A DQS Csoport auditálási és tanúsítási szabályai

DQS Auditálási és tanúsítási rendelkezések

1. Auditálási és tanúsítási szolgáltatások

1.1 Érvényességi terület és alkalmazhatóság

Jelen DQS Auditálási és tanúsítási rendelkezés („rendelkezés”) minden olyan ajánlatra és/vagy szolgáltatásra, valamint minden ebből eredő szerződéses kapcsolatra vonatkozik, amely a DQS Holding GmbH, bármely kapcsolt vállalat vagy ezek megbízottjai (mindegyikük „DQS”, együttesen „DQS csoport”) és bármely szervezet/személy („Megrendelő”) között jön létre és amely auditálási és tanúsítási szolgáltatással jár.

A DQS csoport tagjainak aktuális jegyzéke elérhető a https://dqsglobal.com/intl/ honlapon.

Jelen rendelkezések hatálya kiterjed a nemzetközi vagy nemzeti szabványoknak megfelelő rendszer-tanúsítás minden fajtájára, beleértve a magánszabványokat, az uniós irányelveknek vagy nemzeti jogszabályoknak megfelelő terméktanúsítást, valamint a nem szabályozott normatív dokumentumoknak, előírásoknak, követelményeknek vagy műszaki szabályoknak megfelelő termék- és szolgáltatás-tanúsítást.

Jelen rendelkezések az auditálási és tanúsítási folyamat teljes folyamatára érvényesek, beleértve, de nem kizárva a szolgáltatások kiajánlását és ajánlatokat, szerződéseket, megrendeléseket, időbeosztásokat és függelékeket, amelyekről megegyezés születik a DQS és a Megrendelő között, kivéve, ha erről kifejezetten más írásos megegyezés születik vagy a törvény mást ír elő.

Jelen auditálási és tanúsítási rendelkezések a kihirdetésük után azonnali hatállyal életbe lépnek és mindaddig érvényesek, amíg egy új verziót ki nem adnak és közzé nem tesznek.

Jelen szabályzatok aktuális, angol nyelvű verziója az alábbi linken érhető el: https://dqsglobal.com/intl/about/
accreditation-and-notification/dqs-group-auditing-and-certification-rules illetve minden DQS irodától bekérhető. Ha bármilyen eltérés merül fel a dokumentum lefordított és angol nyelvű változata között, akkor az angol nyelvű változat élvez elsőbbséget.

Amennyiben az Ügyfél számára tanúsítványt állítanak ki, a DQS a szolgáltatásokat ésszerű gondossággal és szakértelemmel, valamint az illetékes DQS tanúsító szervezet akkor hatályos gyakorlati kódexeinek megfelelően nyújtja. A DQS tanúsító szervezete a szolgáltatások megkezdésekor az Ügyfél rendelkezésére bocsátja az ilyen gyakorlati kódexek egy példányát, valamint azok időről időre történő módosításait.

1.2 Kifejezések meghatározása

• „Megrendelőnek” számít az ügyfél, valamint bármely olyan szervezet/személy, aki a DQS tanúsítási- vagy auditálási szolgáltatásai iránt érdeklődik, illetve azokat igénybe veszi, ideértve a Megrendelőnek azon képviselőit, akik eljárhatnak nevében.
• „DQS” jelenti bármely tagját a DQS csoportnak, beleértve annak leányvállalatait, kapcsolt vállalatait és partnereit vagy ezek megbízottjait, amelyek tanúsítási és auditálási szolgáltatásokat kínálnak és/vagy végeznek a Megrendelő részére a saját vagy egy másik DQS tanúsító szervezet nevében.
• "DQS tanúsító szervezet" bármely DQS szervezet, amely akkreditációval vagy felhatalmazással rendelkezik a megfelelő tanúsítványok kiadására.
• "Gyakorlati kódexek" jelentik a DQS tanúsító szervezet által az adott tanúsítási programhoz kiadott gyakorlati kódexeket.
• "Akkreditáló testület" bármely (állami vagy magán) szervezet, amely felhatalmazással rendelkezik a tanúsító testületek kijelölésére és felügyeletére.
• “Auditot” jelent bármely olyan szisztematikus DQS tevékenység, amely objektív bizonyíték szerzésére és objektív kiértékelésre irányul annak érdekében, hogy megállapítsa, hogy mely meghatározott kritériumok teljesültek.
• „Auditornak” számít az auditor, hitelesítő és szakértő, aki a DQS csoport nevében kijelölésre kerül a tanúsítási és auditálási folyamatra. 

1.3 Auditálási és tanúsítási szolgáltatások

Az irányítási rendszer, egy folyamat vagy egy termék auditálása és tanúsítása egy olyan független, hozzáértő harmadik fél által, mint amilyen a DQS értékes előnyt generál az ügyfél részére. Egy DQS tanúsítvány bizonyítékul szolgál egy megfelelő és hatékony irányítási rendszerről, folyamatról vagy megfelelő termékről azzal a képességgel, hogy folyamatosan megfeleljen a vásárlók elvárásainak, valamint a szabályozási és törvényi követelményeknek.

Az audit alatt képzett és tapasztalt auditorok vizsgálják az irányítási rendszert és annak folyamatait vagy termékeit a folyamatos alkalmasság és hatékonyság érdekében tekintettel a változó piacra és környezetre. A fejlesztési lehetőségek azonosításakor az auditor növeli a szervezet azon képességét, hogy a kitűzött célokat és feladatokat elérje, ezáltal növelve a Megrendelő részére a fenntartható sikert. Egy DQS tanúsítvány által a vásárlók a bizalmukat helyezhetik a Megrendelőbe és annak irányítási rendszerébe, folyamatába vagy termékébe, amelyet elfogadott követelményrendszerek szerint auditáltak és tanúsítanak.

1.4 A szerződés és a kereskedelmi feltételek

A jelen DQS Auditálási és Tanúsítási Rendelkezés, valamint adott esetben a kérelem, az árajánlat, annak elfogadása, a Gyakorlati Kódexek, a DQS Tanúsítási Jegyek feltételei és a helyi üzleti feltételek vagy kereskedelmi feltételek képezik a teljes megállapodást (a "Szerződés") az Ügyfél és a DQS között a jelen szerződés tárgya tekintetében.

A helyi üzleti feltételek vagy kereskedelmi feltételek tartalmazhatnak a jogi képviseletre, joghatóságra, felelősségre, adóra, fizetési feltételekre és egyebekre vonatkozó záradékokat, figyelembe véve a helyi jogi követelményeket. A szerződést a DQS és a Megrendelő közötti egyedi megállapodások is alkothatják, amelyek közvetlen beillesztés vagy hivatkozás útján mindig a DQS Auditálási és tanúsítási rendelkezését tartalmazzák, annak szerves részeként.

Eltérő rendelkezés hiányában a szerződés módosítása csak írásban érvényes.

1.5 Szerződéses kapcsolat a DQS tanúsító szervezettel

Amikor egy DQS iroda nyújt szolgáltatást egy másik DQS tanúsító szervezet felhatalmazása és akkreditációja alatt, akkor az adott jogalany nevében és javára ügynökként jár el. Az ajánlat a meghatalmazott/akkreditált DQS tanúsító szervezetet képviseli és elfogadása, valamint a szerződés aláírása jogilag kötelező érvényű tanúsítási szerződést képez a Megrendelő és a DQS tanúsító szervezet között. Bár az ügynök jogosult a szolgáltatásnyújtásért és a tanúsításért díjat felszámítani/számlázni a Megrendelőnek, a tanúsítási tevékenységekért és az adott akkreditáció szerinti működési ellenőrzésért a felelősség mindig a DQS tanúsító szervezetet terheli, amely felelős a tanúsítással kapcsolatos döntésekért, beleértve a tanúsítás megadását, elutasítását, fenntartását, a tanúsítás hatályának kiterjesztését vagy csökkentését, megújítását, felfüggesztését vagy felfüggesztés utáni helyreállítását, illetve a tanúsítás visszavonását, és fenntartja a hatáskörét.

2. A tanúsítási folyamat

A DQS azzal a céllal auditálja a Megrendelő irányítási rendszerét, folyamatit, termékeit vagy annak részeit, hogy megállapítsa, hogy azok megfelelnek-e a kikötött követelményeknek, úgymint nemzetközi, nemzeti vagy ágazat-specifikus követelményrendszerek. A vonatkozó tanúsítási folyamat egy vagy több lépést foglal magában, általában e auditjelentéssel zárulva, amely dokumentálja az audit eredményeit. A tanúsítási szolgáltatások esetén az adott DQS tanúsító szervezet egy ügyfél-specifikus tanúsítványt állít ki, ezáltal megerősítve a vonatkozó követelményeknek történő megfelelést, amennyiben minden alkalmazandó követelmény bizonyíthatóan teljesült.

Amennyiben az auditálás során a követelményrendszertől történő eltérések kerülnek megállapításra, úgy a Megrendelő köteles a követelményrendszerben megszabott, illetve a felek által megállapított határidőn belül igazolhatóan megvalósítani a helyesbítő intézkedéseket. A tanúsítványok csak azután kerülnek kiállításra, miután a megfelelő helyesbítő intézkedések megtétele bizonyítottá vált. Az alkalmazási területnek és az érvényesség időtartamának szerepelnie kell a tanúsítványon.

A legtöbb auditeredmény mintavételi eljáráson alapul, amely megbízható bizonyítékokkal szolgál a hatékony végrehajtás és az irányítási rendszer, folyamat vagy termék megfelelősége szempontjából. További üzleti szempontok létezhetnek, pozitívak vagy negatívak, amelyeket az auditor csapat nem vizsgált. Egyedül a szervezt felelőssége megvizsgálni és kiértékelni az eredmények lehetséges hatását és terjedelmét, ezáltal folyamatosan biztosítva az alkalmazott szabvány(ok) teljes körű betartását. Nem-megfelelőség esetén a DQS nem vállal felelősséget.

A DQS és a Megrendelő egyetértenek abban, hogy a Megrendelő irányítási rendszerének, folyamatainak vagy termékeinek értékelése és/vagy tanúsítása a vonatkozó szabványok, az iparághoz kapcsolódó követelmények (amennyiben alkalmazható) és az auditálási és tanúsítási rendelkezések szerint kell, hogy megtörténjen, beleértve jelen dokumentumot és bármely csatolt dokumentumot, amelyre hivatkozás szerepel.

A DQS auditálása során független, semleges és objektív módon jár el. Az auditálásokra rendszerint a Megrendelő teljesítésének helyén kerül sor (on-site), de részben elvégezhető, helyettesíthető vagy kiegészíthető távoli (off-site) auditálási tevékenységekkel is. A felek az eljárás módjáról, terjedelméről és határidőiről külön állapodnak meg. A DQS arra törekszik, hogy a Megrendelő területén történő auditálás során lehetőleg ne zavarja a vállalati folyamatot.

A tanúsítási folyamat általában a következő lépéseket tartalmazza:

2.1 A folyamat a Megrendelő igényeivel és elvárásaival kezdődik. A DQS szeretné megismerni a Megrendelő szervezetét, annak irányítási rendszerét, méretét, és a működés fajtáját. A két fél együttesen meghatározza az audit és/vagy tanúsítás célját, beleértve az alkalmazható követelményrendszereket.

2.2. A DQS egy részletes ajánlatot nyújt az auditálási és tanúsítási szolgáltatásaihoz, a Megrendelő egyedi igényeihez szabva a kezdetben nyújtott információkon alapulva. Az írásos szerződés minden lényeges megrendelést tartalmaz, csak úgy, mint az alkalmazható auditálási és tanúsítási kritériumokat.

2.3. Az elő audit szolgálhat egy kezdeti állapot vagy rés elemzés gyanánt, meghatározva az erősségeket és a fejlesztés területeit. A hosszabb auditálási és tanúsítási projektek esetében egy projekttervezési megbeszélés nyújt a Megrendelő számára értékes lehetőséget egy találkozóra a vezető auditorral és az egyéni auditterv kidolgozásához, amely minden funkciót és helyszínt tartalmaz. Mindkét szolgáltatás opcionális.

2.4 Stage 1 audit: Maga a tanúsítási eljárás a rendszerdokumentumok, célok, a vezetőségi átvizsgálás és a belső auditok eredményeinek átvizsgálásával és értékelésével kezdődik. Ezen folyamat alatt kerül meghatározásra, hogy a Megrendelő irányítási rendszere megfelelő mértékben fejlett-e és készen áll-e a tanúsításra. Az auditor kifejti az észrevételeit és koordinál bármely szükséges tevékenységet a stage 2 rendszer auditálásra való előkészület érdekében. A stage 1 audit általában nem alkalmazható folyamatok és termékek tanúsítására.

2.5 Stage 2 audit: A kijelölt auditor csapat a Megrendelő irányítási rendszerének, folyamatainak vagy termékeinek auditját a gyártás vagy szolgáltatásnyújtás helyszínén és/vagy távoli auditálási technikák alkalmazásával végzi. A meghatározott követelményrendszerek alkalmazásával az auditor csapat kiértékeli az összes funkcionális területnek és minden irányítási rendszerfolyamatnak a hatékonyságát, megfigyelések, vizsgálatok, interjúk és egyéb auditálási technikák segítségével. Az audit eredménye, beleértve a tanúsításra vonatkozó javaslatot és az összes észrevételt a záró prezentáció során kerül a Megrendelőnek bemutatásra és egy írásos jelentésben szerepel. Szükség esetén megtörténik a szükséges intézkedési tervek meghatározása.

2.6 Rendszer-értékelés: Az adott DQS tanúsító szervezet független tanúsítási feladata kiértékelni az auditfolyamatot és annak eredményeit, valamint függetlenül dönteni a tanúsítvány kiállításáról objektív bizonyítékok alapján. Az auditor csapat által adott és a jelentésben dokumentált ajánlások nem kötelező érvényűek a DQS tanúsító szervezet számára, és a tanúsítvány kiadásáról szóló döntés a DQS tanúsító szervezet kizárólagos mérlegelési jogkörébe tartozik. A Megrendelő egy auditjelentést kap, amely dokumentálja az audit eredményeit és amennyiben minden alkalmazható követelmény teljesítésre került, a Megrendelő megkapja a tanúsítványt is.

2.7 Felügyeleti auditok: Vagy fél évenként, vagy évente legalább egyszer kerül sor az irányítási rendszer kritikus összetevőinek auditjára. Fejlesztési lehetőség kerül meghatározásra különös tekintettel a folyamatos fejlesztésre és a hosszantartó hatékonyságra. A terméktanúsítás esetében a felügyeleti auditot általában évenkénti megújító audit váltja fel.

2.8 Megújító audit: A tanúsítvány egy meghatározott időszakra érvényes, többnyire maximum 3 évig. A ciklus végén egy megújító auditra kerül sor, amely biztosítja minden alkalmazható követelménynek a folyamatban lévő teljesítését. Ezek teljesülésének esetén egy új tanúsítvány kerül kiállításra.

Ágazat-specifikus szabványok vagy folyamat- és terméktanúsítás esetében a leírt tanúsítási eljárás eltérő lehet.

3. A Megrendelő jogai és kötelezettségei

3.1 Az irányítási rendszer fenntartása / folyamatok és termékek megfelelősége

A tanúsítvány megszerzésének és fenntartásának érdekében a Megrendelő köteles olyan dokumentált irányítási rendszert bevezetni és fenntartani, amely megfelel az alapul szolgáló követelményrendszer követelményeinek. Folyamat / termék tanúsítás esetén a Megrendelő felelős a folyamatos megfelelőség biztosításáért. A Megrendelőnek készen elérhető bizonyítékot kell tudnia nyújtani az auditált irányítási rendszer, folyamatok vagy termékek megfelelőségéről és hatékonyságáról a kijelölt auditori csapat részére. A Megrendelőnek vállalnia kell minden szükséges intézkedést az irányítási rendszer és/vagy termék megfelelőségének és hatékonyságának tartós biztosítása érdekében.

A Megrendelőt értesítik a tanúsítási program minden változásáról, illetve a Megrendelőt érintő új vagy módosított követelményekről. Abban az esetben, ha a tanúsítás folyamatban lévő gyártásra vonatkozik, a Megrendelőnek biztosítania kell, hogy a tanúsított termék továbbra is megfeleljen a rendszer vagy a termék követelményeinek. A DQS ellenőrzi a változtatások Megrendelő általi végrehajtását, és kezdeményezi a szükséges intézkedéseket a tanúsítási folyamat során.

3.2 Hozzáférés az információkhoz

A Megrendelő biztosítja, hogy a DQS számára hozzáférhető legyen az auditmegbízás teljesítéséhez szükséges összes információ és helyiség. A DQS a szolgáltatások egészének vagy egy részének teljesítését átruházhatja egy ügynökre vagy alvállalkozóra, és a Megrendelő felhatalmazza a DQS-t, hogy az ilyen teljesítéshez szükséges minden információt felfedjen az ügynök vagy alvállalkozó számára. Kötelezi általa megnevezett megbízottait és munkatársait, hogy az auditor számára időben, a valóságnak megfelelően és teljes egészében megadják az összes olyan folyamatra vonatkozó felvilágosításokat és objektív bizonyítékokat, valamint az ezekhez szükséges hozzáférést, amelyek jelentőséggel bírhatnak az auditálás szempontjából. A tanúsított irányítási rendszerek, folyamatok és/vagy termékek keretében a DQS kérésére be kell mutatni a kifogásokra és az ezek kijavítására hozott intézkedésekre vonatkozó összes feljegyzést.

3.3 Változásokra és különleges eseményekre vonatkozó közlemény

A Megrendelő köteles a DQS-t azonnal tájékoztatni az összes olyan változásról, amely befolyást gyakorolhatna a tanúsított irányítási rendszerre, folyamatokra vagy a tanúsított termékekre. Ez mindenekelőtt vállalatrészek vételére/eladására, tulajdonosváltásra, a tevékenységi terület változásaira, alapvető folyamatváltozásokra, olyan eseményekre, mint például a súlyos baleset vagy szabályozási/jogi kötelezettség súlyos megsértése, amely szükségessé teszi az illetékes szabályozó hatóság bevonását, vagy csőd- vagy felszámolási eljárás megindítására vonatkozik. A DQS a Megrendelővel történt egyeztetést követően megvizsgálja, hogy a tanúsítvány ilyen esetekben hogyan tartható fenn.

A Megrendelő köteles a termék visszahívása esetén haladéktalanul értesíteni a DQS-t. Az egyedi tanúsítási szabványok és előírásaik eltérő határidőket alkalmaznak a határidő betartása szempontjából. Ezek a specifikációk megtalálhatók a vonatkozó szabványokban és azok alkalmazandó szabályozásában.

3.4 Az auditálás függetlensége

A Megrendelő köteles minden olyan cselekményt kerülni, amely csorbíthatná a DQS munkatársainak és auditorainak függetlenségét. Ez mindenekelőtt a tanácsadói tevékenységre vonatkozó ajánlatokra, a saját számlára történő alkalmazásra és megbízásokra, a honoráriumokra vonatkozó külön megállapodásokra vagy egyéb, pénzértékkel rendelkező juttatásokra érvényes.

3.5 Az auditor visszautasításának joga

Az audit dátumának visszaigazolása előtt a Megrendelő jogosult rá, hogy a DQS által javasolt auditorokat felülvizsgálja, és megfelelő indoklással elutasítsa. Indokolt esetben pl.: a pártatlanság fenyegetettsége esetén, és amennyiben az akkreditációs szabályok lehetővé teszik, a DQS új javaslatot terjeszt elő a visszautasított auditor cseréjére.

3.6 Bizalmas kezelés és titoktartás

A DQS által a Megrendelőnek átengedett dokumentumok – beleértve a DQS tanúsítvány szimbólumát is – szerzői jogvédelem alatt állnak. A Megrendelő kifejezetten elismeri, hogy a DQS által neki átadott vagy betekintésre átengedett összes dokumentum a DQS tulajdonában marad, és kötelezi magát, hogy ezeket csak belső célokra használja, nem teszi őket harmadik személyek számára hozzáférhetővé, és nem használja őket a megállapodás szerintiektől eltérő célokra. A Megrendelő köteles a számára a jelen megállapodás keretében a DQS ügyeire, munkatársaira és auditoraira vonatkozóan hozzáférhetővé tett információkat és ismereteket bizalmasan kezelni. A jelen kötelezettség a megállapodás megszűnését követően is fennmarad. A Megrendelő ennek megfelelően kötelezi a teljesítés- és végrehajtás során segédkezőket. A Megrendelő jogosult rá, hogy az auditjelentést teljes egészében továbbítsa. A kivonatos továbbítás nem megengedett.

3.7 A tanúsítványok és védjegyek használatának joga

Érvényes DQS tanúsítvánnyal a birtokában a Megrendelő jogosult a tanúsítványok és tanúsítvány vagy egyes esetekben az akkreditációs védjegyek reklámcélú használatára a DQS honlapján (DQS website) közzétett szabályok szerint.

A szerzői joggal védett DQS által tanúsított irányítási rendszer védjegy (DQS Certified Management System Mark®), a UL által regisztrált társasági védjegy (UL Registered Firm Mark®) és egyéb tanúsítási és akkreditációs védjegyek jogosult használatának erősíteniük kell az ügyfelek bizalmát a Megrendelő tanúsított irányítási rendszerében és megfelelő megjelenésében. Ezek a védjegyek leggyakrabban céges levélpapíron, brosúrákban, interneten, kiállításokon, járműveken vagy reklámokban szerepelnek és közvetlenül a tanúsított szervezettel és annak irányítási rendszerével, folyamataival vagy termékeivel kapcsolhatóak össze. A tanúsítványok és védjegyek használata a tanúsítás alkalmazási területére és érvényességi idejére korlátozódik és nem használhatók termékeken vagy termékek csomagolásán, sem más olyan módon, amely a termék megfelelőségét jelölné.

3.8 Panasz

Minden Megrendelő jogosult olyan szolgáltatásokra, amelyeket a megállapodás szerinti keretek között olyan módon nyújtanak neki, hogy teljesüljenek a reális elvárásai és igényei. Nem teljesülés esetén a Megrendelő jogosult panaszt tenni az érintett DQS társaságnál. A DQS a szükséges információkat bekéri az elemzés és fejlesztés érdekében.

3.9 Fellebbezés

Ha a Megrendelő nem ért egyet egy adott tanúsítási döntéssel, az ügyfél írásbeli fellebbezést nyújthat be és kérheti a döntés felülvizsgálatát. Az adott DQS tanúsító szervezet különálló, pártatlan szakmai ellenőre, aki nem érintett az audit lebonyolításában és az eredeti döntés meghozatalában, hozza meg a végső döntést a fellebbezésről. A DQS tanúsító szervezet vezetőségét a fellebbezési eljárás során mindig tájékoztatják a státuszról.

4. A DQS jogai és kötelezettségei

4.1 Az irányítási rendszerek auditálása

A DQS rendszeres (többnyire évenkénti vagy félévenkénti) auditálásokkal igazolja a Megrendelő tanúsított irányítási rendszerének, folyamatainak vagy termékeinek megfelelőségét és hatékonyságát. E célból a DQS jogosult bejutni a Megbízó telephelyeire tervezett auditálások keretében, megfigyelni a működést, megvizsgálni a folyamatokat, termékeket és szolgáltatásokat, a dolgozókat és meghatalmazottakat meghallgatni, a dokumentumokba és feljegyzésekbe betekinteni, valamint további auditálási technikákkal információt gyűjteni az elegendő objektív bizonyíték megszerzése érdekében, amelyre megalapozható a tanúsítási döntés. Amennyiben a DQS harmadik személyektől olyan információkat kap, amelyek kétségessé teszik az általa tanúsított irányítási rendszer, folyamat vagy termék megfelelőségét vagy hatékonyságát, úgy jogosult rá, hogy az érintett Megrendelő meghallgatása után terven kívüli kiegészítő auditálásokat végezzen. A törvényileg szabályozott területen a DQS jogosult rá, hogy indokolt esetekben előre be nem jelentett kiegészítő auditálásokat végezzen.

4.2 Akkreditálás és engedélyezés

A DQS tanúsító szervezetet akkreditáló és egyéb kormányzati és nem kormányzati engedélyező szervek vagy programtulajdonosok jogosították fel arra, hogy számos követelményrendszerre vonatkozóan auditjelentéseket és tanúsítványokat állítson ki. Ez magában foglalja azt a kötelezettséget, hogy ezen szervek munkatársainak és a teljesítés során segédkezőknek lehetővé tegye az auditálásokban való részvételt. Betekintést enged számukra saját dokumentumaiba, valamint az ügyfelekre vonatkozó adatokba, amennyiben az az akkreditációs eljárásokhoz szükséges. Ezek a munkatársak titoktartásra kötelezettek. Amennyiben egyes követelményrendszerek azt kifejezetten megkövetelik, úgy a DQS az ügyfelekre vonatkozó adatokat és az auditálások eredményeit továbbadja ezeknek a szerveknek. Jelen tanúsítási és auditálási rendelkezések elfogadásával a Megrendelő egyetért az alkalmazható akkreditációs és engedélyezési követelmények jelenlegi verziójában (pl.: ISO/IEC 17021-1 vagy ISO/IEC 17065), beleértve az összes fent említettet.

A DQS tanúsító szervezetek jogosultak a szolgáltatások teljes vagy részleges nyújtását - a tanúsítási döntések kivételével - más DQS irodákra, ügynökre vagy alvállalkozóra bízni. Amennyiben a tanúsítványokat az ügyfél helyi DQS-partnerétől eltérő DQS tanúsító szervezet állítja ki, a jelen dokumentumban foglalt valamennyi vonatkozó jog és kötelezettség egyaránt vonatkozik a DQS tanúsító szervezetre és a helyi szolgáltatóra.

4.3 Az auditorok kijelölése

A munkában részt vevő, hozzáértő auditorok kiválasztása egyedül a DQS feladata. A DQS kötelezi magát, hogy csak olyan auditorokat alkalmaz, akik szakmai képesítésük, tapasztalataik és személyes képességeik alapján alkalmasak a feladatra. Ezek az auditorok engedéllyel rendelkeznek a szükséges követelményrendszer(ek)re vonatkozóan, megfelelő tapasztalatokkal bírnak a Megrendelő tevékenységi területén, valamint irányítási és auditálási területen. Sok esetben a DQS kijelölhet egy audit csapatot, amely kettő vagy több auditorból áll a sajátos auditálási és tanúsítási folyamathoz. Kérés esetén a DQS a Megrendelő rendelkezésére bocsájtja a kiválasztott auditorok rövid életrajzát.

Abban az esetben, amennyiben egy auditor közvetlenül az auditálás előtt vagy az alatt esik ki a munkából, a DQS arra törekszik, hogy egy megfelelő helyettesítő auditort nyújtson, amennyiben ez megvalósítható.

4.4 Audit időpontokról történő megállapodás

A DQS jogosult és kötelezett a Megrendelő irányítási rendszerének, folyamatainak vagy termékeinek audit időpontját meghatározni. Az auditok időpontját mindkét fél megelégedésével kell kitűzni úgy, hogy az az alkalmazható követelmény által előírt időkereten belül legyen. A határidőkről történő megegyezésnek írásban kell megtörténnie. A már visszaigazolt auditdátum kötelező érvényű. Az egyedi audit megállapodások tartalmazhatnak olyan rendelkezéseket, amelyek a már korábban visszaigazolt, de végül törölt vagy elhalasztott auditokra vonatkoznak.

A tanúsítás a szabványtól függően tartalmazhat be nem jelentett auditokat is, amelyeket vagy teljesen be nem jelentettek, vagy rövid időn belül bejelentettek. Ha be nem jelentett auditot nem lehet elvégezni olyan okok miatt, amelyekért a Megrendelő elszámoltatható (a belépés megtagadása), a DQS az előre nem bejelentett audit előkészítésével felmerült tényleges költségeket felszámíthatja a Megrendelő számlájára. A tanúsított telephelynek meg kell tennie a szükséges lépéseket annak biztosítása érdekében, hogy be nem jelentett audit esetén az auditor belépési engedélyt kapjon.

4.5 A tanúsítvány és a jelentések kiállítása

A DQS állítja ki az auditjelentéseket és a DQS tanúsítványt (továbbiakban „tanúsítvány”) és juttatja el a Megrendelő részére, amennyiben a Megrendelő minden tanúsítási követelménynek és szerződéses kötelezettségnek eleget tesz. A tanúsítási döntés egyedül a DQS tanúsító szervezeté, amelynek alapja az auditor által az auditjelentésben tett ajánlás a tanúsítvány kiállítására, valamint a jelentésben szereplő vagy meghivatkozott auditeredmények. A jelentésben szereplő ajánlások nem kötelező érvényűek a DQS tanúsító szervezet számára. A jelentés és a tanúsítványok a DQS tulajdonában maradnak; a DQS biztosítja az ügyfél számára a jogot, hogy azokat a jelen rendelkezéseknek megfelelően felhasználja. A DQS tanúsítványok meghatározott időszakra érvényesek, általában maximum 3 évig a kiállítás dátumától kezdődően.

4.6 Titoktartás és adatvédelem

A DQS kötelezi magát, hogy a Megrendelőnél végzett tevékenységével összefüggésben tudomására jutó összes információt és dolgozói személyi adatot (pl.: a GDPR 4. cikke és más alkalmazandó jogi követelmények szerint) bizalmasan kezeli, függetlenül attól, hogy a Megrendelő saját belső ügyeiről vagy üzleti kapcsolatairól van-e szó. Ugyanez vonatkozik az auditálás szóbeli és írásbeli eredményeire. A DQS csak a Megrendelő írásos egyetértésével ad át információkat harmadik személyeknek, feltéve, ha törvény mást ír elő vagy erről kifejezetten eltérően nem rendelkeznek a jelen tanúsítási és auditálási rendelkezésekben. Ezek a kötelezettségvállalások a szerződés felmondása után is érvényesek. Egyes ágazati tanúsítási rendszerekben az audit- és az ügyféladatok egy részét kötelezően kezelik a rendszer tulajdonosa által biztosított alkalmazásokban (pl.: autóipar, repülőgépipar, élelmiszeripari rendszerek); a Megrendelő ehhez hozzájárul. Hacsak az illetékes akkreditáló testület vagy a törvény másként nem írja elő, a DQS az auditálásokból származó feljegyzéseket legalább két tanúsítási cikluson (rendszerint hat év) át megőrzi az archívumában. Az alkalmazandó nemzeti vagy nemzetközi jogi követelményeket (pl. a GDPR) teljes mértékben figyelembe vannak véve. A minimális archiválási időszak végén a DQS saját belátása szerint megőrzi vagy megsemmisíti az anyagokat, kivéve, ha a Megrendelő más utasítást ad; az ilyen utasítások végrehajtásáért járó díjak kiszámlázásra kerülnek a Megrendelő részére.

4.7 Közzététel

A DQS jogosult közzétenni a DQS tanúsítvánnyal rendelkező összes megrendelőjének listáját. Ez a közzététel magában foglalja a tanúsított szervezet nevét és címét, valamint az érvényességi területet, a követelményrendszert és a tanúsítás állapotát. A Megrendelő ezennel hozzájárulását adja ezen adatok közzétételéhez, valamint ugyanezen adatoknak az országos hatóságok, akkreditációs testületek vagy programtulajdonosok által kezelt kötelező nemzeti és nemzetközi adatbázisokban való közzétételéhez. Ezen kívül a megrendelés feldolgozása során az ügyféladatokat a rendszer tulajdonosainak külső adatbázisaiban tárolják és dolgozzák fel. A Megrendelő egyetért az ajánlat elfogadásával abban, hogy az ügyféladatokat harmadik felek a megfelelő adatbázisokban tárolhatják, elérhetik és megtekinthetik.

4.8 Elektronikus kommunikáció

A fentiek ellenére a Megrendelő felhatalmazza a DQS-t a titkosítás nélküli bizalmas és egyéb információk interneten vagy egy közcélú hálózaton keresztül történő továbbítására a Megrendelő által megadott e-mail címre vagy egyéb helyszínre. A Megrendelő elismeri, hogy a DQS nem tudja garantálni az ilyen továbbítás bizalmasságát. A Megrendelő beleegyezik, hogy a bizalmas információk interneten vagy egyéb közcélú hálózaton történő továbbítása a DQS által nem sért semmilyen titoktartási kötelezettséget jelen tanúsítási és auditálási rendelkezések értelmében és hogy a DQS nem tehető felelőssé bármilyen kárért, amely az ilyen jellegű továbbításokból származik, feltéve, hogy az ilyen bizalmas információk kezelése ugyanolyan gondossággal történik, mint ahogy ezt a DQS teszi a saját bizalmas információival.

Amennyiben a Megrendelő a DQS honlapjára hivatkozik, a Megrendelő beleegyezik, hogy: (i) a DQS honlapon szereplő információk a DQS-hez tartoznak; (ii) a hivatkozás közvetlenül a DQS honlapjára irányítja a felhasználót olyan formában, ahogy azt a DQS kihelyezte, bármilyen keret ráhelyezése nélkül, böngészőablak nélkül és harmadik féltől származó tartalom nélkül; valamint (iii) a honlapra mutató hivatkozás nem állíthatja vagy sugallhatja azt, hogy a Megrendelő vagy az ő termékei vagy szolgáltatásai a DQS által jóváhagyásra kerültek.

5. Tanúsítványok és védjegyek

5.1 A tanúsítványok kiállítása és a védjegyek használata

A DQS tanúsító szervezet állítja ki a tanúsítványokat, ezzel megerősítve, hogy a Megrendelő irányítási rendszere, folyamatai vagy terméke megfelel a választott nemzeti vagy nemzetközi szabvány követelményeinek, valamint az elfogadott ipar- vagy ügyfél-specifikus követelményeknek, amennyiben a Megrendelő az audit során bemutatta, hogy minden alkalmazható követelményt teljesít. A Megrendelő jogosult a tanúsítványt és a kapcsolódó tanúsítási védjegyeket az üzleti partnerek bizalmának megszerzésére használni.

A tanúsítvány kiállítása után egy felügyeleti szolgáltatás lép életbe, amely biztosítja az irányítási rendszer, folyamatok vagy termékek megfelelőségének folyamatos fenntartását. A tanúsítvány kiállításának és fenntartásának feltétele az auditálási és tanúsítási megállapodás teljesítése és a szerződéses feltételek Megrendelő részéről történő változatlan betartása.

A Megrendelő beleegyezik a DQS-szel való együttműködésbe azon tények megállapításában, amelyek azt jelentik ki, hogy a Megrendelő irányítási rendszere, folyamatai, termékei vagy szolgáltatásai nem felelnek meg a jogi, tanúsítási vagy egyéb alkalmazható követelményeknek, beleértve az olyan információk megosztását, amelyeket a Megrendelő a jelentett nem-megfelelőség kapcsán szerez, valamint a szükséges helyesbítő intézkedés megfogalmazásában és a DQS felé történő lejelentésében.

A Megrendelő beleegyezik, hogy a felügyeleti szolgáltatás, úgymint a DQS által végrehajtott felügyeleti auditok és bármilyen speciális audit ellenőrzésként szolgál abból a célból, hogy a Megrendelő fenntartja-e az irányítási rendszerének, folyamatainak vagy termékeinek a megfelelőségét a tanúsítási követelmények alapján és hogy a Megrendelő nem mentesül az irányítási rendszere, folyamatai, termékei és szolgáltatásai kapcsán fennálló felelőssége alól a tanúsítvány alkalmazási területén belül.

A tanúsítványok és tanúsítvány védjegyek nem ruházhatók át jogutódokra vagy egyéb szervezetekre. A tanúsítás felfüggesztését, megvonását vagy megsemmisítését követően a Megrendelő köteles az adott tanúsítással folytatott mindennemű reklámot beszüntetni. A Megrendelő kötelezi magát, hogy a tanúsítvány megvonását vagy érvénytelenítését követően visszaadja a fizikailag kiállított példányt. A visszatartási jog kizárt.

5.2 A tanúsítvány meg nem adása

A DQS tanúsító szervezet csak akkor adhat ki tanúsítványokat, ha a választott követelményrendszer(ek) és a szerződések minden követelménye teljesítésre került az auditálást (tanúsítást/megújító auditot) követően. Nemteljesítés esetén az auditor eltérésjelentésben és/vagy más formában dokumentálja a hiányosságokat, vagy ismerteti azokat a kikötéseket, amelyeknek teljesítése szükséges a tanúsítvány megadásához.

Az eltéréseket vagy kikötéseket a DQS tanúsítvány kiállítás előtt ki kell küszöbölni, vagy teljesíteni kell. Szükség esetén a DQS részben vagy egészben megismétli az auditálást. Amennyiben a hiányosságokat nem küszöbölték ki, vagy a tanúsítvány megadásának előfeltételei az utóaudit vagy speciális audit után sem állnak fenn, úgy a tanúsítási eljárás egy jelentéssel – de tanúsítvány nélkül – zárul le.

5.3 A tanúsítvány felfüggesztése, megvonása és megsemmisítése

5.3.1 Felfüggesztés

A DQS tanúsító szervezet jogosult rá, hogy a megadott tanúsítványt meghatározott időre felfüggessze, amennyiben a Megrendelő bizonyíthatóan megszegi a DQS-szel szemben fennálló tanúsítási, szerződéses vagy pénzügyi kötelezettségeit, különösen, ha

• a javító intézkedéseket bizonyíthatóan nem valósította meg hatékonyan és bizonyíthatóan a megállapodás szerinti határidőn belül;
• a DQS által a tanúsítvány fenntartására szolgáló auditálásra vonatkozóan javasolt időpontokat nem használták ki, és ezáltal túllépték az utolsó auditálás óta eltelt határidőt;
• a DQS-t nem tájékoztatták időben az irányítási rendszer tervezett módosításairól, speciális incidensekről vagy termékvisszahívásról (lásd 3.3) vagy egyéb változásokról, amelyek befolyásolják az audit alapjául vett követelményrendszernek való megfelelést;
• A tanúsított helyszín/létesítmény áthelyezése a DQS előzetes értesítése nélkül;
• valamely DQS tanúsítványt vagy tanúsítvány-szimbólumot megtévesztő vagy jogosulatlan módon használtak;
• az auditálási- és tanúsítási szolgáltatások esedékes kifizetései nem történnek meg határidőig vagy legalább egy fizetési felszólítást követően.

A DQS tanúsító szervezet jogosult a tanúsítvány felfüggesztésére is, ha az akkreditációs szabályok jelentős megsértésére derül fény a tanúsítási döntést követően illetve vis major esetén.

A DQS az esetleges felfüggesztést írásban jelenti be. Amennyiben a felfüggesztés okait nem szüntetik meg 2 héten belül, úgy a DQS írásban tájékoztatja a Megrendelőt a tanúsítás felfüggesztéséről, és megnevezi indokait, valamint azokat a helyesbítő intézkedéseket, amelyek a tanúsítás ismételt hatályba helyezéséhez szükségesek.

A tanúsítás felfüggesztése határozott időre szól (rendszerint maximum 90 napra). Amennyiben a megkövetelt intézkedéseket a meghatározott határidőn belül bizonyíthatóan hatékony módon végrehajtják, a tanúsítás felfüggesztése visszavonásra kerül. Amennyiben a szükséges intézkedések nem történnek meg a fordulónapig, a tanúsítványt a DQS tanúsító szervezet visszavonhatja az alábbiakban leírt módon.

5.3.2 Megvonás

A DQS tanúsító szervezet jogosult a tanúsítványokat írásbeli bejelentést követően megvonni vagy érvénytelennek nyilvánítani, amennyiben:

• a tanúsítvány felfüggesztésének határideje lejárt,
• nem biztosított az irányítási rendszer, a folyamatok vagy termékek megfelelése az alapul vett követelményrendszernek vagy a Megrendelő nem hajlandó vagy nem képes az eltéréseket kiküszöbölni;
• a Megrendelő a tanúsítvány felfüggesztését követően továbbra is reklámoz a tanúsítvánnyal;
• a Megrendelő olyan módon használja a tanúsítványt, amely rossz hírbe hozza a DQS tanúsító szervet vagy a DQS-t;
• a továbbiakban nem adottak azok az előfeltételek, amelyek a tanúsítvány megadását eredményezték;
• a Megrendelő szándékosan vagy nem szándékosan csődeljárást indít;
• a Megrendelő hatályosan megszünteti a DQS-szel fennálló szerződéses jogviszonyát.

5.3.3 Visszavonás

A DQS tanúsító szervezet jogosult rá, hogy a tanúsítványokat visszavonja vagy visszamenőleges hatállyal érvénytelennek nyilvánítsa, amennyiben:

• utólag kiderül, hogy nem voltak adottak a tanúsítvány megadásához szükséges előfeltételek;

• a Megrendelő megengedhetetlen módon korlátozta a tanúsítási eljárást, úgyhogy a DQS felülbírálhatja az audit eredmények objektivitását, semlegességét vagy függetlenségét.

6. Egyéb rendelkezések

6.1 Nincs partnerség vagy ügynökség

A felek tudomásul veszik, hogy a DQS független vállalkozóként nyújtja a szolgáltatásokat a Megrendelőnek, és hogy a szerződés nem hoz létre semmilyen partneri, ügynöki, munkaviszonyi vagy bizalmi kapcsolatot a DQS és a Megrendelő között.

A Megrendelő tudomásul veszi, hogy a DQS nem lép a Megrendelő vagy bármely harmadik fél helyébe, nem mentesíti őket kötelezettségeik alól, és nem vállalja, nem rövidíti meg, nem vonja vissza és nem vállalja, hogy teljesíti a Megrendelő bármely kötelezettségét bármely harmadik féllel szemben, vagy bármely harmadik fél kötelezettségét a Megrendelővel szemben.

6.2 Felelősségkorlátozás és kártérítés

A DQS a szolgáltatások teljesítése során a hasonló szolgáltatások jó hírű szolgáltatójától elvárható szakértelemmel, kellő gondossággal és körültekintéssel jár el, és csak bizonyított gondatlanság esetén vállal felelősséget a károkért.

A jelen szabályzat egyetlen rendelkezése sem zárja ki vagy korlátozza a DQS felelősségét a Megrendelővel szemben halálesetért vagy személyi sérülésért, csalásért vagy bármely más, a DQS gondatlanságából eredő olyan ügyért, amelyért a felelősség kizárása vagy korlátozása jogellenes lenne.

Eltérő megállapodás hiányában a DQS teljes felelőssége a Megrendelővel szemben bármilyen természetű veszteség, kár vagy költség miatt felmerülő követelés tekintetében bármely esemény vagy összefüggő események sorozata tekintetében a DQS-nek a szerződés alapján kifizetett díjak kétszeresével megegyező összegre korlátozódik.

A DQS csak akkor vállal felelősséget veszteséggel, kárral vagy költséggel kapcsolatos követelésért, ha a választott bírósági eljárás a követelés alapjául szolgáló szolgáltatás DQS általi teljesítését követő egy éven belül, vagy bármely állítólagos nem teljesítés esetén a szolgáltatás teljesítésének befejezésétől számított egy éven belül megindul.

6.3 Nincs átruházás

Hacsak a felek kifejezetten másként nem rendelkeznek, vagy írásban nem állapodtak meg, a szerződés a felek személyes joga, és egyik fél sem engedményezheti, ruházhatja át, terhelheti meg, teheti jelzáloggal, adhatja alvállalkozói szerződésbe, vagy bármely más módon kezelheti a szerződésből eredő jogait és kötelezettségeit vagy azok egészét. Mindkét fél megerősíti, hogy a saját nevében és nem más személy javára jár el.

A fentiek ellenére a DQS jogosult a szerződésből eredő jogait és kötelezettségeit vagy azok egészét a DQS kapcsolt vállalkozására és partnereire vagy azok bármelyik megbízottjára átruházni, átruházni vagy alvállalkozásba adni.

6.4 Etikai kódex és vesztegetés- és korrupció elleni politika

A DQS szigorúan az etikai kódexében lefektetett elvek szerint végzi üzleti tevékenységét, amely tartalmazza a vesztegetés és korrupció elleni politikát is. A DQS etikai kódexe megtalálható a DQS honlapján (DQS website).

A DQS alkalmazottai, ügynökei és egyéb képviselői nem adhatnak vagy fogadhatnak el pénzt vagy ajándékot, amely vesztegetésnek minősülhet, illetve nem köthetnek olyan megállapodásokat, amelyek korrupciós gyakorlatnak minősülnek. A DQS a szerződés teljes időtartama alatt fenntartja a fentiek betartását biztosító irányelveket és eljárásokat, és adott esetben érvényre juttatja azokat.

6.5 Részleges érvénytelenség

Ha e szabályzat egy vagy több rendelkezése bármely tekintetben jogellenesnek vagy végrehajthatatlannak bizonyul, a többi rendelkezés érvényességét, jogszerűségét és végrehajthatóságát ez semmilyen módon nem befolyásolja vagy veszélyezteti.

6.6 Vis major

Sem a DQS, sem a Megrendelő nem sérti a jelen rendelkezést, és nem vállal felelősséget a jelen rendelkezésben foglaltak teljesítésének bármilyen meghiúsulásáért vagy késedelméért, ha az ilyen meghiúsulás vagy késedelem oka az érintett fél ésszerű befolyásán kívül eső eseményekre vezethető vissza, beleértve, de nem kizárólagosan háborút, fegyveres konfliktust, terrortámadást, polgárháborút, lázadást, mérgező veszélyeket, járványokat, járványokat, természeti katasztrófákat, szélsőséges időjárást, tűzvész, robbanást, közüzemi szolgáltatás meghibásodását, sztrájkot, infrastruktúra leállását, szállítási késedelmet, vagy a fenti események bármelyikét követő közforgalmi korlátozásokat, vagy bármely más vis major eseményt.

Vis major esemény esetén az érintett fél haladéktalanul értesíti a másik felet a helyzet részleteiről és becsült időtartamáról. Bármelyik fél jogosult a szerződést azonnali hatállyal felmondani, ha a vis major esemény kilencven (90) napnál tovább tart.

7. Vitás ügyek

Hacsak kifejezetten másként nem állapodtak meg, a jelen rendelkezésből eredő vagy azzal kapcsolatos minden vitás kérdésre a DQS tanúsító szervezet székhelye szerinti ország joga az irányadó, és a Nemzetközi Kereskedelmi Kamara választottbírósági szabályzata szerint egy vagy több, az említett szabályzattal összhangban kijelölt választottbíró dönti el. A választottbírósági eljárásra Párizsban (Franciaország) kerül sor, és azt német vagy angol nyelven kell lefolytatni.

8. Ágazat-specifikus követelmények

Néhány ágazat-specifikus irányítási rendszer vagy terméktanúsítási és auditszolgáltatás esetében további kötelező programkövetelmények alkalmazhatók, ideértve, de nem kizárólag. Ezek a "programkövetelmények" a következő honlapon érhetők el: https://dqsglobal.com/intl/.

2022. május 5-ei DQS auditálási és tanúsítási szabályzat