Poslovnik upravljanja nekada i sada
Prethodna verzija ISO 9001:2015 (tj. ISO 9001:2008) i dalje je eksplicitno zahtijevala kreiranje i održavanje takvog poslovnika u poglavlju 4.2.2. Morao je da sadrži opseg i moguća isključenja, kao i dokumentirane procedure uspostavljene za QMS, kako se u to vreme još zvao, ili reference na njih; također je bio potreban opis kako i u kojoj mjeri procesi QMS-a međusobno djeluju.
Nemali broj kompanija koje danas vode - ili bolje rečeno "objavljuju" - takozvani poslovnik za upravljanje, koriste ga više u vidu informativne ili čak reklamne brošure. Oni ga koriste da predstave svoju kompaniju, svoju "politiku", svoju "filozofiju" i, prije svega, svoj temeljni pristup svom sistemu upravljanja. Na ovaj način kompanije namjeravaju pokazati određenu transparentnost svojim zainteresiranim stranama i stvoriti povjerenje.
Ovi poslovnici za upravljanje se često zasnivaju na strukturi dotičnog standarda, odnosno na poglavljima koja definišu zajedničku osnovnu strukturu svih standarda ISO sistema upravljanja (Struktura visokog nivoa / HLS). Međutim, neki su donekle nadoknađeni u odnosu na službenu numeraciju poglavlja standarda, što ponekad zahtijeva povećanu pažnju čitaoca.
Međutim, ova vrsta poslovnika za upravljanje ne sadrži dokumentirane informacije u užem smislu standarda. To nije iznenađujuće, jer dokumentirane informacije obično sadrže mnogo internih informacija i povjerljivih detalja koje ne biste željeli pronaći na Internetu ili bilo gdje drugdje. Poslovnici za upravljanje novije vrste stoga uglavnom služe svrsi eksterne prezentacije. Kupci ili poslovni partneri mogu koristiti opise kako bi u određenoj mjeri vidjeli koji pristupi karakteriziraju kompaniju, kao i koliko zreo i efikasan sistem upravljanja može biti.
Još jedna prednost ovakvih poslovnika za upravljanje je njihova informaciona struktura, koja je dizajnirana da pruži pregled i također stvara internu korist. Ovo se posebno odnosi na novozaposlene, koji na taj način mogu steći početnu sliku o procesnom pejzažu sistema upravljanja i internim i eksternim pitanjima zajedno sa zainteresiranim stranama kompanije – dobar način da se upoznaju i razumiju kontekst novog poslodavca.
Kompanije danas obično koriste softver koji je kupljen ili razvijen u kompaniji koji omogućava pristup dokumentiranim informacijama putem intraneta. Međutim, što se tiče prava na kreiranje, održavanje i čuvanje dokumentiranih informacija, ništa se bitno nije promenilo. Međutim, konkretan pristup se razlikuje od kompanije do kompanije. U svakom slučaju, mora se osigurati da zaposleni imaju (barem informativni) pristup oblasti koja im je relevantna u svakom trenutku.
Da li će relevantne dokumentirane informacije biti dostupne i u papirnom formatu (u fasciklama!) u vrijeme napredovanja digitalizacije odluka je za svaku kompaniju, a moguće i za svaki odjel - nije "zabranjeno"!
Zaključak
Poslovnik za upravljanje (kvalitetom) je jednom započet kao zahtjev standarda za ISO 9001, gdje je bio centralni medij za dokumentaciju do i uključujući ISO 9001:2008. Od velike revizije iz 2015. godine, poslovnik za upravljanje više nije eksplicitno potreban, već je krenuo u novu karijeru kao informativna i marketinška brošura - iako bez povjerljivih internih informacija.
Eksterno, pruža klijentima i poslovnim partnerima informacije o opštem pristupu i strukturi sistema upravljanja, koji je namijenjen obezbjeđivanju transparentnosti i povjerenja. Interno, posebno su novozaposleni zahvalni na informativnom pregledu sistema upravljanja, uključujući interne i eksterne teme kompanije. Ovdje nova funkcija poslovnika upravljanja uvelike olakšava „upoznavanje i razumijevanje konteksta organizacije“, kao što se zahtijeva unisono u poglavlju 4.1 standarda ISO sistema upravljanja.
Dokumentirane informacije, kako se dokumentacija naziva od uvođenja zajedničke osnovne strukture 2012. godine, sada se uglavnom odvijaju uz pomoć elektronskih medija, a relevantne informacije najčešće mogu pregledati ovlaštena lica putem intraneta.
