什麼是管理手冊？

過去與現在的管理手冊

先前的版本ISO 9001:2015 （IE ISO 9001:2008 ）在第 4.2.2 章中仍然明確要求創建和維護這樣的手冊。它必須包含範圍和可能的排除項，以及為品質管理系統（當時仍稱為品質管理系統）建立的已記錄程序或對這些程序的引用；還需要描述品質管理系統的各個過程如何以及在多大程度上相互作用。

如今，不少公司雖然會保存——或者更確切地說是「發布」——所謂的管理手冊，但實際上更像是資訊手冊，甚至是廣告宣傳冊。他們用手冊來介紹公司、他們的“政策”、“理念”，以及最重要的，他們管理系統的基本方法。公司這樣做，意圖向利害關係人展現一定的透明度，並建立信任。

這些管理手冊通常是基於相應標準的結構，即定義所有ISO管理系統標準通用基本結構的章節（高層結構/HLS）。然而，有些手冊的章節編號與標準的官方章節編號略有不同，有時需要讀者格外注意。

這些手冊是否包含了當今所需的文件資訊？

然而，這類管理手冊並不包含標準意義上的書面資訊。這並不奇怪，因為書面資訊通常包含大量內部資訊和機密細節，這些資訊您肯定不希望在網路或其他任何地方找到。因此，新型管理手冊主要用於對外展示。客戶或業務夥伴可以透過這些描述，在一定程度上了解一家公司採用的管理方法，以及其管理系統的成熟度和有效性。

此類管理手冊的另一個優點在於其資訊結構，旨在提供概覽，並帶來內部效益。這一點對新員工尤其重要，他們可以透過手冊初步了解管理體系的流程概況、公司內部和外部的相關問題以及利害關係人——這是了解和理解新雇主環境的有效途徑。

如今，文件資訊是如何管理的？

如今，企業通常使用購買或自主開發的軟體，透過內部網路存取文件資訊。然而，就文件資訊的建立、維護和儲存而言，相關權利本身並沒有顯著變化。儘管如此，各公司的具體做法卻不盡相同。無論如何，必須確保員工始終能夠（至少能夠獲取相關資訊）訪問與其相關的領域。

在數位化不斷發展的時代，相關書面資訊是否仍以紙本形式（裝在文件夾裡！）保存，是每個公司甚至每個部門的決定——這並非「禁止」的！

結論

品質管理手冊最初是作為一項標準要求而製定的。 ISO 9001在那裡，它是記錄直至及所有時期的核心媒介。 ISO 9001:2008自 2015 年進行重大修訂以來，管理手冊不再被明確要求，而是開始轉型為資訊和行銷手冊——儘管其中不包含機密的內部資訊。

對外，它向客戶和業務夥伴提供有關管理體系整體方法和結構的信息，旨在確保透明度和信任。對內，新進員工特別感謝管理體系的全面概述，其中包括公司的內部和外部事務。在此，管理手冊的新功能極大地促進了“了解和理解組織環境”，這符合ISO管理系統標準4.1章的要求。

自 2012 年引入通用基本結構以來，文件資訊（即文件）現在主要藉助電子媒體進行記錄，相關資訊通常可以透過內網由授權人員查看。