Neptun Werft: een passend voorbeeld van geïntegreerde managementsystemen

INHOUD

• Meer dan 1.500 schepen sinds 1850
• Mijlpaal: Fusie met MEYER WERFT
• Complexe scheepsbouwtechnologie
• Naleving van leveringstermijnen als kostenfactor
• Het geïntegreerde managementsysteem
• Middelen bundelen
• Redenen voor gecertificeerd milieu- en arbomanagement
• Veiligheid en gezondheid op het werk
• Overtuigingskracht als voorbereiding op certificering
• Succesfactor interne communicatie
• Prioritering van maatregelen
• Geïntegreerd managementsysteem: topmanagement aan boord
• Strikte wetgeving inzake milieubescherming
• Maatregelen voor brand- en milieubescherming
• Maatregelen voor veiligheid en gezondheid op het werk
• Controle en follow-up van de maatregelen
• Certificatieaudit door DQS bevestigt conformiteit
• NEPTUN WERFT - een voorbeeld van een geïntegreerd managementsysteem
• 30 september 2001: ISO 45001 vervangt BS OHSAS 18001

Bij een rondgang over het goed beveiligde bedrijfsterrein van NEPTUN WERFT in het Rostocker stadsdeel Warnemünde is in eerste instantie niet veel meer te zien van de lange traditie van de onderneming. Het panorama wordt gedomineerd door de nieuwe productiehal, die in het voorjaar van 2018 werd voltooid. En die maakt indruk met zijn afmetingen: 181 meter lang, 71 meter breed en 57 meter hoog maken de bouw mogelijk van enorme drijvende machinekamermodules voor de werven van MEYER WERFT in Papenburg aan de Eems en MEYER TURKU (Finland). Maar een blik op het werflogo op de voorgevel van het imposante gebouw verraadt hoe historisch de werf eigenlijk is. Aan het geïntegreerde managementsysteem van het traditionele bedrijf zijn nu ISO 14001 (milieubescherming) en ISO 45001 (arbeidsveiligheid) toegevoegd.

Meer dan 1.500 schepen sinds 1850

NEPTUN WERFT werd in 1850 opgericht als scheepswerf en machinefabriek, toen nog zonder het achtervoegsel "NEPTUN", dat pas in 1890 werd toegevoegd bij de omvorming van de onderneming tot een naamloze vennootschap. Zoals vele andere traditionele Duitse bedrijven heeft NEPTUN WERFT in de loop der decennia een bewogen geschiedenis gekend, die niet in de laatste plaats tot uiting komt in de bouw van de verschillende scheepstypen die in de loop der tijd in bedrijf zijn genomen. Sinds de oprichting heeft de werf meer dan 1.500 schepen gebouwd en een veelvoud daarvan gerepareerd.

Complexe scheepsbouwtechnologie

Mijlpaal: Fusie met Meyer Werft

Een beslissende mijlpaal in de recente geschiedenis van NEPTUN was de integratie in MEYER WERFT in 1997, dat sindsdien opereert onder de naam MEYER Group. Door deze fusie kon NEPTUN WERFT zich specialiseren in de bouw van complete riviercruiseschepen (vanaf 2002) en de eerder genoemde drijvende machinekamer modules voor zeegaande cruiseschepen, die in Papenburg en Turku (Finland) worden gebouwd - beide vormen de basis voor het huidige succes.

De machinekamerblokken worden laag voor laag in elkaar gezet en bevatten alle voortstuwings- en toevoersystemen: scheepsmotoren, stroomgeneratoren, verwarmings- en klimaattechniek en tanks voor vloeibaar aardgas (LNG). NEPTUN WERFT en MEYER WERFT zijn de eerste scheepsbouwers ter wereld die de geavanceerde en milieuvriendelijke LNG-technologie voor dergelijke schepen gebruiken.

Tot 2024 zullen op de scheepswerven in Papenburg, Rostock en Turku in totaal 23 nieuwe cruiseschepen worden gebouwd. De riviercruiseschepen, die na voltooiing vooral in Duitsland en Frankrijk zullen varen, zullen volledig in Rostock worden vervaardigd, van de romp tot de vloerbedekking in de hutten.

Naleving van leveringstermijnen als kostenfactor

Dit alles vergt niet alleen een grote technische knowhow, maar ook een op tijd, efficiëntie en veiligheid gericht management. Rederijen die een cruiseschip in opdracht geven, willen op de dag van de afgesproken overdracht uitvaren - met een volgeboekt schip dat meestal voor vele duizenden passagiers is ontworpen en aan de hoogste kwaliteits- en veiligheidsnormen moet voldoen.

De drijvende module uit Rostock moet daarom op tijd op de plaats van bestemming aankomen voor de verdere installatie. Tegelijkertijd moet ervoor worden gezorgd dat alle werkprocessen absoluut veilig kunnen worden uitgevoerd, zowel voor de werknemers als voor het milieu.

NEPTUN WERFT bewandelt de weg naar dit doel via managementsystemen die volgens ISO-normen zijn gecertificeerd - om precies te zijn: via een geïntegreerd managementsysteem (IMS).

Het geïntegreerde beheersysteem

Om het zekere voor het onzekere te nemen wat de kwaliteit van alle processen betreft, met name wat het naleven van de termijnen betreft, heeft het bedrijf in 2015 zowel een kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001 als een energiemanagementsysteem volgens ISO 50001 geïmplementeerd. Dit laatste onder meer om de energie-efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen.

De nieuwste coup completeert het geïntegreerde managementsysteem (IMS) met ISO 14001 voor milieubeheer (EMS) en ISO 45001 voor gezondheid en veiligheid op het werk (OHSAS).

Middelen bundelen

De bedoeling erachter:

Voorwaarde hiervoor: een holistische kijk op het bedrijf en een consequente procesoriëntatie in de afzonderlijke activiteiten en procedures. Maar ook gezamenlijke, gelijktijdige audits door auditors met meerdere kwalificaties om het potentieel voor een betere integratie te identificeren.

De audit voor certificering op basis van de eisen van ISO 14001 en ISO 45001 vond plaats in september 2019. Zo biedt NEPTUN WERFT een goed voorbeeld van geïntegreerde managementsystemen.

Veel redenen voor gecertificeerd milieu- en arbomanagement.

Werken op een scheepswerf gaat gepaard met een aantal (ongevals)gevaren als gevolg van de productie, waaronder:

• Werkzaamheden op grote hoogte (valgevaar)
• Werkzaamheden in besloten ruimten, bijv. in lege cellen voor drijfvermogen (gassen / warmte)
• Transport van zware lasten met kranen (stalen liggers tot 600 t),
• Transporten met vorkheftrucks (gevaar door verkeer in en buiten de hallen)
• Verhoogd brandgevaar, bijv. door laswerkzaamheden (rondvliegende vonken)
• Werkzaamheden aan de kade naar de Warnowaterweg, b.v. verplaatsen van secties, in bedrijf stellen van schepen
• Luchtemissies op het terrein, b.v. van dieselvorkheftrucks

Even belangrijk, vooral met het oog op wettelijke verplichtingen, een positief extern imago en de fundamentele verantwoordelijkheid van een onderneming in de zware industrie, is een bewuste benadering van milieukwesties. Sleutelwoorden hierbij zijn bijvoorbeeld branden, gevaarlijke stoffen, waterbescherming (b.v. ongevallen) en energiegebruik.

Veiligheid en gezondheid op het werk: Een troef bij het aanwerven van geschoolde werknemers

Dr. Moritz Achilles, die verantwoordelijk is voor het geïntegreerde managementsysteem van NEPTUN WERFT en sinds augustus 2019 ook voor dat van MEYER WERFT, noemt vooral klassieke aspecten als motieven voor de invoering en certificering van het milieu- en OHSAS-managementsysteem:

• Preventieve maatregelen voor het behoud van de gezondheid van de werknemers, ook met betrekking tot het bedrijfsgezondheidsmanagement
• Vroegtijdige herkenning en daardoor minimalisering van ongeval- en productierisico's
• Naleving van wettelijke eisen en verplichtingen (compliance)
• Bewustmaking van milieu- en arbeidsveiligheidskwesties
• Behoud van hulpbronnen
• Identificatie of minimalisering van milieuaspecten die kunnen worden beïnvloed

En er zijn ook voordelen ten opzichte van concurrenten: Professionals van hoog kaliber - tegenwoordig een vrij zeldzaam goed - zullen zeker de voorkeur geven aan een aantoonbaar veilige werkplek boven een omgeving die wellicht niet consequent volgens de OHSAS-vereisten is georganiseerd.

Hetzelfde geldt voor de samenwerking met aannemers, bijvoorbeeld voor de binnenafwerking van riviercruiseschepen. Uiteindelijk profiteert de scheepswerf als geheel van een doorleefd, effectief IMS (geïntegreerd managementsysteem).

Overtuigingskracht als voorbereiding op certificering

De voorbereiding op de certificering volgde een systematische aanpak in de klassieke volgorde: Na een uitgebreide beoordeling van de twee normen ISO 14001 en ISO 54001 en de daaropvolgende kwalificatie van de managementsysteemverantwoordelijken (Milieu: Angelina Penzenstadler, OHSAS: Jan Niemann), was de volgende stap het interpreteren van de vereisten in relatie tot de specifieke situatie op de scheepswerf.

Een dochtermaatschappij van de MEYER-groep, ND Coatings GmbH, de specialist voor corrosiebescherming, oppervlaktebehandeling en isolatie binnen de groep, diende als maatstaf voor de implementatie. Hiervoor werd ook een beroep gedaan op een adviseur die door zijn werk in de industrie de nodige kennis meebracht voor de implementatie van de standaardeisen bij NEPTUN WERFT.

Succesfactor interne communicatie

De volgende stap was het starten van de interne communicatie over de implementatie van de EMS- en OHSAS-vereisten, waarbij de nadruk lag op het benadrukken van de bijbehorende voordelen. Daartoe werden bijvoorbeeld regelmatig vergaderingen gehouden op managementniveau en talloze individuele gesprekken gevoerd tot op het niveau van de voormannen. Hun taak was dan hun werknemers te informeren, maar niet zelden eerst te overtuigen van de zin van het project.

Met name oude werknemers hadden bepaalde bedenkingen, b.v. vanwege het gevreesde (of "gevoelde") extra werk of omdat de voordelen van een geïntegreerd managementsysteem eenvoudigweg niet werden onderkend.

Een ander punt was de invoering van nieuwe structuren en werkmethoden en een mogelijke extra inspanning op het gebied van documentatie, die echter vrij gering bleek te zijn door de harmonisatie met de documenten van MEYER WERFT (waar het gehele documentenbeheer is ondergebracht).

Nieuw bewustzijn gecreëerd

Uiteindelijk konden alle medewerkers aan boord worden gehaald, niet in de laatste plaats omdat de argumenten met betrekking tot compliance, milieubescherming en arbeidsveiligheid een nieuw bewustzijn van de relevante thema's konden bewerkstelligen. De consequente betrokkenheid en het overtuigen van de medewerkers droegen vervolgens ook in belangrijke mate bij aan het genereren van ideeën en oplossingsrichtingen met betrekking tot de individuele werkplek, tot in het kleinste detail.

Prioritering van de maatregelen

Na een vergelijking tussen doel en werkelijkheid werden bijvoorbeeld de in te voeren maatregelen gedefinieerd, openstaande maatregelen geprioriteerd, de afzonderlijke projectplannen opgesteld en de implementatie in de PDCA-cyclus uitgevoerd. Dit omvatte ook de invoering van een effectief rapportagesysteem om non-conformiteiten te identificeren en op te lossen.

De maatregelen waren gericht op de hierboven genoemde typische werfaspecten: brandbestrijding, gevaarlijke stoffen, waterbescherming en energiegebruik voor het milieugebied, en werken op hoogte en in besloten ruimten, evenals las- en brandwerkzaamheden, grote onderdelen en zware lasten voor het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk.

Geïntegreerd beheersysteem: Topmanagement aan boord

Bij de uitvoering van de maatregelen heeft het IMS-team, waartoe in ruimere zin ook de Compliance Manager, Lena Meyer, die bij MEYER WERFT in Papenburg werkt, en de Energy Management Officer, Jan Schepers, die daar ook werkt, behoren, interessante oplossingen gevonden.

De directie van NEPTUN WERFT, aan wie Dr. Moritz Achilles als verantwoordelijke voor het IMS rechtstreeks rapporteert, handelt voorbeeldig:

Dit gebeurt onder meer met speciale, incidenteel onaangekondigde "GL-audits" (zie hieronder) en het ter beschikking stellen van personele en financiële middelen.

Strenge wetgeving inzake milieubescherming

In het kader van de voorbereidingen voor de ISO 14001- en ISO 45001-certificering heeft de scheepswerf een aantal maatregelen genomen; verplichte maatregelen om te voldoen aan de desbetreffende wet- en regelgeving worden als vanzelfsprekend beschouwd en niet specifiek vermeld.

In Westerse geïndustrialiseerde landen, met name Duitsland, is de wettelijke situatie met betrekking tot milieubescherming en met name gezondheid en veiligheid op het werk relatief streng. In sommige gevallen zijn zij zelfs strenger dan de standaardvoorschriften. De geïmplementeerde eisen scheppen daarom ook hier een hoge mate van rechtszekerheid .

Maatregelen voor brand- en milieubescherming

Bij wijze van voorbeeld volgt hier een selectie van de maatregelen voor brand- en milieubescherming:

• Uitgebreide uitbreiding van de brandbestrijdingsgroep van de scheepswerf van 10 tot 21 leden
• Aanvulling van de uitrusting en aanschaf van twee blusvoertuigen
• Verhoging van het aantal mobiele brandmelders in de hallen en op de objecten
• Jaarlijkse oefeningen met de beroepsbrandweer van Rostock
• Ingebruikneming van een oliebestrijdingsvaartuig (plaatsen van oliedammen, opvangen van vervuild water, enz.), vier oefeningen per jaar met de bemanning
• Wekelijkse oefening om te voldoen aan de "2-minuten-regel".

Deze 2-minuten-regel houdt in dat er maximaal 2 minuten mogen verstrijken tussen het afgaan van het alarm en de aankomst van de verantwoordelijke wachtsman. De toepassing van deze regel kan in verschillende opzichten als bijzonder worden beschouwd: De directie laat immers niet de gelegenheid voorbijgaan om tijdens regelmatige inspecties persoonlijk na te gaan of de relevante veiligheidsvoorschriften in de praktijk worden nageleefd.

Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het onaangekondigd afgaan van een brandalarm. Indien de standaard- of 2-minutenregel niet wordt nageleefd, start het management een escalatieprocedure om de faciliteit in overeenstemming te brengen met de wettelijke en/of normatieve vereisten. Kleine afwijkingen worden ingevoerd in de "Task Manager" (zie hieronder), en de voltooiingsstatus wordt gerapporteerd aan het bevoegde kantoor.

Maatregelen voor veiligheid en gezondheid op het werk

Bij wijze van voorbeeld volgt hier een selectie van de maatregelen voor veiligheid en gezondheid op het werk:

• Verdere ontwikkeling van het partnerbedrijfsmanagement
• Omzetting van de werkrichtlijnen in een algemeen bedrijfsreglement met bindende regels volgens de beginselen van de DGUV (Duitse wettelijke voorschriften ter voorkoming van ongevallen) voor partnerbedrijven
• Oprichting van een centraal bureau voor het opvragen van de wettelijk vereiste documentatie bij de betrokken partnerbedrijven, met aansluitend de afgifte van een werkvergunning
• Opstelling van een kwalificatiematrix voor leidinggevenden van partnerbedrijven met betrekking tot arbeidsveiligheid, milieubescherming en gezondheidsbescherming op de scheepswerf, om het bewustzijn van de leidinggevenden te vergroten en het uitvoerende personeel bewust te maken

Controle en follow-up van de maatregelen

Maatregelen die voortvloeien uit interne en externe audits van het geïntegreerde managementsysteem, andere inspecties en andere vormen van toezicht worden ingevoerd en bijgehouden in een online task manager. Daarbij wordt elke maatregel toegewezen aan een verantwoordelijke persoon die verantwoordelijk is voor de verwerking of uitvoering ervan. Voordelen van deze aanpak:

• Transparantie - alle gebruikersaanpassingen worden gedocumenteerd
• Verantwoordelijkheid wordt verduidelijkt, acties kunnen worden getraceerd
• Aanzienlijke tijdsbesparing van e-mail communicatie in Outlook
• De huidige status kan op elk moment worden bekeken
• Snellere en eenvoudigere aanmaak van het rapportagesysteem door eenmalige aanmaak van filtersystemen
• Juridische veiligheid wordt gegarandeerd door overeenkomstige verplichte velden

Certificeringsaudit door DQS bevestigt conformiteit

Van 12 tot 20 september 2019 vond tenslotte de certificeringsaudit van DQS plaats bij NEPTUN WERFT. Daarbij werd gedurende acht dagen de concrete situatie in alle drie ploegen en in het weekend in kaart gebracht. De verantwoordelijken van NEPTUN WERFT samen met de DQS auditor en auteur van dit artikel waren zeer tevreden over het verloop van de audit.

Manfred Ossevorth, directeur van NEPTUN WERFT, formuleert het zo met betrekking tot zijn bemanning:

"De medewerkers van NEPTUN WERFT zijn ons waardevolste bezit; door hen bereiken onze producten hun topkwaliteit. Het is daarom een persoonlijke zorg van ons om door preventieve maatregelen en voortdurende verbetering te zorgen voor de hoogst mogelijke veiligheidsstandaards voor onze medewerkers op het gebied van werkplek- en procesinrichting.

Op deze manier zorgen wij niet alleen voor dalende arbeidsongevallencijfers en een constante productkwaliteit, maar ook voor de aantrekkelijkheid van het bedrijf in zijn externe imago voor specialisten en managers."

Neptun Werft - een voorbeeld van een geïntegreerd managementsysteem

NEPTUN WERFT kijkt vooruit: de verantwoordelijken willen hun ervaring gebruiken als basis voor verdere certificeringen als benchmark voor hun partnerbedrijven. NEPTUN Logistik GmbH zal de eerste zijn die dat doet. En ook het grote MEYER WERFT zal kunnen profiteren van de IMS-knowhow van zijn "kleine zusje" - en daar mag de onderneming uit Rostock best een beetje trots op zijn.

30 september 2021: ISO 45001 heeft BS OHSAS vervangen

Op 30 september 2021 vervangt ISO 45001 de Britse norm die al meer dan 20 jaar relevant is voor het beheer van gezondheid en veiligheid op het werk.

Bedrijven die een gecertificeerd kwaliteits- en/of milieubeheersysteem hebben, zijn meestal vertrouwd met de procedure en de overgangsperioden die door het International Accreditation Forum (IAF) zijn vastgesteld. Net als voor de herziening van de twee ISO-normen is voor de overschakeling een overgangsperiode van drie jaar vastgesteld. Deze zou oorspronkelijk op 11 maart 2021 aflopen, maar werd door de IAF met zes maanden verlengd vanwege de Covid 19-crisis. Nu hebben alle BS OHSAS 18001-certificaten hun geldigheid verloren. De oude norm is achterhaald.

In principe had DQS vorig jaar nog certificering volgens de oude norm uitgevoerd - maar slechts tot 30 september 2020. Na deze datum waren de financiële kosten van de certificering niet meer te verantwoorden.