Priručnik upravljanja prije i danas
Prethodno izdanje ISO 9001:2015 (tj. ISO 9001:2008) još je izričito zahtijevalo izradu i održavanje takvog priručnika u poglavlju 4.2.2. Morao je sadržavati opseg i moguća isključenja, kao i dokumentirane procedure uspostavljene za sustav upravljanja kvalitetom, kako se to tada zvalo, ili upućivanje na njih; tražio se i opis kako i u kojoj mjeri procesi sustava upravljanja kvalitetom međusobno djeluju.
Nemali broj organizacija koje danas imaju - ili bolje rečeno "objavljuju" - takozvani priručnik upravljanja koriste ga više kao informativnu ili čak promotivnu brošuru. Koriste ga za predstavljanje svoje organizacije, svoje "politike", svoje "filozofije" i, prije svega, svog temeljnog pristupa sustavu upravljanja. Na taj način organizacije žele pokazati određenu transparentnost svojim zainteresiranim stranama i stvoriti povjerenje.
Ovi priručnici upravljanja često se temelje na strukturi dotične norme, tj. na poglavljima koja definiraju zajedničku osnovnu strukturu svih ISO normi za sustave upravljanja (Struktura visoke razine / HLS). Međutim, neki malo odstupaju od službenog numeriranja poglavlja u normama, što od čitatelja zahtijeva dodatnu pažnju.
Međutim, ova vrsta priručnika upravljanja ne sadrži dokumentirane informacije u užem smislu norme. To ne iznenađuje jer dokumentirane informacije obično sadrže veliku količinu internih informacija i povjerljivih detalja koje ne biste željeli naći na internetu ili negdje drugdje. Novi priručnici upravljanja stoga većinom služe vanjskoj prezentaciji. Kupci ili poslovni partneri ove opise mogu koristiti da u određenoj mjeri vide koji pristupi karakteriziraju organizaciju, i koliko je sustav upravljanja zreo i djelotvoran.
Još jedna prednost takvih priručnika upravljanja je njihova struktura informacija, koja je osmišljena kako bi pružila pregled. To je posebno korisno za nove zaposlenike koji tako mogu dobiti početnu sliku procesnog krajolika sustav upravljanja i unutarnjih i vanjskih pitanja zajedno sa zainteresiranim stranama organizacije - dobar način da se upozna i razumije kontekst novog poslodavca.
Organizacije danas obično koriste ili kupljeni ili vlastiti softver koji im omogućava pristup dokumentiranim informacijama putem interneta. Međutim, što se tiče prava koja se odnose na izradu, održavanje i pohranjivanje dokumentiranih informacija, nije se ništa značajno promijenilo. Konkretan se pristup razlikuje od organizacije do organizacije. U svakom se slučaju mora osigurati da zaposlenici u svakom trenutku imaju (barem informativan) pristup područjima koja su za njih relevantna.
Hoće li relevantne dokumentirane informacije biti dostupne i u papirnatom obliku (u registratorima!) u vrijeme sve veće digitalizacije, odluka je koju svaka organizacija donosi za sebe, i moguće za svaki odjel - to nije "zabranjeno"!
Zaključak
Priručnik upravljanja (kvalitetom) počeo je kao zahtjev norme ISO 9001, gdje je bio središnji medij za dokumentiranje do i uključujući ISO 9001:2008. Od velike revizije 2015. godine, priručnik upravljanja se više izričito ne traži, već se sada koristi kao informativna i promotivna brošura - iako bez povjerljivih informacija.
Kupcima i poslovnim partnerima daje informacije o općem pristupu i strukturi sustav upravljanja s ciljem osiguranja transparentnosti i povjerenja. Interno je posebno koristan za nove zaposlenike kao informativni pregled sustav upravljanja, uključujući unutarnja i vanjska pitanja organizacije. Tu nova funkcija priručnika upravljanja znatno olakšava "upoznavanje s i razumijevanje konteksta organizacije", što je zahtjev poglavlja 4.1 ISO normi za sustave upravljanja.
Dokumentirane informacije, kako se dokumentacija naziva od uvođenja zajedničke osnovne strukture 2012. godine, sada se većinom stvaraju uz pomoć elektroničkih medija, i relevantne informacije su ovlaštenim osobama obično dostupne putem intraneta.
