Настанова вчора і сьогодні
Попередня версія ISO 9001:2015 (тобто ISO 9001:2008) усе ще чітко вимагала створення та підтримки такого посібника в розділі 4.2.2. Він повинен був містити обсяг і можливі виключення, а також документовані процедури, встановлені для СУЯ, як вона ще називалася в той час, або посилання на них; також потрібен був опис того, як і якою мірою процеси СУЯ взаємодіють один з одним.
Чимало компаній, які сьогодні зберігають - або, швидше, "публікують" - так званий посібник з менеджменту, використовують його більше як інформаційну чи навіть рекламну брошуру. Вони використовують його, щоб представити свою компанію, свою «політику», свою «філософію» і, перш за все, свій фундаментальний підхід до своєї системи управління. Таким чином компанії мають намір продемонструвати певну прозорість для зацікавлених сторін і створити довіру.
Ці Настанови щодо менеджменту часто базуються на структурі відповідного стандарту, тобто на розділах, які визначають загальну базову структуру всіх стандартів системи менеджменту ISO (структура високого рівня / HLS). Однак деякі дещо зміщені з офіційної нумерації розділів стандартів, що інколи вимагає підвищеної уваги читача.
Однак цей тип посібника з управління не містить документованої інформації у вужчому розумінні стандарту. Це й не дивно, адже задокументована інформація зазвичай містить велику кількість внутрішньої інформації та конфіденційних деталей, які ви не хотіли б знайти в Інтернеті чи деінде. Отже, посібники з менеджменту нового типу служать переважно для зовнішньої презентації. Клієнти або ділові партнери можуть використовувати описи, щоб певною мірою побачити, які підходи характеризують компанію, а також наскільки зрілою та результативною може бути система управління.
Ще однією перевагою таких посібників з управління є їхня інформаційна структура, яка розроблена для надання огляду, а також створює внутрішні переваги. Це особливо вірно для нових співробітників, які таким чином можуть отримати початкове уявлення про процесний ландшафт системи управління та внутрішні та зовнішні проблеми разом із зацікавленими сторонами компанії - хороший спосіб пізнати та зрозуміти контекст новий роботодавець.
Сучасні компанії зазвичай використовують програмне забезпечення, придбане або розроблене власними силами, яке забезпечує доступ до документованої інформації через інтранет. Однак, що стосується відповідних прав щодо створення, підтримки та зберігання документованої інформації, нічого суттєво не змінилося. Конкретний підхід відрізняється від компанії до компанії. У будь-якому випадку необхідно забезпечити, щоб працівники мали (принаймні інформаційний) доступ до актуальної для них області в будь-який час.
Чи доступна відповідна задокументована інформація також у паперовому форматі (у папках!) у часи прогресуючої цифровізації – це рішення для кожної компанії, і, можливо, також для кожного відділу – це не «заборонено»!
Висновок
Настанова щодо управління (якістю) колись була стандартною вимогою ISO 9001, де вона була центральним носієм документації до ISO 9001:2008 включно. Після основного перегляду 2015 року Настанова щодо менеджменту більше не є обов’язковим, але воно розпочало нову кар’єру як інформаційна та маркетингова брошура – хоча й без внутрішньої конфіденційної інформації.
Зовні він надає клієнтам і діловим партнерам інформацію про загальний підхід і структуру системи управління, яка покликана забезпечити прозорість і довіру. Всередині компанії нові співробітники особливо вдячні за інформативний огляд системи управління, включаючи внутрішні та зовнішні теми компанії. Тут нова функція довідника з менеджменту значно полегшує «пізнання та розуміння контексту організації», як це вимагається відповідно до розділу 4.1 стандартів системи менеджменту ISO.
Задокументована інформація, як документацію називають після запровадження загальної базової структури в 2012 році, зараз відбувається переважно за допомогою електронних носіїв, і відповідну інформацію зазвичай можуть переглядати уповноважені особи через інтранет.
