Integrisani sistem upravljanja - Šta je to?

U principu, svako preduzeće ima sistem upravljanja jer svako preduzeće upravlja sobom. Postavlja se pitanje da li je u pitanju integrisani sistem upravljanja koji uzima u obzir zahtjeve iz različitih oblasti, ili je zaista riječ o sistemu koji je zasnovan na standardu (na primjer ISO 9001), ili su to samo tradicionalni pravci djelovanja koji koristi kompanija da se organizuje.

SADRŽAJ

• Integrisani sistem upravljanja: Stvaranje sinergije iz različitosti
• Koji su zahtjevi?
• Kada se kompleksnost poveća
• Šta je cilj integrisanog sistema upravljanja?
• Šta je osnova integrisanog sistema upravljanja?
• Kako struktura visokog nivoa može pomoći sa integrisanim sistemom upravljanja?
• Koji su različiti putevi ka integraciji?
• Prednosti integrisanog sistema upravljanja - Zaključak
• Simply leveraging Quality.

​​​​​​​Integrisani sistem upravljanja: Stvaranje sinergije iz različitosti

Za integrisani sistem upravljanja (IMS), mnoštvo sistema upravljanja kojima kompanije danas moraju da upravljaju se kombinuju i integrišu što je više moguće kako bi bilo što manje trenja i optimalno iskorištene sinergije.

To znači da su metode i instrumenti za ispunjavanje zahtjeva iz različitih oblasti kombinovani u jedinstvenu strukturu. Ovo služi korporativnom upravljanju (upravljanje i praćenje organizacija) i podržano je pristupom zasnovanim na riziku.

Koji su zahtjevi?

Mnogi sistemi upravljanja fokusiraju se na specifične zahtjeve:

• Kvaliteta, npr. ISO 9001
• Zaštite okoline, npr. ISO 14001
• Energije, npr. ISO 50001
• Zdravlja i sigurnosti na radu, npr. ISO 45001, SCC
• Sigurnosti informacija, npr. ISO 27001
• Upravljanja krizom ili vanrednim situacijama, npr. ISO 22301
• Upravljanja rizikom, npr. ISO 31000
• CSR/ korporativne društvene odgovornosti, npr. SA8000
• Raznih drugih sistema, npr. zdravlja, medicinskih uređaja, hrane za životinje ili prevenciju eksplozije

Stoga se kompanije suočavaju s mnoštvom predmetnih oblasti koje mogu normativno organizovati. Osim toga, razne industrije imaju posebne propise kao što su IATF 16949 (automobilska industrija) ili EN/AS 9100 (avijacija). Oni uglavnom produbljuju zahtjeve ISO 9001 za upravljanje kvalitetom i konkretiziraju ih u kontekstu primjene.

Kada se kompleksnost poveća

Studija "Harvard Business Manager" pokazuje da se stepen složenosti, odnosno broj sistemskih zahtjeva koje kompanija mora ispuniti u poslovanju, povećao više od šest puta od 1955. godine. To je u suprotnosti sa stepenom organizacijske složenosti unutar kompanije, brojem različitih procesa, sučelja, uputstava, dokumenata i odluka, koji se povećao 35 puta. To pokazuje da se sve više dodaje, ali se ništa ne eliminiše.

Nivo organizacijske složenosti usporava produktivnost zaposlenih, kao i prihode. Stoga je važno da kompanije razmišljaju o tome kako integrisati teme i izgraditi područja upravljanja na modularan način kako bi se proširila tematska područja bez previše internih administrativnih napora i bez dodatnog povećanja složenosti procesa. U idealnom slučaju, ovo eliminiše potrebu za dokumentima i omogućava korištenje jedinstvenog sistema za različite oblasti.

Šta je cilj integrisanog sistema upravljanja?

Cilj IMS-a mora biti rješavanje sukoba, koordinacija ciljeva i osiguranje jasnih, po mogućnosti kvalifikovanih specifikacija.

Međutim, različiti sistemi upravljanja imaju različite zahtjeve koje treba ispuniti. U tom pogledu može doći do sukoba ciljeva, što se mora uzeti u obzir.

U ovom trenutku, organizacije moraju odlučiti koji cilj ima prioritet i, ako je potrebno, dozvoliti drugom cilju da zauzme svoje mjesto. Na primjer, rješenja koja bi imala smisla iz perspektive efikasnog dizajna procesa morala bi zauzeti pozadinu u optimiziranoj organizaciji za zaštitu zdravlja i sigurnost na radu. Ovdje kompanije moraju donositi odluke od slučaja do slučaja, također u pogledu certifikacije sistema upravljanja.

Šta je osnova integrisanog sistema upravljanja?

Za čvrstu osnovu potreban je jedinstven sistem upravljanja procesima.

Radni alati i obrasci dokumentacije moraju biti standardizovani. Za implementaciju je od pomoći zajednički kokpit mjera, u koji se slijevaju različite mjere koje proizlaze iz uspostavljanja i rada integrisanog sistema upravljanja i preko kojeg se zadaci mogu kontrolisati i pratiti. Specijalistički procesi se zatim postavljaju i integrišu na ovom čvrstom temelju.

Kako struktura visokog nivoa može pomoći sa integrisanim sistemom upravljanja?

Struktura visokog nivoa (HLS) je koristan alat za kompanije koje žele da izgrade svoje sisteme na modularnoj osnovi. To je zato što ova sveobuhvatna osnovna struktura osigurava da strukture sistema upravljanja odgovaraju jedna drugoj u svojim normativnim zahtjevima i stoga se mogu lakše integrisati.

U revizijama standarda ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 i novom ISO 45001:2018, struktura sekcije (HLS) i neka terminologija su promijenjeni kako bi se poboljšala usklađenost sa drugim standardima sistema upravljanja. Dakle, svi glavni ISO standardi sistema upravljanja podliježu zajedničkoj osnovnoj strukturi. I drugi standardi će se u budućnosti prilagoditi novoj strukturi visokog nivoa.

To prije svega znači da se procesi kompanije mogu prilagoditi novim ili promijenjenim uslovima u skladu sa zahtjevima. I to se radi bez preopterećenja osnovnih struktura u kompaniji viškovima i nedosljednostima. Procesi se mogu lako proširiti ako se moraju uzeti u obzir novi standardi.

Prilikom postavljanja IMS-a, važno je da se stavite na mjesto zaposlenika. Shodno tome, treba koristiti termine i procese iz svakodnevnog rada zaposlenih.

Koji su različiti putevi ka integraciji?

Faza planiranja: Dobar pregled

U fazi planiranja, vrijedno je uključiti eksternu konsultantsku firmu kako bi se ugradila iskustva iz integracijskih projekata u drugim kompanijama. Zatim se svi dokumenti i zahtjevi stavljaju na sto kako bi se mogla napraviti analiza zahtjeva i interakcije. Na osnovu toga se postavlja dijagnoza gdje je, na primjer, integracija vrijedna rada kao prvi korak.

Radionica o integrisanom sistemu upravljanja: Interni audit

Kod auditiranja integrisanih sistema upravljanja (IMS) postoje posebni izazovi – ali i rješenja. Vodič na online seminaru 16.04.2021 će biti ISO 19011.

Imperativ je uključiti sve rukovodeće yudionike i izgraditi tim za integraciju. Konačno, izrađuje se plan integracije koji pokazuje sa kojim sistemom upravljanja treba započeti i šta treba uraditi kada, kako i gdje.

Faza uspostavljanja: Postavljanje kursa - osiguranje prednosti

U fazi postavljanja integrisanog sistema upravljanja od velike je važnosti uključiti zainteresirane strane kao što su interni i eksterni kupci. Tokom dizajniranja procesa, bitno je uključiti zaposlene, jer su oni centralni resurs koji će kasnije morati raditi sa specifikacijama. Sljedeći korak je osnovna integracija kontrole dokumenata, internog audita, politike, ciljeva i ključnih indikatora učinka, kao i upravljanja akcijama na višem nivou. Zatim se radi o pokrivanju različitih predmetnih oblasti u oblasti ljudskih resursa, integraciji operativnih procesa i uključivanju lanca nabavke i dobavljača i razbijanja zahtjeva za njih.

Faza poboljšanja: Povezivanje informacija

U fazi poboljšanja, organizacija mjeri rezultate, čije metrike je prethodno definisala, iz perspektive zainteresiranih strana. Važan je monitoring putem internog i eksternog audita. Kontrola menadžmenta, gdje sam menadžment može dati procjenu, također je od suštinskog značaja. To se može učiniti, na primjer, kroz manje procjene upravljanja raspoređenim tokom godine. U toku faze poboljšanja, organizacija odlučuje da li i koje dalje sisteme će integrisati i za koje sisteme upravljanja će također tražiti ili nastaviti certifikaciju.

Prednosti integrisanog sistema upravljanja - Zaključak

Integrisani sistem upravljanja (IMS) ima procesni pejzaž koji pokriva sve teme relevantne za kompaniju. Stoga sistem treba izgrađivati korak po korak. Kompanija mora odlučiti koje oblasti i standarde treba prvo integrisati i koje dalje faze proširenja treba uključiti. U suprotnom, integracija će preplaviti organizaciju i njene zaposlenike.

Podrška menadžmenta je ključna u ovom procesu. Svi unutar organizacije moraju biti svjesni da integrisani sistem upravljanja nije priručnik koji stoji u ormaru. Umjesto toga, to je svakodnevni radni alat koji – kada se pravilno koristi – svima olakšava posao.

I ono što daje svima uključenim sigurnost da znaju da se suštinski zahtjevi kupaca, vlasti i drugih ključnih strana na adekvatan način uzimaju u obzir.

Imate bilo kakvih pitanja?
Kontaktiraj nas!
Bez obaveza i besplatno.

Simply leveraging Quality.

Od svog osnivanja 1985. godine kao prvog njemačkog certifikatora sistema upravljanja, DQS je posvećen održivom uspjehu svojih kupaca. Sa auditima koji dodaju vrijednost i konceptima orijentisanim na klijente, pratimo organizacije sve do poslovne izvrsnosti.

Posebno kombinovani, simultani audit potpuno integrisanih sistema upravljanja nudi brojne mogućnosti, jer međutematska procjena omogućava korištenje sinergije i istovremeno interakcije, ali i kontradikcije između različitih tema. Kako bismo povećali prednosti za naše klijente s integrisanim sistemima upravljanja, fokusiramo se na njihove višestruke kvalifikacije prilikom odabira i obuke naših auditora: DQS auditori u prosjeku pokrivaju najmanje tri seta propisa. Vjerujte nam na riječ. Radujemo se razgovoru s vama.