Integrovaný systém řízení (IMS) je charakterizován spojením dvou nebo více systémů řízení do jednoho uceleného systému. Záměrem je vyhnout se vícenásobnému úsilí - například při interních a externích auditech. Součinnost vytvořená IMS také zostřuje zaměření na příležitosti a rizika v rámci společnosti.
Integrovaný systém řízení - co to je?
Systém řízení má v zásadě každá společnost, protože každá společnost řídí sama sebe. Otázkou je, zda se jedná o integrovaný systém řízení, který zohledňuje požadavky z různých oblastí, nebo zda se skutečně jedná o systém, který vychází z normy (například ISO 9001), nebo zda se jedná pouze o tradiční směry činnosti, které společnost využívá k vlastní organizaci.
OBSAH
Integrovaný systém řízení: Vytváření synergií z rozmanitosti
Jaké jsou požadavky?
Když se zvyšuje složitost
Co je cílem integrovaného systému řízení?
Co je základem integrovaného systému řízení?
Jak může struktura na vysoké úrovni pomoci s integrovaným systémem řízení?
Jaké jsou různé cesty k integraci?
Přínosy integrovaného systému řízení - závěr
Jednoduché využití kvality.
Integrovaný systém řízení: Vytváření synergií z rozmanitosti
V případě integrovaného systému řízení (IMS) se množství systémů řízení, které dnes podniky musí řídit, co nejvíce spojuje a integruje, aby docházelo k co nejmenšímu tření a aby se optimálně využívaly synergie.
To znamená, že metody a nástroje pro splnění požadavků z různých oblastí jsou spojeny do jednotné struktury. To slouží správě a řízení společnosti (řízení a monitorování organizací) a je podpořeno přístupem založeným na rizicích.
Základní strukturu moderních norem systému řízení, takzvanou strukturu vysoké úrovně (HLS), zavedla Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO) v roce 2012. V květnu 2021 byla základní směrnice ISO/IEC revidována organizací ISO, což znamenalo, že i HLS prošla revizí s různými upřesněními, doplněními, ale i vypuštěními. Od té doby se struktura vysoké úrovně nyní nazývá "harmonizovaná struktura" (HS). V platnost však vstoupí až s příští revizí příslušné normy ISO.
Jaké jsou požadavky?
Mnoho systémů řízení se zaměřuje na konkrétní požadavky:
Kvalita, například ISO 9001
Ochrana životního prostředí, například ISO 14001
Energie, například ISO 50001
Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, například ISO 45001, SCC
Bezpečnost informací, například ISO 27001
Krizové nebo havarijní řízení, například ISO 22301
Řízení rizik, například ISO 31000
CSR / společenská odpovědnost firem, například SA8000
Různé další systémy, např. zdravotnictví, zdravotnické prostředky, prevence krmiv nebo výbuchu
Podniky se tak setkávají s množstvím tematických oblastí, které mohou normativně uspořádat. Kromě toho mají různá odvětví speciální předpisy, jako je IATF 16949 (automobilový průmysl) nebo EN/AS 9100 (letectví). Ty většinou prohlubují požadavky normy ISO 9001 na řízení kvality a konkretizují je v kontextu aplikace.
Když se složitost zvyšuje
Studie "Harvard Business Manager" ukazuje, že stupeň složitosti, tj. počet systémových požadavků, které musí firma v podnikání splnit, se od roku 1955 zvýšil více než šestkrát. To kontrastuje se stupněm organizační složitosti v podniku, tedy počtem různých procesů, rozhraní, pokynů, dokumentů a rozhodnutí, který se zvýšil 35krát. Z toho vyplývá, že se stále více přidává, ale nic se neodstraňuje.
HLS - příležitost pro integrovaný systém řízení
- 10 důvodů pro IMS
- Srovnání požadavků "velké pětky": ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 a ISO 2700.
Rita Kagerer, odbornice na integrované systémy řízení
Stáhněte si naši bezplatnou bílou knihu nyní!
Míra organizační složitosti zpomaluje produktivitu zaměstnanců i výnosy. Proto je důležité, aby se společnosti zamyslely nad tím, jak integrovat témata a budovat oblasti řízení modulárním způsobem, aby bylo možné rozšiřovat tematické oblasti bez přílišné vnitřní administrativní náročnosti a bez dalšího zvyšování složitosti procesů. V ideálním případě tak odpadá potřeba dokumentů a je možné používat jednotný systém pro různé tematické oblasti.
Co je cílem integrovaného systému řízení?
Cílem IMS musí být řešení konfliktů, koordinace cílů a zajištění jasných, nejlépe kvalifikovaných specifikací.
Různé systémy řízení však musí splňovat různé požadavky. V tomto ohledu mohou vznikat konflikty cílů, které je třeba zohlednit.
V tomto okamžiku musí organizace rozhodnout, který cíl má přednost, a případně umožnit, aby jiný cíl ustoupil do pozadí. Například řešení, která by měla smysl z hlediska efektivního návrhu procesu, by musela ustoupit optimalizované organizaci bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Zde se musí podniky rozhodovat případ od případu, a to i s ohledem na certifikaci systémů řízení.
Co je základem integrovaného systému řízení?
Pro pevný základ je zapotřebí jednotný systém řízení procesů.
Pracovní nástroje a formy dokumentace musí být standardizovány. Pomocníkem při zavádění je společný kokpit opatření, do něhož plynou různá opatření vyplývající ze zavedení a fungování integrovaného systému řízení a jehož prostřednictvím lze úkoly kontrolovat a sledovat. Na tomto pevném základu se pak nastavují a integrují specializované procesy.
Jak může struktura na vysoké úrovni pomoci s integrovaným systémem řízení?
Struktura vysoké úrovně (HLS) je užitečným nástrojem pro společnosti, které chtějí budovat své systémy na modulárním základě. Tato zastřešující základní struktura totiž zajišťuje, že struktury systémů řízení si ve svých normativních požadavcích vzájemně odpovídají, a proto je lze snáze integrovat.
V revizích norem ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 a nové normy ISO 45001:2018 byla změněna struktura oddílů (HLS) a některá terminologie, aby se zlepšil soulad s ostatními normami pro systémy řízení. Všechny hlavní normy ISO týkající se systémů řízení tak podléhají společné základní struktuře. Nové struktuře vysoké úrovně se v budoucnu přizpůsobí i další normy.
To především znamená, že podnikové procesy lze přizpůsobit novým nebo změněným podmínkám v souladu s požadavky. A to bez toho, aby se základní struktury ve firmě zatěžovaly nadbytečnostmi a nekonzistencemi. Procesy lze snadno rozšířit, pokud je třeba zohlednit nové normy.
Při zavádění IMS je důležité vžít se do situace zaměstnance. V souladu s tím by se měly používat termíny a procesy z každodenní práce zaměstnanců.
Jaké jsou různé cesty k integraci?
Fáze plánování: Dobrý přehled
Ve fázi plánování se vyplatí zapojit externí poradenskou firmu, aby byly zapracovány zkušenosti z integračních projektů v jiných společnostech. Poté se na stůl vyloží všechny dokumenty a požadavky, aby bylo možné vytvořit analýzu požadavků a interakcí. Na jejím základě se stanoví diagnóza, kde se například vyplatí provést integraci jako první krok.
Zaváděcí fáze: Nastavení kurzu - zajištění výhod
Ve fázi nastavení integrovaného systému řízení je velmi důležité zapojit zainteresované strany, jako jsou interní a externí zákazníci. Během navrhování procesů je nezbytné zapojit zaměstnance, protože právě oni jsou ústředním zdrojem, který bude muset později se specifikacemi pracovat. Dalším krokem je základní integrace kontroly dokumentů, interních auditů, politiky, cílů a klíčových ukazatelů výkonnosti, jakož i řízení činností na vyšší úrovni. Poté jde o pokrytí různých tematických oblastí v oblasti lidských zdrojů, integraci provozních procesů a zapojení dodavatelského řetězce a dodavatelů a rozčlenění požadavků na ně.
Fáze zlepšování: Sdružování informací
Ve fázi zlepšování organizace měří výsledky, jejichž metriky si předem definovala, z pohledu zainteresovaných stran. Důležité je monitorování prostřednictvím interních a externích auditů. Zásadní je také řídicí kontrola, při níž může vedení samo vydat hodnocení. To lze provést například prostřednictvím malých manažerských hodnocení rozložených do celého roku. V průběhu fáze zlepšování se organizace rozhodne, zda a které další systémy integruje a pro které systémy managementu bude také usilovat o certifikaci nebo v ní bude pokračovat.
Přínosy integrovaného systému řízení - závěr
Integrovaný systém řízení (IMS) má procesní prostředí, které pokrývá všechna témata relevantní pro podnik. Systém by proto měl být budován postupně. Podnik se musí rozhodnout, které oblasti a normy by měly být integrovány jako první a které další stupně rozšíření by měly být zahrnuty. V opačném případě dojde k zahlcení organizace a jejích zaměstnanců integrací.
Podpora vedení je v tomto procesu klíčová. Všichni v organizaci si musí být vědomi, že integrovaný systém řízení není příručka, která leží ve skříni. Je to spíše každodenní pracovní nástroj, který - pokud je správně používán - usnadňuje práci všem.
A který dává všem zúčastněným jistotu, že jsou náležitě zohledněny zásadní požadavky zákazníků, úřadů a dalších klíčových stran.
Máte nějaké dotazy?
Kontaktujte nás!
Nezávazně a zdarma.
Jednoduše využíváme kvalitu.
Od svého založení v roce 1985 jako první německý certifikátor systémů řízení se společnost DQS zasazuje o trvalý úspěch svých zákazníků. Díky auditům s přidanou hodnotou a koncepcím orientovaným na zákazníka doprovázíme organizace na celé cestě k dokonalosti podnikání.
Zejména kombinovaný, souběžný audit plně integrovaných systémů řízení nabízí řadu příležitostí, protože křížové tematické hodnocení umožňuje využít synergie a zároveň vzájemné působení, ale také odhalit rozpory mezi jednotlivými tématy. Abychom zvýšili přínosy pro naše zákazníky s integrovanými systémy řízení, zaměřujeme se při výběru a školení našich auditorů na jejich mnohostrannou kvalifikaci: Auditoři DQS pokrývají v průměru nejméně tři soubory předpisů. Vezměte nás za slovo. Těšíme se na rozhovor s vámi.
