztése határozott időre szól (rendszerint maximum 90 napra). Amennyiben a megkövetelt intézkedéseket a meghatározott határidőn belül bizonyíthatóan hatékony módon végrehajtják, a tanúsítás felfüggesztése visszavonásra kerül.

Amennyiben a szükséges intézkedések nem történnek meg a fordulónapig, a tanúsítványt a DQS Hungary visszavonhatja, ahogy az alábbiakban leírt módon.

b) Megvonás:

A DQS jogosult a tanúsítványokat írásbeli bejelentést követően megvonni vagy érvénytelennek nyilvánítani, amennyiben

• a tanúsítvány felfüggesztésének határideje lejárt,
• nem biztosított az irányítási rendszer megfelelése az alapul vett követelményrendszernek,
• a Megrendelő a tanúsítvány felfüggesztését követően továbbra is reklámoz a tanúsítvánnyal,
• a Megrendelő olyan módon használja a tanúsítványt, amely rossz hírbe hozza a tanúsító szervet,
• a továbbiakban nem adottak azok az előfeltételek, amelyek a tanúsítvány megadását eredményezték, vagy a Megrendelő nem hajlandó az eltéréseket kiküszöbölni,
• a Megrendelő szándékosan vagy nem szándékosan csődeljárást indít,
• a Megrendelő hatályosan megszünteti a DQS HUNGARY-vel fennálló szerződéses jogviszonyát.

c) Megsemmisítés:

A DQS jogosult rá, hogy a tanúsítványokat megsemmisítse és visszamenőleges hatállyal érvénytelennek nyilvánítsa, amennyiben

• utólag kiderül, hogy nem voltak adottak a tanúsítvány megadásához szükséges előfeltételek,
• a Megrendelő megengedhetetlen módon korlátozta a tanúsítási eljárást, úgyhogy kérdéses az értékelési eredmények objektivitása, semlegessége vagy függetlensége.

7. Kifogás és panasz

Minden Megrendelő jogosult olyan szolgáltatásokra, amelyeket a megállapodás szerinti keretek között olyan módon nyújtanak neki, hogy teljesüljenek elvárásai és igényei. Nemteljesülés esetén a DQS HUNGARY a szolgáltatás javításához szükséges információt kér. Minden Megrendelőnek joga van rá, hogy az auditorokkal vagy a DQS HUNGARY-vel fennálló nézeteltérések esetén kifogást emeljen, vagy panaszt tegyen. A panaszok szóban vagy írásban minden DQS HUNGARY munkatársnál megtehetők.

8. Időtartam és megszűnés

A megállapodás a megbízás adásával határozatlan időre jön létre. A Megrendelő külön indokok megnevezése nélkül egy hónapos határidővel írásban felmondhatja. A Megrendelő általi felmondás esetén a DQS HUNGARY fenntartja magának a jogot, hogy a már elvégzett szolgáltatásokat felszámítsa. A DQS HUNGARY csak nyomós indokból, mindenekelőtt az 6., 7. és 8. pontok megszegése esetén mondhat fel a Megrendelőnek.

9. Joghatóság helye és jogválasztás

A joghatóság helye Budapest. Az irányadó jog a magyar jog.

10. Eltérő megállapodások

Az eltérő megállapodások vagy kiegészítő megállapodások kizárólag írásos formában jöhetnek létre. Amennyiben a szerződéses megállapodások – beleértve az üzleti feltételeket is – egyes rendelkezései érvénytelenek lennének, úgy ez nem érinti a többi rendelkezés érvényességét. A felek az érvénytelen rendelkezéseket haladéktalanul olyan rendelkezésekkel helyettesítik, amelyek értelmük szerint a lehető legközelebb állnak az érvénytelenné vált rendelkezésekhez.

11. További feltételek

A fenti feltételek mellett további feltételként az egyes követelményrendszereknél a mindenkori speciális követelmények mindenkor érvényes verziója – beleértve ezek kiegészítő értelmezését is – érvényes.

Az ajánlat a benne foglaltak megrendelésével szerződésnek minősül.

Általános Üzleti Feltételek aktuális verzió: 2020.07.27-től