Một hệ thống quản lý tích hợp (IMS) được kết hợp của hai hoặc nhiều hệ thống quản lý thành một hệ thống tổng thể. Mục đích là để giảm thiểu việc quản lý , tăng sự tập trung vào các cơ hội và rủi ro trong công ty, ví dụ như trong thực hiện kiểm toán nội bộ và bên ngoài.
Về nguyên tắc, Doanh nghiệp nào cũng có hệ thống quản lý vì doanh nghiệp nào cũng tự quản lý. Câu hỏi đặt ra là liệu đó có phải là một hệ thống quản lý tích hợp có tính đến các yêu cầu từ các lĩnh vực khác nhau hay không? hoặc đó có thực sự là một hệ thống dựa trên tiêu chuẩn (ví dụ: ISO 9001) hay đó chỉ là các chuỗi vận hành truyền thống được công ty sử dụng để tự tổ chức.
CHỦ ĐỀ
- Hệ thống quản lý tích hợp: Tạo sức mạnh tổng hợp từ sự đa dạng
- Những yêu cầu là gì?
- Khi độ phức tạp tăng lên?
- Mục tiêu của hệ thống quản lý tích hợp là gì?
- Nền tảng của một hệ thống quản lý tích hợp là gì?
- Làm thế nào Cấu trúc bậc cao có thể hỗ trợ hệ thống quản lý tích hợp?
- Các bước tiến hành tích hợp các hệ thống.
- Lợi ích của hệ thống quản lý tích hợp - Kết luận
- Simply leveraging Quality.
Hệ thống quản lý tích hợp: Tạo sức mạnh cộng hưởng từ sự đa dạng
Đối với một hệ thống quản lý tích hợp (IMS - Integrated Management System), vô số hệ thống quản lý mà các công ty phải quản lý ngày nay được tích hợp đơn giản hóa càng nhiều càng tốt để giảm thiểu xung đột nhất có thể và sự phối hợp giữa các tiêu chuẩn được vận hành phát huy tối ưu.
Điều này có nghĩa là các phương pháp và công cụ để đáp ứng các yêu cầu từ các lĩnh vực khác nhau được kết hợp trong một cấu trúc thống nhất. Phục vụ quản trị doanh nghiệp (quản lý và giám sát đơn vị) và được hỗ trợ theo phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro.
Cấu trúc cơ bản của các tiêu chuẩn hệ thống quản lý hiện đại, được gọi là Cấu trúc bậc cao (HLS- High Level Structure), đã được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) giới thiệu vào năm 2012. Chỉ thị ISO/IEC cơ bản đã được ISO sửa đổi vào tháng 5/2021, cũng như có nghĩa là HLS đã trải qua một lần sửa đổi với nhiều sự làm rõ, bổ sung, nhưng cũng có thể xóa bỏ. Kể từ đó, Cấu trúc Cấp cao hiện nay được gọi là "Cấu trúc Hài hòa" (HS- Harmonized Structure). Tuy nhiên, cấu trúc này sẽ chỉ có hiệu lực với bản sửa đổi tiếp theo của tiêu chuẩn ISO tương ứng.
Những yêu cầu là gì?
Rất nhiều hệ thống quản lý tập trung vào những yêu cầu cụ thể:
- Chất lượng, ví dụ: ISO 9001
- Bảo vệ môi trường, ví dụ: ISO14001
- Năng lượng, ví dụ: ISO 50001
- An toàn và sức khỏe nghề nghiệp, ví dụ: ISO 45001, SCC
- Bảo mật thông tin, ví dụ: ISO 27001
- Quản lý khủng hoảng hoặc khẩn cấp, ví dụ: ISO 22301
- Quản lý rủi ro, ví dụ: ISO 31000
- CSR / Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, ví dụ: SA8000
- Các hệ thống khác, ví dụ: sức khỏe, thiết bị y tế, thức ăn chăn nuôi, tiêu dùng hoặc phòng chống cháy nổ
Do đó, các công ty đang phải đối mặt với vô số lĩnh vực chủ đề mà họ có thể tiến hành một cách bình thường. Ngoài ra, nhiều ngành khác nhau có các quy định đặc biệt, chẳng hạn như IATF 16949 (ngành ô tô) hoặc EN/AS 9100 (hàng không). Những tiêu chuẩn này đào sâu vào các yêu cầu của ISO 9001 về quản lý chất lượng và cụ thể hóa chúng trong bối cảnh áp dụng tại doanh nghiệp.
Khi độ phức tạp tăng lên
Một nghiên cứu của "Harvard Business Manager" cho thấy mức độ phức tạp, tức là số lượng các yêu cầu liên quan đến hệ thống mà một công ty phải đáp ứng trong kinh doanh, đã tăng hơn 6 lần kể từ năm 1955. Điều này trái ngược với mức độ phức tạp của tổ chức trong công ty, số lượng quy trình, giao diện, hướng dẫn, tài liệu và quyết định khác nhau đã tăng gấp 35 lần. Điều này cho thấy rằng càng ngày càng có nhiều thứ được thêm vào, nhưng không có điều gì bị loại bỏ.
HLS - Cơ hội cho hệ thống quản lý tích hợp
- 10 lý do nên tiến hành hệ thống quản lý tích hợp (IMS)
- So sánh các yêu cầu của "Năm tiêu chuẩn lớn": ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 và ISO 27001
Được tổng hợp bởi Rita Kagerer - chuyên gia về hệ thống quản lý tích hợp
Hoàn toàn miễn phí . Tải xuống ngay bây giờ !
Mức độ phức tạp của tổ chức là nguyên nhân làm giảm năng suất cũng như doanh thu của doanh nghiệp. Do đó, các công ty đã suy nghĩ về cách tích hợp các hệ thống và xây dựng các lĩnh vực quản lý theo cách mô-đun để mở rộng các lĩnh vực quản lý mà không cần quá nhiều nỗ lực của quản trị nội bộ và giảm sự phức tạp của các quy trình. Ý tưởng phù hợp nhất là điều này loại bỏ sự không cần thiết của các tài liệu và chương trình không liên quan và cho phép sử dụng một hệ thống thống nhất cho các lĩnh vực quản lý khác nhau.
Mục tiêu của hệ thống quản lý tích hợp (IMS) là gì?
Mục tiêu của IMS phải là giải quyết các xung đột, phối hợp các mục tiêu và đảm bảo các thông số kỹ thuật rõ ràng, tốt nhất là đủ điều kiện.
Tuy nhiên, các hệ thống quản lý khác nhau có các yêu cầu khác nhau để đáp ứng. Về mặt này, xung đột về mục tiêu có thể phát sinh, điều này phải được cân nhắc và tính đến.
Tại thời điểm này, các tổ chức phải quyết định mục tiêu nào được ưu tiên và nếu cần, cho phép mục tiêu khác tiến hành sau. Ví dụ, các giải pháp có ý nghĩa từ góc độ thiết kế quy trình hiệu quả sẽ phải nhường chỗ cho một tổ chức an toàn và sức khỏe nghề nghiệp được tối ưu hóa. Tại đây, các công ty phải đưa ra quyết định trên cơ sở từng trường hợp, cũng nhằm đạt được chứng nhận hệ thống quản lý.
Nền tảng của một hệ thống quản lý tích hợp là gì?
Cần có một hệ thống quản lý quy trình thống nhất để có một nền tảng vững chắc.
Các công cụ làm việc và các hình thức tài liệu phải được chuẩn hóa. Hữu ích cho việc triển khai là đo lường chung, trong đó các biện pháp khác nhau bắt nguồn từ việc thiết lập và vận hành một hệ thống quản lý tích hợp chảy vào và qua đó các nhiệm vụ có thể được kiểm soát và theo dõi. Các quy trình chuyên môn sau đó được thiết lập và tích hợp trên nền tảng vững chắc này.
Làm thế nào Cấu trúc bậc cao có thể hỗ trợ hệ thống quản lý tích hợp?
Cấu trúc bậc cao (HLS) là một công cụ hữu ích dành cho các công ty muốn xây dựng hệ thống của họ trên cơ sở mô-đun. Điều này là do cấu trúc cơ bản bao trùm này đảm bảo rằng cấu trúc của các hệ thống quản lý tương ứng với nhau trong các yêu cầu quy chuẩn của chúng và do đó có thể được tích hợp dễ dàng hơn.
Trong các phiên bản tiêu chuẩn của ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 và ISO 45001:2018, cấu trúc và một số thuật ngữ đã được thay đổi để cải thiện sự phù hợp với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác. Do đó, tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO chính đều tuân theo cấu trúc cơ bản chung. Các tiêu chuẩn khác cũng sẽ thích ứng với cấu trúc này trong tương lai.
Tất cả điều này có nghĩa là các quy trình của công ty có thể được điều chỉnh phù hợp với các điều kiện mới hoặc thay đổi phù hợp với yêu cầu. Và điều này được thực hiện mà không làm quá tải các cấu trúc cơ bản trong công ty với sự dư thừa và không nhất quán. Các quy trình có thể dễ dàng mở rộng nếu tổ chức bạn bổ sung các tiêu chuẩn mới.
Khi thiết lập Hệ thống quản lý tích hợp (IMS) , điều quan trọng là bạn phải đặt mình vào vị trí của nhân viên, nên sử dụng các điều khoản và quy trình từ công việc hàng ngày của các nhân viên thuộc đơn vị của mình .
Các bước tiến hành tích hợp các hệ thống
Giai đoạn lập kế hoạch: Một cái nhìn tổng quan
Trong giai đoạn lập kế hoạch, cần có sự tham gia của một công ty tư vấn bên ngoài để kết hợp kinh nghiệm từ các dự án tích hợp tại các công ty khác. Sau đó, tất cả các tài liệu và yêu cầu được đặt trên bàn để có thể tạo một phân tích yêu cầu và trao đổi , xem xét tổng quát thực tế.
Giai đoạn thành lập: Đặt lộ trình ─ Bảo toàn lợi thế
Trong giai đoạn thiết lập hệ thống quản lý tích hợp, điều quan trọng là phải thu hút các bên quan tâm chẳng hạn như khách hàng nội bộ và bên ngoài. Trong quá trình thiết kế quy trình, điều cần thiết là phải thu hút nhân viên tham gia, vì họ là nguồn lực trung tâm mà sau này sẽ phải làm việc trực tiếp với các thông số kỹ thuật. Bước tiếp theo là tích hợp cơ bản kiểm soát tài liệu, kiểm toán nội bộ, chính sách, mục tiêu và chỉ số hiệu suất chính, cũng như quản lý hoạt động cao hơn. Sau đó, vấn đề là bao quát các lĩnh vực chủ đề khác nhau trong lĩnh vực nguồn nhân lực, tích hợp các quy trình hoạt động, liên quan đến chuỗi cung ứng và nhà cung cấp và chia nhỏ các yêu cầu đối với họ.
Giai đoạn cải thiện: Thông tin nhóm
Trong giai đoạn cải tiến, tổ chức đo lường các kết quả, các thước đo mà tổ chức đã xác định trước đó, từ quan điểm của các bên quan tâm. Giám sát thông qua đánh giá nội bộ và bên ngoài là rất quan trọng. Xem xét của lãnh đạo, trong đó chính lãnh đạo có thể đưa ra đánh giá, cũng rất cần thiết. Điều này có thể được thực hiện, ví dụ, thông qua các đánh giá quản lý quy mô nhỏ trong năm. Trong giai đoạn cải tiến, tổ chức của bạn sẽ quyết định liệu tổ chức có tích hợp thêm hệ thống nào hay không và tổ chức cũng sẽ tìm kiếm hoặc tiếp tục chứng nhận cho hệ thống quản lý nào.
Lợi ích của hệ thống quản lý tích hợp
Một hệ thống quản lý tích hợp (IMS) có một bối cảnh quy trình bao gồm tất cả các chủ đề liên quan đến công ty. Vì vậy, hệ thống nên được xây dựng từng bước. Doanh nghiệp phải lựa chọn địa điểm đánh giá và tiêu chuẩn nào nên được tích hợp trước và giai đoạn mở rộng nào sẽ được đưa vào. Nếu không, sự tích hợp sẽ khiến công ty và nhân viên choáng ngợp.
Sự hỗ trợ từ ban quản lý cấp cao là rất quan trọng trong quá trình này. Tất cả nhân viên phải nhận thức được rằng hệ thống quản lý tích hợp không phải là sổ tay hướng dẫn chỉ đặt trong ngăn tủ. Thay vào đó, nó là một công cụ làm việc hàng ngày - khi được sử dụng đúng cách - giúp công việc của mọi người trở nên dễ dàng hơn.
Và điều này mang lại cho mọi người có liên quan hiểu biết về các yêu cầu của khách hàng, ban lãnh đạo và các bên quan trọng khác đang được tính đến một cách đầy đủ.
Với bất cứ câu hỏi nào . Liên hệ chúng tôi ngay bây giờ!
Simply leveraging Quality.
Thành lập từ 1985 với tư cách là tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý đầu tiên của Đức, DQS đã cam kết mang đến sự thành công bền vững cho khách hàng của mình. Với các cuộc đánh giá đem đến gia tăng giá trị hướng đến khách hàng, chúng tôi đồng hành cùng các doanh nghiệp toàn thế giới để đạt được thành công trong kinh doanh.
Đặc biệt là để tăng lợi ích cho khách hàng của chúng tôi với các hệ thống quản lý tích hợp, chúng tôi tập trung vào nhiều tiêu chuẩn của họ khi lựa chọn và đào tạo các chuyên gia đánh giá của chúng tôi: Tại DQS chuyên gia đánh giá được phê duyệt đánh giá ít nhất ba tiêu chuẩn. Hãy liên hệ với chúng tôi để đạt được sự thành công mạnh mẽ trong kinh doanh của bạn . DQS luôn ở đây để hỗ trợ bạn!