Zajímalo vás někdy, co se vlastně děje v době mezi auditem a hotovým certifikátem? Jak celý proces probíhá, co se dělá a kdo se na něm podílí? Pojďme se společně podívat do zákulisí - do černé skříňky DQS: certifikační komise.
Jen velmi málo lidí ví, co se vlastně děje mezi auditem a hotovým certifikátem. Je proto na čase to prozkoumat! A kdo jiný by měl na tuto otázku odpovědět lépe než naši zaměstnanci. Marina Schwabauerová, Karim Soudani a Manuela Seelová, všichni dlouholetí a vážení zaměstnanci certifikační rady DQS, denně provázejí přeměnu auditů v certifikáty. Díky nim můžeme nahlédnout do toho, co se vlastně v certifikačním orgánu děje a jaké výzvy s sebou tato práce přináší.
"Tak mi řekněte, že audit je dokončen. Co se děje dál?"
Marina Schwabauer: Pak nám auditor pošle řadu dokumentů. Kromě zprávy z auditu dostáváme například také ručně psané poznámky auditora; harmonogram auditu; návrh certifikátu podepsaný zákazníkem; schválenou kalkulaci; případné odchylky, které byly ve společnosti zjištěny; seznam účastníků; údaje od zákazníka a smlouvu. To vše musíme obdržet a všechny tyto dokumenty musíme zkontrolovat z hlediska správnosti. Zpráva je samozřejmě časově nejnáročnější částí, protože obsahuje nejvíce informací.
Loading...
Karim Soudani: Auditní zprávu lze přirovnat k elektrokardiogramu pacienta: Odráží přesně to, co se v dané společnosti vyrábí a jak se to vyrábí. V souladu s tím je zpráva velmi podrobná. Předtím, než je předána k technické revizi, zkontrolujeme, zda doba trvání auditu odpovídá požadavkům, zda jsou základní údaje správné a zda byla opatření uzavřena. Jedná se tedy o dvojí kontrolní metodu. Když máme vše zpracováno, odešleme dokumenty technickému kontrolorovi spolu s kontrolním seznamem, který jsme předem vyplnili.
Manuela Seelová: Přesně tak, ten pak archivujeme v takzvané "Elze". To je jakási elektronická složka v našem systému. V ní přesně evidujeme, kdo co zpracoval, jaké dokumenty jsou k dispozici a kde byly dotazy. Tímto způsobem je možné velmi přesně sledovat, kdo a kdy co dělal a kdy dokumenty obdržel nebo sledoval. Elektronickou složku mohou prohlížet pouze zaměstnanci, kteří mají přístup do digitálního archivu.
Marina Schwabauerová: Technický kontrolor pak zjišťuje, zda byla všechna opatření uzavřena a zda jsou k dispozici všechny důkazy. To už jsme samozřejmě udělali, ale jde o dvojí kontrolu. Technická kontrola jde mnohem hlouběji než náš audit a navíc se vše zkoumá i z hlediska správnosti. Trvá to v průměru 5 až 8 hodin.
Loading...
Manuela Seelová: "Vždycky jsem si myslela, že je to tak, jak si myslíte: Pokud se během technického přezkumu objeví otázky, píše technický kontrolor přímo auditorovi. Jakmile obdrží odpověď, zašleme auditorovi informaci, že v řízení lze pokračovat. To lze také sledovat v systému.
Marina Schwabauerová: Rozhodnutí o certifikaci se přijímá po technickém přezkoumání. Jakmile je vše v pořádku a všechny otázky jsou vyjasněny, vracíme se do hry - my tady v pozadí, v certifikační komisi. Tehdy to začíná být napínavé *smích* - protože pak vytváříme certifikáty a zprávu, kontrolujeme správnost a nahráváme všechny dokumenty na portály. Zákazník pak může také vstoupit a na vše se podívat.
"Jaké jsou největší výzvy v certifikační kanceláři?"
Marina Schwabauer: Každý případ je vždy jiný a žádné dvě společnosti nejsou stejné. Obecně je častým problémem to, že nedostáváme dokumenty včas. Co znamená včas, záleží na konkrétní normě: u certifikací BRCGS je lhůta 28 dní po auditu. To znamená, že po 28 dnech společnost uzavře všechny neshody, zašle je auditorovi a ten je následně předá nám. Obecně platí, že čím méně dotazů a žádostí o dokumenty musíme řešit, tím rychleji můžeme zprávu dodat našim klientům.
Nejčastějším problémem, který musíme v certifikační komisi řešit, je, když nám auditor neodešle dokumenty včas. Pak voláme a zjišťujeme, v čem je problém. Někdy je například nemocný a nemůže vstát z postele, aby zprávu napsal, nebo je v zahraničí a hodně cestuje. Tehdy někdy nehraje roli internetové připojení, a proto nelze zprávu nahrát. Každý ví, že auditoři jsou často na cestách. Existují tedy osobní a pracovní důvody.
Pokud jsou všechny dokumenty k dispozici, pak je polovina práce již hotová. Pak je na řadě jejich zpracování. Máme lhůtu, že všechny dokumenty musí být zpracovány do dvou dnů, a pak jsou dokumenty odeslány k technickému posouzení. Na technický přezkum jsou vyhrazeny dva týdny. My v DQS se samozřejmě snažíme, aby byl hotový rychleji, ideálně zhruba do týdne, ale samozřejmě se může stát, že dobu zpracování ovlivní pracovní nebo osobní důvody.
Manuela Seel: Tím se také dostáváme přímo k druhému hlavnímu problému certifikační komise: termínům. Zejména u systému IFS Food 7 je včasné odeslání dokumentů velmi kritickou záležitostí, a to jak pro auditory, tak pro naše zákazníky a technické auditory. Je to dáno tím, že s revizí normy výrazně vzrostla pracovní zátěž. Dodatečné dotazy jsou pro auditory časově velmi náročné a pro zákazníky také. Společnost IFS si toho již všimla, a proto již pracuje na verzi 8 systému IFS Food, ale samozřejmě stále musíme dodržovat termíny.
Loading...
Marina Schwabauer: Přesně tak to je. Mým úkolem a úkolem mých kolegů je dodržet časový plán příslušných norem a vše stihnout včas. To zahrnuje kontakt s auditory a technickými recenzenty a jejich naslouchání. A pak se to snažíme řídit tak, aby se vše stihlo včas.
Za rozhovor děkujeme Manuele Seelové, Marině Schwabauerové a Karimu Soudanimu.
Newsteller DQS
Zůstaňte informováni a přihlaste se k odběru našeho newsletteru!
Autor
Constanze Illner
Constanze Illner
Loading...