کتابچه راهنمای مدیریت در گذشته و امروز
نسخه قبلی ISO 9001:2015 (یعنی ISO 9001:2008) هنوز به صراحت نیاز به ایجاد و نگهداری چنین کتابچه راهنمای کاربر در فصل 4.2.2 داشت. باید شامل دامنه و استثناهای احتمالی، و همچنین رویه‌های مستندی بود که برای QMS، همانطور که در آن زمان هنوز نامیده می‌شد، یا ارجاعاتی به آنها ایجاد شده بود. شرح چگونگی و میزان تعامل فرآیندهای QMS با یکدیگر نیز مورد نیاز بود.
تعداد کمی از شرکت‌هایی که امروزه کتابچه راهنمای مدیریتی را نگه می‌دارند - یا بهتر بگوییم «انتشار» می‌کنند، از آن بیشتر به شکل یک بروشور اطلاعاتی یا حتی تبلیغاتی استفاده می‌کنند. آنها از آن برای ارائه شرکت، «سیاست»، «فلسفه» و بالاتر از همه، رویکرد بنیادی خود به سیستم مدیریت خود استفاده می کنند. شرکت ها با این کار قصد دارند شفافیت خاصی را به علاقه مندان خود نشان دهند و اعتماد ایجاد کنند.
این دستورالعمل های مدیریتی اغلب بر اساس ساختار استاندارد مربوطه است، یعنی بر اساس فصولی که ساختار پایه مشترک همه استانداردهای سیستم مدیریت ISO (ساختار سطح بالا / HLS) را تعریف می کند. با این حال، برخی از آنها تا حدودی از شماره گذاری فصل های رسمی استانداردها خارج شده اند، که گاهی اوقات توجه بیشتر خواننده را می طلبد.
آیا این راهنماها حاوی اطلاعات مستند مورد نیاز امروز هستند؟
با این حال، این نوع کتابچه راهنمای مدیریت حاوی اطلاعات مستند به معنای محدودتر استاندارد نیست. این تعجب آور نیست، زیرا اطلاعات مستند معمولا حاوی مقدار زیادی اطلاعات داخلی و جزئیات محرمانه است که نمی خواهید در اینترنت یا هر جای دیگری پیدا کنید. بنابراین، دستورالعمل‌های مدیریت نوع جدیدتر عمدتاً هدف ارائه خارجی را ارائه می‌کنند. مشتریان یا شرکای تجاری می توانند از این توضیحات استفاده کنند تا ببینند که کدام رویکردها یک شرکت را مشخص می کند و همچنین یک سیستم مدیریتی تا چه حد بالغ و مؤثر است.
یکی دیگر از مزایای چنین دستورالعمل های مدیریتی ساختار اطلاعاتی آنها است که برای ارائه یک نمای کلی طراحی شده است و همچنین یک مزیت داخلی ایجاد می کند. این امر به ویژه در مورد کارکنان جدید صدق می کند، که بنابراین می توانند تصویری اولیه از چشم انداز فرآیند سیستم مدیریت و مسائل داخلی و خارجی همراه با افراد ذینفع یک شرکت به دست آورند - راهی خوب برای شناخت و درک ماهیت کارفرمای جدید
امروزه اطلاعات مستند چگونه مدیریت می شود؟
امروزه شرکت‌ها معمولاً از نرم‌افزار خرید یا توسعه داخلی استفاده می‌کنند که دسترسی به اطلاعات مستند را از طریق اینترانت فراهم می‌کند. با این حال، تا آنجا که به حقوق مربوطه در مورد ایجاد، نگهداری و ذخیره اطلاعات مستند مربوط می شود، هیچ چیز تغییر قابل توجهی نداشته است. با این حال، رویکرد مشخص از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است. در هر صورت، باید اطمینان حاصل شود که کارکنان همیشه (حداقل اطلاعات) به منطقه مربوط به آنها دسترسی دارند.
اینکه آیا اطلاعات مستند مربوطه نیز در قالب کاغذی (در پوشه ها!) در زمان پیشرفت دیجیتالی شدن، تصمیمی برای هر شرکت و احتمالاً برای هر بخش است - "ممنوع" نیست!
نتیجه
کتابچه راهنمای مدیریت (کیفیت) زمانی به عنوان یک الزام استاندارد ISO 9001 شروع شد، جایی که رسانه مرکزی برای مستندات تا و شامل ISO 9001:2008 بود. از زمان بازنگری عمده در سال 2015، کتابچه راهنمای مدیریت دیگر به صراحت مورد نیاز نیست، اما حرفه جدیدی را به عنوان یک بروشور اطلاعاتی و بازاریابی - البته بدون اطلاعات داخلی محرمانه - آغاز کرده است.
در خارج، اطلاعاتی در مورد رویکرد کلی و ساختار سیستم مدیریت به مشتریان و شرکای تجاری ارائه می دهد که هدف آن تضمین شفافیت و اعتماد است. در داخل، کارکنان جدید به ویژه برای بررسی کلی آموزنده سیستم مدیریت، از جمله موضوعات داخلی و خارجی شرکت سپاسگزار هستند. در اینجا، عملکرد جدید کتابچه راهنمای مدیریت، همانطور که به طور هماهنگ در فصل 4.1 استانداردهای سیستم مدیریت ISO لازم است، "آشنایی و درک زمینه سازمان" را بسیار تسهیل می کند.
اطلاعات مستند، همانطور که از زمان معرفی ساختار پایه مشترک در سال 2012، مستندسازی نامیده می‌شود، اکنون بیشتر با کمک رسانه‌های الکترونیکی صورت می‌گیرد و معمولاً اطلاعات مربوطه توسط افراد مجاز از طریق اینترانت قابل مشاهده است.
