Manual manajemen di masa lalu dan saat ini
Versi ISO 9001:2015 sebelumnya (yaitu ISO 9001:2008) masih secara eksplisit mengharuskan pembuatan dan pemeliharaan manual tersebut di bab 4.2.2. Itu harus berisi ruang lingkup dan kemungkinan pengecualian, serta prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk SMM, seperti yang masih disebut pada waktu itu, atau referensi untuk mereka; deskripsi tentang bagaimana dan sejauh mana proses SMM berinteraksi satu sama lain juga diperlukan.
Cukup banyak perusahaan yang saat ini menyimpan - atau lebih tepatnya "menerbitkan" - apa yang disebut sebagai buku pegangan manajemen menggunakannya lebih sebagai informasi atau bahkan brosur iklan. Mereka menggunakannya untuk mempresentasikan perusahaan mereka, "kebijakan", "filosofi" mereka dan, di atas segalanya, pendekatan fundamental mereka terhadap sistem manajemen mereka. Dengan demikian, perusahaan bermaksud untuk menunjukkan transparansi tertentu kepada pihak yang berkepentingan dan untuk menciptakan kepercayaan.
Manual manajemen ini sering didasarkan pada struktur standar masing-masing, yaitu pada bab-bab yang mendefinisikan struktur dasar umum dari semua standar sistem manajemen ISO (High Level Structure / HLS). Namun, beberapa agak diimbangi dari penomoran bab resmi dari standar, yang terkadang menuntut perhatian yang meningkat dari pembaca.
Namun, jenis manual manajemen ini tidak berisi informasi terdokumentasi dalam pengertian standar yang lebih sempit. Ini tidak mengherankan, karena informasi terdokumentasi biasanya berisi banyak informasi internal dan detail rahasia yang tidak ingin Anda temukan di Internet atau di mana pun. Manual manajemen dari jenis yang lebih baru karena itu terutama melayani tujuan presentasi eksternal. Pelanggan atau mitra bisnis dapat menggunakan deskripsi untuk melihat sampai batas tertentu pendekatan mana yang menjadi ciri perusahaan, dan juga seberapa matang dan efektif sistem manajemen.
Manfaat lain dari manual manajemen tersebut adalah struktur informasinya, yang dirancang untuk memberikan gambaran umum dan juga menghasilkan manfaat internal. Hal ini terutama berlaku untuk karyawan baru, yang dengan demikian dapat memperoleh gambaran awal tentang lanskap proses sistem manajemen dan masalah internal dan eksternal bersama dengan pihak-pihak yang berkepentingan dari suatu perusahaan - cara yang baik untuk mengenal dan memahami konteks pemberi kerja baru.
Perusahaan saat ini biasanya menggunakan perangkat lunak baik yang dibeli atau dikembangkan sendiri yang menyediakan akses ke informasi terdokumentasi melalui intranet. Namun, sejauh menyangkut hak masing-masing terkait pembuatan, pemeliharaan, dan penyimpanan informasi terdokumentasi, tidak ada yang berubah secara signifikan. Namun, pendekatan konkret berbeda dari perusahaan ke perusahaan. Bagaimanapun, harus dipastikan bahwa karyawan memiliki (setidaknya informatif) akses ke area yang relevan bagi mereka setiap saat.
Apakah informasi terdokumentasi yang relevan juga tersedia dalam format kertas (dalam folder!) pada saat digitalisasi maju adalah keputusan setiap perusahaan, dan mungkin juga setiap departemen - itu tidak "dilarang"!
Kesimpulan
Manual manajemen (mutu) pernah dimulai sebagai persyaratan standar ISO 9001, di mana itu adalah media sentral untuk dokumentasi hingga dan termasuk ISO 9001:2008. Sejak revisi besar tahun 2015, manual manajemen tidak lagi secara eksplisit diperlukan, tetapi telah memulai "karir" baru sebagai brosur informasi dan pemasaran - meskipun tanpa informasi internal yang bersifat rahasia.
Secara eksternal, ini memberikan informasi kepada pelanggan dan mitra bisnis tentang pendekatan umum dan struktur sistem manajemen, yang dimaksudkan untuk memastikan transparansi dan kepercayaan. Secara internal, karyawan baru khususnya berterima kasih atas gambaran informatif tentang sistem manajemen, termasuk topik internal dan eksternal perusahaan. Di sini, fungsi baru dari buku pegangan manajemen sangat memudahkan "mengenal dan memahami konteks organisasi", seperti yang dipersyaratkan secara serempak dalam bab 4.1 dari standar sistem manajemen ISO.
Informasi terdokumentasi, seperti yang disebut dokumentasi sejak diperkenalkannya struktur dasar umum pada tahun 2012, sekarang sebagian besar terjadi dengan bantuan media elektronik, dan informasi yang relevan biasanya dapat dilihat oleh orang yang berwenang melalui intranet.
