Наръчникът за управление в миналото и днес
Предишната версия на ISO 9001:2015 (т.е. ISO 9001:2008) все още изрично изискваше създаването и поддържането на такъв наръчник в глава 4.2.2. Той трябваше да съдържа обхвата и възможните изключения, както и документираните процедури, създадени за СУК, както все още се наричаше по онова време, или препратки към тях; изискваше се и описание на това как и до каква степен процесите на СУК взаимодействат помежду си.
Доста компании, които днес поддържат - или по-скоро "издават" - т.нар. наръчник за управление, го използват по-скоро като информационна или дори рекламна брошура. Те го използват, за да представят своята компания, своята "политика", своята "философия" и най-вече своя фундаментален подход към системата за управление. По този начин дружествата възнамеряват да покажат известна прозрачност на заинтересованите страни и да създадат доверие.
Тези наръчници за управление често се основават на структурата на съответния стандарт, т.е. на главите, които определят общата основна структура на всички стандарти за системи за управление на ISO (High Level Structure / HLS). Някои от тях обаче са донякъде изместени от официалната номерация на главите в стандартите, което понякога изисква повишено внимание от страна на читателя.
Този тип наръчник за управление обаче не съдържа документирана информация в по-тесния смисъл на стандарта. Това не е изненадващо, тъй като документираната информация обикновено съдържа много вътрешна информация и поверителни подробности, които не бихте искали да намерите в Интернет или където и да било другаде. Затова наръчниците за управление от по-нов вид служат главно за външно представяне. Клиентите или бизнес партньорите могат да използват описанията, за да разберат до известна степен кои подходи са характерни за дадено предприятие, а също и доколко зряла и ефективна може да е дадена система за управление.
Друго предимство на такива наръчници за управление е тяхната информационна структура, която е предназначена да осигури преглед и също така генерира вътрешна полза. Това важи с особена сила за новите служители, които по този начин могат да получат първоначална представа за пейзажа на процесите в системата за управление и за вътрешните и външните проблеми заедно със заинтересованите страни в компанията - добър начин да се опознае и разбере контекстът на новия работодател.
Днес компаниите обикновено използват софтуер, закупен или разработен вътрешно, който осигурява достъп до документираната информация чрез интранет. Що се отнася до съответните права по отношение на създаването, поддържането и съхранението на документираната информация обаче, нищо не се е променило съществено. Конкретният подход обаче се различава в отделните дружества. Във всеки случай трябва да се гарантира, че служителите имат (поне информативен) достъп до съответната област по всяко време.
Дали съответната документирана информация е достъпна и на хартиен носител (в папки!) във времената на напредваща цифровизация е решение на всяко предприятие, а вероятно и на всеки отдел - това не е "забранено"!
Заключение
Наръчникът за управление (на качеството) някога започна като стандартно изискване на ISO 9001, където той беше централното средство за документиране до ISO 9001:2008 включително. След голямата ревизия от 2015 г. наръчникът за управление вече не е изрично изискван, а е започнал нова кариера като информационна и маркетингова брошура - макар и без поверителна вътрешна информация.
Във външен план той предоставя на клиентите и бизнес партньорите информация за общия подход и структурата на системата за управление, която има за цел да осигури прозрачност и доверие. Вътрешно, особено новите служители са благодарни за информационния преглед на системата за управление, включващ вътрешните и външните теми на компанията. Тук новата функция на наръчника по управление значително улеснява "опознаването и разбирането на контекста на организацията", както се изисква в унисон с глава 4.1 от стандартите за системи за управление на ISO.
Документираната информация, както се нарича документацията след въвеждането на общата основна структура през 2012 г., сега се осъществява предимно с помощта на електронни носители, а съответната информация обикновено може да бъде видяна от оторизирани лица чрез интранет.
