Johdon käsikirja ennen ja nyt
ISO 9001:2015:n aiemmassa versiossa (eli ISO 9001:2008:ssa) vaadittiin vielä nimenomaisesti tällaisen käsikirjan laatimista ja ylläpitoa luvussa 4.2.2. Sen oli sisällettävä soveltamisala ja mahdolliset poissulkemiset sekä laadunhallintajärjestelmälle, kuten sitä tuolloin vielä kutsuttiin, laaditut dokumentoidut menettelyt tai viittaukset niihin; lisäksi vaadittiin kuvaus siitä, miten ja missä määrin laadunhallintajärjestelmän prosessit ovat vuorovaikutuksessa keskenään.
Melko monet yritykset, jotka nykyään pitävät - tai pikemminkin "julkaisevat" - niin sanottua johtamiskäsikirjaa, käyttävät sitä enemmänkin tiedotus- tai jopa mainoslehtisen tapaan. Ne esittelevät siinä yrityksensä, "politiikkansa", "filosofiansa" ja ennen kaikkea johtamisjärjestelmäänsä koskevan peruslähestymistapansa. Näin yritykset pyrkivät osoittamaan tiettyä avoimuutta sidosryhmilleen ja luomaan luottamusta.
Nämä johtamiskäsikirjat perustuvat usein kyseisen standardin rakenteeseen eli lukuihin, joissa määritellään kaikkien ISO-johtamisjärjestelmästandardien yhteinen perusrakenne (High Level Structure / HLS). Jotkin niistä poikkeavat kuitenkin jonkin verran standardien virallisesta lukujen numeroinnista, mikä vaatii toisinaan lukijalta suurempaa huomiota.
Tämäntyyppiset johtamiskäsikirjat eivät kuitenkaan sisällä dokumentoitua tietoa standardin suppeassa merkityksessä. Tämä ei ole yllättävää, koska dokumentoitu tieto sisältää yleensä paljon sisäistä tietoa ja luottamuksellisia yksityiskohtia, joita ei haluta löytää Internetistä tai mistään muualta. Uudemman tyyppiset johtamiskäsikirjat palvelevat siis lähinnä ulkoista esittämistarkoitusta. Asiakkaat tai liikekumppanit voivat käyttää kuvauksia nähdäkseen jossain määrin, mitkä toimintatavat ovat yritykselle ominaisia ja kuinka kypsä ja tehokas johtamisjärjestelmä mahdollisesti on.
Toinen hyöty tällaisista johtamiskäsikirjoista on niiden tietorakenne, joka on suunniteltu yleiskatsauksen tarjoamiseksi ja joka tuottaa myös sisäistä hyötyä. Tämä pätee erityisesti uusiin työntekijöihin, jotka voivat näin saada alustavan kuvan johtamisjärjestelmän prosessimaisemasta sekä sisäisistä ja ulkoisista asioista yhdessä yrityksen sidosryhmien kanssa - hyvä tapa tutustua ja ymmärtää uuden työnantajan kontekstia.
Yritykset käyttävät nykyään tyypillisesti joko ostettuja tai itse kehitettyjä ohjelmistoja, jotka mahdollistavat pääsyn dokumentoituun tietoon intranetin kautta. Dokumentoidun tiedon luomiseen, ylläpitoon ja säilyttämiseen liittyvien oikeuksien osalta mikään ei kuitenkaan ole muuttunut merkittävästi. Konkreettinen lähestymistapa on kuitenkin erilainen eri yrityksissä. Joka tapauksessa on varmistettava, että työntekijöillä on aina (ainakin informatiivinen) pääsy heitä koskevalle alueelle.
Se, onko asiaankuuluvaa dokumentoitua tietoa saatavilla myös paperimuodossa (kansioissa!) digitalisaation edetessä, on kunkin yrityksen ja mahdollisesti myös kunkin osaston oma päätös - se ei ole "kiellettyä"!
Johtopäätös
(Laatu)johtamiskäsikirja aloitti aikoinaan ISO 9001-standardin standardivaatimuksena, jossa se oli keskeinen dokumentointiväline aina ISO 9001:2008:een asti. Vuoden 2015 suuren uudistuksen jälkeen johtamiskäsikirjaa ei enää nimenomaisesti vaadita, vaan se on aloittanut uuden uran tiedotus- ja markkinointiesitteenä - tosin ilman luottamuksellisia sisäisiä tietoja.
Ulkoisesti se antaa asiakkaille ja liikekumppaneille tietoa johtamisjärjestelmän yleisestä lähestymistavasta ja rakenteesta, millä pyritään varmistamaan avoimuus ja luottamus. Sisäisesti erityisesti uudet työntekijät ovat kiitollisia informatiivisesta yleiskatsauksesta johtamisjärjestelmästä, joka sisältää yrityksen sisäisiä ja ulkoisia aiheita. Tältä osin johtamiskäsikirjan uusi toiminto helpottaa suuresti "organisaation kontekstiin tutustumista ja sen ymmärtämistä", kuten ISO-johtamisjärjestelmästandardien luvussa 4.1 yhtenäisesti edellytetään.
Dokumentoitu tieto, kuten dokumentointia on kutsuttu sen jälkeen, kun yhteinen perusrakenne otettiin käyttöön vuonna 2012, tapahtuu nykyään enimmäkseen sähköisten välineiden avulla, ja asiaankuuluvat tiedot ovat yleensä valtuutettujen henkilöiden nähtävissä intranetin kautta.
