Zaujímalo vás niekedy, čo sa vlastne deje v čase medzi auditom a hotovým certifikátom? Ako tento proces prebieha, čo sa robí a kto sa na ňom podieľa? Poďme sa spolu pozrieť do zákulisia - do čiernej skrinky DQS: certifikačnej rady.
Len veľmi málo ľudí vie, čo sa vlastne deje medzi auditom a hotovým certifikátom. Je preto čas pátrať! A kto iný by mal na túto otázku odpovedať lepšie ako naši zamestnanci. Marina Schwabauerová, Karim Soudani a Manuela Seelová, všetci dlhoroční a cenení zamestnanci certifikačnej rady DQS, denne sprevádzajú premenu auditov na certifikáty. Umožňujú nám nahliadnuť do toho, čo sa v skutočnosti deje v certifikačnom orgáne a aké výzvy sú spojené s touto prácou.
"Tak mi povedzte, audit je ukončený. Čo sa deje ďalej?"
Marina Schwabauer: Potom nám audítor pošle niekoľko dokumentov. Okrem správy z auditu dostávame napríklad aj ručne písané poznámky od audítora; harmonogram auditu; návrh certifikátu podpísaný zákazníkom; schválenú kalkuláciu; všetky odchýlky, ktoré boli v spoločnosti zistené; zoznam účastníkov; údaje od zákazníka a zmluvu. Toto všetko nám musí byť doručené a všetky tieto dokumenty musia byť nami skontrolované z hľadiska správnosti. Správa je samozrejme časovo najnáročnejšia časť, pretože obsahuje najviac informácií.
Loading...
Karim Soudani: Audítorskú správu možno porovnať s elektrokardiografickým záznamom pacienta: Odráža presne to, čo sa v príslušnej spoločnosti vyrába a ako sa vyrába. V súlade s tým je správa veľmi podrobná. Predtým, ako ju postúpime na technické preskúmanie, vopred skontrolujeme, či je dĺžka trvania auditu v súlade s požiadavkami, či sú základné údaje správne a či boli opatrenia uzavreté. Ide teda o metódu dvojitej kontroly. Keď máme všetko spracované, posielame dokumenty technickému kontrolórovi spolu s kontrolným zoznamom, ktorý sme vopred vyplnili.
Manuela Seelová: Presne tak, potom to archivujeme v takzvanej "Elze". Je to akýsi elektronický priečinok v našom systéme. V ňom presne evidujeme, kto čo spracoval, ktoré dokumenty sú k dispozícii a kde boli otázky. Takto je možné veľmi presne sledovať, kto a kedy čo urobil a kedy boli dokumenty prijaté alebo sledované. Elektronický priečinok si môžu prezerať len zamestnanci, ktorí majú prístup do digitálneho archívu.
Marina Schwabauerová: Technický kontrolór potom skontroluje, či boli všetky opatrenia uzavreté a či sú k dispozícii všetky dôkazy. Samozrejme, že sme to už urobili, ale je to otázka dvojitej kontroly. Technická kontrola ide oveľa hlbšie ako náš audit a okrem toho sa všetko skúma aj z hľadiska správnosti. Trvá to v priemere 5 až 8 hodín.
Loading...
Manuela Seelová: "Na základe výsledkov kontroly, ktorú sme vykonali v roku 2014, sme sa rozhodli, že budeme vykonávať kontrolu v súlade s platnými predpismi: Ak sa počas technickej kontroly vyskytnú otázky, technický kontrolór napíše priamo audítorovi. Hneď po doručení odpovede pošleme audítorovi informáciu, že v konaní sa môže pokračovať. Toto sa dá sledovať aj v systéme.
Marina Schwabauer: Rozhodnutie o certifikácii sa prijíma po technickom preskúmaní. Len čo je všetko v poriadku a všetky otázky sú objasnené, vraciame sa do hry - my tu v pozadí, v certifikačnej rade. Vtedy to začína byť vzrušujúce *smiech* - pretože potom vytvoríme certifikáty a správu, skontrolujeme ich správnosť a nahráme všetky dokumenty na portály. Potom do nich môže vstúpiť aj zákazník a všetko si pozrieť.
"Aké sú najväčšie výzvy v certifikačnom úrade?"
Marina Schwabauer: Každý prípad je vždy iný a žiadne dve spoločnosti nie sú rovnaké. Vo všeobecnosti je častým problémom to, že nedostávame dokumenty včas. Čo znamená včas, závisí od konkrétnej normy: v prípade certifikácie BRCGS je lehota 28 dní po audite. To znamená, že po 28 dňoch spoločnosť uzavrie všetky nezhody, pošle ich audítorovi, ktorý ich následne postúpi nám. Vo všeobecnosti platí, že čím menej otázok a žiadostí o dokumenty musíme riešiť, tým rýchlejšie môžeme správu doručiť našim klientom.
Najčastejším problémom, ktorý musíme riešiť v certifikačnej rade, je, keď nám audítor nezašle dokumenty včas. Vtedy voláme a zisťujeme, v čom je problém. Niekedy je napríklad chorý a nemôže vstať z postele, aby správu napísal, alebo je v zahraničí a veľa cestuje. Vtedy niekedy nefunguje internetové pripojenie, a preto sa správa nedá nahrať. Každý vie, že audítori sú často na cestách. Existujú teda osobné a pracovné dôvody.
Ak sú k dispozícii všetky dokumenty, polovica práce je už hotová. Potom je na rade ich spracovanie. Máme lehotu, že všetky dokumenty musia byť spracované do dvoch dní, a potom sa dokumenty posielajú na technické preskúmanie. Na technické preskúmanie sú vyčlenené dva týždne. Samozrejme, my v DQS sa snažíme, aby bolo hotové rýchlejšie, ideálne asi o týždeň, ale samozrejme sa môže stať, že čas spracovania ovplyvnia pracovné alebo osobné dôvody.
Manuela Seelová: Tým sa priamo dostávame aj k druhej hlavnej výzve v certifikačnej rade: k termínom. Najmä v prípade systému IFS Food 7 je včasné odoslanie dokumentov veľmi dôležitou záležitosťou, a to tak pre audítorov, ako aj pre našich zákazníkov a technických audítorov. Je to spôsobené tým, že s revíziou normy sa výrazne zvýšilo pracovné zaťaženie. Dodatočné dopyty sú pre audítorov časovo veľmi náročné a zákazníci to tiež považujú za zložité. Spoločnosť IFS si to všimla, a preto už pracuje na verzii 8 systému IFS Food, ale samozrejme, stále musíme dodržiavať termíny.
Loading...
Marina Schwabauer: Presne tak to je. Mojou úlohou a úlohou mojich kolegov je dodržiavať časový harmonogram príslušných noriem a všetko stihnúť načas. To zahŕňa kontakt s audítormi a technickými kontrolórmi a ich počúvanie. A potom sa to snažíme riadiť tak, aby sa všetko stihlo načas.
Za rozhovor ďakujeme Manuele Seelovej, Marine Schwabauerovej a Karimovi Soudanimu.
Newsletter DQS
Zostaňte informovaní a prihláste sa na odber nášho newslettera!
Autor
Constanze Illner
Constanze Illner
Loading...