Czy zastanawiałeś się kiedyś, co tak naprawdę dzieje się w czasie pomiędzy auditem a wydaniem certyfikatu? Jak przebiega ten proces, co jest robione i kto jest w niego zaangażowany? Zajrzyjmy razem za kulisy - do czarnej skrzynki DQS: Rady Certyfikacyjnej.
Tylko niewiele osób wie, co tak naprawdę dzieje się pomiędzy audytem a gotowym certyfikatem. Nadszedł więc czas, aby to zbadać! A kto lepiej odpowie na to pytanie niż nasi pracownicy. Marina Schwabauer, Karim Soudani i Manuela Seel, wszyscy są długoletnimi i cenionymi pracownikami Rady Certyfikacyjnej DQS i codziennie towarzyszą przekształcaniu audytów w certyfikaty. Dają nam wgląd w to, co tak naprawdę dzieje się w jednostce certyfikującej i jakie wyzwania wiążą się z tą pracą.
"Proszę mi więc powiedzieć, że audyt został zakończony. Co dzieje się potem?".
Marina Schwabauer: Następnie audytor przesyła nam szereg dokumentów. Oprócz raportu z audytu otrzymujemy na przykład odręczne notatki audytora, harmonogram audytu, projekt certyfikatu podpisany przez klienta, zatwierdzoną kalkulację, wszelkie odchylenia stwierdzone w firmie, listę uczestników, dane od klienta oraz umowę. Wszystkie te dokumenty muszą zostać do nas dostarczone i sprawdzone przez nas pod kątem poprawności. Najbardziej czasochłonną częścią jest oczywiście raport, ponieważ zawiera on najwięcej informacji.
Loading...
Karim Soudani: Raport z audytu można porównać do elektrokardiogramu pacjenta: Odzwierciedla on dokładnie to, co i jak jest produkowane w danej firmie. W związku z tym raport jest bardzo szczegółowy. Zanim raport zostanie przekazany do przeglądu technicznego, sprawdzamy, czy czas trwania audytu jest zgodny z wymaganiami, czy podstawowe dane są poprawne i czy działania zostały zakończone. Jest to więc metoda podwójnej kontroli. Kiedy wszystko zostanie przez nas przetworzone, wysyłamy dokumenty do recenzenta technicznego wraz z listą kontrolną, którą wcześniej wypełniliśmy.
Manuela Seel: Dokładnie tak, a następnie archiwizujemy je w tak zwanej "Elze". Jest to rodzaj elektronicznego folderu w naszym systemie. Zapisujemy w nim dokładnie, kto i co załatwił, jakie dokumenty są dostępne i gdzie były zapytania. W ten sposób można bardzo dokładnie prześledzić, kto i kiedy co robił, a także kiedy otrzymano dokumenty lub podjęto działania następcze. Teczka elektroniczna może być przeglądana tylko przez pracowników, którzy mają dostęp do archiwum cyfrowego.
Marina Schwabauer: Następnie kontroler techniczny sprawdza, czy wszystkie działania zostały zakończone i czy dostępne są wszystkie dowody. Oczywiście już to zrobiliśmy, ale jest to kwestia podwójnej kontroli. Przegląd techniczny sięga znacznie głębiej niż audyt, a ponadto wszystko jest sprawdzane pod kątem poprawności. Trwa to średnio od 5 do 8 godzin.
Loading...
Manuela Seel: Jeśli podczas przeglądu technicznego pojawią się pytania, recenzent techniczny pisze bezpośrednio do audytora. Jak tylko otrzymamy odpowiedź, wysyłamy do audytora informację, że procedura może zostać wznowiona. Można to również śledzić w systemie.
Marina Schwabauer: Decyzja o certyfikacji jest podejmowana po przeglądzie technicznym. Jak tylko wszystko jest w porządku i wszystkie pytania są wyjaśnione, wracamy do gry - my tutaj, w tle, w radzie certyfikacyjnej. Właśnie wtedy robi się ciekawie *śmiech* - ponieważ wtedy tworzymy certyfikaty i raporty, sprawdzamy ich poprawność i umieszczamy wszystkie dokumenty w portalach. Wtedy klient również może wejść na stronę i wszystko sprawdzić.
"Jakie są największe wyzwania w urzędzie certyfikacji?".
Marina Schwabauer: Każdy przypadek jest zawsze inny i nie ma dwóch takich samych firm. Ogólnie rzecz biorąc, częstym problemem jest to, że nie otrzymujemy dokumentów na czas. To, co oznacza terminowość, zależy od konkretnego standardu: w przypadku certyfikatów BRCGS termin ten wynosi 28 dni po audycie. Oznacza to, że po 28 dniach firma zamyka wszystkie rozbieżności, wysyła je do audytora, który z kolei przekazuje je do nas. Z reguły im mniej pytań i próśb o dokumenty mamy do czynienia, tym szybciej możemy dostarczyć raport naszym klientom.
Najczęstszym problemem, z jakim mamy do czynienia w komisji certyfikacyjnej, jest sytuacja, w której audytor nie przesyła nam dokumentów na czas. Wtedy dzwonimy i sprawdzamy, w czym jest problem. Zdarza się na przykład, że osoba jest chora i nie może wstać z łóżka, aby napisać raport, albo jest za granicą i dużo podróżuje. Wtedy właśnie czasami połączenie z Internetem nie działa, dlatego nie można przesłać raportu. Wszyscy wiedzą, że audytorzy są często w podróży. Istnieją więc powody osobiste i związane z pracą.
Jeśli wszystkie dokumenty są dostępne, to połowa pracy jest już wykonana. Następnie przychodzi kolej na ich przetwarzanie. Mamy wyznaczony termin, w którym wszystkie dokumenty muszą być rozpatrzone w ciągu dwóch dni, a następnie dokumenty są przesyłane do przeglądu technicznego. Na przegląd techniczny przeznacza się dwa tygodnie. Oczywiście my w DQS staramy się to zrobić szybciej, najlepiej w ciągu tygodnia, ale oczywiście może się zdarzyć, że na czas rozpatrywania wpłyną względy zawodowe lub osobiste.
Manuela Seel: To również prowadzi nas bezpośrednio do drugiego ważnego wyzwania w komisji certyfikacyjnej: terminów. Zwłaszcza w przypadku systemu IFS Food 7 terminowe przesyłanie dokumentów jest bardzo istotną kwestią, zarówno dla audytorów, jak i dla naszych klientów oraz audytorów technicznych. Wynika to z faktu, że wraz z nowelizacją standardu znacznie wzrosło obciążenie pracą. Dodatkowe zapytania są bardzo czasochłonne dla audytorów, a klienci również mają z tym trudności. Firma IFS już to zauważyła i dlatego już pracuje nad wersją 8 IFS Food, ale oczywiście nadal musimy dotrzymywać terminów.
Loading...
Marina Schwabauer: Dokładnie tak to wygląda. Zadaniem moim i moich kolegów jest trzymanie się terminów określonych w poszczególnych standardach i wykonanie wszystkiego na czas. Wiąże się to z kontaktem z audytorami i recenzentami technicznymi oraz wysłuchiwaniem ich opinii. A potem staramy się tak zarządzać, aby wszystko było zrobione na czas.
Dziękujemy Manueli Seel, Marinie Schwabauer i Karimowi Soudani za rozmowę.
Newsletter DQS
Bądź na bieżąco i zapisz się do naszego newslettera!
Autor
Constanze Illner
Constanze Illner jest specjalistą ds. badań i komunikacji w zakresie zrównoważonego rozwoju i bezpieczeństwa żywności. Na tym stanowisku śledzi wszystkie ważne wydarzenia w tym kontekście i informuje o nich naszych klientów w comiesięcznym biuletynie. Prowadzi także doroczną konferencję Sustainability Heroes.
Loading...