Het managementhandboek in het verleden en vandaag
In de vorige versie van ISO 9001:2015 (d.w.z. ISO 9001:2008) werd het opstellen en bijhouden van een dergelijk handboek nog expliciet vereist in hoofdstuk 4.2.2. Het moest de reikwijdte en eventuele uitsluitingen bevatten, evenals de gedocumenteerde procedures die zijn vastgesteld voor het QMS, zoals het toen nog werd genoemd, of verwijzingen daarnaar; een beschrijving van hoe en in welke mate de processen van het QMS op elkaar inwerken, was ook vereist.
Nogal wat bedrijven die vandaag een zogenaamd managementhandboek bijhouden - of liever "publiceren" - gebruiken het meer als een informatie- of zelfs reclamefolder. Zij gebruiken het om hun bedrijf, hun "beleid", hun "filosofie" en vooral hun fundamentele aanpak van hun managementsysteem voor te stellen. Op die manier willen de ondernemingen een zekere transparantie ten aanzien van hun belanghebbende partijen aan de dag leggen en vertrouwen scheppen.
Deze managementhandboeken zijn vaak gebaseerd op de structuur van de desbetreffende norm, d.w.z. op de hoofdstukken die de gemeenschappelijke basisstructuur van alle ISO-managementsysteemnormen bepalen (High Level Structure / HLS). Sommige wijken echter enigszins af van de officiële hoofdstuknummering van de normen, wat soms meer aandacht van de lezer vraagt.
Dit soort managementhandboeken bevat echter geen gedocumenteerde informatie in de engere zin van de norm. Dat is niet verwonderlijk, want gedocumenteerde informatie bevat meestal veel interne informatie en vertrouwelijke gegevens die u niet op het internet of ergens anders zou willen vinden. De managementhandboeken van de nieuwere soort dienen dan ook vooral het doel van externe presentatie. Klanten of zakenpartners kunnen aan de hand van de beschrijvingen tot op zekere hoogte zien welke aanpak kenmerkend is voor een bedrijf, en ook hoe volwassen en effectief een managementsysteem zou kunnen zijn.
Een ander voordeel van dergelijke managementhandboeken is hun informatiestructuur, die bedoeld is om overzicht te bieden en ook een intern voordeel oplevert. Dit geldt vooral voor nieuwe werknemers, die zich zo een eerste beeld kunnen vormen van het proceslandschap van het managementsysteem en de interne en externe kwesties samen met de belanghebbenden van een bedrijf - een goede manier om de context van de nieuwe werkgever te leren kennen en begrijpen.
Bedrijven gebruiken tegenwoordig meestal aangekochte of intern ontwikkelde software die via het intranet toegang biedt tot gedocumenteerde informatie. Wat de respectieve rechten inzake het creëren, onderhouden en opslaan van gedocumenteerde informatie betreft, is er echter niets wezenlijks veranderd. De concrete aanpak verschilt echter van bedrijf tot bedrijf. In ieder geval moet ervoor worden gezorgd dat de werknemers te allen tijde (ten minste informatieve) toegang hebben tot het voor hen relevante gebied.
Of relevante gedocumenteerde informatie in tijden van voortschrijdende digitalisering ook op papier (in mappen!) beschikbaar is, is een beslissing voor elk bedrijf, en eventueel ook voor elke afdeling - het is niet "verboden"!
Conclusie
Het (kwaliteits)managementhandboek is ooit begonnen als een standaard eis van ISO 9001, waar het tot en met ISO 9001:2008 het centrale medium voor documentatie was. Sinds de grote herziening van 2015 is het managementhandboek niet meer expliciet vereist, maar is het aan een nieuwe carrière begonnen als informatie- en marketingbrochure - zij het zonder vertrouwelijke interne informatie.
Extern verschaft het klanten en zakenpartners informatie over de algemene aanpak en structuur van het managementsysteem, wat transparantie en vertrouwen moet garanderen. Intern zijn vooral nieuwe medewerkers dankbaar voor het informatieve overzicht van het managementsysteem, inclusief de interne en externe onderwerpen van de onderneming. Hier vergemakkelijkt de nieuwe functie van het managementhandboek in hoge mate het "leren kennen en begrijpen van de context van de organisatie", zoals in samenhang vereist in hoofdstuk 4.1 van de ISO-managementsysteemnormen.
Gedocumenteerde informatie, zoals documentatie sinds de invoering van de gemeenschappelijke basisstructuur in 2012 wordt genoemd, vindt nu meestal plaats met behulp van elektronische media, en de relevante informatie kan meestal door geautoriseerde personen worden ingezien via het intranet.
