Integroidulle johtamisjärjestelmälle (IMS) on ominaista kahden tai useamman johtamisjärjestelmän yhdistäminen yhdeksi kokonaisvaltaiseksi järjestelmäksi. Tarkoituksena on välttää moninkertaiset ponnistelut esimerkiksi sisäisissä ja ulkoisissa auditoinneissa. IMS:n luomat synergiaedut myös terävöittävät keskittymistä yrityksen mahdollisuuksiin ja riskeihin.

Integroitu johtamisjärjestelmä - mitä se on?

Periaatteessa jokaisella yrityksellä on johtamisjärjestelmä, koska jokainen yritys johtaa itseään. Kysymys on siitä, onko kyseessä integroitu johtamisjärjestelmä, jossa otetaan huomioon eri alojen vaatimukset, vai onko se todella johonkin standardiin (esimerkiksi ISO 9001) perustuva järjestelmä vai onko se vain perinteisiä toimintalinjoja, joita yritys käyttää itsensä organisoimiseen.

SISÄLTÖ

  • Integroitu johtamisjärjestelmä: Synergioiden luominen monimuotoisuudesta
  • Mitkä ovat vaatimukset?
  • Kun monimutkaisuus lisääntyy
  • Mikä on integroidun johtamisjärjestelmän tavoite?
  • Mikä on integroidun johtamisjärjestelmän perusta?
  • Miten korkean tason rakenne voi auttaa yhdennetyssä johtamisjärjestelmässä?
  • Mitkä ovat eri tavat kohti integrointia?
  • Integroidun johtamisjärjestelmän hyödyt - Johtopäätökset
  • Laadun yksinkertainen hyödyntäminen.

Integroitu johtamisjärjestelmä: Synergioiden luominen monimuotoisuudesta

Integroidussa johtamisjärjestelmässä (IMS) yhdistetään ja integroidaan mahdollisimman pitkälle ne lukuisat johtamisjärjestelmät, joita yritysten on nykyään hallittava, jotta kitkaa syntyy mahdollisimman vähän ja synergiaetuja hyödynnetään optimaalisesti.

Tämä tarkoittaa sitä, että eri alojen vaatimusten noudattamiseen tarkoitetut menetelmät ja välineet yhdistetään yhtenäiseen rakenteeseen. Tämä palvelee omistajaohjausta (organisaatioiden johtamista ja valvontaa), ja sitä tukee riskiperusteinen lähestymistapa.

Mitkä ovat vaatimukset?

Monet johtamisjärjestelmät keskittyvät tiettyihin vaatimuksiin:

  • Laatu, esim. ISO 9001
  • ympäristönsuojelu, esim. ISO 14001.
  • energia, esim. ISO 50001
  • Työterveys ja -turvallisuus, esim. ISO 45001, SCC.
  • Tietoturva, esim. ISO 27001.
  • Kriisi- tai hätätilanteiden hallinta, esim. ISO 22301.
  • Riskienhallinta, esim. ISO 31000.
  • Yritysten sosiaalinen vastuu (CSR), esim. SA8000.
  • Erilaiset muut järjestelmät, esim. terveydenhuolto, lääkinnälliset laitteet, rehun tai räjähdysten ehkäisy.

Näin ollen yrityksillä on edessään lukuisia aihealueita, jotka ne voivat järjestää normatiivisesti. Lisäksi eri teollisuudenaloilla on erityissäännöksiä, kuten IATF 16949 (autoteollisuus) tai EN/AS 9100 (ilmailu). Näissä useimmiten syvennetään ISO 9001 -standardin laadunhallintaa koskevia vaatimuksia ja konkretisoidaan niitä sovelluskontekstissa.

Kun monimutkaisuus lisääntyy

Harvard Business Managerin tutkimus osoittaa, että monimutkaisuusaste eli niiden järjestelmään liittyvien vaatimusten määrä, jotka yrityksen on täytettävä liiketoiminnassaan, on yli kuusinkertaistunut vuodesta 1955. Tämä on ristiriidassa yrityksen sisäisen organisaation monimutkaisuuden asteen eli erilaisten prosessien, rajapintojen, ohjeiden, asiakirjojen ja päätösten määrän kanssa, joka on kasvanut 35-kertaiseksi. Tämä osoittaa, että asioita lisätään yhä enemmän, mutta mitään ei poisteta.

Organisaation monimutkaisuus hidastaa sekä työntekijöiden tuottavuutta että tuloja. Siksi yritysten on tärkeää miettiä, miten aihealueita voidaan integroida ja hallintoalueita rakentaa modulaarisesti, jotta aihealueita voidaan laajentaa ilman liikaa sisäistä hallinnollista työtä ja lisäämättä prosessien monimutkaisuutta entisestään. Ihannetapauksessa tämä poistaa asiakirjojen tarpeen ja mahdollistaa yhtenäisen järjestelmän käytön eri aihealueilla.

Mikä on integroidun hallintajärjestelmän tavoite?

Yhdennetyn hallintojärjestelmän tavoitteena on oltava ristiriitojen ratkaiseminen, tavoitteiden yhteensovittaminen ja selkeiden, mieluiten kvalifioitavissa olevien määrittelyjen varmistaminen.

Eri johtamisjärjestelmien on kuitenkin täytettävä erilaiset vaatimukset. Tältä osin voi syntyä tavoiteristiriitoja, jotka on otettava huomioon.

Tässä vaiheessa organisaatioiden on päätettävä, mikä tavoite on etusijalla, ja tarvittaessa annettava toisen tavoitteen jäädä taka-alalle. Esimerkiksi ratkaisut, jotka olisivat järkeviä tehokkaan prosessisuunnittelun näkökulmasta, joutuisivat väistymään optimoidun työterveys- ja työturvallisuusorganisaation tieltä. Tässä asiassa yritysten on tehtävä päätöksiä tapauskohtaisesti, myös johtamisjärjestelmien sertifiointia silmällä pitäen.

Mikä on integroidun johtamisjärjestelmän perusta?

Yhtenäinen prosessinhallintajärjestelmä on tarpeen vankan perustan luomiseksi.

Työvälineiden ja dokumentointimuotojen on oltava standardoituja. Toteutuksessa on avuksi yhteinen toimenpidekeskus, johon integroidun johtamisjärjestelmän perustamisesta ja käytöstä johtuvat erilaiset toimenpiteet virtaavat ja jonka kautta tehtäviä voidaan valvoa ja seurata. Asiantuntijaprosessit perustetaan ja integroidaan tälle vankalle perustalle.

Miten korkean tason rakenne voi auttaa yhdennetyn johtamisjärjestelmän kanssa?

High Level Structure (HLS) on hyödyllinen työkalu yrityksille, jotka haluavat rakentaa järjestelmänsä modulaarisesti. Tämä johtuu siitä, että tämä kattava perusrakenne varmistaa, että johtamisjärjestelmien rakenteet vastaavat toisiaan normatiivisten vaatimustensa osalta ja ovat siten helpommin integroitavissa.

ISO 9001:2015:n, ISO 14001:2015:n ja uuden ISO 45001:2018:n standarditarkistuksissa osiorakennetta (HLS) ja osaa terminologiasta muutettiin, jotta yhdenmukaistaminen muiden johtamisjärjestelmästandardien kanssa paranisi. Näin ollen kaikkiin tärkeimpiin ISO-johtamisjärjestelmästandardeihin sovelletaan yhteistä perusrakennetta. Tulevaisuudessa myös muut standardit mukautuvat uuteen High Level Structure -rakenteeseen.

Tämä tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että yrityksen prosesseja voidaan mukauttaa uusiin tai muuttuneisiin olosuhteisiin vaatimusten mukaisesti. Ja tämä tapahtuu ilman, että yrityksen perusrakenteita kuormitetaan liikaa tarpeettomuuksilla ja epäjohdonmukaisuuksilla. Prosesseja voidaan helposti laajentaa, jos uudet standardit on otettava huomioon.

IMS:ää perustettaessa on tärkeää asettua työntekijän asemaan. Näin ollen olisi käytettävä työntekijöiden jokapäiväisestä työstä peräisin olevia termejä ja prosesseja.

Mitkä ovat eri tavat kohti integrointia?

Suunnitteluvaihee: Hyvä yleiskatsaus

Suunnitteluvaiheessa kannattaa ottaa mukaan ulkopuolinen konsulttiyritys, jotta voidaan ottaa mukaan kokemuksia muiden yritysten integraatiohankkeista. Sitten kaikki asiakirjat ja vaatimukset asetetaan pöydälle, jotta voidaan laatia vaatimus- ja vuorovaikutusanalyysi. Tämän perusteella tehdään diagnoosi siitä, missä esimerkiksi integraatio kannattaa toteuttaa ensimmäisenä askeleena.

Integroidun johtamisjärjestelmän työpaja: Sisäinen tarkastus

Integroitujen johtamisjärjestelmien (IMS) auditointiin liittyy erityisiä haasteita - mutta myös ratkaisuja. Verkkoseminaarissa 16.4.2021 oppaana on ISO 19011.

On ehdottoman tärkeää ottaa mukaan kaikki johdon sidosryhmät ja rakentaa integrointiryhmä. Lopuksi laaditaan integrointisuunnitelma, josta käy ilmi, mistä johtamisjärjestelmästä lähdetään liikkeelle ja mitä tehdään milloin, miten ja missä.

Perustamisvaihe: Kurssin asettaminen - etujen varmistaminen

Integroidun johtamisjärjestelmän perustamisvaiheessa on erittäin tärkeää ottaa mukaan sidosryhmät, kuten sisäiset ja ulkoiset asiakkaat. Prosessisuunnittelun aikana on tärkeää saada työntekijät mukaan, sillä he ovat keskeinen resurssi, joka myöhemmin joutuu työskentelemään eritelmien kanssa. Seuraava vaihe on asiakirjavalvonnan, sisäisten tarkastusten, toimintaperiaatteiden, tavoitteiden ja keskeisten suorituskykyindikaattoreiden sekä korkeamman tason toiminnanohjauksen perusintegrointi. Sitten on kyse eri aihealueiden kattamisesta henkilöstöresurssien alalla, toimintaprosessien integroinnista sekä toimitusketjun ja toimittajien mukaan ottamisesta ja niiden vaatimusten määrittelystä.

Parannusvaihe: Tietojen niputtaminen

Parannusvaiheessa organisaatio mittaa tuloksia, joiden mittarit se on aiemmin määritellyt, asianomaisten osapuolten näkökulmasta. Seuranta sisäisten ja ulkoisten auditointien kautta on tärkeää. Myös johdon valvonta, jossa johto itse voi antaa arvion, on olennaista. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi pienimuotoisilla johdon arvioinneilla, jotka jakautuvat vuoden ajalle. Parannusvaiheen aikana organisaatio päättää, integroiko se lisää järjestelmiä ja mitä järjestelmiä se aikoo ottaa käyttöön ja minkä johtamisjärjestelmien sertifiointia se myös hakee tai jatkaa.

Integroidun johtamisjärjestelmän hyödyt - Johtopäätös

Integroidussa johtamisjärjestelmässä (IMS) on prosessimaisema, joka kattaa kaikki yrityksen kannalta olennaiset aiheet. Järjestelmä olisi siksi rakennettava vaiheittain. Yrityksen on päätettävä, mitkä osa-alueet ja standardit integroidaan ensin ja mitkä laajennusvaiheet otetaan mukaan. Muuten integrointi hukuttaa organisaation ja sen työntekijät.

Johdon tuki on tässä prosessissa ratkaisevan tärkeää. Kaikkien organisaatiossa toimivien on oltava tietoisia siitä, että integroitu johtamisjärjestelmä ei ole mikään kaapissa lojuva käsikirja. Se on pikemminkin päivittäinen työväline, joka oikein käytettynä helpottaa kaikkien työtä.

Se antaa kaikille osapuolille varmuuden siitä, että asiakkaiden, viranomaisten ja muiden keskeisten osapuolten olennaiset vaatimukset otetaan asianmukaisesti huomioon.

Onko sinulla kysyttävää?
Ota meihin yhteyttä!
Ilman velvoitteita ja maksutta.

Yksinkertaisesti laatua hyödyntäen.

Perustamisestaan lähtien vuonna 1985 ensimmäisenä saksalaisena johtamisjärjestelmien sertifioijana DQS on ollut sitoutunut asiakkaidensa kestävään menestykseen. Arvoa lisäävien auditointien ja asiakaslähtöisten konseptien avulla saatamme organisaatiot aina liiketoiminnan huippuosaamiseen asti.

Erityisesti täysin integroitujen johtamisjärjestelmien yhdistetty, samanaikainen auditointi tarjoaa lukuisia mahdollisuuksia, sillä ristikkäisarviointi mahdollistaa synergioiden hyödyntämisen ja samalla vuorovaikutuksen, mutta myös eri aihealueiden välisten ristiriitojen tunnistamisen. Jotta voimme lisätä integroituja johtamisjärjestelmiä käyttävien asiakkaidemme saamaa hyötyä, keskitymme tarkastajiemme valinnassa ja koulutuksessa heidän moninkertaiseen pätevyyteensä: DQS:n auditoijat kattavat keskimäärin vähintään kolme säädöskokonaisuutta. Usko meitä sanoissamme. Odotamme innolla keskustelua kanssasi.

Näytä lisää
Näytä vähemmän

Integroidun johtamisjärjestelmän edut, käyttöönotto ja määritelmä

Integroidun johtamisjärjestelmän edut, käyttöönotto ja määritelmä

Whitepaper
whitepaper-dqs-mann-liest-auf-einem-ipad
Loading...

Integroidun hallintajärjestelmän rakentaminen korkean tason rakenteen (HLS) avulla.

Korkean tason rakenne

Korkean tason rakenne

Blogi
managementsystem-header-blog-dqs-pfeil hat exakt in die mitte der zielscheibe getroffen
Loading...

Mikä on korkean tason rakenne?

Laadunhallinta integroidussa johtamisjärjestelmässä

Laadunhallinta integroidussa johtamisjärjestelmässä

Blogi
Beispiel 1: Bausteine Qualitätsmanagement
Loading...

Laadunhallintajärjestelmä - tehokas QMS ISO 9001:n avulla

Ympäristöasioiden hallinta integroidussa johtamisjärjestelmässä

Ympäristöasioiden hallinta integroidussa johtamisjärjestelmässä

Blogi
umwelt-dqs-bepflanzte stufen
Loading...

Ympäristöjärjestelmä - perusteellinen opas

Blogi
umwelt-dqs-bepflanzte stufen
Loading...

Kokemus ISO 14001 -standardista: Hermes Saksa

Työterveys ja -turvallisuus integroidussa johtamisjärjestelmässä

Työterveys ja -turvallisuus integroidussa johtamisjärjestelmässä

Blogi
arbeitsschutz-header-blog-dqs-arbeitshelme haengen an spind
Loading...

Työturvallisuuden hallinta - järjestelmällisesti tehokas

Blogi
arbeitsschutz-header-blog-dqs-arbeitshelme haengen an spind
Loading...

Työterveys, työturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus: puutteiden korjaaminen

Blogi
Medizinprodukte-EU-Anpassungsgesetz
Loading...

ISO-standardien siirtymäkautta pidennetään

Energianhallinta yhdennetyssä johtamisjärjestelmässä

Energianhallinta yhdennetyssä johtamisjärjestelmässä

Blogi
Medizinprodukte-EU-Anpassungsgesetz
Loading...

ISO-standardien siirtymäkautta pidennetään

Yhdennetyn hallintojärjestelmän käyttöönotto

Yhdennetyn hallintojärjestelmän toteuttaminen

Blogi
managementsystem-header-blog-dqs-pfeil hat exakt in die mitte der zielscheibe getroffen
Loading...

Neptun Werft: Neptunft Neptun: Sopiva esimerkki integroidusta johtamisjärjestelmästä

Blogi
managementsystem-header-blog-dqs-pfeil hat exakt in die mitte der zielscheibe getroffen
Loading...

Yhdennetyn hallintojärjestelmän kehittäminen edelleen

Blogi
managementsystem-header-blog-dqs-pfeil hat exakt in die mitte der zielscheibe getroffen
Loading...

ZEISS ja DQS - 20 vuotta huippuyhteistyötä