Managementsysteme helfen Unternehmen, zentrale Anforderungen wie Effizienz, Qualität, Nachhaltigkeit und Informationssicherheit strukturiert umzusetzen. Die zugrunde liegende Struktur dieser Systeme ist entscheidend für ihre Wirksamkeit und Integration. Genau hier setzen die High Level Structure (HLS) und die Harmonized Structure (HS) an: Sie bieten eine einheitliche Grundlage für ISO-Managementsystemnormen und erleichtern deren Integration. Doch was bedeuten HLS und HS für Ihr Unternehmen? In diesem Beitrag zeigen wir, wie sich diese Strukturen entwickelt haben – und welchen konkreten Nutzen sie in der Praxis bieten.
INHALT
- High Level Structure wird zu Harmonized Structure
- Der Aufbau der HLS und HS
- Wesentliche Änderungen der Harmonized Structure
- Wichtig zu wissen: HLS, HS und PDCA
- Welche Normen folgen der High Level Structure, welche der Harmonized Structure?
- Vorteile der gemeinsamen Grundstruktur
- Integriertes Managementsystem dank gemeinsamer Struktur
- DQS – Ihr integriertes Managementsystem mit Mehrwert auditiert
High Level Structure wird zu Harmonized Structure
Die High Level Structure (HLS) wurde 2012 durch die International Organization for Standardisation (ISO) eingeführt. Die Absicht dahinter: Managementsystemnormen eine einheitliche Grundstruktur mit gleichartigen Kernanforderungen, Begriffen und Definitionen zu geben – für eine bessere Vergleichbarkeit und eine leichtere Integration verschiedener ISO-Normen. Seither diente die HLS als verbindlicher Leitfaden für die Überarbeitung und Entwicklung neuer ISO-Normen. Im Mai 2021 wurde sie durch die Harmonized Structure (HS) abgelöst – eine weiterentwickelte Version mit leichten inhaltlichen und begrifflichen Anpassungen.
Eine Definition
Die High Level Structure und Harmonized Structure sind Leitfäden für die Entwicklung neuer ISO-Managementsystemnormen, die ihre Struktur und Anforderungen weitreichend harmonisieren. Vor allem aber fördert die gemeinsame Grundstruktur die Eingliederung verschiedener Systeme in ein integriertes Managementsystem. So bleibt das System schlank und effizient und erfüllt wirksam alle Erwartungen der interessierten Parteien. Weitere Stichwörter sind: Kontext der Organisation, Führung und Verpflichtung, Prozessorientierung und der risikobasierte Ansatz.
Die Grundlagen der HLS wurden 2012 im sogenannten Annex SL (Anhang „Harmonisierter Ansatz für Managementsystemstandards“) der ISO/IEC Directives festgelegt. Dieser Anhang wurde 2021 überarbeitet. Damit erfuhr die HLS eine Revision mit diversen Klarstellungen, Ergänzungen und Streichungen.
Seitdem trägt die High Level Structure den neuen Namen Harmonized Structure (HS) – gelegentlich auch Harmonized Approach (HA) genannt. Inhaltlich gab es keine großen Änderungen, die Kernanforderungen der HLS sind weitgehend erhalten geblieben. Die Anwendung der HS erfolgt seither schrittweise und wird mit der jeweils nächsten Revision der betreffenden ISO-Norm verbindlich.
Der Aufbau der HLS und HS
Die Grundstruktur hat eine starke Fokussierung auf die oberste Leitung und den Kontext der Organisation und besteht aus zehn Kapiteln:
1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweisungen: beide Abschnitte enthalten normspezifische Formulierungen und definieren die Ziele
3. Begriffe und Definitionen: Verweis auf die allgemeinen, in der Anlage SL dargestellten Begriffe sowie alle spezifischen Begriffe für die Norm
4. Kontext der Organisation: Verstehen der internen und externen Angelegenheiten, der Erfordernisse und Erwartungen relevanter interessierter Parteien
5. Führung: Verantwortung und Verpflichtung der obersten Leitung, Politik, organisatorische Funktionen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse
6. Planung: Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen, Qualitätsziele und Pläne zu deren Erreichung
7. Unterstützung: notwendige Ressourcen, Kompetenz, Bewusstsein, Kommunikation und dokumentierte Information
8. Betrieb: betriebliche Planung und Lenkung
9. Leistungsbewertung: Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung, internes Audit, Managementbewertung
10. Verbesserung: Nichtkonformität, Korrekturmaßnahmen und fortlaufende Verbesserung
Die Unterkapitel einzelner ISO-Normen unterscheiden sich je nach Thema durch den fachspezifischen Inhalt. Die Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 hat beispielsweise unter Kapitel 5 mehr Unterkapitel als ISO 14001 für Umweltmanagement.
Für die Zertifizierung von Managementsystemen sind die Kapitel 4 bis 10 von besonderer Relevanz, nicht zuletzt, weil sich hier auch der PDCA-Zyklus und damit der kontinuierliche Verbesserungsprozess wiederfindet.
Wesentliche Änderungen der Harmonized Structure
Eine Auswahl
Die neue HS wird mit der nächsten Revision der jeweiligen Norm verbindlich umgesetzt. Von den bekannteren ISO Management System Standards profitieren davon bisher ISO 37301:2021 (Compliance Management) und die im Jahr 2022 überarbeitete Norm ISO 27001 für Informationssicherheit. Im Rahmen der aktuellen Revision von ISO 9001 und ISO 14001 wird die Harmonized Structure bis 2026 auch auf diese beiden bekannten Regelwerke ausgeweitet – und sorgt damit für mehr Einheitlichkeit, Vergleichbarkeit und Effizienz in der Anwendung für Unternehmen.
Kapitel 1 „Anwendungsbereich“: Im neuen Kapitel „Anwendungsbereich“ steht künftig nicht nur, was das Managementsystem umfasst, sondern auch, welche Ziele es erreichen soll. Das macht den Nutzen greifbarer. Bei ISO 14001 können das beispielsweise verbesserte Umweltleistungen, die Einhaltung bindender Verpflichtungen und das Erreichen definierter Umweltziele sein. Für Normanwender ist dies eher eine Formalie, für Auditoren möglicherweise ein Indikator zur Beurteilung der Effektivität eines Managementsystems.
Kapitel 3 „Begriffe“: Alle wichtigen Fachausdrücke und Definitionen einer Norm werden künftig vollständig in Kapitel 3 aufgeführt. Das schafft Klarheit, vermeidet Missverständnisse und erleichtert die Anwendung im Unternehmen. Komplett gestrichen wurde der Begriff „ausgegliederte Prozesse“ (outsourced processes). Stattdessen spricht die HS von „extern bereitgestellten Prozessen, Produkten oder Dienstleistungen“, die für das Managementsystem relevant sind. Diese neue Formulierung macht klarer, was gemeint ist – präzise und zeitgemäß.
Kapitel 4.2 „Interessierte Parteien“: In diesem Kapitel wurde eine Präzisierung vorgenommen, die indirekt mit dem Begriff „Anforderung“ verknüpft ist. In 4.2.b wird gefordert, die relevanten Anforderungen der relevanten interessierten Parteien zu ermitteln. Dies wurde um eine Anforderung 4.2.c ergänzt. Demnach sind aus den ermittelten Anforderungen noch einmal gezielt jene zu bestimmen, die für das Managementsystem von Bedeutung sind.
In ISO 14001 oder ISO 45001 existiert bereits heute eine ähnliche Formulierung, wonach eine Organisation aus den Anforderungen der relevanten interessierten Parteien diejenigen Anforderungen zu filtern hat, zu deren Erfüllung sie rechtlich verpflichtet ist.
Kapitel 6 „Planung“: Das Kapitel 6 hat ein weiteres Unterkapitel 6.3 erhalten, dass das Themenfeld Planung um das „Management von Änderungen“ erweitert. Künftig muss jede Änderung am Managementsystem – inklusive der Umstellung auf eine neue Normversion – geplant werden. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit und Stabilität im Veränderungsprozess. Die im Kapitel 6.3 geforderte Änderungsplanung wird in Kapitel 8 „Betrieb“ konkretisiert: Unternehmen müssen sicherstellen, dass geplante Änderungen im operativen Betrieb gezielt gesteuert und kontrolliert umgesetzt werden.
Kapitel 7.5 „Dokumentierte Information“: Abschnitt 7.5.3 betont künftig, dass die für das System erforderliche dokumentierte Information jederzeit verfügbar, anwendbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein muss – unabhängig vom Medium oder Format. Veraltete Ausdrücke wie „Aufbewahrung“ wurden gestrichen.
Kapitel 10 „Verbesserung“: Mit der Überarbeitung von Kapitel 10 wird der Schwerpunkt auf die aktive Umsetzung von Verbesserungen gelegt. Es geht nicht mehr nur darum, Potenziale zu erkennen, sondern proaktiv und systematisch gezielte Maßnahmen zur fortlaufenden Verbesserung anzustoßen.
Unser Tipp
Im September 2024 hat das DIN die 2021 veröffentlichte Revision der Harmonized Structure (HS) als technische Regel veröffentlicht:
DIN/TR 36601:2024-09 – Harmonisierte Struktur für Managementsystemnormen mit Anleitung zur Anwendung und Terminologie-Anleitung (ISO/IEC Directives, Teil 1, Consolidated ISO Supplement, 2024, Procedures specific to ISO, Annex SL, Appendix 2 und Appendix 3)
Die neue technische Regel ist bei DIN Media erhältlich.
Wichtig zu wissen: HLS, HS und PDCA
Die zehn Kapitel der Grundstrukturen folgen dem bewährten PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess hilft Organisationen dabei, Managementsysteme systematisch aufzubauen, zu steuern und zu verbessern. Den einzelnen PDCA-Phasen werden folgende Normkapitel zugeordnet:
- Plan: Kapitel 4, 5 und 6
- Do: Kapitel 7 und 8
- Check: Kapitel 9
- Act: Kapitel 10
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Welche Normen folgen der High Level Structure, welche der Harmonized Structure?
Allen modernen ISO-Managementsystemstandards liegt eine gemeinsame Grundstruktur zugrunde.
Zur High Level Structure (HLS) gehören die ISO-Normen für
Qualitätsmanagement: ISO 9001
Umweltschutz: ISO 14001
Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit: ISO 45001
Energiemanagement: ISO 50001
Business Continuity Management: ISO 22301
Die überarbeitete Norm ISO/IEC 27001:2022 für Informationssicherheit ist eine der ersten Normen, die an die neue Harmonized Structure (HS) angepasst ist.
Vorteile der gemeinsamen Grundstruktur
Die Anwendung mehrerer Normen in einem integrierten Managementsystem wird deutlich einfacher, etwa bei der Kombination von Qualitätsmanagement und Informationssicherheit. Dies gilt besonders dann, wenn die grundlegende Anforderung aller angewendeten Regelwerke erfüllt wird: nämlich die vollumfängliche Integration der jeweiligen Normanforderungen in das bestehende System und damit in die allgemeinen Geschäftsprozesse eines Unternehmens.
Welche Vorteile ergeben sich daraus konkret? Ein Überblick:
- Die einheitliche Struktur und der Gebrauch identischer Kerntexte, Begriffe und Definitionen erleichtert Anwendern das Verständnis einer Norm.
- Die Harmonisierung erleichtert die Erweiterung eines bestehenden Systems um weitere themenspezifische Anforderungen. In den meisten Fällen bildet ISO 9001 die Ausgangsbasis.
- Mit der HLS beziehungsweise HS wird die Einführung mehrerer Systeme, zum Beispiel Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Informationssicherheitsmanagement, wesentlich vereinfacht und effizienter. Außerdem lassen sich Doppelarbeiten und redundante Dokumentationen vermeiden.
- Bei einem integrierten Managementsystem können sowohl interne als auch externe Audits nach mehreren Standards gleichzeitig durchgeführt werden – das spart Zeit und schafft Synergien.
Integriertes Managementsystem dank gemeinsamer Struktur
Die Vereinheitlichung der ISO-Managementsystemnormen begann schrittweise mit der Einführung der High Level Structure (HLS) im Jahr 2012. Mit der Revision von ISO 50001 im Jahr 2018 wurde schließlich auch das Energiemanagement auf diese Grundstruktur umgestellt. Seitdem folgen alle großen ISO-Normen einer gemeinsamen Struktur mit klar definierten Begriffen und gemeinsamen Anforderungen – eine zentrale Voraussetzung für integrierten Managementsysteme.
Heute lässt sich sagen: Die gemeinsame Grundstruktur hat die Integration von Anforderungen unterschiedlicher Regelwerke bis in die letzten Winkel eines Unternehmens wesentlich erleichtert, wenn nicht überhaupt erst ermöglicht. Die Neuerungen haben sich bewährt, und zwar uneingeschränkt!
Nutzt ein Unternehmen ein integriertes System mit gemeinsamer Struktur, so ergeben sich hieraus keinerlei Nachteile – weder aus dem einheitlichen Aufbau noch aus der Terminologie. Es gibt vor allem keine Anforderung, die besagt, dass die Terminologie in der dokumentierten Information eines Unternehmens zwingend anzuwenden ist.
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HLS – Chance für ein integriertes Managementsystem
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Die Vereinheitlichung der ISO-Managementsystemnormen begann schrittweise mit der Einführung der High Level Structure (HLS) im Jahr 2012. Mit der Revision von ISO 50001 im Jahr 2018 wurde schließlich auch das Energiemanagement auf diese Grundstruktur umgestellt. Seitdem folgen alle großen ISO-Normen einer gemeinsamen Struktur mit klar definierten Begriffen und gemeinsamen Anforderungen – eine zentrale Voraussetzung für integrierten Managementsysteme.
Heute lässt sich sagen: Die gemeinsame Grundstruktur hat die Integration von Anforderungen unterschiedlicher Regelwerke bis in die letzten Winkel eines Unternehmens wesentlich erleichtert, wenn nicht überhaupt erst ermöglicht. Die Neuerungen haben sich bewährt, und zwar uneingeschränkt!
Nutzt ein Unternehmen ein integriertes System mit gemeinsamer Struktur, so ergeben sich hieraus keinerlei Nachteile – weder aus dem einheitlichen Aufbau noch aus der Terminologie. Es gibt vor allem keine Anforderung, die besagt, dass die Terminologie in der dokumentierten Information eines Unternehmens zwingend anzuwenden ist.
DQS – Ihr integriertes Managementsystem mit Mehrwert auditiert
Unternehmen mit einem integrierten Managementsystem auf Basis der High Level Structure oder Harmonized Structure verfolgen das Ziel, Schnittstellenprobleme und Doppelungen zu vermeiden, Ressourcen zu bündeln und Synergien zu nutzen – also ihre betrieblichen Abläufe ganzheitlich zu betrachten. Und genauso auditieren unsere Auditoren – DQS-Auditoren decken im Durchschnitt mindestens drei Regelwerke ab.
Die kombinierte, zeitgleiche Zertifizierung eines integrierten Systems bietet durch die themenübergreifende Betrachtung zahlreiche Chancen. Damit werden zum Beispiel in einem Audit nicht nur Verbesserungspotenziale, sondern auch Widersprüche zwischen den unterschiedlichen Themenfeldern erkannt. Dies gilt für interne Audits sowie externe Zertifizierungsaudits gleichermaßen und erfordert eine zwischen allen Beteiligten gut abgestimmte, zielgerichtete Auditplanung.
Wir legen Wert darauf, dass Sie unser Audit nicht als Prüfung, sondern als Bereicherung für Ihr Managementsystem wahrnehmen. Unser Anspruch beginnt dort, wo Auditchecklisten enden. Nehmen Sie uns beim Wort!
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Unsere Texte und Broschüren werden ausschließlich von unseren Normexperten oder langjährigen Auditoren verfasst. Sollten Sie Fragen zu den Textinhalten oder unseren Dienstleistungen an unseren Autor haben, senden Sie uns gerne eine E-Mail.
Hinweis: Wir verwenden aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Die Direktive schließt jedoch grundsätzlich Personen jeglicher Geschlechteridentitäten mit ein, soweit es für die Aussage erforderlich ist.
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Autor
Ute Dröge
In ihrer Rolle als langjährige Auditorin und Normexpertin ist Ute Dröge eine zentrale Ansprechpartnerin für den Großkundenbereich der DQS. Ihre umfassende Expertise erstreckt sich über diverse Branchen und konzentriert sich auf die Schwerpunkte Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und Energiemanagement. Im Rahmen der DQS Academy wird insbesondere das umfangreiche Fachwissen der erfahrenen Moderatorin und Trainerin geschätzt.
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