A vezetői kézikönyv a múltban és ma
Az ISO 9001:2015 korábbi változata (azaz az ISO 9001:2008) még kifejezetten előírta egy ilyen kézikönyv elkészítését és karbantartását a 4.2.2. fejezetben. Ennek tartalmaznia kellett a QMS - ahogy akkor még nevezték - hatályát és az esetleges kizárásokat, valamint a létrehozott dokumentált eljárásokat, illetve az ezekre való hivatkozásokat; továbbá annak leírását, hogy a QMS folyamatai hogyan és milyen mértékben hatnak egymásra.
Jó néhány vállalat, amely ma úgynevezett vezetési kézikönyvet vezet - vagy inkább "kiad" -, azt inkább tájékoztató vagy akár reklámbrosúra jelleggel használja. Arra használják, hogy bemutassák vállalatukat, "politikájukat", "filozófiájukat" és mindenekelőtt az irányítási rendszerükkel kapcsolatos alapvető megközelítésüket. Ezzel a vállalatok egyfajta átláthatóságot kívánnak tanúsítani az érdekelt felek felé, és bizalmat kívánnak teremteni.
Ezek az irányítási kézikönyvek gyakran az adott szabvány szerkezetére épülnek, azaz azokra a fejezetekre, amelyek az összes ISO irányítási rendszerre vonatkozó szabvány közös alapszerkezetét határozzák meg (High Level Structure / HLS). Némelyik azonban némileg eltér a szabványok hivatalos fejezetszámozásától, ami néha fokozott figyelmet követel az olvasótól.
Az ilyen típusú vezetési kézikönyvek azonban nem tartalmaznak a szabvány szűkebb értelemben vett dokumentált információkat. Ez nem meglepő, mert a dokumentált információk általában sok olyan belső információt és bizalmas részletet tartalmaznak, amelyeket nem szeretne az interneten vagy bárhol máshol megtalálni. Az újabb típusú vezetési kézikönyvek tehát elsősorban a külső bemutatás célját szolgálják. Az ügyfelek vagy üzleti partnerek a leírások alapján bizonyos mértékig láthatják, hogy milyen megközelítések jellemeznek egy vállalatot, és azt is, hogy mennyire érett és hatékony lehet egy irányítási rendszer.
Az ilyen vezetési kézikönyvek másik előnye az információs struktúrájuk, amely áttekintést nyújt, és belső hasznot is generál. Ez különösen igaz az új alkalmazottakra, akik így a vállalat érdekelt feleivel együtt kaphatnak egy első képet az irányítási rendszer folyamatainak tájáról és a belső és külső kérdésekről - ez jó módja annak, hogy megismerjék és megértsék az új munkáltató kontextusát.
A vállalatok ma jellemzően olyan vásárolt vagy saját fejlesztésű szoftvert használnak, amely az intraneten keresztül hozzáférést biztosít a dokumentált információkhoz. Ami azonban a dokumentált információk létrehozására, karbantartására és tárolására vonatkozó jogokat illeti, semmi sem változott jelentősen. A konkrét megközelítés azonban vállalatonként eltérő. Mindenesetre biztosítani kell, hogy a munkavállalóknak mindenkor (legalább informatív) hozzáférése legyen a számukra releváns területhez.
Az, hogy a digitalizáció előrehaladásának idején a releváns dokumentált információk papíralapon (mappákban!) is rendelkezésre állnak-e, az minden vállalat, esetleg részleg döntése - nem "tilos"!
Következtetés
A (minőség)menedzsment kézikönyv egykor az ISO 9001 szabványkövetelményeként indult, ahol az ISO 9001:2008-ig bezárólag a dokumentáció központi médiuma volt. A 2015-ös nagy felülvizsgálat óta a vezetési kézikönyv már nem kifejezetten kötelező, hanem új karrierbe kezdett, mint tájékoztató és marketing brosúra - bár bizalmas belső információk nélkül.
Külsőleg az ügyfeleket és az üzleti partnereket tájékoztatja az irányítási rendszer általános megközelítéséről és felépítéséről, ami az átláthatóságot és a bizalmat hivatott biztosítani. Belsőleg különösen az új alkalmazottak hálásak az irányítási rendszer informatív áttekintéséért, beleértve a vállalat belső és külső témáit is. Itt a vezetési kézikönyv új funkciója nagyban megkönnyíti a "szervezet kontextusának megismerését és megértését", ahogyan azt az ISO irányítási rendszer szabványok 4.1. fejezete egybehangzóan előírja.
A dokumentált tájékoztatás, ahogy a dokumentációt a közös alapstruktúra 2012-es bevezetése óta nevezik, ma már többnyire elektronikus adathordozók segítségével történik, és a vonatkozó információkat az arra jogosultak általában az intraneten keresztül tekinthetik meg.
