Un sistema de gestión integrado (SGI) se caracteriza por la combinación de dos o más sistemas de gestión en un sistema holístico. La intención es evitar esfuerzos múltiples, por ejemplo en las auditorías internas y externas. Las sinergias creadas por el SGI también agudizan el enfoque sobre las oportunidades y los riesgos dentro de la empresa.

Sistema de Gestión Integrado - ¿Qué es?

En principio, toda empresa tiene un sistema de gestión porque toda empresa se gestiona a sí misma. La cuestión es si se trata de un sistema de gestión integrado que tiene en cuenta los requisitos de diferentes áreas, o si es realmente un sistema que se basa en una norma (por ejemplo, la ISO 9001), o si se trata simplemente de las líneas de actuación tradicionales que utiliza la empresa para organizarse.

CONTENIDO

  • Sistema de gestión integrado: Crear sinergias a partir de la diversidad
  • ¿Cuáles son los requisitos?
  • Cuando aumenta la complejidad
  • ¿Cuál es el objetivo de un sistema de gestión integrado?
  • ¿Cuál es la base de un sistema de gestión integrado?
  • ¿Cómo puede ayudar la estructura de alto nivel a un sistema de gestión integrado?
  • ¿Cuáles son los diferentes caminos hacia la integración?
  • Ventajas de un sistema de gestión integrado - Conclusión
  • Aprovechamiento de la calidad.

Sistema de gestión integrado: Crear sinergias a partir de la diversidad

En un sistema de gestión integrado (SGI), la multitud de sistemas de gestión que las empresas tienen que gestionar hoy en día se combinan e integran en la medida de lo posible para que haya la menor fricción posible y se aprovechen las sinergias de forma óptima.

Esto significa que los métodos e instrumentos para cumplir con los requisitos de diferentes áreas se combinan en una estructura uniforme. Esto sirve a la gobernanza corporativa (gestión y supervisión de las organizaciones) y se apoya en un enfoque basado en el riesgo.

¿Cuáles son los requisitos?

Muchos sistemas de gestión se centran en requisitos específicos:

  • Calidad, por ejemplo, ISO 9001
  • Protección del medio ambiente, por ejemplo, ISO 14001
  • Energía, por ejemplo, ISO 50001
  • Seguridad y salud en el trabajo, por ejemplo, ISO 45001, SCC
  • Seguridad de la información, por ejemplo, ISO 27001
  • Gestión de crisis o emergencias, por ejemplo, ISO 22301
  • Gestión de riesgos, por ejemplo, ISO 31000
  • RSC/Responsabilidad Social Corporativa, por ejemplo, SA8000
  • Otros sistemas diversos, por ejemplo, salud, dispositivos médicos, alimentación o prevención de explosiones

Así, las empresas se enfrentan a una multitud de áreas temáticas que pueden organizar normativamente. Además, varios sectores cuentan con normativas especiales, como la IATF 16949 (industria del automóvil) o la EN/AS 9100 (aviación). Éstas, en su mayoría, profundizan en los requisitos de la norma ISO 9001 para la gestión de la calidad y los concretan en el contexto de aplicación.

Cuando la complejidad aumenta

Un estudio del "Harvard Business Manager" muestra que el grado de complejidad, es decir, el número de requisitos relacionados con el sistema que debe cumplir una empresa en los negocios, se ha multiplicado por más de seis desde 1955. Esto contrasta con el grado de complejidad organizativa dentro de la empresa, el número de procesos, interfaces, instrucciones, documentos y decisiones diferentes, que se ha multiplicado por 35. Esto demuestra que cada vez se añade más, pero no se elimina nada.

El nivel de complejidad organizativa frena la productividad de los empleados, así como los ingresos. Por lo tanto, es importante que las empresas piensen en cómo integrar los temas y construir áreas de gestión de forma modular para ampliar las áreas temáticas sin demasiado esfuerzo administrativo interno y sin aumentar aún más la complejidad de los procesos. En el mejor de los casos, esto elimina la necesidad de documentos y permite utilizar un sistema uniforme para diferentes áreas temáticas.

¿Cuál es el objetivo de un sistema de gestión integrado?

El objetivo del SGI debe ser resolver los conflictos, coordinar los objetivos y garantizar unas especificaciones claras y preferiblemente calificables.

Sin embargo, los distintos sistemas de gestión tienen diferentes requisitos que cumplir. En este sentido, pueden surgir conflictos de objetivos, que deben tenerse en cuenta.

En este punto, las organizaciones deben decidir qué objetivo tiene prioridad y, si es necesario, permitir que otro objetivo pase a un segundo plano. Por ejemplo, las soluciones que tendrían sentido desde el punto de vista del diseño eficiente de los procesos tendrían que pasar a un segundo plano frente a una organización optimizada en materia de seguridad y salud laboral. En este caso, las empresas deben tomar decisiones caso por caso, también con vistas a la certificación de los sistemas de gestión.

¿Cuál es la base de un sistema de gestión integrado?

Se necesita un sistema de gestión de procesos uniforme para tener una base sólida.

Las herramientas de trabajo y las formas de documentación deben estar estandarizadas. Para la aplicación es útil una cabina de medidas común, en la que fluyan las distintas medidas resultantes del establecimiento y funcionamiento de un sistema de gestión integrado y a través de la cual se puedan controlar y seguir las tareas. Sobre esta sólida base se establecen e integran los procesos especializados.

¿Cómo puede ayudar la Estructura de Alto Nivel a un Sistema de Gestión Integrado?

La Estructura de Alto Nivel (EAN) es una herramienta útil para las empresas que quieren construir sus sistemas sobre una base modular. Esto se debe a que esta estructura básica general garantiza que las estructuras de los sistemas de gestión se corresponden entre sí en sus requisitos normativos y, por tanto, pueden integrarse más fácilmente.

En las revisiones de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y la nueva ISO 45001:2018, se modificó la estructura de las secciones (HLS) y parte de la terminología para mejorar la alineación con otras normas de sistemas de gestión. Así, todas las principales normas de sistemas de gestión ISO están sujetas a la estructura básica común. Otras normas también se adaptarán a la nueva estructura de alto nivel en el futuro.

Esto significa, sobre todo, que los procesos de la empresa pueden adaptarse a condiciones nuevas o modificadas en función de los requisitos. Y esto se hace sin sobrecargar las estructuras básicas de la empresa con redundancias e incoherencias. Los procesos pueden ampliarse fácilmente si hay que tener en cuenta nuevas normas.

A la hora de establecer un SGI, es importante ponerse en el lugar del empleado. Por ello, hay que utilizar términos y procesos del trabajo diario de los empleados.

¿Cuáles son los diferentes caminos hacia la integración?

Fase de planificacióne: Una buena visión de conjunto

En la fase de planificación, merece la pena involucrar a una empresa consultora externa para incorporar la experiencia de los proyectos de integración en otras empresas. A continuación, se ponen sobre la mesa todos los documentos y requisitos para poder crear un análisis de requisitos e interacciones. A partir de ahí, se hace un diagnóstico de dónde merece la pena, por ejemplo, la integración como primer paso.

Taller sobre el sistema de gestión integrado: La auditoría interna

La auditoría de los sistemas de gestión integrados (SGI) plantea retos especiales, pero también soluciones. Un punto de referencia en el seminario online del 16.04.2021 será la norma ISO 19011.

Es imprescindible implicar a todas las partes interesadas de la gestión y crear un equipo de integración. Por último, se elabora un plan de integración en el que se indica con qué sistema de gestión hay que empezar y qué hay que hacer, cuándo, cómo y dónde.

Fase de establecimiento: Fijar el rumbo - asegurar las ventajas

En la fase de establecimiento de un sistema de gestión integrado, es de gran importancia involucrar a las partes interesadas, como los clientes internos y externos. Durante el diseño de los procesos, es esencial conseguir la participación de los empleados, ya que son el recurso central que más tarde tendrá que trabajar con las especificaciones. El siguiente paso es la integración básica del control de documentos, las auditorías internas, la política, los objetivos y los indicadores clave de rendimiento, así como la gestión de acciones de alto nivel. A continuación, se trata de abarcar las distintas áreas temáticas en el ámbito de los recursos humanos, integrar los procesos operativos e implicar a la cadena de suministro y a los proveedores y desglosar los requisitos para ellos.

Fase de mejora: Agrupar la información

En la fase de mejora, la organización mide los resultados, cuyas métricas ha definido previamente, desde la perspectiva de las partes interesadas. Es importante el seguimiento mediante auditorías internas y externas. También es esencial el control de la gestión, en el que la propia dirección puede dar una valoración. Esto puede hacerse, por ejemplo, a través de evaluaciones de gestión a pequeña escala repartidas a lo largo del año. En el transcurso de la fase de mejora, la organización decide si va a integrar otros sistemas y para qué sistemas de gestión va a solicitar o continuar la certificación.

Ventajas de un sistema de gestión integrado - Conclusión

Un sistema de gestión integrado (SGI) tiene un panorama de procesos que abarca todos los temas relevantes para la empresa. Por tanto, el sistema debe construirse paso a paso. La empresa debe decidir qué áreas y normas deben integrarse en primer lugar y qué etapas de ampliación deben incluirse. De lo contrario, la integración abrumará a la organización y a sus empleados.

El apoyo de la dirección es crucial en este proceso. Todos los miembros de la organización deben ser conscientes de que el sistema de gestión integrado no es un manual que se guarda en un armario. Se trata más bien de una herramienta de trabajo diaria que, si se utiliza correctamente, facilita el trabajo de todos.

Y que da a todos los implicados la seguridad de saber que se están teniendo en cuenta adecuadamente los requisitos esenciales de los clientes, las autoridades y otras partes clave.

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Simplemente aprovechando la calidad.

Desde su fundación en 1985 como primer certificador alemán de sistemas de gestión, DQS se ha comprometido con el éxito sostenible de sus clientes. Con auditorías de valor añadido y conceptos orientados al cliente, acompañamos a las organizaciones en todo el camino hacia la excelencia empresarial.

Especialmente la auditoría combinada y simultánea de sistemas de gestión totalmente integrados ofrece numerosas oportunidades, ya que la evaluación temática cruzada permite aprovechar las sinergias y, al mismo tiempo, identificar las interacciones, pero también las contradicciones entre los diferentes temas. Con el fin de aumentar los beneficios para nuestros clientes con sistemas de gestión integrados, nos centramos en sus múltiples cualificaciones a la hora de seleccionar y formar a nuestros auditores: Los auditores de DQS cubren, por término medio, al menos tres conjuntos de normas. Tómenos la palabra. Estamos deseando hablar con usted.

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