Entegre Yönetim Sistemi Nedir?

Prensipte her şirketin bir yönetim sistemi vardır çünkü her şirket kendi kendini yönetir. Asıl soru, farklı alanlardaki gereksinimleri dikkate alan entegre bir yönetim sistemi mi, gerçekten bir standarda (örneğin ISO 9001) dayalı bir sistem mi, yoksa yalnızca geleneksel eylem dizilerinin mi olduğudur.

İçerik:

Entegre yönetim sistemi: Çeşitlilikten sinerji yaratmak
Gereklilikler nelerdir?
Karmaşıklık arttığında
Entegre bir yönetim sisteminin amacı nedir?
Entegre bir yönetim sisteminin temeli nedir?
Üst Düzey Yapı, entegre bir yönetim sistemine nasıl yardımcı olabilir?
Entegrasyona yönelik farklı yollar nelerdir?
Entegre bir yönetim sisteminin faydaları - Sonuç
DQS - Simply leveraging Quality.

Entegre yönetim sistemi: Çeşitlilikten sinerji yaratmak

Şirketlerin aynı anda yönetmesi gereken çok sayıda yönetim sistemi, Entegre yönetim sistemi (EYS) sayesinde mümkün olduğunca az çelişki ile ve sinerjilerin en iyi şekilde kullanılması ile ortak yönler mümkün olduğunca birleştirilir ve entegre edilir.

Bu, farklı alanlardan gelen gereksinimlere uymaya yönelik yöntemlerin ve araçların tek tip bir yapıda birleştirilmesi anlamına gelir. Kurumsal yönetime (kuruluşların yönetimi ve izlenmesi) hizmet eder ve risk temelli bir yaklaşımla desteklenir.

Üst Düzey Yapı (HLS) olarak adlandırılan modern yönetim sistemi standartlarının temel yapısı, Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO) tarafından 2012 yılında tanıtıldı. Altta yatan ISO/IEC Direktifi, Mayıs 2021'de ISO tarafından revize edildi. Üst Düzey Yapı'nın çeşitli açıklamalar, eklemeler ve aynı zamanda çıkarmalarla birlikte bir revizyondan geçtiği anlamına geliyordu. O zamandan beri, Üst Düzey Yapı artık "Uyumlaştırılmış Yapı" (HS) olarak adlandırılmaktadır. Ancak, yalnızca ilgili ISO standardının bir sonraki revizyonu ile yürürlüğe girecektir.

Gereklilikler nelerdir?

Birçok yönetim sistemi belirli gereksinimlere odaklanır:

Kalite, örneğin ISO 9001
Çevre koruma, örneğin ISO 14001
Enerji, örneğin ISO 50001
İş sağlığı ve güvenliği, örneğin ISO 45001
Bilgi güvenliği, örneğin ISO 27001
Kriz veya acil durum yönetimi, örneğin ISO 22301
Risk yönetimi, örneğin ISO 31000
KSS / Kurumsal Sosyal Sorumluluk, örneğin SA8000
Çeşitli diğer sistemler, örneğin sağlık, tıbbi cihazlar, yem veya patlama önleme

Böylece şirketler, normatif olarak düzenleyebilecekleri çok sayıda konu alanı ile karşı karşıya kalmaktadır. Ayrıca, çeşitli endüstrilerin IATF 16949 (otomotiv endüstrisi) veya EN/AS 9100 (havacılık) gibi özel düzenlemeleri vardır. Bunlar çoğunlukla kalite yönetimi için ISO 9001 gerekliliklerini derinleştirir ve uygulama bağlamında somutlaştırır.

Karmaşıklık arttığında

"Harvard Business Manager" tarafından yapılan bir araştırma, karmaşıklık derecesinin, yani bir şirketin iş hayatında karşılaması gereken sistemle ilgili gereksinimlerin sayısının 1955'ten bu yana altı kattan fazla arttığını gösteriyor. şirket, farklı süreç, arayüz, talimat, belge ve kararların sayısı 35 kat arttı. Bu, daha fazlasının eklendiğini, ancak hiçbir şeyin ortadan kaldırılmadığını gösteriyor.

Üst Düzey Yapı - Entegre yönetim sistemleri için fırsat

EYS için 10 neden
"En önemli" beş ISO standardı karşılaştırması: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 ve ISO 27001

Entegre yönetim sistemleri uzmanı Rita Kagerer tarafından hazırlandı.

Ücretsiz kitapçığı şimdi indirin!

Organizasyonel karmaşıklık düzeyi, gelirin yanı sıra çalışan verimliliğini de yavaşlatır. Bu nedenle, konu alanlarını çok fazla dahili idari çaba olmadan ve süreçlerin karmaşıklığını daha da artırmadan genişletmek için şirketlerin konuları nasıl entegre edeceklerini ve yönetim alanlarını modüler bir şekilde nasıl oluşturacaklarını düşünmeleri önemlidir. İdeal olarak bu, belge ihtiyacını ortadan kaldırır ve farklı konu alanları için tek tip bir sistemin kullanılmasına izin verir.

Entegre bir yönetim sisteminin amacı nedir?

Entegre yönetim sisteminin amacı, çatışmaları çözmek, hedefleri koordine etmek ve açık, tercihen nitelenebilir spesifikasyonları sağlamak olmalıdır.

Ancak, farklı yönetim sistemlerinin yerine getirmesi gereken farklı gereksinimleri vardır. Bu bağlamda, dikkate alınması gereken amaç çatışmaları ortaya çıkabilir.

Bu noktada kuruluşlar hangi hedefin öncelikli olduğuna karar vermeli ve gerekirse başka bir hedefin geri planda kalmasına izin vermelidir. Örneğin, verimli süreç tasarımı perspektifinden mantıklı olacak çözümler, optimize edilmiş bir iş sağlığı ve güvenliği organizasyonuna arka koltukta oturmak zorunda kalacaktı. Burada şirketler, yönetim sistemlerinin belgelendirilmesi açısından da duruma göre kararlar vermelidir.

Entegre bir yönetim sisteminin temeli nedir?

Sağlam bir temel için tek tip bir süreç yönetim sistemine ihtiyaç vardır.

Çalışma araçları ve dokümantasyon biçimleri standartlaştırılmalıdır. Uygulama için yararlı olan, entegre bir yönetim sisteminin kurulmasından ve işletilmesinden kaynaklanan çeşitli ortak önlemlerin alınması, görevlerin kontrol edilip takip edilebilmesidir. Diğer önemli süreçler daha sonra bu sağlam temel üzerine kurulur ve entegre edilir.

Üst Düzey Yapı, Entegre Yönetim Sistemine nasıl yardımcı olabilir?

Üst Düzey Yapı, sistemlerini modüler bir temelde kurmak isteyen şirketler için yararlı bir araçtır. Bunun nedeni, bu kapsayıcı temel yapının, yönetim sistemlerinin yapılarının normatif gereksinimlerinde birbirine karşılık gelmesini ve dolayısıyla daha kolay entegre edilebilmesini sağlamasıdır.

ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 ve yeni ISO 45001:2018 standart revizyonlarında, diğer yönetim sistemi standartlarıyla uyumu iyileştirmek için bölüm yapısı ve bazı terminolojileri değiştirilmiştir. Bu nedenle, tüm önemli ISO yönetim sistemi standartları ortak temel yapıya tabidir. Diğer standartlar da gelecekte yeni Üst Düzey Yapıya uyum sağlayacaktır.

Her şeyden önce bu, şirket süreçlerinin gereksinimler doğrultusunda yeni veya değişen koşullara uyarlanabileceği anlamına gelir. Ve bu, şirketteki temel yapılara fazlalıklar ve tutarsızlıklar yüklemeden yapılır. Yeni standartların dikkate alınması gerekiyorsa süreçler kolayca genişletilebilir.

Bir EYS kurarken, kendinizi çalışanın yerine koymanız önemlidir. Buna göre, çalışanların günlük işlerinden gelen terimler ve süreçler kullanılmalıdır.

Entegrasyona yönelik farklı yollar nelerdir?

Planlama aşaması: İyi bir genel bakış

Planlama aşamasında, diğer şirketlerdeki entegrasyon projelerinden elde edilen deneyimi dahil etmek için harici bir danışmanlık firması dahil etmeye değer. Daha sonra gereksinim ve etkileşim analizi oluşturabilmek için tüm belgeler ve gereksinimler masaya yatırılır. Buna dayanarak, entegrasyonun ilk adım olarak nerelerde faydalı olduğu konusunda bir teşhis ortaya konur.

Entegre Yönetim Sistemi Çalıştayı: İç Denetim

Entegre yönetim sistemlerini denetlerken, özel zorluklar ve aynı zamanda çözümler vardır. Denetim sürecinin rehberi ISO 19011'dir.

Tüm yönetim paydaşlarını dahil etmek ve bir entegrasyon ekibi oluşturmak zorunludur. Son olarak, hangi yönetim sisteminin başlatılacağını ve neyin ne zaman, nasıl ve nerede yapılacağını gösteren bir entegrasyon planı hazırlanır.

Kuruluş aşaması: Rotayı belirleme - avantajları güvence altına alma

Entegre bir yönetim sisteminin kurulum aşamasında, iç ve dış müşteriler gibi ilgili tarafların dahil edilmesi büyük önem taşımaktadır. Süreç tasarımı sırasında, daha sonra spesifikasyonlarla çalışmak zorunda kalacak olan merkezi kaynak olduklarından, çalışanları dahil etmek de önemlidir. Bir sonraki adım, belge kontrolü, iç denetimler, politika, hedefler ve temel performans göstergelerinin yanı sıra üst düzey eylem yönetiminin temel entegrasyonudur. Ardından, insan kaynakları alanındaki çeşitli konu alanlarının ele alınması, operasyonel süreçlerin entegre edilmesi, tedarik zinciri ve tedarikçilerin dahil edilmesi ve onlar için gereksinimlerin ayrıştırılması gelir.

İyileştirme aşaması

İyileştirme aşamasında kuruluş, daha önce metriklerini belirlediği sonuçları ilgili tarafların bakış açısıyla ölçer. İç ve dış denetimler yoluyla izleme önemlidir. Yönetimin kendisinin bir değerlendirme yapabileceği yönetim kontrolü de esastır. Bu, örneğin yıla yayılan küçük ölçekli yönetim değerlendirmeleri yoluyla yapılabilir. İyileştirme aşaması sırasında kuruluş, hangi diğer sistemleri entegre edeceğine ve hangi yönetim sistemleri için ayrıca belgelendirme isteyeceğine veya belgelendirmeye devam edeceğine karar verir.

Entegre bir yönetim sisteminin faydaları - Sonuç

Entegre bir yönetim sistemi (EYS), şirketle ilgili tüm konuları kapsayan bir süreç ortamına sahiptir. Bu nedenle sistem adım adım oluşturulmalıdır. Şirket, önce hangi alanların ve standartların entegre edileceğine ve hangi genişleme aşamalarının dahil edileceğine karar vermelidir. Aksi takdirde entegrasyon, organizasyonu ve çalışanlarını bunaltacaktır.

Bu süreçte yönetim desteği çok önemlidir. Kurum içindeki herkes, entegre yönetim sisteminin dolapta duran bir el kitabı olmadığını bilmelidir. Aksine, doğru kullanıldığında herkesin işini kolaylaştıran günlük bir çalışma aracıdır.

Bu da ilgili herkesin müşterilerin, yetkililerin ve diğer kilit tarafların temel gereksinimlerinin yeterince dikkate alındığını bilmenin güvenliğini sağlar.

Sorularınız mı var?

Bizimle İletişime Geçin

Simply leveraging Quality.

1985 yılında ilk Alman yönetim sistemleri sertifika kuruluşu olarak kuruluşundan bu yana DQS, müşterilerinin sürdürülebilir başarısına kendini adamıştır. Değer katan denetimler ve müşteri odaklı konseptlerle, kuruluşlara iş mükemmelliğine gidene kadar eşlik ediyoruz.

Özellikle tam entegre yönetim sistemlerinin birleşik, eş zamanlı denetimi, temalar arası değerlendirme sinerjilerin kullanılmasına ve aynı zamanda etkileşimlere izin verdiği için sayısız fırsatlar sunar, ancak aynı zamanda farklı konular arasındaki çelişkiler de tanımlanabilir. Entegre yönetim sistemleri ile müşterilerimize faydalarını artırmak için denetçilerimizi seçerken ve eğitirken çoklu niteliklerine odaklanıyoruz: DQS denetçileri ortalama olarak en az üç düzenleme grubunu kapsar.

Sorularınızı yanıtlamaktan memnuniyet duyarız.

Dil seçiniz