Příručka řízení v minulosti a dnes
Předchozí verze normy ISO 9001:2015 (tj. ISO 9001:2008) ještě v kapitole 4.2.2 výslovně požadovala vytvoření a udržování takové příručky. Musela obsahovat rozsah a případné výjimky, jakož i dokumentované postupy stanovené pro QMS, jak se tehdy ještě nazýval, nebo odkazy na ně; požadován byl také popis toho, jak a do jaké míry se procesy QMS vzájemně ovlivňují.
Poměrně málo firem, které dnes vedou - či spíše "vydávají" - tzv. manažerskou příručku, ji používá spíše na způsob informační či dokonce reklamní brožury. Používají ji k prezentaci své společnosti, své "politiky", své "filozofie" a především svého základního přístupu k systému řízení. Tímto způsobem chtějí společnosti projevit určitou transparentnost vůči zainteresovaným stranám a vzbudit důvěru.
Tyto příručky managementu často vycházejí ze struktury příslušné normy, tj. z kapitol, které definují společnou základní strukturu všech norem systému managementu ISO (High Level Structure / HLS). Některé jsou však poněkud posunuty od oficiálního číslování kapitol norem, což někdy vyžaduje zvýšenou pozornost čtenáře.
Tento typ příruček managementu však neobsahuje dokumentované informace v užším smyslu normy. To není překvapivé, protože dokumentované informace obvykle obsahují velké množství interních informací a důvěrných údajů, které byste na internetu ani nikde jinde nechtěli najít. Manažerské příručky novějšího typu proto slouží především k vnější prezentaci. Zákazníci nebo obchodní partneři mohou z jejich popisu do jisté míry zjistit, jaké přístupy charakterizují danou společnost, a také to, jak vyspělý a efektivní může být systém řízení.
Dalším přínosem těchto manažerských příruček je jejich informační struktura, která je navržena tak, aby poskytovala přehled a vytvářela také interní přínos. To platí zejména pro nové zaměstnance, kteří si tak mohou spolu se zainteresovanými stranami podniku udělat prvotní obrázek o procesním prostředí systému řízení a o interních a externích otázkách - je to dobrý způsob, jak poznat a pochopit kontext nového zaměstnavatele.
Společnosti dnes obvykle používají software, ať už zakoupený, nebo vyvinutý vlastními silami, který umožňuje přístup k dokumentovaným informacím prostřednictvím intranetu. Pokud však jde o příslušná práva týkající se vytváření, udržování a uchovávání dokumentovaných informací, nic se výrazně nezměnilo. Konkrétní přístup se však v jednotlivých společnostech liší. V každém případě je třeba zajistit, aby zaměstnanci měli vždy (alespoň informativní) přístup do oblasti, která se jich týká.
Zda jsou v době postupující digitalizace relevantní dokumentované informace k dispozici i v papírové podobě (ve složkách!), je na rozhodnutí každého podniku, případně i každého oddělení - není to "zakázáno"!
Závěr
Příručka (managementu) kvality kdysi začínala jako standardní požadavek normy ISO 9001, kde byla až do normy ISO 9001:2008 včetně ústředním médiem pro dokumentaci. Od velké revize v roce 2015 již není příručka managementu výslovně vyžadována, ale vydala se na novou kariéru jako informační a marketingová brožura - i když bez důvěrných interních informací.
Navenek poskytuje zákazníkům a obchodním partnerům informace o obecném přístupu a struktuře systému řízení, což má zajistit transparentnost a důvěru. Interně jsou zejména noví zaměstnanci vděčni za informativní přehled systému řízení, včetně interních a externích témat společnosti. Zde nová funkce příručky managementu výrazně usnadňuje "seznámení a pochopení kontextu organizace", jak to unisono požaduje kapitola 4.1 norem systému managementu ISO.
Dokumentované informace, jak se dokumentace od zavedení společné základní struktury v roce 2012 nazývá, se nyní odehrávají převážně pomocí elektronických médií a příslušné informace si mohou oprávněné osoby prohlédnout zpravidla prostřednictvím intranetu.
