Za integrirani sistem vodenja (IMS) je značilno, da združuje dva ali več sistemov vodenja v en celovit sistem. Namen je izogniti se večkratnim naporom - na primer pri notranjih in zunanjih presojah. Sinergije, ki jih ustvari IMS, tudi izostrijo osredotočenost na priložnosti in tveganja v podjetju.
Integrirani sistem vodenja ─ Kaj je to?
Načeloma ima vsako podjetje sistem vodenja, saj vsako podjetje upravlja samo sebe. Vprašanje je, ali gre za integriran sistem vodenja, ki upošteva zahteve z različnih področij, ali gre res za sistem, ki temelji na standardu (na primer ISO 9001), ali pa gre le za tradicionalne smernice delovanja, ki jih podjetje uporablja za svojo organizacijo.
VSEBINE
- Integrirani sistem vodenja: Ustvarjanje sinergij iz raznolikosti
- Kakšne so zahteve?
- Ko se poveča kompleksnost
- Kaj je cilj integriranega sistema vodenja?
- Kaj je osnova integriranega sistema vodenja?
- Kako lahko struktura na visoki ravni pomaga pri integriranem sistemu vodenja?
- Kateri so različni načini za integracijo?
- Prednosti integriranega sistema vodenja - Zaključek
- Preprosto izkoriščanje kakovosti.
Integrirani sistem vodenja: Ustvarjanje sinergij iz raznolikosti
Pri integriranem sistemu vodenja (IMS) se množica sistemov vodenja, ki jih morajo podjetja danes upravljati, čim bolj združi in integrira, tako da je trenj čim manj in da se sinergije optimalno izkoristijo.
To pomeni, da so metode in instrumenti za izpolnjevanje zahtev z različnih področij združeni v enotno strukturo. To služi korporativnemu upravljanju (upravljanje in spremljanje organizacij) in je podprto s pristopom, ki temelji na tveganjih.
Mednarodna organizacija za standardizacijo (ISO) je leta 2012 uvedla osnovno strukturo sodobnih standardov sistemov vodenja, tako imenovano strukturo na visoki ravni (HLS). Osnovno direktivo ISO/IEC je ISO revidiral maja 2021, kar je pomenilo tudi revizijo HLS z različnimi pojasnili, dopolnitvami, pa tudi črtanji. Od takrat se struktura na visoki ravni zdaj imenuje "harmonizirana struktura" (HS). Vendar bo ta struktura začela veljati šele z naslednjo revizijo ustreznega standarda ISO.
Katere so zahteve?
Številni sistemi vodenja se osredotočajo na posebne zahteve:
- Kakovost, npr. ISO 9001
- varstvo okolja, npr. ISO 14001
- energija, npr. ISO 50001
- zdravje in varnost pri delu, npr. ISO 45001, SCC
- informacijska varnost, npr. ISO 27001
- Upravljanje kriz ali izrednih razmer, npr. ISO 22301
- Upravljanje tveganj, npr. ISO 31000
- CSR / družbena odgovornost podjetij, npr. SA8000
- Različni drugi sistemi, npr. zdravstveni, medicinskih pripomočkov, preprečevanja napajanja ali eksplozij
Podjetja se tako soočajo s številnimi vsebinskimi področji, ki jih lahko normativno uredijo. Poleg tega imajo različne panoge posebne predpise, kot sta IATF 16949 (avtomobilska industrija) ali EN/AS 9100 (letalstvo). Ti večinoma poglobijo zahteve standarda ISO 9001 za vodenje kakovosti in jih konkretizirajo v kontekstu uporabe.
Ko se poveča kompleksnost
Študija "Harvard Business Manager" kaže, da se je stopnja kompleksnosti, tj. število sistemskih zahtev, ki jih mora podjetje izpolnjevati pri poslovanju, od leta 1955 povečala za več kot šestkrat. To je v nasprotju s stopnjo organizacijske zapletenosti v podjetju, številom različnih procesov, vmesnikov, navodil, dokumentov in odločitev, ki se je povečala za 35-krat. To kaže, da se vedno več dodaja, nič pa se ne odpravlja.
HLS - Priložnosti za integriran sistem upravljanja
- 10 razlogov za integrirani sistem upravljanja
- Primerjava zahtev "velikih petih": ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 in ISO 27001.
Rita Kagerer, strokovnjakinja za integrirane sisteme vodenja
Prenesite brezplačno zdaj
Stopnja organizacijske zapletenosti upočasnjuje produktivnost zaposlenih in tudi prihodke. Zato je pomembno, da podjetja razmišljajo o tem, kako integrirati teme in modularno graditi področja upravljanja, da bi razširila tematska področja brez prevelikih notranjih upravnih naporov in brez dodatnega povečevanja zapletenosti procesov. V idealnem primeru to odpravlja potrebo po dokumentih in omogoča uporabo enotnega sistema za različna tematska področja.
Kaj je cilj integriranega sistema upravljanja?
Cilj integriranega sistema upravljanja mora biti reševanje konfliktov, usklajevanje ciljev in zagotavljanje jasnih, po možnosti kvalificiranih specifikacij.
Vendar pa imajo različni sistemi vodenja različne zahteve, ki jih morajo izpolnjevati. V zvezi s tem lahko pride do navzkrižij ciljev, ki jih je treba upoštevati.
Na tej točki se morajo organizacije odločiti, kateri cilj ima prednost, in po potrebi dopustiti, da se drug cilj umakne v ozadje. Na primer, rešitve, ki bi bile smiselne z vidika učinkovitega načrtovanja procesov, bi morale zavzeti zadnje mesto pred optimizirano organizacijo varnosti in zdravja pri delu. Pri tem se morajo podjetja odločati za vsak primer posebej, tudi z vidika certificiranja sistemov vodenja.
Kaj je osnova integriranega sistema vodenja?
Za trdne temelje je potreben enoten sistem upravljanja procesov.
Delovna orodja in oblike dokumentacije morajo biti standardizirane. Pri izvajanju je v pomoč skupna kabina ukrepov, v katero se stekajo različni ukrepi, ki izhajajo iz vzpostavitve in delovanja integriranega sistema vodenja, in prek katere je mogoče nadzorovati in spremljati naloge. Na tej trdni podlagi se nato vzpostavijo in integrirajo specializirani procesi.
Kako lahko struktura na visoki ravni pomaga pri integriranem sistemu vodenja?
Struktura na visoki ravni (HLS) je koristno orodje za podjetja, ki želijo svoje sisteme graditi na modularni osnovi. Ta krovna osnovna struktura namreč zagotavlja, da se strukture sistemov vodenja med seboj ujemajo v svojih normativnih zahtevah in jih je zato lažje integrirati.
V revizijah standardov ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 in ISO 45001:2018 so bili struktura poglavij in nekateri izrazi spremenjeni zaradi boljše usklajenosti z drugimi standardi sistemov vodenja. Tako za vse glavne standarde sistemov vodenja ISO velja skupna osnovna struktura. Tej strukturi se bodo v prihodnosti prilagodili tudi drugi standardi.
To predvsem pomeni, da je mogoče procese v podjetju prilagoditi novim ali spremenjenim razmeram v skladu z zahtevami. In to brez preobremenjevanja osnovnih struktur v podjetju z odvečnimi deli in nedoslednostmi. Če je treba upoštevati nove standarde, je mogoče procese enostavno razširiti.
Pri vzpostavljanju sistema IMS se je treba postaviti v kožo zaposlenega. V skladu s tem je treba uporabiti izraze in procese iz vsakdanjega dela zaposlenih.
Kakšni so različni načini integracije??
Faza načrtovanja: Dober pregled
V fazi načrtovanja je smiselno vključiti zunanje svetovalno podjetje, da se vključijo izkušnje iz projektov integracije v drugih podjetjih. Nato se na mizo položijo vsi dokumenti in zahteve, da se lahko izdela analiza zahtev in interakcij. Na podlagi tega se postavi diagnoza, kje je na primer integracija smiselna kot prvi korak.
Faza vzpostavitve: Določanje smeri ─ zagotavljanje prednosti
V fazi vzpostavitve integriranega sistema vodenja je zelo pomembno, da se vključijo zainteresirane strani, kot so notranje in zunanje stranke. Med načrtovanjem procesa je nujno pridobiti zaposlene, saj so osrednji vir, ki bo pozneje moral delati s specifikacijami. Naslednji korak je osnovna integracija nadzora dokumentov, notranjih presoj, politike, ciljev in ključnih kazalnikov uspešnosti ter upravljanja ukrepov na višji ravni. Nato je treba zajeti različna tematska področja na področju človeških virov, integrirati operativne procese ter vključiti dobavno verigo in dobavitelje ter razčleniti zahteve zanje.
Faza izboljšav: Povezovanje informacij
V fazi izboljševanja organizacija izmeri rezultate, katerih metrike je predhodno opredelila, z vidika zainteresiranih strani. Pomembno je spremljanje z notranjimi in zunanjimi revizijami. Bistven je tudi vodstveni pregled, pri katerem lahko vodstvo samo poda oceno. To se lahko na primer izvede z manjšimi vodstvenimi ocenami, ki se razporedijo čez leto. V fazi izboljševanja se organizacija odloči, ali in katere dodatne sisteme bo vključila in za katere sisteme vodenja bo tudi zaprosila ali nadaljevala s certificiranjem.
Prednosti integriranega sistema vodenja ─ Zaključek
Integrirani sistem vodenja (IMS) ima procesno področje, ki zajema vse teme, pomembne za podjetje. Zato je treba sistem graditi postopoma. Podjetje se mora odločiti, katera področja in standarde je treba vključiti najprej in katere nadaljnje stopnje širitve je treba vključiti. V nasprotnem primeru bo integracija preobremenila organizacijo in njene zaposlene.
Pri tem procesu je ključnega pomena podporanajvišjega vodstva. Vsi v organizaciji se morajo zavedati, da integrirani sistem vodenja ni priročnik, ki stoji v omari. Nasprotno, gre za orodje za vsakodnevno delo, ki - ob pravilni uporabi - vsem olajša delo.
In ki vsem udeleženim zagotavlja varnost, saj vedo, da so bistvene zahteve strank, organov in drugih ključnih strank ustrezno upoštevane.
Imate kakšno vprašanje?
Kontaktirajte nas!
Brez obveznosti in brezplačno.
Preprosto s kakovostjo.
Podjetje DQS je že od svoje ustanovitve leta 1985 kot prvi nemški certifikacijski organ za sisteme vodenja zavezano trajnostnemu uspehu svojih strank. S presojami, ki prinašajo dodano vrednost, in koncepti, usmerjenimi k strankam, spremljamo organizacije na vsej poti do poslovne odličnosti.
Zlasti kombinirana, sočasna presoja popolnoma integriranih sistemov vodenja ponuja številne priložnosti, saj navzkrižna tematska presoja omogoča izkoriščanje sinergij in hkrati interakcije, pa tudi ugotavljanje nasprotij med različnimi temami. Da bi povečali koristi za naše stranke z integriranimi sistemi vodenja, se pri izbiri in usposabljanju naših presojevalcev osredotočamo na njihovo večplastno usposobljenost: Revizorji DQS v povprečju pokrivajo vsaj tri sklope predpisov. Verjemite nam na besedo. Veselimo se pogovora z vami.