Qu'est-ce qu'une structure de haut niveau ?

SOMMAIRE

• Définition de la structure de haut niveau
• La structure de haut niveau
• Important à savoir : HLS et PDCA
• Quelles normes suivent la structure de haut niveau ?
• Changements essentiels dans la HS- une sélection 
• Système de management intégré avec une structure commune - l'évolution
• Avantages et bénéfices de la structure de haut niveau
• Un système de management intégré avec une structure commune présente-t-il des inconvénients ?
• DQS - Auditer votre système de management intégré avec une valeur ajoutée

Définition de la structure de haut niveau

La Structure Harmonisée (HS), ou Structure de Haut Niveau (HLS), est une ligne directrice pour le développement de nouvelles normes ISO de systèmes de management qui harmonise dans une large mesure leur structure et leurs exigences. L'objectif de l'ISO avec la HS (HLS) est d'assurer une utilisation uniforme des textes, termes et définitions de base. Par-dessus tout, les exigences de base communes favorisent l'intégration de différents systèmes dans une organisation.

Ainsi, le système de management reste léger et efficace, tout en répondant efficacement à toutes les attentes des parties intéressées. Parmi les autres mots-clés figurent : Contexte de l'organisation, leadership et engagement, orientation vers les processus et approche fondée sur les risques.

La structure de haut niveau

La structure de haut niveau est fortement axée sur le management de haut niveau et le contexte de l'organisation (clause 4 et clause 5). La structure de base se compose toujours de dix clauses :

1 Domaine d'application

2 Références normatives : les deux sections contiennent des formulations spécifiques aux normes et définissent les objectifs.

3 Termes et définitions : référence aux termes généraux présentés dans l'annexe SL et à tout terme spécifique à la norme.

4 Contexte de l'organisation : compréhension des questions internes et externes, des besoins et des attentes des parties intéressées pertinentes.

5 Leadership : responsabilité et engagement du management supérieur, politiques, fonctions organisationnelles, rôles, responsabilités et pouvoirs.

6 Planification : mesures pour gérer les risques et les opportunités, objectifs de qualité et plans pour les atteindre.

7 Soutien : ressources nécessaires, compétences, sensibilisation, communication et informations documentées.

8 Opérations : planification opérationnelle et gouvernance

9 Évaluation des performances : surveillance, mesure, analyse et évaluation, audit interne, revue de direction.
 

10 Amélioration : non-conformité, action corrective et amélioration continue.

Les sous-clauses des normes individuelles varient selon le sujet autour du contenu spécifique d'une norme. Par exemple, la norme ISO 9001 relative au management de la qualité comporte plus de sous-clauses sous la clause 5 que la norme ISO 14001 relative au management environnemental.

Les clauses 4 à 10 sont particulièrement pertinentes pour la certification des systèmes de management, notamment parce que le cycle PDCA et donc le processus d'amélioration continue s'y trouvent également. 

Changements essentiels dans la HS- une sélection 

La nouvelle structure harmonisée entrera en vigueur lors de la prochaine révision de la norme concernée. Parmi les normes de systèmes de management ISO les plus connues, l'ISO 37301:2021 (management de la conformité) et la norme de sécurité de l'information ISO 27001 récemment révisée en ont bénéficié jusqu'à présent.

Clause 1 "Domaine d'application" : Le domaine d'application de chaque norme sera à l'avenir lié aux résultats escomptés du système de management. Pour la norme ISO 14001, il s'agirait, par exemple, de l'amélioration des performances environnementales, du respect des obligations contraignantes et de la réalisation des objectifs environnementaux fixés - pour les utilisateurs, il s'agit plutôt d'une formalité, pour les auditeurs, d'un indicateur permettant d'évaluer l'efficacité d'un système de management.

Clause 3 "Termes" : À l'avenir, tous les termes pertinents pour une norme de management et leurs définitions normalisées devront être énumérés dans leur intégralité dans la clause 3 de la norme concernée. Cela devrait conduire à une plus grande transparence et clarté. Une simple référence aux "normes sœurs" n'est donc plus nécessaire. 
Les termes "externalisation" et "maîtrise des processus externalisés" ont été complètement supprimés, car dans le passé, les utilisateurs étaient souvent incapables d'identifier clairement quand un processus doit être considéré comme externalisé et quand il ne l'est pas. De nouvelles exigences ont été incluses dans la clause 8 pour mieux tenir compte de cette situation.

Clause 4.2 "Parties intéressées" : Dans cette clause, une clarification a été apportée qui est indirectement liée à la définition standard du terme "exigence". Au point 4.2.b, il est demandé d'identifier les exigences pertinentes des parties intéressées. Cette exigence a été complétée par l'exigence 4.2.c, selon laquelle, parmi les exigences pertinentes identifiées, celles qui sont pertinentes pour le système de management de l'organisme sont à nouveau filtrées. 
Une formulation similaire existe déjà dans des normes telles que l'ISO 14001 ou l'ISO 45001, selon laquelle un organisme doit filtrer, parmi les exigences des parties intéressées pertinentes, les exigences qu'il est légalement tenu de respecter. 

Clause 6 "Planification" : Compte tenu du thème "Management du changement", cette clause a été complétée par un paragraphe 6.3. La clause 6.3 exige que les modifications du système de management soient planifiées. Dans la clause 8 "Exploitation", cette exigence est rendue plus spécifique en ce sens que la planification des changements doit également être contrôlée.

Clause 7.5 "Informations documentées" : Cette clause se concentre désormais sur la disponibilité, la facilité d'utilisation et la protection des informations documentées requises pour le système de management et exigées par la norme pertinente (7.5.3). Et ceci s'applique quel que soit le type d'information documentée concerné. L'ancien vocabulaire tel que "rétention" n'est plus utilisé.

Clause 10 "Amélioration" : Après la révision, la clause vise désormais davantage à initier (de manière proactive) des améliorations qu'à identifier des améliorations possibles. Ce changement peut être compris comme une adaptation à l'exigence d'une "amélioration continue" générale.

Important à savoir : HLS et PDCA

Les clauses de la structure de haut niveau sont basées sur le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act). Les clauses suivantes sont affectées aux différentes phases PDCA :

• Plan / Planifier : Clauses 4, 5 et 6
• Do/ Faire : Clauses 7 et 8
• Check / Vérifier : Clause 9
• Act / Agir : Article 10

Quelles normes suivent la structure de haut niveau ?

Toutes les normes modernes de systèmes de management ISO sont basées sur une structure de base commune - la structure de haut niveau. Cela inclut les normes ISO pour

Le management de la qualité : ISO 9001

La protection de l'environnement : ISO 14001

Sécurité et santé au travail : ISO 45001

Management de l'énergie : ISO 50001

Sécurité de l'information : ISO 27001

Management de la conformité : ISO 37301

Management de la continuité des affaires : ISO 22301
 

Système de management intégré avec une structure commune - l'évolution.

Avec la publication de la norme de management de l'énergie ISO 50001 fin août 2018, la dernière des cinq grandes normes de systèmes de management ISO a également été dotée de la structure de haut niveau (HLS). Cette structure de base établit également des textes de base uniformes pour les exigences fondamentales des systèmes de management ainsi que des désignations communes et des définitions de base. De cette manière, les différents systèmes devraient fusionner plus facilement et devenir un seul système de management intégré.

Lorsque la norme de sécurité de l'information ISO 27001 est apparue en 2013, elle a été la première des normes ISO les plus significatives à se baser sur le HLS. Toutefois, ce n'est que depuis la révision majeure des normes ISO 9001 (management de la qualité) et ISO 14001 (management environnemental) en 2015 que la structure de base commune est connue d'un plus grand nombre d'utilisateurs. En mars 2018, la norme ISO 45001 (santé et sécurité au travail) a été ajoutée, et en août 2018, la norme ISO 50001 (management de l'énergie).

Aujourd'hui, on peut dire qu'avec la structure de base commune, la structure de haut niveau, un système de management intégré est nettement plus efficace. Les innovations ont fait leurs preuves, et ce sans réserve : les organisations dont le système de management - par exemple, selon la norme ISO 9001 - est construit sur la base de la structure de haut niveau ont un avantage notable dans l'intégration et la mise en œuvre d'autres exigences spécifiques à un sujet.

Avantages et bénéfices de la Structure de haut niveau

L'application de plusieurs normes dans un système de management intégré devient beaucoup plus facile, par exemple dans la combinaison du management de la qualité et de la sécurité de l'information. Cela est particulièrement vrai si l'exigence fondamentale de tous les ensembles de règles appliqués est respectée : à savoir, l'intégration complète des exigences des normes respectives dans le système de management existant et donc dans les processus commerciaux généraux d'une entreprise.

Voici un aperçu des principaux avantages :

• La structure uniforme et l'utilisation de textes de base, de termes et de définitions identiques facilitent la compréhension d'une norme par les utilisateurs.
• Grâce à la normalisation, d'autres systèmes de management peuvent être intégrés plus rapidement dans un système existant ; dans la plupart des cas, l'ISO 9001 constitue le point de départ.
• Avec le HLS, l'introduction de plusieurs systèmes de management, par exemple qualité, environnement, sécurité de l'information, devient beaucoup plus simple et plus efficace. La duplication du travail et l'effort de documentation sont également réduits.
• Avec un système de management intégré, les audits (internes et externes) peuvent être réalisés plus facilement, ou selon plusieurs normes en même temps, et les synergies peuvent être utilisées.

Un système de management intégré avec une structure commune présente-t-il des inconvénients ?

Les normes pertinentes ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 et ISO 50001 présentaient déjà certaines similitudes dans leur structure et leur contenu. Toutefois, ce n'est qu'avec la HLS qu'a été créée une structure qui rend beaucoup plus facile, voire possible, l'intégration des exigences de différents ensembles de règlements jusque dans les moindres recoins d'une entreprise.  Cela est particulièrement évident dans le cas de la sécurité et de la santé au travail avec la structure de haut niveau de la norme ISO 45001.

Si une entreprise utilise un système intégré avec une structure commune, il n'en résulte aucun inconvénient, que ce soit au niveau de la structure uniforme ou de la terminologie. Il n'y a pas non plus d'obligation d'utiliser la terminologie dans les informations documentées d'une entreprise.

DQS - Auditer votre système de management intégré avec une valeur ajoutée

Les entreprises disposant d'un système de management intégré basé sur la structure de haut niveau (la future structure harmonisée) ont pour objectif d'éviter les problèmes d'interface et les doublons, de regrouper les ressources et d'utiliser les synergies - en d'autres termes, d'avoir une vision globale de leurs processus opérationnels. Et c'est exactement la façon dont nos auditeurs procèdent.

La certification combinée et simultanée d'un système intégré offre de nombreuses opportunités grâce à l'approche multithématique. Par exemple, un audit DQS identifie non seulement les potentiels d'amélioration, mais aussi les contradictions entre les différents domaines thématiques.

Il est important pour nous que vous perceviez notre audit non pas comme un audit, mais comme un enrichissement pour votre système de management. Notre revendication commence toujours là où les listes de contrôle d'audit se terminent. Prenez-nous au mot !