DQS | Cấu trúc bậc cao là gì ?

Cấu trúc bậc cao (HLS - High Level Structure) được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) giới thiệu để cung cấp cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý một cấu trúc thống nhất và nội dung cốt lõi tương tự. Mục đích đằng sau điều này là cải thiện sự liên kết của các tiêu chuẩn ISO khác nhau bằng cấu trúc tiêu chuẩn chéo.

HLS còn đóng vai trò là hướng dẫn cho việc sửa đổi hoặc phát triển các tiêu chuẩn trong tương lai. Về lâu dài, tất cả các tiêu chuẩn ISO dành cho hệ thống quản lý đều nhằm mục đích chứa cấu trúc tổng thể giống nhau, các yêu cầu cốt lõi chung, các thuật ngữ và định nghĩa chung.

NỘI DUNG

Định nghĩa cấu trúc bậc cao
Cấu trúc của HLS
Những thay đổi cơ bản trong HS - một sự chọn lọc
Điều quan trọng cần biết: giữa HLS và PDCA
Những tiêu chuẩn nào tuân theo Cấu trúc Cấp cao?
Hệ thống quản lý tích hợp với cấu trúc chung - sự phát triển
Ưu điểm và lợi ích của Cấu trúc Cấp cao
Hệ thống quản lý tích hợp với cấu trúc chung có nhược điểm không?
DQS - Đánh giá hệ thống quản lý tích hợp với giá trị gia tăng

CẬP NHẬT: Cấu trúc bậc cao trở thành Cấu trúc Hài hòa

Các quy tắc cho Cấu trúc bậc cao và các nội dung cốt lõi đã được công bố vào năm 2012 trong Phụ lục "Phương pháp tiếp cận hài hòa với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý" (Phụ lục SL) của Chỉ thị ISO / IEC. Vào tháng 5 năm 2021, ISO đã xuất bản Phụ lục SL sửa đổi. Với điều này, HLS đã trải qua một lần sửa đổi với nhiều giải thích rõ ràng, bổ sung, nhưng cũng có thể bị xóa.

Kể từ đó, Cấu trúc bậc cao (HLS) ngày nay được gọi là "Cấu trúc Hài hòa" (HS), và thuật ngữ "Phương pháp Tiếp cận Hài hòa" (HA) cũng được sử dụng. Về nội dung, không có thay đổi lớn; các yêu cầu cốt lõi của HLS phần lớn đã được giữ lại. Tuy nhiên, Cấu trúc Hài hòa mới sẽ chỉ có hiệu lực với bản sửa đổi tiếp theo của tiêu chuẩn ISO tương ứng.

Định nghĩa cấu trúc bậc cao

Cấu trúc Hài hòa (HS - Harmonized Structure), hay Cấu trúc Bậc cao (HLS), là một hướng dẫn cho việc phát triển các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO mới nhằm hài hòa cấu trúc và các yêu cầu của chúng ở một mức độ lớn. Mục tiêu của ISO với HS (HLS) là đảm bảo sử dụng thống nhất các văn bản, thuật ngữ và định nghĩa cốt lõi. Trên hết, các yêu cầu cơ bản chung thúc đẩy sự tích hợp của các hệ thống khác nhau trong một tổ chức.

Điều này giữ cho hệ thống quản lý tinh gọn và hiệu quả, trong khi vẫn đáp ứng hiệu quả tất cả các mong đợi của các bên quan tâm. Các từ khóa khác bao gồm: Bối cảnh của tổ chức, lãnh đạo và cam kết, định hướng quy trình và cách tiếp cận dựa trên rủi ro.

Cấu trúc của HLS

Cấu trúc Cấp cao tập trung mạnh mẽ vào lãnh đạo cao nhất và bối cảnh của tổ chức (Chương 4 và Chương 5). Cấu trúc cơ bản luôn bao gồm mười chương:

Phạm vi
Tài liệu tham khảo tiêu chuẩn: cả hai phần đều chứa từ ngữ tiêu chuẩn cụ thể và xác định các mục tiêu
Thuật ngữ và định nghĩa: Tham chiếu đến các thuật ngữ chung được trình bày trong Phụ lục SL và bất kỳ thuật ngữ nào cụ thể cho tiêu chuẩn.
Bối cảnh của tổ chức: hiểu biết về các vấn đề bên trong và bên ngoài, nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm có liên quan, hệ thống quản lý và phạm vi áp dụng của nó
Lãnh đạo: trách nhiệm và cam kết của lãnh đạo cao nhất, các chính sách, chức năng tổ chức, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn
Lập kế hoạch: các biện pháp để quản lý rủi ro và cơ hội, mục tiêu chất lượng và kế hoạch để đạt được chúng
Hỗ trợ: các nguồn lực cần thiết, năng lực, nhận thức, giao tiếp và thông tin dạng văn bản
Hoạt động: lập kế hoạch hoạt động và quản trị
Đánh giá hiệu quả hoạt động: giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo
Cải tiến: sự không phù hợp, hành động khắc phục và cải tiến liên tục.

Các điều khoản phụ của các tiêu chuẩn riêng lẻ thay đổi theo chủ đề xoay quanh nội dung cụ thể của chủ đề của một tiêu chuẩn. Ví dụ, tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001 có nhiều điều khoản phụ theo Điều 5 hơn so với tiêu chuẩn ISO 14001 về quản lý môi trường.

Các khoản từ 4 đến 10 có liên quan cụ thể đối với việc chứng nhận hệ thống quản lý, đặc biệt là vì chu trình PDCA và do đó quá trình cải tiến liên tục cũng có thể được tìm thấy ở đây.

integrated management system-dqs-whitepaper cover

Hệ Thống Quản Lý Tích Hợp

Sách Trắng Miễn phí

Với sự trợ giúp của hệ thống quản lý tích hợp, có thể đạt được sự cân bằng tốt giữa các yêu cầu đa dạng của các tiêu chuẩn dành riêng cho từng chủ đề. Hưởng lợi từ kiến thức chuyên môn của các chuyên gia DQS !

Tải Sách Trắng miễn phí

Những thay đổi cơ bản trong HS - một sự chọn lọc

Cấu trúc Hài hòa mới sẽ có hiệu lực với lần sửa đổi tiếp theo của tiêu chuẩn tương ứng. Trong số các Tiêu chuẩn Hệ thống Quản lý ISO nổi tiếng, ISO 37301: 2021 (Quản lý Tuân thủ) và Tiêu chuẩn Bảo mật An toàn Thông tin ISO 27001 được sửa đổi gần đây đã được hưởng lợi từ điều này cho đến nay.

Điều 1 "Phạm vi": Phạm vi của mỗi tiêu chuẩn trong tương lai sẽ được liên kết với các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý. Đối với ISO 14001, đây sẽ là ví dụ, việc cải thiện hoạt động môi trường, thực hiện các nghĩa vụ ràng buộc và đạt được các mục tiêu môi trường đã đặt ra - đối với người sử dụng thay vì là hình thức, đối với đánh giá viên có thể là một chỉ số để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống quản lý.

Điều 3 "Điều khoản": Trong tương lai, tất cả các thuật ngữ liên quan đến tiêu chuẩn quản lý và định nghĩa tiêu chuẩn của chúng phải được liệt kê đầy đủ trong Điều khoản 3 của tiêu chuẩn tương ứng. Điều này sẽ dẫn đến sự minh bạch và rõ ràng hơn. Do đó, việc tham khảo đơn thuần về "tiêu chuẩn chị em" là không còn cần thiết nữa.
Các thuật ngữ "thuê ngoài" và "kiểm soát các quy trình thuê ngoài" đã bị xóa hoàn toàn, vì trước đây người dùng thường không thể xác định rõ ràng khi nào một quy trình được coi là thuê ngoài và khi nào thì không. Các yêu cầu mới đã được đưa vào Điều khoản 8 để xem xét tốt hơn tình huống này.

Điều khoản 4.2 "Các bên quan tâm": Trong điều khoản này, việc làm rõ đã được thực hiện có liên quan gián tiếp đến định nghĩa tiêu chuẩn của thuật ngữ "yêu cầu". Trong 4.2.b, cần phải xác định các yêu cầu liên quan của các bên quan tâm có liên quan. Điều này đã được bổ sung bởi yêu cầu 4.2.c, theo đó, từ các yêu cầu liên quan đã xác định, những yêu cầu liên quan đến hệ thống quản lý của tổ chức một lần nữa được lọc ra.
Trong các tiêu chuẩn như ISO 14001 hoặc ISO 45001, một công thức tương tự đã tồn tại, theo đó một tổ chức phải lọc ra từ các yêu cầu của các bên quan tâm có liên quan những yêu cầu mà tổ chức có nghĩa vụ phải thực hiện.

Điều 6 "Lập kế hoạch": Theo quan điểm của chủ đề "Quản lý sự thay đổi", điều khoản này đã được bổ sung thêm một điều khoản phụ 6.3. Điều khoản 6.3 yêu cầu rằng các thay đổi đối với hệ thống quản lý phải được lập kế hoạch. Trong Điều khoản 8 "Hoạt động", yêu cầu này được thực hiện cụ thể hơn trong đó việc lập kế hoạch thay đổi cũng phải được kiểm soát.

Điều khoản 7.5 “Thông tin dạng văn bản”: Điều khoản này hiện tập trung vào tính sẵn có, khả năng sử dụng và bảo vệ thông tin dạng văn bản cần thiết cho hệ thống quản lý và theo yêu cầu của tiêu chuẩn liên quan (7.5.3). Và điều này áp dụng bất kể loại thông tin dạng văn bản nào có liên quan. Từ vựng cũ chẳng hạn như "giữ lại" không còn được sử dụng.

Điều 10 "Cải tiến": Sau khi sửa đổi, điều khoản hiện nay nhằm mục đích (chủ động) khởi xướng các cải tiến hơn là xác định các cải tiến có thể có. Sự thay đổi này có thể được hiểu là sự thích ứng với yêu cầu chung về “cải tiến liên tục”.

Điều quan trọng cần biết: giữa HLS và PDCA

Các điều khoản của Cấu trúc Bậc cao dựa trên chu trình PDCA của Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động. Các điều khoản sau được gán cho các giai đoạn PDCA riêng lẻ:

Kế hoạch: Chương 4, 5 và 6
Thực hiện: Chương 7 và 8
Kiểm tra: Chương 9
Hành động: Chương 10

Những tiêu chuẩn nào tuân theo Cấu trúc Cấp cao?

Tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO hiện đại đều dựa trên cấu trúc cơ bản chung - Cấu trúc bậc cao. Điều này bao gồm các tiêu chuẩn ISO cho

Quản lý chất lượng: ISO 9001

Bảo vệ môi trường: ISO 14001

An ninh và Sức khỏe tại nơi làm việc: ISO 45001

Quản lý năng lượng: ISO 50001

Bảo mật An toàn thông tin: ISO 27001

Quản lý sự tuân thủ: ISO 37301

Quản lý kinh doanh liên tục: ISO 22301

high level structure-dqs-whitepaper cover

Cấu trúc Bậc cao

6 tiêu chuẩn ISO quan trọng nhất trong cách thể hiện trực quan
Phác họa thông tin cho ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 22301 và ISO 50001

Tải Sách Trắng miễn phí

Hệ thống quản lý tích hợp với cấu trúc chung - sự phát triển

Với việc công bố tiêu chuẩn quản lý năng lượng ISO 50001 vào cuối tháng 8 năm 2018, tiêu chuẩn cuối cùng trong số năm tiêu chuẩn lớn về hệ thống quản lý ISO cũng đã được trang bị Cấu trúc Bậc cao (HLS). Cấu trúc cơ bản này cũng thiết lập các văn bản cơ bản thống nhất cho các yêu cầu cốt lõi của hệ thống quản lý cũng như các chỉ định chung và các định nghĩa cơ bản. Bằng cách này, các hệ thống khác nhau sẽ hợp nhất dễ dàng hơn và trở thành một hệ thống quản lý tích hợp.

Khi tiêu chuẩn bảo mật thông tin ISO 27001 xuất hiện vào năm 2013, đây là tiêu chuẩn đầu tiên trong số các tiêu chuẩn ISO quan trọng hơn được dựa trên HLS. Tuy nhiên, chỉ kể từ khi sửa đổi lớn ISO 9001 (quản lý chất lượng) và ISO 14001 (quản lý môi trường) vào năm 2015, cấu trúc cơ bản chung mới được nhiều người sử dụng biết đến hơn. Vào tháng 3 năm 2018, ISO 45001 (an toàn và sức khỏe nghề nghiệp) đã được thêm vào và vào tháng 8 năm 2018, ISO 50001 (quản lý năng lượng).

Ngày nay có thể nói rằng với cấu trúc cơ bản chung, Cấu trúc Bậc cao, một hệ thống quản lý tích hợp hiệu quả hơn đáng kể. Những đổi mới đã chứng minh được giá trị của chúng, và không cần phải bảo lưu: các tổ chức có hệ thống quản lý - ví dụ, theo ISO 9001 - được xây dựng trên cơ sở Cấu trúc Bậc cao có lợi thế đáng chú ý trong việc tích hợp và thực hiện các yêu cầu sâu hơn, theo chủ đề cụ thể.

Ưu điểm và lợi ích của Cấu trúc Cấp cao

Việc áp dụng một số tiêu chuẩn trong hệ thống quản lý tích hợp trở nên dễ dàng hơn nhiều, ví dụ như trong sự kết hợp giữa quản lý chất lượng và an toàn thông tin. Điều này đặc biệt đúng nếu đáp ứng được yêu cầu cơ bản của tất cả các bộ quy tắc được áp dụng: cụ thể là tích hợp đầy đủ các yêu cầu tiêu chuẩn tương ứng vào hệ thống quản lý hiện có và do đó vào các quy trình kinh doanh chung của một công ty.

Dưới đây là tổng quan về những ưu điểm chính:

Cấu trúc thống nhất và việc sử dụng các văn bản, thuật ngữ và định nghĩa cốt lõi giống hệt nhau giúp người dùng hiểu tiêu chuẩn dễ dàng hơn.
Nhờ tiêu chuẩn hóa, các hệ thống quản lý tiếp theo có thể được tích hợp nhanh hơn vào hệ thống hiện có; trong hầu hết các trường hợp, ISO 9001 là điểm khởi đầu.
Với HLS, việc giới thiệu một số hệ thống quản lý, ví dụ như chất lượng, môi trường, bảo mật thông tin, trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhiều. Sự trùng lặp của công việc và nỗ lực trong tài liệu cũng được giảm bớt.
Với một hệ thống quản lý tích hợp, các cuộc đánh giá (nội bộ và bên ngoài) có thể được thực hiện dễ dàng hơn hoặc theo một số tiêu chuẩn cùng một lúc và có thể sử dụng hiệp đồng.

Hệ thống quản lý tích hợp với cấu trúc chung có nhược điểm không?

Các tiêu chuẩn liên quan ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 và ISO 50001 đã có những điểm tương đồng nhất định về cấu trúc và nội dung. Tuy nhiên, phải đến khi HLS mới tạo ra một cấu trúc giúp cho việc tích hợp các yêu cầu của các bộ quy định khác nhau xuống tận các góc cuối cùng của một công ty trở nên dễ dàng hơn nhiều. Điều này đặc biệt rõ ràng trong trường hợp an toàn và sức khỏe nghề nghiệp với Cấu trúc Bậc cao trong ISO 45001.

Nếu một công ty sử dụng một hệ thống tích hợp với cấu trúc chung, điều này không dẫn đến bất kỳ nhược điểm nào - không phải từ cấu trúc thống nhất cũng như từ thuật ngữ. Cũng không có yêu cầu rằng thuật ngữ phải được sử dụng trong thông tin tài liệu của một công ty.

Trong ISO 9001: 2015, bạn sẽ tìm thấy hai phụ lục thông tin. Mặc dù những điều này không chứa các yêu cầu, nhưng chúng được khuyến khích.

Phụ lục A: Làm rõ cấu trúc, thuật ngữ và khái niệm mới.
Phụ lục B: Các tiêu chuẩn quốc tế khác về quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng.

DQS - Đánh giá hệ thống quản lý tích hợp với giá trị gia tăng

Các công ty có hệ thống quản lý tích hợp dựa trên Cấu trúc Bậc cao (Cấu trúc Hài hòa trong tương lai) theo đuổi mục tiêu tránh các vấn đề về giao diện và trùng lặp, đóng gói tài nguyên và sử dụng sức mạnh tổng hợp - nói cách khác, có một cái nhìn tổng thể về các quy trình hoạt động của họ. Và đó chính xác là cách đánh giá viên của chúng tôi đánh giá.

Việc chứng nhận đồng thời, kết hợp của một hệ thống tích hợp mang lại nhiều cơ hội nhờ cách tiếp cận theo chủ đề chéo. Ví dụ, đánh giá DQS không chỉ xác định tiềm năng cải tiến mà còn cả những mâu thuẫn giữa các lĩnh vực chủ đề khác nhau.

Điều quan trọng đối với chúng tôi là bạn nhận thức được cuộc đánh giá của chúng tôi không chỉ là một cuộc đánh giá đơn thuần mà là một sự bổ sung cho hệ thống quản lý của bạn. Yêu cầu của chúng tôi luôn bắt đầu khi danh sách kiểm tra đánh giá kết thúc. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn!