Förvaltningshandboken förr och nu
Den tidigare versionen av ISO 9001:2015 (dvs. ISO 9001:2008) krävde fortfarande uttryckligen att en sådan manual skulle skapas och underhållas i kapitel 4.2.2. Den måste innehålla tillämpningsområdet och eventuella undantag samt de dokumenterade förfaranden som upprättats för QMS, som det fortfarande kallades på den tiden, eller hänvisningar till dem; en beskrivning av hur och i vilken utsträckning processerna i QMS interagerar med varandra krävdes också.
En hel del företag som i dag har - eller snarare "publicerar" - en så kallad ledningshandbok använder den snarare som en informations- eller till och med reklambroschyr. De använder den för att presentera sitt företag, sin "policy", sin "filosofi" och framför allt sin grundläggande inställning till sitt ledningssystem. På så sätt vill företagen visa en viss öppenhet gentemot sina intressenter och skapa förtroende.
Dessa ledningshandböcker bygger ofta på strukturen i respektive standard, dvs. på de kapitel som definierar den gemensamma grundstrukturen för alla ISO-standarder för ledningssystem (High Level Structure / HLS). Vissa avviker dock något från den officiella kapitelnumreringen i standarderna, vilket ibland kräver ökad uppmärksamhet av läsaren.
Den här typen av ledningsmanualer innehåller dock inte dokumenterad information i standardens snävare bemärkelse. Detta är inte förvånande, eftersom dokumenterad information vanligtvis innehåller en hel del intern information och konfidentiella detaljer som man inte vill hitta på Internet eller någon annanstans. Ledningsmanualer av den nyare typen tjänar därför huvudsakligen syftet att presenteras externt. Kunder eller affärspartner kan använda beskrivningarna för att i viss mån se vilka tillvägagångssätt som kännetecknar ett företag och även hur moget och effektivt ett ledningssystem kan vara.
En annan fördel med sådana ledningsmanualer är deras informationsstruktur, som är utformad för att ge en överblick och som också ger en intern fördel. Detta gäller särskilt för nyanställda, som på så sätt kan få en första bild av ledningssystemets processlandskap och de interna och externa frågorna tillsammans med de berörda parterna i ett företag - ett bra sätt att lära känna och förstå den nya arbetsgivarens sammanhang.
Företag använder idag vanligtvis programvara som antingen är inköpt eller utvecklad internt och som ger tillgång till dokumenterad information via intranätet. När det gäller de respektive rättigheterna i fråga om skapande, underhåll och lagring av dokumenterad information har dock ingenting förändrats nämnvärt. Det konkreta tillvägagångssättet skiljer sig dock från företag till företag. Under alla omständigheter måste man se till att de anställda alltid har (åtminstone informativ) tillgång till det område som är relevant för dem.
Huruvida relevant dokumenterad information också finns tillgänglig i pappersformat (i mappar!) i tider av fortskridande digitalisering är ett beslut för varje företag och eventuellt också för varje avdelning - det är inte "förbjudet"!
Slutsats
Manualen för (kvalitets)ledning började en gång i tiden som ett standardkrav i ISO 9001, där den var det centrala mediet för dokumentation fram till och med ISO 9001:2008. Sedan den stora revideringen 2015 är ledningshandboken inte längre ett uttryckligt krav, utan har inlett en ny karriär som informations- och marknadsföringsbroschyr - om än utan konfidentiell intern information.
Externt ger den kunder och affärspartner information om ledningssystemets allmänna tillvägagångssätt och struktur, vilket är tänkt att garantera öppenhet och förtroende. Internt är särskilt nya medarbetare tacksamma för den informativa översikten över ledningssystemet, inklusive företagets interna och externa ämnen. Här underlättar ledningshandbokens nya funktion i hög grad "att lära känna och förstå organisationens sammanhang", vilket krävs i samförstånd i kapitel 4.1 i ISO-standarderna för ledningssystem.
Dokumenterad information, som dokumentationen kallas sedan den gemensamma grundstrukturen infördes 2012, sker numera mestadels med hjälp av elektroniska medier, och den relevanta informationen kan oftast läsas av behöriga personer via intranätet.
