Integrisani sistem upravljanja (IMS) karakteriše kombinacija dva ili više sistema upravljanja u jedan sveobuhvatni sistem. Namera je da se izbegnu višestruki napori – na primer u internim i eksternim proverama. Sinergije koje stvara IMS takođe izoštravaju fokus na rizike i prilike unutar kompanije.
Integrisani sistem menadžmenta ─ šta je to?
U principu, svaka kompanija ima neku vrstu sistema menadžmenta, jer već ima neki uređen način poslovanja. Postavlja se pitanje da li se radi o integrisanom sistemu menadžmenta koji uzima u obzir zahteve iz različitih oblasti, ili je zaista reč o sistemu koji je zasnovan na standardu (na primer ISO 9001), ili su to samo tradicionalni pravci delovanja koje koristi kompanija za potrebe svoje interne organizacije rada.
SADRŽAJ
- Integrisani sistem menadžmenta: Stvaranje sinergije iz različitosti
- Koji su zahtevi?
- Kada se složenost povećava
- Šta je cilj integrisanog sistema menadžmenta?
- Šta je osnova integrisanog sistema menadžmenta?
- Kako struktura visokog nivoa može pomoći sa integrisanim sistemom menadžmenta?
- Koji su različiti putevi ka integraciji?
- Prednosti integrisanog sistema menadžmenta – Zaključak
- Simply leveraging Quality.
Integrisani sistem menadžmenta: Stvaranje sinergije iz različitosti
Za integrisani sistem menadžmenta (IMS), mnoštvo sistema menadžmenta kojima kompanije danas moraju da upravljaju se kombinuju i integrišu što je više moguće kako bi bilo što manje trenja, uz istovremeno optimalno korišćenje sinergije.
To znači da su metode i instrumenti za ispunjavanje zahteva iz različitih oblasti kombinovani u jedinstvenu strukturu. Ovo služi korporativnom upravljanju (upravljanje i praćenje organizacija) i podržano je pristupom zasnovanom na riziku.
Osnovnu strukturu standarda modernog sistema menadžmenta, takozvanu strukturu visokog nivoa (HLS), uvela je Međunarodna organizacija za standardizaciju (ISO) 2012. godine. ISO/IEC Direktivu je revidirao ISO u maju 2021. godine, koji je takođe značilo da je HLS pretrpeo izmenu sa raznim pojašnjenjima, dopunama, ali i brisanjem. Od tada, struktura visokog nivoa se sada zove „Harmonizovana struktura“ (HS). Međutim, ova struktura će postati efektivna tek sa sledećom proverom odgovarajućeg ISO standarda.
Koji su zahtevi?
Mnogi sistemi menadžmenta fokusiraju se na konkretne zahteve specifičnih standarda:
- Kvalitet, npr. ISO 9001
- Zaštita životne sredine, npr. ISO 14001
- Energija, npr. ISO 50001
- Bezbednost i zdravlje na radu, npr. ISO 45001, SCC
- Informaciona bezbednost, npr. ISO 27001
- Upravljanje kriznim ili vanrednim situacijama, npr. ISO 22301
- Upravljanje rizicima, npr. ISO 31000
- CSR / korporativna društvena odgovornost, npr. SA 8000
- Razni drugi sistemi, npr. zdravlje, medicinska sredstva, bezbednost hrane, ili za prevenciju eksplozije
U današnje vreme, kompanije se suočavaju sa mnoštvom predmetnih oblasti koje se mogu normativno organizovati. Pored toga, različite grane industrije imaju zasebne karakteristične propise kao što su IATF 16949 (automobilska industrija) ili EN/AS 9100 (avijacija). Oni uglavnom produbljuju zahteve ISO 9001 za upravljanje kvalitetom i konkretizuju ih u kontekstu primene.
Kada se složenost povećava
Studija „Harvardskog poslovnog menadžera“ pokazuje da se stepen složenosti, odnosno broj sistemskih zahteva koje kompanija mora ispuniti u poslovanju, povećao više od šest puta od 1955. godine. Ovo je u suprotnosti sa stepenom organizacione složenosti unutar kompanije, brojem različitih procesa, interfejsa, uputstava, dokumenata i odluka, koji se povećao 35 puta. To nam pokazuje da se dodaje sve više detalja i konkretnih zahteva, ali se ništa ne eliminiše.
HLS – Mogućnosti za integrisani sistem menadžmenta
- 10 razloga za IMS
- Poređenje zahteva „velike petorke“: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 i ISO 27001
od Rite Kagerer, eksperta za integrisane sisteme menadžmenta
Preuzmite besplatno
Nivo organizacione složenosti usporava produktivnost zaposlenih, kao i ostvarene prihode. Stoga je važno da kompanije razmišljaju o načinu integrisanja i izgradnji oblasti menadžmenta na modularan način kako bi proširile tematske oblasti bez previše internih administrativnih napora i bez dodatnog povećanja složenosti procesa. U idealnom slučaju, ovo eliminiše potrebu za dokumentima i omogućava korišćenje jedinstvenog sistema za različite oblasti.
Šta je cilj integrisanog sistema menadžmenta?
Cilj IMS-a mora da bude rešavanje neusaglašenosti, koordinacija ciljeva i obezbeđivanje jasnih, po mogućnosti kvalifikovanih specifikacija.
Međutim, različiti sistemi menadžmenta imaju različite zahteve koje treba ispuniti. U tom pogledu može doći do sukoba ciljeva, što se mora uzeti u obzir.
U ovom trenutku, organizacije moraju odlučiti koji cilj ima prioritet i, ako je potrebno, odrediti drugom cilju da zauzme drugo mesto. Na primer, rešenja koja bi imala smisla iz perspektive efikasnog projektovanja procesa morala bi da zaustave pozadinu u optimizovanoj organizaciji za zaštitu zdravlja i bezbednost na radu. Ovde kompanije moraju da donose odluke od slučaja do slučaja, takođe u pogledu sertifikacije sistema menadžmenta.
Šta je osnova integrisanog sistema menadžmenta?
Za čvrstu osnovu potreban je jedinstven sistem upravljanja procesima.
Radni alati i obrasci dokumentacije moraju biti standardizovani. Za implementaciju je od pomoći zajednički skup mera, u koji se ulivaju različite mere koje proizilaze iz uspostavljanja i rada integrisanog sistema upravljanja i preko kojeg se zadaci mogu kontrolisati i pratiti. Pojedinačni procesi se zatim postavljaju i integrišu na ovom čvrstom temelju.
Kako struktura visokog nivoa može pomoći sa integrisanim sistemom menadžmenta?
Struktura visokog nivoa (HLS) je koristan alat za kompanije koje žele da izgrade svoje sisteme na modularnoj osnovi. To je zato što ova sveobuhvatna osnovna struktura osigurava da strukture sistema upravljanja odgovaraju jedna drugoj u svojim normativnim zahtevima i da se stoga mogu lakše integrisati.
U standardima ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 i ISO 45001:2018, struktura celina i deo terminologije su promenjeni da bi se poboljšala usaglašenost sa drugim standardima sistema menadžmenta. Dakle, svi glavni standardi ISO sistema menadžmenta podležu zajedničkoj osnovnoj strukturi, kojoj će se u budućnosti prilagoditi i drugi standardi.
To pre svega znači da se procesi kompanije mogu prilagoditi novim ili promenjenim uslovima u skladu sa zahtevima, bez preopterećenja osnovnih struktura u kompaniji viškovima i nedoslednostima. Procesi se mogu lako proširiti ukoliko/kada se moraju uzeti u obzir novi standardi.
Prilikom postavljanja IMS-a, važno je da se stavite u kožu zaposlenog. Shodno tome, treba koristiti termine i procese iz svakodnevnog rada zaposlenih.
Koji su različiti putevi ka integraciji?
Faza planiranja: Dobar pregled
U fazi planiranja, vredno je uključiti eksternu konsultantsku firmu kako bi se iskoristila stečena iskustva iz integracionih projekata drugih kompanija. Zatim se svi dokumenti i zahtevi stavljaju na sto kako bi se mogla napraviti analiza zahteva i predstojećih akcija. Na osnovu toga se definiše pogodno mesto unutar sistema gde može da se napravi prvi korak ka integraciji.
Faza implementacije: Postavljanje kursa ─ obezbeđivanje prednosti
U fazi postavljanja integrisanog sistema menadžmenta, od velike je važnosti da se uključe zainteresovane strane kao što su interni i eksterni kupci. Tokom dizajniranja procesa, neophodno je da se zaposleni uključe, jer su oni centralni resurs koji će kasnije morati da radi sa specifikacijama. Sledeći korak je osnovna integracija kontrole dokumenata, interne provere, politike, ciljeva i ključnih indikatora učinka, kao i upravljanja akcijama na višem nivou. Zatim se radi o pokrivanju različitih predmetnih oblasti u oblasti ljudskih resursa, integrisanju operativnih procesa i uključivanju lanca snabdevanja i dobavljača i razvijanja zahteva za njihovu evaluaciju.
Faza poboljšanja: Povezivanje informacija
U fazi poboljšanja, organizacija meri rezultate, čije matrice je prethodno definisala, iz ugla zainteresovanih strana. Važan je monitoring putem sprovođenja interne i eksterne provere. Preispitivanje od strane rukovodstva, gde sam menadžment može dati procenu, takođe je od suštinskog značaja. Ovo se može uraditi, na primer, kroz manje ocene upravljanja raspoređene tokom godine. U toku faze poboljšanja, organizacija odlučuje da li i koje dalje sisteme će integrisati i za koje sisteme menadžmenta će takođe tražiti ili nastaviti sertifikaciju.
Prednosti integrisanog sistema menadžmenta ─ Zaključak
Integrisani sistem menadžmenta (IMS) ima procesni pristup koji pokriva sve teme relevantne za kompaniju. Stoga bi ovakav sistem trebalo da se gradi korak po korak. Kompanija mora odlučiti koje oblasti i standarde treba prvo integrisati i koje dalje faze proširenja treba uključiti. U suprotnom, integracija će preplaviti organizaciju i njene zaposlene.
Podrška najvišeg rukovodstva je ključna u ovom procesu. Svako u organizaciji mora biti svestan da integrisani sistem menadžmenta nije priručnik koji stoji u ormaru. Umesto toga, to je svakodnevni radni alat koji – kada se pravilno koristi – svima olakšava posao.
Svima koji su uključeni daje sigurnost i uverenje da se suštinski zahtevi kupaca, vlasti i drugih ključnih strana na adekvatan način uzimaju u obzir i ispunjavaju.
Imate bilo kakvih pitanja?
Kontaktirajte nas!
Bez obaveza i besplatno.
Simply leveraging Quality.
Od svog osnivanja 1985. godine kao prvog nemačkog sertifikacionog tela za sisteme upravljanja, DQS je posvećen održivom uspehu svojih kupaca. Sa izmenama koje dodaju vrednost i konceptima orijentisanim na klijente, mi pratimo organizacije sve do poslovne izvrsnosti.
Posebno kombinovana provera potpuno integrisanih sistema menadžmenta nudi brojne mogućnosti, pošto ocena unakrsnih procesa omogućava korišćenje sinergije i istovremene interakcije, ali i mogućnost identifikacije protivrečnosti između različitih procesa. Da bismo povećali prednosti za naše klijente sa integrisanim sistemima menadžmenta, fokusiramo se na njihove višestruke kvalifikacije kada biramo i obučavamo naše proveravače: DQS auditori pokrivaju u proseku najmanje tri seta propisa. Verujte nam na reč. Tim DQS Srbija se raduje diskusiji sa vama.
