Geçmişte ve bugün Kalite El Kitabı
ISO 9001:2015'in önceki versiyonu (yani ISO 9001:2008), bölüm 4.2.2'de hala böyle bir kılavuzun oluşturulmasını ve sürdürülmesini açıkça gerektiriyordu. Kapsamı ve olası istisnaları, Kalite Yönetim Sistemi için oluşturulan dökümante edilmiş prosedürleri veya bunlara yapılan referansları içermesi gerekiyordu; Kalite Yönetim Sistemi süreçlerinin birbirleriyle nasıl ve ne ölçüde etkileşime girdiğinin bir açıklaması da gerekliydi.
Bugün bir kalite el kitabı kullanan, daha doğrusu "yayınlayan" oldukça az sayıda şirket, onu daha çok bir bilgi ve hatta reklam broşürü biçiminde kullanıyor. Bunu şirketlerini, "politikalarını", "felsefelerini" ve hepsinden önemlisi yönetim sistemlerine temel yaklaşımlarını sunmak için kullanırlar. Şirketler bunu yaparak, ilgili taraflara belirli bir şeffaflık göstermeyi ve güven yaratmayı amaçlamaktadır.
Bu yönetim kılavuzları genellikle ilgili standardın yapısına, yani tüm ISO yönetim sistemi standartlarının ortak temel yapısını (Üst Düzey Yapı / HLS) tanımlayan bölümlere dayanmaktadır. Bununla birlikte bazıları, bazen okuyucunun daha fazla ilgisini gerektiren standartların resmi bölüm numaralandırmasından biraz farklı olabilir.
Kalite El Kitabı bugün gerekli olan dokümante edilmiş bilgileri içeriyor mu?
Bu tür kalite el kitapları, genellikle standartların gerektirdiği dökümante bilgiyi içermez. Bu şaşırtıcı değildir, çünkü dökümante bilgiler genellikle internette veya başka herhangi bir yerde bulunmasını istemeyeceğiniz çok sayıda kurumsal bilgi ve gizli ayrıntı içerir. Yeni türden kalite el kitapları bu nedenle esas olarak dış sunum amacına hizmet eder. Müşteriler veya iş ortakları, bir şirketi hangi yaklaşımların karakterize ettiğini ve ayrıca bir yönetim sisteminin ne kadar olgun ve etkili olabileceğini bir dereceye kadar görmek için bunları kullanabilir.
Bu tür kalite el kitaplarının bir başka faydası da, genel bir bakış sağlamak üzere tasarlanmış ve aynı zamanda dahili bir fayda sağlayan bilgi yapılarıdır. Bu, özellikle yönetim sistemi açısından, bir şirketin ilgili tarafları ve yeni işvereninin ilk resmini elde edecek yeni çalışanlar için uygun olabilir.
Dokümante bilgi bugün nasıl yönetiliyor?
Günümüzde şirketler genellikle, intranet aracılığıyla dökümante bilgilere erişim sağlayan, satın alınan veya şirket içerisinde geliştirilen yazılımları kullanır. Dokümante edilmiş bilgilerin oluşturulması, bakımı ve saklanması ile ilgili haklar söz konusu olduğunda, önemli bir değişiklik olmamıştır. Ancak, somut yaklaşım şirketten şirkete farklılık gösterir. Her durumda, çalışanların kendileriyle ilgili alana her zaman erişimleri sağlanmalıdır.
İlerleyen dijitalleşmenin sonucu olarak dökümante bilgilerin kağıt formatında da (klasörlerde!) bulunup bulunmayacağı her şirket ve muhtemelen her departman için özgün bir karardır, ancak "yasak" değildir!
Sonuç
Kalite el kitabı, ISO 9001'in standart gerekliliği olarak ortaya çıkmış ve ISO 9001:2008'e kadar dokümantasyon için merkezi ortam olarak kabul görmüştür. 2015'teki büyük revizyondan bu yana, Kalite El Kitabı artık olmazsa olmaz değildir, ancak gizli dahili bilgiler olmasa da bilgi ve pazarlama broşürü olarak yeni bir kariyere başlamıştır.
Dışarıdan, şeffaflık ve güveni sağlamaya yönelik yönetim sisteminin genel yaklaşımı ve yapısı hakkında müşterilere ve iş ortaklarına bilgi sağlar. Dahili olarak, özellikle yeni çalışanlar için, şirketin dahili ve harici konuları hakkında bilgi sahibi olmak, yönetim sistemlerinin genel görünümüne dair fikir edinmek için önemlidir. Burada, kalite el kitabının yeni işlevi, ISO yönetim sistemi standartlarının 4.1 bölümünde gerekli olduğu gibi, "kuruluşun bağlamını tanımayı ve anlamayı" büyük ölçüde kolaylaştırır.
2012 yılında ortak üst düzey yapının getirilmesinden bu yana dokümantasyon olarak anılan dokümante edilmiş bilgi, artık çoğunlukla elektronik ortam yardımıyla gerçekleşmekte ve ilgili bilgiler genellikle intranet üzerinden yetkili kişiler tarafından görüntülenebilmektedir.
