Oletko koskaan miettinyt, mitä oikeastaan tapahtuu tarkastuksen ja valmiin todistuksen välissä? Miten prosessi toimii, mitä tehdään ja kuka siihen osallistuu? Kurkistetaan yhdessä kulissien taakse - DQS:n mustaan laatikkoon: sertifiointilautakuntaan.
Vain harvat tietävät, mitä auditoinnin ja valmiin sertifikaatin välillä oikeastaan tapahtuu. Siksi on aika ottaa selvää! Ja kuka olisi parempi vastaamaan tähän kysymykseen kuin työntekijämme. Marina Schwabauer, Karim Soudani ja Manuela Seel, kaikki DQS:n sertifiointilautakunnan pitkäaikaisia ja arvostettuja työntekijöitä, seuraavat päivittäin auditointien muuttumista sertifikaateiksi. He antavat meille käsityksen siitä, mitä sertifiointielimessä todella tapahtuu ja mitä haasteita työhön liittyy.
"Kerrohan, auditointi on saatu päätökseen. Mitä tapahtuu seuraavaksi?"
Marina Schwabauer: Sitten auditoija lähettää meille useita asiakirjoja. Auditointiraportin lisäksi saamme esimerkiksi auditoijan käsinkirjoitetut muistiinpanot, auditoinnin aikataulun, asiakkaan allekirjoittaman sertifikaattiluonnoksen, hyväksytyn laskelman, yrityksessä havaitut poikkeamat, osallistujaluettelon, asiakkaan tiedot ja sopimuksen. Meidän on saatava kaikki nämä asiakirjat, ja meidän on tarkistettava niiden oikeellisuus. Raportti on tietenkin aikaa vievin osa, koska se sisältää eniten tietoa.
Loading...
Karim Soudani: Tarkastusraporttia voidaan verrata potilaan EKG:hen: Se kuvastaa tarkalleen, mitä kyseisessä yrityksessä tuotetaan ja miten se tuotetaan. Näin ollen raportti on hyvin yksityiskohtainen. Tarkistamme etukäteen, onko tarkastuksen kesto vaatimusten mukainen, ovatko perustiedot oikein ja onko toimenpiteet päätetty, ennen kuin se lähetetään tekniseen tarkastukseen. Kyseessä on siis kaksinkertainen valvontamenetelmä. Kun me olemme käsitelleet kaiken, lähetämme asiakirjat tekniselle tarkastajalle yhdessä etukäteen täyttämämme tarkistuslistan kanssa.
Manuela Seel: Juuri niin, ja arkistoimme ne sitten niin sanottuun Elzeen. Se on eräänlainen sähköinen kansio järjestelmässämme. Siihen kirjataan tarkkaan, kuka on käsitellyt mitäkin, mitkä asiakirjat ovat saatavilla ja missä asioissa on ollut kysyttävää. Näin voidaan seurata hyvin tarkasti, kuka teki mitä ja milloin, ja milloin asiakirjat on vastaanotettu tai niitä on seurattu. Sähköistä kansiota voivat tarkastella vain ne työntekijät, joilla on pääsy digitaaliseen arkistoon.
Marina Schwabauer: Tekninen tarkastaja tarkastaa sitten, onko kaikki toimenpiteet päätetty ja onko kaikki todisteet saatavilla. Olemme tietysti jo tehneet sen, mutta kyse on kaksoistarkastuksesta. Tekninen tarkastus menee paljon syvemmälle kuin meidän tarkastuksemme, ja lisäksi kaikki tarkastetaan myös oikeellisuuden kannalta. Se kestää keskimäärin 5-8 tuntia.
Loading...
Manuela Seel: Jos teknisen tarkastuksen aikana herää kysymyksiä, tekninen tarkastaja kirjoittaa suoraan tarkastajalle. Heti kun vastaus on saatu, lähetämme tarkastajalle tiedon, että menettelyä voidaan jatkaa. Tätä voidaan myös seurata järjestelmässä.
Marina Schwabauer: Sertifiointipäätös tehdään teknisen tarkastuksen jälkeen. Heti kun kaikki on kunnossa ja kaikki kysymykset on selvitetty, palaamme takaisin peliin - me täällä taustalla, sertifiointilautakunnassa. Silloin alkaa olla jännittävää *naurua* - sillä sitten luomme todistukset ja raportin, tarkistamme niiden oikeellisuuden ja lataamme kaikki asiakirjat portaaleihin. Sitten myös asiakas voi mennä sisään ja katsoa kaiken.
"Mitkä ovat sertifiointitoimiston suurimmat haasteet?"
Marina Schwabauer: Jokainen tapaus on aina erilainen, eikä mikään yritys ole samanlainen. Yleisesti ottaen yleinen ongelma on se, että emme saa asiakirjoja ajoissa. Se, mitä oikea-aikaisuus tarkoittaa, riippuu tietystä standardista: BRCGS-sertifioinneissa määräaika on 28 päivää auditoinnin jälkeen. Tämä tarkoittaa, että 28 päivän kuluttua yritys on korjannut kaikki poikkeamat ja lähettää ne auditoijalle, joka puolestaan toimittaa ne meille. Yleissääntönä on, että mitä vähemmän kyselyitä ja asiakirjapyyntöjä meidän on käsiteltävä, sitä nopeammin voimme toimittaa raportin asiakkaillemme.
Yleisin ongelma, jota joudumme käsittelemään sertifiointilautakunnassa, on se, että tilintarkastaja ei lähetä asiakirjoja meille ajoissa. Silloin soitamme ja selvitämme, mikä on ongelma. Joskus henkilö on esimerkiksi sairas eikä pääse sängystä ylös kirjoittamaan raporttia, tai hän on ulkomailla ja matkustaa paljon. Silloin joskus internetyhteys ei pelaa mukana, minkä vuoksi raporttia ei voida ladata. Kaikki tietävät, että tilintarkastajat ovat paljon liikkeellä. On siis henkilökohtaisia ja työhön liittyviä syitä.
Jos kaikki asiakirjat ovat saatavilla, puolet työstä on jo tehty. Sitten on meidän vuoromme käsitellä ne. Meillä on aikaraja, jonka mukaan kaikki asiakirjat on käsiteltävä kahdessa päivässä, ja sitten asiakirjat lähetetään tekniseen tarkastukseen. Tekniseen tarkastukseen on varattu kaksi viikkoa. Me DQS:ssä pyrimme tietysti saamaan sen tehtyä nopeammin, mieluiten noin viikossa, mutta tietysti voi käydä niin, että työhön liittyvät tai henkilökohtaiset syyt vaikuttavat käsittelyaikaan.
Manuela Seel: Tämä vie meidät myös suoraan sertifiointilautakunnan toiseen suureen haasteeseen: määräaikoihin. Erityisesti IFS Food 7 -järjestelmässä asiakirjojen oikea-aikainen lataaminen on erittäin kriittinen asia sekä auditoijien että asiakkaidemme ja teknisten auditoijien kannalta. Tämä johtuu siitä, että työmäärä on kasvanut merkittävästi standardin tarkistuksen myötä. Lisäkyselyt vievät tarkastajilta paljon aikaa, ja myös asiakkaat kokevat sen vaikeaksi. IFS on jo huomannut tämän, ja siksi se työskentelee jo IFS Foodin version 8 parissa, mutta meidän on tietenkin edelleen noudatettava määräaikoja.
Loading...
Marina Schwabauer: Juuri näin se on. Minun ja kollegoideni tehtävänä on pitää kiinni kunkin standardin aikataulusta ja saada kaikki tehtyä ajallaan. Siihen kuuluu yhteydenpito tarkastajiin ja teknisiin tarkastajiin ja heidän kuuntelemisensa. Ja sitten yritämme hoitaa asian niin, että kaikki saadaan tehtyä ajallaan.
Kiitokset Manuela Seelille, Marina Schwabauerille ja Karim Soudanille haastattelusta.
DQS uutiskirje
Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!
Kirjoittaja
Constanze Illner
Constanze Illner (she/her) is Research and Communications Officer in the area of sustainability and food safety. In this position, she keeps an eye on all important developments in this context and informs our clientele in a monthly newsletter. She also moderates the annual Sustainability Heroes conference.
Loading...