Geçmişte ve bugün Kalite El Kitapları
ISO 9001:2015'in önceki versiyonu (yani ISO 9001:2008), bölüm 4.2.2'de hala böyle bir kılavuzun oluşturulmasını ve sürdürülmesini açıkça gerektiriyordu. Kapsamı ve olası istisnaları ve ayrıca o sırada hala çağrıldığı şekliyle KYS için oluşturulmuş belgelenmiş prosedürleri veya bunlara yapılan referansları içermesi gerekiyordu; KYS süreçlerinin birbirleriyle nasıl ve ne ölçüde etkileşime girdiğinin bir açıklaması da gerekliydi.
Bugün bir yönetim el kitabı tutan - daha doğrusu "yayınlayan" oldukça az sayıda şirket, onu daha çok bir bilgi ve hatta reklam broşürü biçiminde kullanıyor. Bunu şirketlerini, "politikalarını", "felsefelerini" ve hepsinden önemlisi yönetim sistemlerine temel yaklaşımlarını sunmak için kullanırlar. Şirketler bunu yaparak, ilgili taraflara belirli bir şeffaflık göstermeyi ve güven yaratmayı amaçlamaktadır.
Bu yönetim kılavuzları genellikle ilgili standardın yapısına, yani tüm ISO yönetim sistemi standartlarının (Yüksek Düzey Yapı / HLS) ortak temel yapısını tanımlayan bölümlere dayanmaktadır. Bununla birlikte, bazıları, bazen okuyucunun daha fazla ilgisini gerektiren standartların resmi bölüm numaralandırmasından biraz farklıdır.
Ancak, bu tür bir yönetim kılavuzları, standardın daha dar anlamıyla belgelenmiş bilgi içermez. Bu şaşırtıcı değildir, çünkü belgelenmiş bilgiler genellikle internette veya başka herhangi bir yerde bulmak istemeyeceğiniz çok sayıda dahili bilgi ve gizli ayrıntı içerir. Yeni türden yönetim kılavuzları bu nedenle esas olarak dış sunum amacına hizmet eder. Müşteriler veya iş ortakları, bir şirketi hangi yaklaşımların karakterize ettiğini ve ayrıca bir yönetim sisteminin ne kadar olgun ve etkili olabileceğini bir dereceye kadar görmek için açıklamaları kullanabilir.
Bu tür yönetim kılavuzlarının bir başka faydası da, genel bir bakış sağlamak üzere tasarlanmış ve aynı zamanda dahili bir fayda sağlayan bilgi yapılarıdır. Bu, özellikle yönetim sistemi manzarasının, bir şirketin ilgili tarafları ile birlikte iç ve dış meselelerinin ve yeni işvereninin ilk resmini elde edebilen yeni çalışanlar için doğrudur.
Günümüzde şirketler genellikle, intranet aracılığıyla belgelenmiş bilgilere erişim sağlayan, şirket içinde satın alınan veya geliştirilen yazılımları kullanır. Dokümante edilmiş bilgilerin oluşturulması, bakımı ve saklanması ile ilgili haklar söz konusu olduğunda, önemli bir değişiklik olmamıştır. Ancak, somut yaklaşım şirketten şirkete farklılık gösterir. Her durumda, çalışanların kendileriyle ilgili alana her zaman (en azından bilgilendirici) erişimleri sağlanmalıdır.
İlerleyen dijitalleşme zamanlarında ilgili belgelenmiş bilgilerin kağıt formatında da (klasörlerde!) bulunup bulunmadığı her şirket ve muhtemelen her departman için bir karardır - "yasak" değildir!
Sonuç
Kalite el kitabı, ISO 9001:2008'e kadar ve ISO 9001:2008'e kadar olan dokümantasyon için merkezi ortam olarak ISO 9001'in standart bir gerekliliği olarak başladı. 2015'teki büyük revizyondan bu yana, yönetim kılavuzu artık olmazsa olmaz değildir, ancak gizli dahili bilgiler olmasa da bilgi ve pazarlama broşürü olarak yeni bir kariyere başlamıştır.
Dışarıdan, şeffaflık ve güveni sağlamaya yönelik yönetim sisteminin genel yaklaşımı ve yapısı hakkında müşterilere ve iş ortaklarına bilgi sağlar. Dahili olarak, özellikle yeni çalışanlar, şirketin dahili ve harici konuları da dahil olmak üzere, yönetim sisteminin bilgilendirici genel görünümü için minnettardır. Burada, yönetim el kitabının yeni işlevi, ISO yönetim sistemi standartlarının 4.1 bölümünde birlikte gerekli olduğu gibi, "kuruluşun bağlamını tanımayı ve anlamayı" büyük ölçüde kolaylaştırır.
2012 yılında ortak temel yapının getirilmesinden bu yana dokümantasyon olarak anılan dokümante edilmiş bilgi, artık çoğunlukla elektronik ortam yardımıyla gerçekleşmekte ve ilgili bilgiler genellikle intranet üzerinden yetkili kişiler tarafından görüntülenebilmektedir.
