Qu'est-ce qu'une structure HLS ?

SOMMAIRE

• Définition de la High Level Structure
• La High Level Structure
• Changements essentiels dans la SH - une sélection
• Important à savoir : HLS et PDCA
• Quelles normes suivent la High Level Structure ?
• Système de management intégré avec une structure commune - l'évolution
• Avantages et bénéfices de la High Level Structure
• Un système de management intégré avec une structure commune présente-t-il des inconvénients ?
• DQS - Auditer votre système de management intégré avec une valeur ajoutée

Définition de la High Level Structure

La Structure Harmonisée (SH), ou High Level Structure (HLS), est une ligne directrice pour l'élaboration de nouvelles normes de système de management ISO qui harmonise dans une large mesure leur structure et leurs exigences. L'objectif de l'ISO avec le SH (HLS) est d'assurer une utilisation uniforme des textes, termes et définitions de base. Surtout, les exigences de base communes favorisent l'intégration de différents systèmes dans une organisation.

Cela maintient le système de management simple et efficace, tout en répondant efficacement à toutes les attentes des parties intéressées. D'autres mots-clés incluent : contexte de l'organisation, leadership et engagement, orientation processus et approche basée sur les risques.

La High Level Structure

La High Level Structure est fortement axée sur le top management et le contexte de l'organisation (chapitre 4 et chapitre 5). La structure de base se compose toujours de dix chapitres :

1. Champ d'application
2. Références normatives : Ces deux chapitres contiennent des formulations spécifiques à la norme et définissent les objectifs.
3. Termes et définitions : Référence aux termes généraux présentés dans l'annexe SL et à tout terme spécifique à la norme.
4. Contexte de l'organisation : Compréhension des questions internes et externes, des besoins et des attentes des parties intéressées concernées.
5. Leadership : Responsabilité et engagement de la direction générale, politiques, fonctions organisationnelles, rôles, responsabilités et pouvoirs.
6. Planification : Mesures pour gérer les risques et les opportunités, objectifs de qualité et plans pour les atteindre.
7. Support : Ressources nécessaires, compétences, sensibilisation, communication et informations documentées.
8. Opérations : Planification opérationnelle et gouvernance
9. Évaluation de la performance : Suivi, mesure, analyse et évaluation, audit interne, revue de direction.
10. Amélioration : Non-conformité, action corrective et amélioration continue.

Les paragraphes des normes individuelles varient selon le sujet autour du contenu spécifique d'une norme. Par exemple, la norme de management de la qualité ISO 9001 comporte plus de paragraphes au chapitre 5 que la norme ISO 14001 relative aux systèmes de management environnemental.

Les chapitres 4 à 10 sont particulièrement pertinents pour la certification des systèmes de management, notamment parce que le cycle PDCA et donc le processus d'amélioration continue s'y trouvent également.

Changements essentiels dans la SH - une sélection

La nouvelle Structure Harmonisée entrera en vigueur avec la prochaine révision de la norme respective. Parmi les normes de système de management ISO les plus connues, ISO 37301:2012 (Management de la conformité) et la norme de sécurité de l'information ISO 27001 récemment révisée en ont bénéficié jusqu'à présent.

Chapitre 1 "Champ d'application" : Le champ d'application de chaque norme sera à l'avenir lié aux résultats attendus du système de management. Pour l'ISO 14001, il s'agirait par exemple, de l'amélioration de la performance environnementale, du respect d'obligations contraignantes et de la réalisation d'objectifs environnementaux fixés - pour les utilisateurs plutôt une formalité, pour les auditeurs éventuellement un indicateur d'évaluation de l'efficacité d'un système de management.

Chapitre 3 "Termes" : A l'avenir, tous les termes pertinents pour une norme de management et leurs définitions standard doivent être énumérés dans leur intégralité dans le Chapitre 3 de la norme respective. Cela devrait conduire à plus de transparence et de clarté. Une simple référence à des "normes sœurs" n'est donc plus nécessaire. 

Les termes "externalisation" et "maîtrise des processus externalisés" ont été complètement supprimés, car dans le passé, les utilisateurs étaient souvent incapables d'identifier clairement quand un processus doit être considéré comme externalisé et quand il ne l'est pas. De nouvelles exigences ont été incluses dans l'Article 8 pour mieux tenir compte de cette situation.

Chapitre 4.2 "Parties intéressées" : Dans ce chapitre, une précision, indirectement liée à la définition standard du terme "exigence", a été apportée. Dans 4.2.b, il est nécessaire d'identifier les exigences pertinentes des parties intéressées concernées. Celle-ci a été complétée par un paragraphe 4.2.c, selon lequel, parmi les exigences pertinentes identifiées, celles pertinentes pour le système de management de l'organisme sont à nouveau filtrées.

Dans des normes telles que l'ISO 14001 ou l'ISO 45001, une formulation similaire existe déjà, selon laquelle une organisation doit filtrer les exigences des parties intéressées concernées, exigences qu'elle est légalement tenue de respecter.

Chapitre 6 "Planification" : Compte tenu du sujet "Management du changement", ce chapitre a été complété par un paragraphe 6.3. Le paragraphe 6.3 exige que les modifications du système de management soient planifiés. Dans le paragraphe 8 "Fonctionnement", cette exigence est précisée dans la mesure où la planification des modifications doit également être maîtrisée.

Chapitre 7.5 " Informations documentées" : Ce chapitre porte désormais sur la disponibilité, l'exploitabilité et la protection des informations documentées nécessaires au système de management et exigés par la norme applicable (7.5.3). Et cela s'applique quelque soit le type d'informations documentées impliquées. L'ancien vocabulaire tel que "rétention" n'est plus utilisé.

Chapitre 10 "Amélioration" : Après la révision, le chapitre vise désormais davantage à initier (de manière proactive) des améliorations qu'à identifier des améliorations possibles. Ce changement peut être compris comme une adaptation à l'exigence générale d'"amélioration continue".

Important à savoir : La High Level Structure et le PDCA

Les chapitres de la High Level Structure sont basés sur le cycle PDCA ( Plan-Do-Check-Act). Les chapitres suivants sont affectés aux différentes phases PDCA :

• Planifier (Plan) : Chapitres 4, 5 et 6
• Faire (Do) : Chapitres 7 et 8
• Contrôler (Check) : Chapitre 9
• Agir (Act) : Chapitre 10

Quelles normes suivent la High Level Structure ?

Toutes les normes modernes de systèmes de management ISO sont basées sur une structure de base commune - la Structure de haut niveau. Il s'agit notamment des normes ISO pour
Management de la qualité : ISO 9001
Protection de l'environnement : ISO 14001
Santé et sécurité au travail : ISO 45001
Gestion de l'énergie : ISO 50001
Sécurité de l'information : ISO 27001

Management de la conformité : ISO 37301

Management de la continuité des activités : ISO 22301

Système de management intégré avec une structure commune - l'évolution.

Avec la publication de la norme de management de l'énergie ISO 50001 fin août 2018, la dernière des cinq grandes normes de systèmes de management ISO a également été dotée de la High Level Structure (HLS). Cette structure de base établit également des textes de base uniformes pour les exigences fondamentales des systèmes de management ainsi que des désignations communes et des définitions de base. De cette manière, les différents systèmes devraient fusionner plus facilement et devenir un seul système de management intégré.

Lorsque la norme de sécurité de l'information ISO 27001 est apparue en 2013, elle a été la première des normes ISO les plus significatives à se baser sur le HLS. Toutefois, ce n'est que depuis la révision majeure des normes ISO 9001 (management de la qualité) et ISO 14001 (management environnemental) en 2015 que la structure de base commune est connue d'un plus grand nombre d'utilisateurs. En mars 2018, la norme ISO 45001 (santé et sécurité au travail) a été ajoutée, et en août 2018, la norme ISO 50001 (management de l'énergie).

Aujourd'hui, on peut dire qu'avec la structure de base commune, la High Level Structure, un système de management intégré est nettement plus efficace. Les innovations ont fait leurs preuves, et ce sans réserve : les organisations dont le système de management - par exemple, selon ISO 9001 - est construit sur la base de la High Level Structure ont un avantage notable dans l'intégration et la mise en œuvre d'autres exigences spécifiques à un sujet.

Avantages et bénéfices de la High Level Structure

L'application de plusieurs normes dans un système de management intégré devient beaucoup plus facile, par exemple dans la combinaison du management de la qualité et de la sécurité de l'information. Cela est particulièrement vrai si l'exigence fondamentale de tous les ensembles de règles appliqués est respectée : à savoir, l'intégration complète des exigences des normes respectives dans le système de management existant et donc dans les processus commerciaux généraux d'une entreprise.

Voici un aperçu des principaux avantages :

• La structure uniforme et l'utilisation de textes de base, de termes et de définitions identiques facilitent la compréhension d'une norme par les utilisateurs.
• Grâce à la normalisation, d'autres systèmes de gestion peuvent être intégrés plus rapidement dans un système existant ; dans la plupart des cas, l'ISO 9001 constitue le point de départ.
• Avec le HLS, l'introduction de plusieurs systèmes de management, par exemple qualité, environnement, sécurité de l'information, devient beaucoup plus simple et plus efficace. La duplication du travail et l'effort de documentation sont également réduits.
• Avec un système de management intégré, les audits (internes et externes) peuvent être réalisés plus facilement, ou selon plusieurs normes en même temps, et les synergies peuvent être utilisées.

Un système de management intégré avec une structure commune présente-t-il des inconvénients ?

Les normes pertinentes ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 et ISO 50001 présentaient déjà certaines similitudes dans leur structure et leur contenu. Cependant, il a fallu attendre la HLS pour créer une structure qui facilite, voire rend impossible, l'intégration des exigences des différents ensembles de réglementations dans les moindres recoins d'une entreprise. Cela est particulièrement évident dans le cas de la sécurité et de la santé au travail avec la structure de haut niveau de la norme ISO 45001.

Si une entreprise utilise un système de management intégré avec une structure commune, il n'en résulte aucun inconvénient - ni de la structure uniforme, ni de la terminologie. Il n'y a pas non plus d'obligation d'utiliser la terminologie dans les informations documentées d'une entreprise.

DQS - Auditer votre système de management intégré avec une valeur ajoutée

Les entreprises disposant d'un système de management intégré basé sur la High Level Structure (la future Structure Harmonisée) ont pour objectif d'éviter les problèmes d'interface et les doublons, de regrouper les ressources et d'utiliser les synergies - en d'autres termes, d'avoir une vision globale de leurs processus opérationnels. Et c'est exactement la façon dont nos auditeurs effectuent leurs audits.

La certification combinée et simultanée d'un système de management intégré offre de nombreuses opportunités grâce à l'approche multithématique. Par exemple, un audit DQS identifie non seulement les potentiels d'amélioration, mais aussi les contradictions entre les différents domaines thématiques.

Il est important pour nous que vous perceviez notre audit non pas comme un audit, mais comme un enrichissement pour votre système de gestion. Notre revendication commence toujours là où les listes de contrôle d'audit se terminent. Prenez-nous au mot !