managementsystem-header-blog-dqs-pfeil hat exakt in die mitte der zielscheibe getroffen

Mikä on korkean tason rakenne?

Ute Droege

DQS Expert for ISO 9001 Quality Management
kesäk. 05 , 2023
# Korkean tason rakenne

Kansainvälinen standardisoimisjärjestö (ISO) otti käyttöön korkean tason rakenteen (High Level Structure, HLS) antaakseen johtamisjärjestelmästandardeille yhtenäisen rakenteen ja samankaltaisen keskeisen sisällön. Tavoitteena on parantaa eri ISO-standardien yhdenmukaistamista standardien välisen rakenteen avulla.

HLS toimii myös ohjeena tulevien standardien kehittämiselle, jotta pitkällä aikavälillä kaikki ISOn johtamisjärjestelmästandardit sisältävät saman yleisrakenteen, yhteiset ydinvaatimukset sekä yhteiset termit ja määritelmät.

SISÄLTÖ

Korkean tason rakennetta koskevat säännöt ja keskeiset sisällöt ovat saatavilla nykyisen ISO/IEC:n liitteessä "Harmonized Approach to Management System Standards" (liite SL).

Direktiivit ovat julkisena tietona saatavilla ISO:n sivuilla: Lataa liite S.

Korkean tason rakenteen määritelmä

Korkean tason rakenne (High Level Structure, HLS) on uusien standardien kehittämistä koskeva ohje, joka tuo ISOn johtamisjärjestelmästandardien rakenteen ja vaatimukset yhteiselle nimittäjälle ja siten yhdenmukaistaa niitä. HLS:n avulla ISO pyrkii myös varmistamaan keskeisten tekstien, termien ja määritelmien yhtenäisen käytön. Ennen kaikkea yhteiset perusvaatimukset edistävät kuitenkin johtamisjärjestelmien integrointia yrityksessä.

Näin johtamisjärjestelmä pysyy kevyenä ja tehokkaana ja täyttää samalla tehokkaasti kaikki asianomaisten osapuolten tarpeet ja odotukset. Muita avainsanoja ovat mm: Organisaation konteksti, johtajuus ja sitoutuminen, prosessilähtöisyys ja riskiperusteinen lähestymistapa.

HLS:n rakenne

Korkean tason rakenteessa keskitytään voimakkaasti ylimpään johtoon ja organisaation kontekstiin (luku 4 ja luku 5). Perusrakenne koostuu aina kymmenestä luvusta:

  1. Soveltamisala
  2. Normatiiviset viittaukset: molemmat luvut sisältävät standardikohtaista sanamuotoa ja määrittelevät tavoitteet.
  3. Termit ja määritelmät: Viittaus lisäyksessä SL esitettyihin yleisiin termeihin ja mahdollisiin standardikohtaisiin termeihin.
  4. Organisaation konteksti: ymmärrys sisäisistä ja ulkoisista asioista, asiaankuuluvien sidosryhmien tarpeista ja odotuksista, johtamisjärjestelmästä ja sen soveltamisalasta.
  5. Johtaminen: ylimmän johdon vastuu ja sitoutuminen, toimintaperiaatteet, organisaation toiminnot, roolit, vastuut ja valtuudet.
  6. Suunnittelu: toimenpiteet riskien ja mahdollisuuksien hallitsemiseksi, laatutavoitteet ja suunnitelmat niiden saavuttamiseksi.
  7. Tuki: tarvittavat resurssit, pätevyys, tietoisuus, viestintä ja dokumentoitu tieto.
  8. Toiminta: operatiivinen suunnittelu ja hallinto
  9. Suorituskyvyn arviointi: seuranta, mittaus, analyysi ja arviointi, sisäinen tarkastus, johdon arviointi.
  10. parantaminen: poikkeamat, korjaavat toimet ja jatkuva parantaminen.

Yksittäisten standardien alaluvut vaihtelevat aihepiireittäin standardin aihekohtaisen sisällön ympärillä. Esimerkiksi ISO 9001 -laadunhallintastandardissa on luvussa 5 enemmän alalukuja kuin ympäristöjärjestelmiä koskevassa ISO 14001 -standardissa.

Luvut 4-10 ovat erityisen tärkeitä johtamisjärjestelmien sertifioinnin kannalta, eikä vähiten siksi, että PDCA-sykli ja siten jatkuvan parantamisen prosessi löytyy myös täältä.

Tärkeää tietää: HLS ja PDCA

Korkean tason rakenteen luvut perustuvat PDCA-sykliin ( Plan-Do-Check-Act). Seuraavat luvut on osoitettu yksittäisille PDCA-vaiheille:

  • Suunnittele: Luvut 4, 5 ja 6
  • Tee: Luvut 7 ja 8
  • Tarkista: Luku 9
  • Toimi: Luku 10

Mitkä standardit noudattavat korkean tason rakennetta?

Kaikki nykyaikaiset ISO-johtamisjärjestelmästandardit perustuvat yhteiseen perusrakenteeseen eli High Level Structure -rakenteeseen. Näihin kuuluvat myös ISO-standardit
Laadunhallinta: ISO 9001
Ympäristönsuojelu: ISO 14001
Työterveys ja -turvallisuus: ISO 45001
Energianhallinta: ISO 50001
Tietoturva: ISO 27001

Integroitu johtamisjärjestelmä, jolla on yhteinen rakenne - kehitysprosessi

Kun ISO 50001 -energiajohtamisstandardi julkaistiin elokuun 2018 lopussa, myös viimeinen viidestä suuresta ISO-johtamisjärjestelmästandardista varustettiin korkean tason rakenteella (High Level Structure, HLS). Tässä perusrakenteessa vahvistetaan myös yhtenäiset perustekstit johtamisjärjestelmien keskeisille vaatimuksille sekä yhteiset nimitykset ja perusmääritelmät. Näin eri järjestelmien pitäisi sulautua helpommin yhteen ja muodostua yhdeksi integroiduksi johtamisjärjestelmäksi.

Kun tietoturvastandardi ISO 27001 ilmestyi vuonna 2013, se oli ensimmäinen merkittävämmistä ISO-standardeista, joka perustui HLS:ään. Kuitenkin vasta vuonna 2015 tehtyjen ISO 9001:n (laadunhallinta) ja ISO 14001:n (ympäristöjohtaminen) suurten uudistusten jälkeen yhteinen perusrakenne on tullut laajemman käyttäjäjoukon tietoisuuteen. Maaliskuussa 2018 lisättiin ISO 45001 (työterveys ja -turvallisuus) ja elokuussa 2018 ISO 50001 (energianhallinta).

Nykyään voidaan sanoa, että yhteisen perusrakenteen eli High Level Structure -rakenteen avulla integroitu johtamisjärjestelmä on huomattavasti tehokkaampi. Uudistukset ovat osoittaneet toimivuutensa, ja varauksetta: organisaatioilla, joiden johtamisjärjestelmä - esimerkiksi ISO 9001:n mukaan - on rakennettu High Level Structure -rakenteen pohjalta, on huomattava etu muiden, aihekohtaisten vaatimusten integroinnissa ja toteuttamisessa.

Korkean tason rakenteen edut ja hyödyt

Useiden standardien soveltaminen integroidussa johtamisjärjestelmässä helpottuu huomattavasti, esimerkiksi laadunhallinnan ja tietoturvan yhdistämisessä. Tämä pätee erityisesti, jos kaikkien sovellettavien sääntökokonaisuuksien perusvaatimus täyttyy: standardien vaatimukset on integroitava täysin olemassa olevaan johtamisjärjestelmään ja siten yrityksen yleisiin liiketoimintaprosesseihin.

Seuraavassa on katsaus tärkeimpiin etuihin:

  • Yhtenäinen rakenne ja identtisten keskeisten tekstien, termien ja määritelmien käyttö helpottavat käyttäjien ymmärrystä standardista.
  • Standardoinnin ansiosta muita johtamisjärjestelmiä voidaan integroida nopeammin olemassa olevaan järjestelmään; useimmissa tapauksissa ISO 9001 muodostaa lähtökohdan.
  • HLS:n avulla useiden johtamisjärjestelmien, esimerkiksi laatu-, ympäristö- ja tietoturvajärjestelmien, käyttöönotto on paljon yksinkertaisempaa ja tehokkaampaa. Myös päällekkäinen työ ja dokumentointiin liittyvä vaiva vähenevät.
  • Integroidun johtamisjärjestelmän avulla (sisäiset ja ulkoiset) auditoinnit voidaan suorittaa helpommin tai useiden standardien mukaisesti samanaikaisesti, ja synergiaetuja voidaan hyödyntää.

Onko integroidulla johtamisjärjestelmällä, jossa on yhteinen rakenne, haittoja?

Vaikka asiaankuuluvilla johtamisjärjestelmästandardeilla ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 ja ISO 50001 oli jo ennestään tiettyjä rakenteeltaan ja sisällöltään yhteisiä piirteitä, vasta HLS:n avulla luotiin rakenne, jonka avulla on paljon helpompaa tai jopa mahdollista integroida eri säännöstöjen vaatimukset yrityksen viimeistä nurkkaa myöten. Tämä on erityisen ilmeistä työturvallisuuden ja työterveyden osalta ISO 45001:n korkean tason rakenteen avulla.

Jos yritys käyttää integroitua johtamisjärjestelmää, jolla on yhteinen rakenne, siitä ei aiheudu haittaa - ei yhtenäisestä rakenteesta eikä terminologiasta. Ei myöskään ole vaatimusta siitä, että terminologiaa on käytettävä yrityksen dokumentoidussa tiedossa.

ISO 9001:2015 -standardissa on kaksi informatiivista liitettä. Vaikka ne eivät sisällä vaatimuksia, niitä suositellaan.

  • Liite A: Uuden rakenteen, terminologian ja käsitteiden selventäminen.
  • Liite B: Muut laadunhallintaa ja laadunhallintajärjestelmiä koskevat kansainväliset standardit.

DQS - Integroidun johtamisjärjestelmän auditointi ja lisäarvo

Yritykset, joilla on korkean tason rakenteeseen perustuva integroitu johtamisjärjestelmä, pyrkivät välttämään rajapintaongelmia ja päällekkäisyyksiä, niputtamaan resursseja ja hyödyntämään synergiaetuja - toisin sanoen tarkastelemaan toimintaprosessejaan kokonaisvaltaisesti. Ja juuri näin tarkastajamme auditoivat.

Integroidun johtamisjärjestelmän yhdistetty, samanaikainen sertifiointi tarjoaa lukuisia mahdollisuuksia poikkihallinnollisen lähestymistavan ansiosta. Esimerkiksi DQS-auditoinnissa havaitaan paitsi parannuspotentiaalia myös ristiriitoja eri aihealueiden välillä.

Meille on tärkeää, ettet pidä auditointiamme tarkastuksena vaan johtamisjärjestelmäsi rikastuttamisena. Vaatimuksemme alkaa aina siitä, mihin auditoinnin tarkistuslistat päättyvät. Usko meitä sanoissamme!

Kirjoittaja
Ute Droege

DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.

Onko kysyttävää?

Olemme täällä sinua varten.
Ota yhteyttä