Gondolkodott már azon, hogy mi történik valójában az auditálás és a kész tanúsítvány között? Hogyan működik a folyamat, mi történik, és kik vesznek részt benne? Nézzünk együtt a kulisszák mögé - a DQS fekete dobozába: a tanúsító testületbe.
Csak nagyon kevesen tudják, mi történik valójában az audit és a kész tanúsítvány között. Itt az ideje tehát, hogy utánajárjunk! És ki más tudna erre a kérdésre jobban válaszolni, mint a munkatársaink. Marina Schwabauer, Karim Soudani és Manuela Seel, mindannyian a DQS tanúsító testület régóta dolgozó és megbecsült munkatársai, nap mint nap kísérik az auditok tanúsítványokká történő átalakulását. Betekintést nyújtanak nekünk abba, hogy mi történik valójában a tanúsító szervezetnél, és milyen kihívásokkal jár a munka.
"Mondja csak, az audit befejeződött. Mi történik ezután?"
Marina Schwabauer: Ezután az auditor számos dokumentumot küld nekünk. Az auditálási jelentésen kívül megkapjuk például az auditor kézzel írt jegyzeteit; az audit ütemtervét; az ügyfél által aláírt tanúsítványtervezetet; a jóváhagyott számítást; a vállalatnál talált esetleges eltéréseket; a résztvevők listáját; az ügyféltől kapott adatokat és a szerződést. Mindezt be kell kapnunk, és mindezeket a dokumentumokat ellenőriznünk kell a pontosság szempontjából. A jelentés természetesen a legidőigényesebb rész, mert ez tartalmazza a legtöbb információt.
Loading...
Karim Soudani: Az ellenőrzési jelentés a beteg elektrokardiogramjához hasonlítható: Pontosan tükrözi, hogy mit és hogyan állítanak elő az adott vállalatnál. Ennek megfelelően a jelentés nagyon részletes. Előzetesen ellenőrizzük, hogy az audit időtartama megfelel-e a követelményeknek, az alapadatok helyesek-e és az intézkedések lezárultak-e, mielőtt továbbítanánk a műszaki felülvizsgálatra. Tehát ez egy kettős ellenőrzési módszer. Amikor mindent feldolgoztunk, a dokumentumokat egy általunk előre kitöltött ellenőrző listával együtt elküldjük a műszaki ellenőrnek.
Manuela Seel: Ezt aztán az úgynevezett "Elze"-ben archiváljuk. Ez egyfajta elektronikus mappa a rendszerünkben. Ebben pontosan rögzítjük, hogy ki mit dolgozott fel, milyen dokumentumok állnak rendelkezésre, és hol voltak kérdések. Így nagyon pontosan nyomon követhető, hogy ki mit és mikor csinált, és hogy mikor érkeztek meg a dokumentumok, illetve mikor történt a nyomon követés. Az elektronikus mappát csak azok a munkatársak tekinthetik meg, akik hozzáféréssel rendelkeznek a digitális archívumhoz.
Marina Schwabauer: A műszaki ellenőr ezután megnézi, hogy minden intézkedés lezárult-e, és minden bizonyíték rendelkezésre áll-e. Természetesen ezt már megtettük, de ez a kettős ellenőrzés kérdése. A technikai felülvizsgálat sokkal mélyebbre megy, mint a mi ellenőrzésünk, és emellett mindent megvizsgálnak a helyesség szempontjából is. Ez átlagosan 5-8 órát vesz igénybe.
Loading...
Manuela Seel: Ha a műszaki felülvizsgálat során kérdések merülnek fel, a műszaki ellenőr közvetlenül az auditornak ír. Amint a válasz megérkezik, elküldjük az auditornak az információt, hogy az eljárás folytatható. Ezt a rendszerben is nyomon lehet követni.
Marina Schwabauer: A tanúsítási döntés a technikai felülvizsgálat után születik meg. Amint minden rendben van, és minden kérdés tisztázódott, mi újra játékba jövünk - mi itt a háttérben, a tanúsító testületben. Ekkor válik izgalmassá *nevet* - mert ekkor készítjük el a tanúsítványokat és a jelentést, ellenőrizzük a helyességét, és feltöltjük az összes dokumentumot a portálokra. Aztán az ügyfél is bemehet és megnézhet mindent.
"Mik a legnagyobb kihívások a tanúsító irodában?"
Marina Schwabauer: Minden eset mindig más és más, és nincs két egyforma vállalat. Általában gyakori probléma, hogy nem kapjuk meg időben a dokumentumokat. Az, hogy mit jelent az időben, az adott szabványtól függ: a BRCGS-tanúsítások esetében a határidő az auditálást követő 28 nap. Ez azt jelenti, hogy 28 nap elteltével a vállalat minden eltérést lezár, elküldi az auditornak, aki viszont továbbítja nekünk. Általános szabályként elmondható, hogy minél kevesebb kérdéssel és dokumentumkéréssel kell foglalkoznunk, annál gyorsabban tudjuk eljuttatni a jelentést ügyfeleinknek.
A leggyakoribb probléma, amivel a tanúsító testületnél foglalkoznunk kell, az, amikor az auditor nem küldi el nekünk időben a dokumentumokat. Ilyenkor felhívjuk és megnézzük, mi a probléma. Előfordul például, hogy az illető beteg, és nem tud felkelni az ágyból, hogy megírja a jelentést, vagy külföldön van, és sokat utazik. Ilyenkor néha az internetkapcsolat nem játszik, ezért nem lehet feltölteni a jelentést. Mindenki tudja, a könyvvizsgálók sokat vannak úton. Tehát vannak személyes és munkahelyi okok.
Ha minden dokumentum rendelkezésre áll, akkor a munka fele már el van végezve. Aztán rajtunk a sor, hogy feldolgozzuk őket. Van egy határidőnk, hogy minden dokumentumot két napon belül fel kell dolgozni, és utána a dokumentumokat elküldjük a technikai felülvizsgálatra. A technikai felülvizsgálatra két hét áll rendelkezésre. Természetesen mi a DQS-nél igyekszünk ezt gyorsabban elvégezni, ideális esetben körülbelül egy hét alatt, de természetesen előfordulhat, hogy munkahelyi vagy személyes okok befolyásolják a feldolgozási időt.
Manuela Seel: Ez egyenesen elvezet minket a tanúsító testület második nagy kihívásához is: a határidőkhöz. Különösen az IFS Food 7 esetében a dokumentumok időben történő feltöltése nagyon kritikus kérdés, mind az auditorok, mind az ügyfeleink és a műszaki auditorok számára. Ez annak köszönhető, hogy a szabvány felülvizsgálatával jelentősen megnőtt a munkaterhelés. A további lekérdezések nagyon időigényesek az auditorok számára, és az ügyfelek számára is nehézséget jelentenek. Az IFS már észrevette ezt, és ezért már dolgozik az IFS Food 8-as verzióján, de természetesen a határidőket még mindig be kell tartanunk.
Loading...
Marina Schwabauer: Pontosan így van ez. Az én és a kollégáim feladata az, hogy tartsuk be az adott szabványok ütemezését, és mindent időben elvégezzünk. Ehhez az is hozzátartozik, hogy felvesszük a kapcsolatot az auditorokkal és a műszaki ellenőrökkel, és meghallgatjuk őket. Aztán megpróbáljuk úgy irányítani, hogy minden időben elkészüljön.
Köszönet Manuela Seelnek, Marina Schwabauernek és Karim Soudaninak az interjúért.
DQS hírlevél
Maradjon naprakész és iratkozzon fel hírlevelünkre!
Szerző
Constanze Illner
Constanze Illner kutatási és kommunikációs tisztviselő a fenntarthatóság és élelmiszerbiztonság területén. Ebben a pozícióban szemmel tartja az ezzel kapcsolatos összes fontos fejleményt, és havi hírlevélben tájékoztatja ügyfeleinket. Emellett ő moderálja az évente megrendezésre kerülő Fenntarthatósági Hősök konferenciát is.
Loading...