很久以前，管理手冊是全面記錄（品質）管理系統的核心媒介。然而，隨著時間推移和著名管理系統標準的修訂，如ISO 9001（品質）、ISO 14001（環境）或ISO 27001（資訊安全），該術語已不再使用。原因是：修訂後的標準不再要求有（QM）手冊。
當然，這並不意味著這樣的手冊不應該再保留（也有人說是 "存放"），甚至不允許保留--這只是意味著公司現在可以更自由地決定以何種方式和透過何種媒介來保留其管理系統的文件訊息，並記錄他們認為必要或值得了解的其他訊息。
過去和今天的管理手冊
ISO 9001:2015的前一版本（即ISO 9001:2008）在第4.2.2章中仍然明確要求創立和維護這樣的手冊。它必須包含範圍和可能的例外情況，以及為QMS（當時仍稱為QMS）建立的文件化程序，或對它們的引用；還需要描述QMS的流程如何以及在何種程度上相互影響。
今天有不少公司保留--或者說 "出版"--所謂的管理手冊，更多的是以訊息甚至廣告手冊的方式使用。他們用它來介紹他們的公司、他們的 "策略"、他們的 "哲學"，最重要的是，他們對其管理系統的基本方法。透過這樣做，公司打算向他們的利益關係方展現一定的透明度，並創造信任。
這些管理手冊通常以各自的標準結構為基礎，即以定義所有ISO管理系統標準的共同基本結構的章節為基礎（高水準結構/HLS）。然而，有一些與標準的正式章節編號有些偏離，這有時需要讀者更加注意。
這些手冊是否包含現今所需的文件訊息？
然而，這種類型的管理手冊並不包含狹義上的標準的文件化訊息。這並不奇怪，因為文件化訊息通常包含大量的內部訊息和機密細節，你不會想在互聯網或其他地方找到這些訊息。因此，較新的那種管理手冊主要是為對外展示服務。客戶或商業夥伴可以通過這些描述，在一定程度上看到一個公司的特點是哪些方法，以及一個管理系統可能有多成熟和有效。
這類管理手冊的另一個好處是其訊息結構，旨在提供一個概況，同時也產生內部利益。這對新員工來說尤其如此，他們可以因此初步了解管理系統的流程情況，以及與公司有關各方的內部和外部問題--這是認識和了解新雇主背景的好方法。
現今如何管理文件化的訊息？
現今的公司通常使用購買或內部開發的軟體，通過內部網路提供存取文件。然而，就創建、維護和儲存文件資料的各自權利而言，沒有任何重大變化。然而，實際的方法因公司而異。在任何情況下，都必須確保員工在任何時候都能（至少是知情）進入與他們相關的領域。
在不斷推進的數位化時代，相關的文件資料是否也以紙本形式（文件夾）提供，是每個公司的決定，也可能是每個部門的決定--這並不是 "禁止 "的
總結
(品質)管理手冊曾經作為ISO 9001的標準要求開始，在此，它是直到ISO 9001:2008的文件的核心媒介。自2015年的重大修訂以來，管理手冊不再是明確的要求，而是作為資訊和行銷手冊開始了新的事業--盡管沒有內部機密訊息。
對外，它為客戶和商業夥伴提供關於管理系統的一般方法和結構的資訊，目的是確保透明度和信任。在內部，新員工尤其感謝對管理系統的訊息概述，包括公司的內部和外部主題。在這裡，管理手冊的新功能極大地促進了 "認識和了解組織的背景"，這是ISO管理系統標準第4.1章中統一要求的。
自2012年引入共同的基本結構以來，文件化的訊息，正如文件所稱，現在主要是借助於電子媒體，相關資訊通常可以由授權人透過內部網路查看。
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作者
Ute Droege
DQS品質管理系統專家，長期從事ISO 9001的稽核工作，並擔任經驗豐富的講師。
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